Reverse billing is een proces waarbij de werkmaatschappij zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een ZZP’er levert. Het betreft hier de factuur die de ZZP'er aan de werkmaatschappij stuurt in het geval van een tussenkomstovereenkomst. Het gaat dus niet om de factuur die de ZZP'er rechtstreeks aan de inlener stuurt in het geval van een bemiddelingsovereenkomst. Om gebruik te kunnen maken van Reverse billing dien je contact op te nemen met onze Sales afdeling. Aan het gebruik van Reverse billing zijn extra kosten verbonden. Zodra Reverse billing is geactiveerd voor de werkmaatschappij kan de volgende procesbeschrijving worden aangehouden.
1. Programmarechten
In ‘Beheer > Programmarechten’ stel je voor de geselecteerde rol(len) de tabbladen beschikbaar die hieronder dikgedrukt zijn:
‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’
‘Frontoffice > Flexwerkers > ZZP’ >
- ZZP
- Reverse billing
- Facturen
2. Grootboeknummers
In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema’ kun je nieuwe rekeningnummers toevoegen voor de btw inkoop. Als het rekeningschema van Easyflex wordt gehanteerd, dan kunnen de volgende nieuwe grootboeknummers worden aangehouden:
...
De toegevoegde grootboeknummers voeg je toe in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen’ bij het tabje ‘btw inkoop’.
...
Tot slot is het nodig om bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie’ een dagboekcode inkoopboek vast te leggen.
...
Het btw-nummer van de werkmaatschappij in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemeen’;
Het btw-nummer en het KvK-nummer van de ZZP’er in ‘Frontoffice ‘Frontoffice > Flexwerker > ZZP’ZZP’;
Het bankrekeningnummer van de ZZP’er in ‘Frontoffice > Flexwerker > Betalingen’;
Een crediteurennummerreeks in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’. Desgewenst kan een autorisatierol worden vastgelegd voor het wijzigen van het crediteurennummer bij de flexwerker (de eerste invoer kan wel worden gedaan). De reeks crediteurennummer mag geen overlap hebben met de reeks debiteurennummers.
...
Het tweede item is ‘Reverse billing’. Hier worden de factuurgegevens vastgelegd. Daarnaast leg je hier ook de btw-instelling vast (waarbij het goed is om te weten dat als bij de ZZP’er of de relatie btw verlegd wordt ingesteld, wordt dit toegepast op zowel de inkoopfactuur als de verkoopfactuur) en het crediteurennummer. Het crediteurennummer moet uniek zijn en wordt automatisch gevuld op basis van de nummerreeks in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren'. Tot slot kan bij ‘Reverse billing actief’ een vinkje worden gezet. Staat het vinkje 'Reverse billing' aan dan worden er vanaf dat moment inkoopfacturen gegenereerd. Staat dit vinkje uit, dan vindt er (zoals nu ook al het geval is bij de ZZP'er) geen verloning plaats en kun je alleen de inlener factureren.
...
Het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' zorgt voor de afwikkeling van de urendeclaraties en het genereren van de Reverse billing factuur en de ‘normale' factuur voor de inlener. Het vinkje 'Verlonen' leidt in het geval van Reverse billing tot een inkoopfactuur waarbij factuurdatum gelijk is aan de aanmaakdatum van de factuur. De betaaltermijn die vermeld wordt op de Reverse billing factuur is altijd de 'Standaard betaaltermijn’ uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren’Debiteuren’.
De 'verloning' van een ZZP'er zonder Reverse billing zorgt voor een 'Journaalpost lonen'. Als Reverse billing aanstaat en er wordt een Reverse billing factuur gegenereerd, dan leidt dit tot een 'Journaalpost inkopen'. Deze is aan te maken door middel van het overzicht 'Journaalposten verkopen/inkopen’ (voorheen ‘Journaalposten verkopen’). Bij de selectiecriteria kies je bij ‘Soort boekingen’ voor ‘Inkopen’. Journaalposten inkopen werkt voor alle financiële pakketten.
...
Middels het overzicht 'Facturen relaties' kunnen de aangemaakte Reverse billing facturen worden verzonden naar de ZZP'er(s). De facturen worden gemaild naar het e-mailadres zoals is ingesteld op tabblad 'Flexwerker > ZZP > Reverse billing'. Het is natuurlijk ook mogelijk om de Reverse billing facturen per ZZP'er af te drukken of te e-mailen vanuit tabblad 'Flexwerker > ZZP > Facturen'.
De Reverse billing facturen kunnen geëxporteerd worden middels het overzicht 'Facturen administratie'.
8. Betalen van de Reverse billing factuur
...
Het is mogelijk om een betaling voor een Reverse billing factuur te blokkeren of te laten vervallen nadat je de betaalopdracht hebt aangemaakt. Dit kan via ‘Backoffice > Betalingsverkeer’. Hiervoor kan desgewenst een autorisatierol worden vastgelegd in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen’betalingen’.
Let op: een negatieve factuur (b.v. vanwege een correctie) wordt net zoals bij reguliere facturen bij een relatie niet automatisch verrekend met een nieuwe factuur. Je kunt dit bedrag handmatig inhouden op een nieuwe factuur.
...
Middels het overzicht ‘Exporteren crediteuren’ kun je een exportbestand aanmaken van alle crediteuren (alle ZZP’ers waarbij reverse billing is geactiveerd en die beschikbaar over een crediteurennummer) zodat je deze kunt importeren in je boekhoudpakket. Het overzicht kan momenteel alleen aangemaakt worden indien je gebruik maakt van het financiële pakket ‘Exact online’. Gebruik je een ander financieel pakket en wil je ook het overzicht ’Exporteren crediteuren' kunnen gebruiken? Neem dan contact op met ons Service Center.
...