Met behulp van dit onderdeel kun je een overzicht opvragen van alle vastgelegde matching opdrachten, zo kun je in één oogopslag zien welke matching opdrachten er in totaal zijn. Indien de werkmaatschappij gebruik maakt van het afschermen van locaties zullen alleen de matches worden getoond waarvoor de medewerker locatierechten heeft. Uiteraard kun je ook nieuwe matching opdrachten ingeven. Door een matching opdracht worden gegevens binnen Easyflex automatisch bij elkaar gezocht, aan de hand van de door jou ingegeven selecties.
...
Het resultaat van de match kun je uitbreiden met 'Uitvoer samenstellen'.
Document signaleringen
Let op! Dit matchobject is alleen beschikbaar wanneer je gebruik maakt van document management.
Beschikbaar voor selectie types: flexwerker, relatie en contactpersoon.
...
- Sluiten
Met deze knop sluit je de matching opdracht af. - Starten
Met deze knop wordt de matching opdracht opnieuw gestart, alle getoond resultaten en eventuele submatches worden verwijderd. - Flexwerker / Relatie / Aanvraag
Door het activeren van deze knop wordt de kaart van de flexwerker, de relatie of de aanvraag geopend. - Toevoegen
Met deze knop kun je handmatig flexwerkers, relaties, contactpersonen en aanvragen toevoegen aan de match. - Batch actie
- Plaatsing
- Subselectie
- Verwijderen
- Uitvoer samenstellen
Batch actie
Het is mogelijk de matchresultaten als batch actie te verwerken, dit betekent dat u een bewerkingsopdracht ingeeft voor de geselecteerde groep flexwerkers, relaties, contactpersonen of aanvragen. Wanneer je kiest voor het verwerken van een batch actie, kun je een selectie maken voor de uitvoer van de selectie, te weten:
- Overzicht (bellijst)
- Overzicht (resultaatlijst)
- .Frontoffice - Matching v2019-02#SMS
- Etiketten (16 stuks, 105,0 x 37 mm)
- Etiketten (24 stuks, 70,0 x 37,1 mm)
- Etiketten (36 stuks, 63,0 x 22,7 mm)
- Document printen
- Document e-mailen
- Document digitaal aanbieden
- Flexwerkers sollicitatieproces aanmaken
- Flexwerkers voorlopig plaatsen
- Gekoppelde locatie aanpassen
- Export (CSV)
- Webservice flexwerkers inschakelen
- Webservice relaties inschakelen
- .Frontoffice - Matching v2019-02#Flexwrapp uitnodigen
- .Frontoffice - Matching v2019-02#Flexwerker verwijderen
- Documenten verwijderen
- Middelenregistratie
| Table of Contents | ||||
|---|---|---|---|---|
|
Overzicht bellijst
Er wordt een lijst samengesteld voor het bellen van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. De lijst wordt samengesteld en je ontvangt hiervan een bericht middels de communicatiemodule. Er worden diverse gegevens op de lijst getoond, welke gegevens dit zijn is afhankelijk van het type selectie:
...
Er worden alleen telefoonnummers getoond van de flexwerkers, relaties en contactpersonen waar 'mailing' is aangevinkt. Dit kun je aanvinken bij 'Communicatie' in het tabblad 'Algemeen' van de flexwerker, relatie of contactpersoon.
Overzicht resultaatlijst
Er wordt een lijst samengesteld met hierop de resultaat gegevens van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. De lijst wordt samengesteld en je ontvangt hiervan een bericht middels de communicatiemodule. Er worden diverse gegevens op de lijst getoond, welke gegevens dit zijn is afhankelijk van het type selectie:
- Flexwerker
- de naam van de flexwerker
- het geslacht
- de geboortedatum
- de woonplaats
- de locatie waaraan de flexwerker is gekoppeld
- het registratienummer van de flexwerker
- de inschrijfdatum
- de score van de matchopdracht (optimaal, belangrijke mate, mindere mate)
- een eventueel handmatig vastgelegde aantekening
- Relatie
- de naam van de relatie
- de plaats
- de locatie waaraan de relatie is gekoppeld
- het registratienummer van de relatie
- de score van de matchopdracht (optimaal, belangrijke mate, mindere mate)
- een eventueel handmatig vastgelegde aantekening
- Contactpersoon
- de naam van de relatie
- de naam van de contactpersoon
- de plaats
- de locatie waaraan de relatie is gekoppeld
- het registratienummer van de relatie
- de score van de matchopdracht (optimaal, belangrijke mate, mindere mate)
- een eventueel handmatig vastgelegde aantekening
- Aanvraag
- de naam van de relatie
- de plaats
- de locatie waaraan de relatie is gekoppeld
- het registratienummer van de relatie
- de functienaam
- de score van de matchopdracht (optimaal, belangrijke mate, mindere mate)
- een eventueel handmatig vastgelegde aantekening
SMS
Alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen met een mobiel nummer waarbij de SMS optie is aangevinkt, worden geselecteerd voor een SMS bericht. Nadat je (optioneel) een keuze heeft gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. Het venster 'SMS bericht' wordt geopend. Je dient eerst een keuze te maken voor de soort van het SMS bericht; Persoonlijk of Mailing. Deze instellingen zijn ook vastgelegd bij de mobiele nummers van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen. Wanneer je de keuze maakt voor 'Persoonlijk'* worden alleen die mobiele nummers geselecteerd waarbij 'Persoonlijk' is aangevinkt. Maak je de keuze voor 'Mailing'* worden alleen de mobiele nummers geselecteerd waarbij 'Mailing' is aangevinkt. Vervolgens maak je het SMS bericht op zoals standaard in Easyflex mogelijk is, zie ook 'Algemene beschrijving > Communicatie > SMS bericht'. Er worden per batch actie maximaal 25.000 smsjes verzonden.
