Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:
...
Wanneer het proces ‘Verlonen’ of ‘Factureren’ is gestart, worden alle urendeclaraties met de status ‘Geaccordeerd voor verwerking’ verloond of gefactureerd. Wanneer dit proces is opgestart, verandert de status van de urendeclaratie automatisch in ‘In bewerking’. Wanneer een urendeclaratie deze status heeft, kun je geen gegevens meer wijzigen. Je kunt er wel voor kiezen om de urendeclaratie (deels) te corrigeren. Indien de declaratie alleen deels is verloond, kun je kiezen voor Corrigeren > terugboeken flexwerker relatie of terug- en opboeken relatie. Indien je de declaratie voor de flexwerker wilt corrigeren dient eerst de gehele declaratie verloond te worden. Indien de declaratie alleen deels is gefactureerd kun je kiezen voor Corrigeren > terugboeken relatie flexwerker of terug- en opboeken relatieflexwerker. Indien je de declaratie voor de flexwerker wilt corrigeren dient eerst de gehele declaratie gefactureerd te worden.
In bewerking (correctie) (rood)
...
Wanneer een urendeclaratie geheel verwerkt is en het proces 'Verlonen' is afgerond, krijgt de urendeclaratie de status 'Afgewikkeld'. Wanneer een urendeclaratie afgewikkeld is, kun je geen wijzigen meer aanbrengen. Wil je alsnog gegevens wijzigen, moet je hiervoor een correctie door te voeren. Wanneer je alleen extra uren of nog een vergoeding moet verwerken in dezelfde week kun je beter een extra urendeclaratie aanmaken. Dit doe je door de urendeclaratie van de betreffende week aan te vinken en onderaan op het tabblad op 'Extra' te klikken. Er wordt dan een extra urendeclaratie van die week aangemaakt.
Indien je toch wilt corrigeren kun je de betreffende declaratie selecteren en kiezen voor ‘Corrigeren’.
Standaard knoppen urendeclaraties
Bewerken / Corrigeren
Afhankelijk van de status van de urendeclaratie toont Easyflex de knop ‘Bewerken’ of ‘Corrigeren’. Indien een urendeclaratie de status ‘Urendeclaratie ontbreekt’, ´Geaccordeerd voor verwerking´, Wachten’ of ‘Vervallen’ heeft, kun je kiezen voor ‘Bewerken’. Wanneer je de knop 'Bewerken' selecteert toont Easyflex de urendeclaratie en kun je de declaratie bewerken
Indien je wilt corrigeren kun je de betreffende declaratie selecteren en kiezen voor ‘Corrigeren’.
Let op: Wij adviseren je om de opties 'Terug- en opboeken flexwerker' en 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' niet te gebruiken wanneer je een correctie wilt maken op een declaratie van een flexwerker waarbij de ET-uitruil is toegepast en een declaratie van een vaste medewerker. In beide gevallen is het namelijk noodzakelijk dat eerst het het totaal tijdvak van die periode op 0 komt. Dit kan alleen wanneer er ná de terugboeking en vóór de nieuwe opboeking een verloning wordt gedraaid. Na de verloning kan er door de knop 'Extra' een nieuwe declaratie worden aangemaakt waarin de gegevens voor de nieuwe opboeking kunnen worden ingevoerd.
Indien je kiest voor een van de opties behorende bij ‘terugboeken’ wordt er een extra urendeclaratie gegenereerd met de status ‘In bewerking (correctie)’. Je hebt nu twee urendeclaraties van één week: de originele urendeclaratie en een extra declaratie waarin het terugboeken van de uren is doorgevoerd. Indien je kiest voor een van de opties behorende bij ‘terug- en opboeken’ wordt er een extra urendeclaratie gegenereerd met de status ‘In bewerking (correctie)’. Daarnaast wordt er nog een extra urendeclaratie aangemaakt waarin je de gecorrigeerde opboeking kunt doorvoeren. Je komt automatisch in deze urendeclaratie terecht. In deze declaratie worden de uren uit de originele urendeclaratie overgenomen. Deze kun je aanpassen (middels de knop ‘Detail’) of verwijderen, zodat de juiste uren verloond en/of gefactureerd worden. Je kunt zelf een status aan deze declaratie meegeven, bijvoorbeeld ‘geaccordeerd voor verwerking’ of ‘wachten’.
Extra
Wanneer je de knop 'Extra' selecteert wordt er een extra urendeclaratie aangemaakt voor de geselecteerde periode.
Wachten
Wanneer een urendeclaratie nog niet verwerkt mag/kan worden, selecteer je de knop 'Wachten'.
Vervallen
Door het selecteren van de knop 'Vervallen' krijgt de urendeclaratie de status 'Vervallen' en zal niet worden verloond.
Raadplegen
Wanneer je de knop 'Raadplegen' selecteert, toont Easyflex de urendeclaratie en kun je deze inzien (je kunt niets wijzigen/aanpassen).
Meldingen m.b.t. declaratie
...
Wanneer je de knop pro forma relatie totaal selecteert wordt een pro forma factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'. Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt.
- Pro forma e-factuur
Wanneer je de knop pro forma e-factuur selecteert wordt de pro forma e-factuur van de betreffende declaratie getoond.
...
In het overzicht is van de urendeclaraties is een kolom toegevoegd, deze kolom heeft de de naam B. Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie, dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd.
Notificaties
Op dit tabblad worden automatisch notificaties aangemaakt door Easyflex naar aanleiding van gemaakte wijzigingen in de gegevens van de urendeclaratie. Op dit moment wordt het klikken op de knop 'Bewerken' genotificeerd en wordt er nog niet gekeken naar of er daadwerkelijk gegevens in de urendeclaratie zijn bewerkt. Zo kun je in ieder geval zien dat deze urendeclaratie is 'bewerkt' door een medewerker.
Standaard knoppen
Binnen elk onderdeel van de urendeclaratie, worden een aantal standaard knoppen getoond, te weten:
...
- Alle gegevens herstellen
Alle ingevoerde gegevens worden verwijderd uit de urendeclaratie. De standaard loon- en tariefafspraken uit de plaatsing en de automatisch uit te betalen reserveringen worden opnieuw aangemaakt in de urendeclaratie. - Actuele loon- en tariefafspraken toepassen
Alle ingevoerde gegevens worden bijgewerkt aan de hand van de meest actuele loon- en tariefafspraak. Dit is handig ingeval met terugwerkende kracht een andere loon- en tariefafspraak moet worden gebruikt. Bijvoorbeeld: er staan 40 normale uren in declaratie week 1 2023 met een uurloon van € 15 en een tarief van € 25. De declaratie is nog niet verloond. Vervolgens wordt het uurloon en het tarief aangepast in de plaatsing naar respectievelijk € 20 en € 30. In de declaratie wordt door middel van deze optie het uurloon en het tarief geüpdatet. De volgende zaken zijn belangrijk om te weten:
- Indien in de declaratie handmatig een looncomponent is toegevoegd, wordt hiervan niet het tarief aangepast;
- Indien het uurloon is gewijzigd, heeft dit gevolgen voor vergoedingen als er een percentage van het uurloon is vastgelegd;- Indien het uurloon is gewijzigd, wordt ook het uurloon van de reserveringen gewijzigd. Bij meerdere loon- en tariefafspraken in een declaratietijdvak wordt het uurloon uit de meest recente afspraak voor deze vergoeding gebruikt;
- Indien er sprake is van meerdere loon- en tariefafspraken binnen het declaratietijdvak en in een van de loon- en tariefafspraken is een looncomponent niet meegenomen, wordt de melding getoond dat dit looncomponent niet overal bijgewerkt kan worden zonder dat er een datum wordt genoemd.
Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er al verloond is en je toch met terugwerkende kracht een wijziging wil toepassen. Een reden kan zijn dat er een andere sector moest worden gebruikt. Hiervoor kan het volgende stappenplan worden gevolgd:
Voor flexwerker Y is week 1 t/m 4 in sector 1 reeds verloond, maar dit zou sector 2 moeten zijn. Wijzig de sector nog niet in de plaatsing. Het is namelijk van belang dat er wordt teruggeboekt met de oude gegevens. Er verandert dus niets aan de werkwijze van corrigeren maar het verwerken van de opboeking wordt makkelijker:
1. Bij alle declaraties kies je voor terug- en opboeken flexwerker;
2. Geef de opboekingen de status 'Wachten' zodat ze nog niet verloond kunnen worden;
3. Controleer of er geen nieuwe declaraties zijn geaccordeerd;
4. Ga naar het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties', selecteer de betreffende flexwerker en verloon de terugboekingen;
5. Controleer of de terugboekingen zijn verwerkt en het tijdvak 0 is;
6. Ga naar de plaatsing, maak een nieuwe loon- en tariefafspraak aan met ingang van week 1 of indien die al bestaat deze verwijderen en opnieuw vastleggen met de juiste sector.
7. Accordeer de loon- en tariefafspraak en ga naar de urendeclaraties;
8. Open de opboekingen die op 'Wachten' staan, klik op de dropdown bij 'Declaratie herstellen' en vervolgens 'Actuele loon- en tariefafspraken toepassen'
9. De looncomponenten zijn blijven staan en bevatten nu de gegevens uit de nieuwe/bijgewerkte loon- en tariefafspraak
10. Controleer de pro forma('s)
In bovenstaand scenario is alleen rekening gehouden met een wijziging van de sector. De sector(risicogroep) van opnamen wordt niet aangepast. - Alle gegevens herstellen m.b.v. opgave website
Deze optie is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal. Je kunt na het bewerken van de urendeclaratie alles herstellen naar de online ingevoerde gegevens. - Alle gegevens verwijderen
Alle ingevoerde uren in de urendeclaratie worden verwijderd en op nul gesteld. Je kunt nu nieuwe uren ingeven.
...