* De optie 'Mailing' gebruikt u wanneer het een mailingactie betreft. Bij een persoonlijk bericht, wat naar meerdere ontvangers gestuurd kan worden, selecteer je de optie 'Persoonlijk'.
Etiketten
Etiketten (16 stuks, 105,0 x 37 mm) / Etiketten (24 stuks, 70,0 x 37,1 mm) / Etiketten (36 stuks, 63,0 x 22,7 mm)
...
De verschillende soorten etiketten kun je aanschaffen/bestellen bij bedrijven zoals OfficeCentre (www.officecentre.nl), Reprint (www.reprint.nl) en DiscountOffice (www.discountoffice.nl).
Document printen
Met de selectie 'document printen' kun je een bestaand document of een standaard brief koppelen aan de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen.
...
Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een print scherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Ook wordt de standaard printer getoond, deze kun je wijzigen door het activeren van de knop 'Printer'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' worden de gegenereerde documenten geprint. Wil je de opdracht annuleren, dan activeer je de knop 'Annuleren'.
Document e-mailen
Het is mogelijk om alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen een e-mail te sturen. Uiteraard wordt alleen naar die mensen een e-mail gestuurd waarvan het e-mail adres bekend is.
...
Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een e-mail scherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' wordt de e-mail opdracht uitgevoerd. Wil je de opdracht annuleren, dan activeer je de knop 'Annuleren'.
Digitaal aanbieden
Wanneer je een match voor de flexwerker heeft aangemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een document aan te bieden voor digitale ondertekening (indien de licentie voor digitale handtekening geactiveerd is). Indien je de batch actie start wordt gecontroleerd of de flexwerker een koppeling heeft met flexwrapp. Indien dit het geval is wordt het document automatisch aangeboden op het flexwrapp portaal waardoor de flexwerker het document digitaal kan ondertekenen.
Flexwerkers sollicitatieproces aanmaken
Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om middels een batchactie voor meerdere flexwerkers tegelijk een sollicitatieproces aan te maken. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Sollicitaties'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk voorstellen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeert u de kalender-knop. Je kunt nu een andere datum kiezen.
Flexwerkers voorlopig plaatsen
Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers tegelijk te plaatsen voor de geselecteerde aanvraag. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Tewerkgesteld'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk plaatsen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeert je de kalender-knop. Je kunt nu een andere datum kiezen. Als niet alle flexwerkers op dezelfde datum geplaatst worden dan kun je dit ondervangen door gebruik te maken van de status kleuren. Je kunt dan een batch actie uitvoeren per status.
Gekoppelde locatie aanpassen
Wanneer je een match flexwerker (handmatig) of relatie (handmatig) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers/relaties tegelijk over te zetten naar een andere actieve locatie. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Algemeen' of 'Frontoffice > Relaties > Algemeen'. Door middel van het selectiescherm 'Nieuwe locatie' kun je de flexwerkers/relaties toewijzen aan een locatie. Afhankelijk van de autorisatie in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie' kun je deze batch actie selecteren en uitvoeren.
Export CSV
Het is mogelijk om gegevens van alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen te exporteren in een CSV-bestand. Je hebt de optie om alleen het communicatiemiddel te tonen wanneer er 'Collectief' en/of 'Persoonlijk' is aangevinkt bij de flexwerker, relatie of contactpersoon, deze optie vink je dan aan. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kun je op uitvoeren klikken. In het onderdeel 'Backoffice > Exporteren en printen' staat het exportbestand klaar en kun je het exporteren. Het te exporteren bestand is in te lezen in de programma's Excel en OpenOffice Calculator (in dit laatste programma moet je wel het volgende aangeven: Opties voor scheidingstekens: "Gescheiden" en dan kies je voor de optie "Puntkomma". Dit om de gegevens per veld te tonen).
Webservice flexwerkers inschakelen
Wanneer je een match flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle flexwerkers of alleen voor de flexwerkers met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de flexwerker worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.flexwerker.com'. Als je hier niets invult wordt de gehele zin weggelaten in de e-mail. Van deze batch actie wordt een rapportage aangemaakt met daarin de flexwerkers voor wie de webservice is ingeschakeld of reeds stond ingeschakeld.
Webservice relaties inschakelen
Wanneer je een match relaties (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere relaties tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle relaties of alleen voor de relaties met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de relatie worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.inlener.com
Flexwrapp uitnodigen
Wanneer je een match flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een uitnodiging voor Flexwrapp te versturen. Deze gegevens worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Flexwrapp.
Flexwerker verwijderen
Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Dit geldt zowel voor niet verloonde (status 'Ingeschreven') als verloonde flexwerkers. Voor het in batch kunnen verwijderen van flexwerkers kun je een autorisatie instellen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfinstellingen > Privacy'. Wanneer je hier een autorisatie vastlegt kunnen alleen medewerkers met deze rol deze batchactie selecteren. Indien een medewerker de rol heeft voor 'Batch verwijderen flexwerkers' maar niet de rol voor 'Verwijderen verloonde flexwerkers', kan deze medewerker in een batch alleen flexwerkers verwijderen met de status 'Ingeschreven'. Het verwijderen van verloonde flexwerkers kan vanaf 7 jaar na de laatste verloning.
Voor ZZP'ers en doorleners vindt er geen feitelijke verloning plaats, is er geen loonadministratie en gelden er andere bewaartermijnen. Om die reden is dit bij het verwijderen met de batchactie wel begrenst. Dit betekent dat bij het verwijderen met de batch actie voor ZZP'ers en doorleners wel rekening gehouden wordt met de 7 jaar niet verloond en dat deze personen niet worden verwijderd. Op het resultaat van de batch actie wordt hier een melding van gemaakt. Wil je de betreffende persoon wel verwijderen dan kun je dat handmatig doen via het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verwijderen'.
Na het starten van de batch actie wordt er een rapport opgemaakt met daarop het registratienummer van de te verwijderen flexwerkers en welke eventueel niet verwijderd kunnen worden. Bij de flexwerkers welke niet verwijderd kunnen worden wordt de reden hiervan erbij vermeld.
Afhankelijk van de historie van de flexwerker duurt het verwijderen van de flexwerker enige tijd. Het kan dus voorkomen dat je de flexwerkers tijdelijk nog terug kunt vinden in Easyflex. Tijdens het verwijderen komen andere processen in de wachtrij. Na elke flexwerker wordt er gekeken of er andere processen zijn die in de wachtrij staan en worden deze eerst gestart. Wij adviseren hier rekening mee te houden bijvoorbeeld met de verloning.
Documenten verwijderen
Met deze batchactie is het mogelijk om documenten van de flexwerkers of relaties uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Voor het in batch kunnen verwijderen van flexwerkers dien je te beschikken over de juiste autorisatierol. Deze kun je vastleggen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Privacy'. Indien er geen autorisatie vastligt kan geen enkele medewerker documenten in batch verwijderen.
Bij 'Wijze van verwijderen' is standaard de optie 'Alles verwijderen' geselecteerd. Alle soorten documenten die zijn vastgelegd op het tabblad 'Documenten > Archief' van de flexwerker of relatie zullen worden verwijderen. Indien je gebruik maakt van Document management kun je ook kiezen voor 'Verwijderen per documenttype'. Op die manier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen arbeidsovereenkomsten te verwijderen. Je vult zelf een archiefdatum in om te bepalen welke documenten verwijderd mogen worden. Indien documenten van een flexweker ook gearchiveerd zijn bij de relatie of vice versa, kun je ervoor kiezen of je het document ook uit het archief van de andere partij wilt verwijderen.
Indien je gebruik maakt van Document management wordt het feitelijke document definitief verwijderd uit de database maar blijft de 'detailregel' van het document wel zichtbaar in het documentenarchief van de flexwerker/relatie. Dit voorkomt dat je nieuwe signaleringen krijgt mbt Document management.
Middelenregistratie
Met deze batchactie is het mogelijk een middel aan de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te koppelen of een koppeling bij de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te beeindigenbeëindigen.
Plaatsing
Wanneer je een match hebt gemaakt vanuit een aanvraagprofiel, de selectie is dan geweest 'Flexwerker (aanvraagprofiel)', kun je een plaatsing maken. Door het activeren van de knop 'Plaatsing' kun je direct de geselecteerde flexwerker koppelen aan de aanvraag. Je hebt de keuze uit 'Voorlopig' en 'Definitief'. Easyflex voert de standaard controles uit die bij elke nieuwe plaatsing worden uitgevoerd (geldigheid legitimatiebewijs, eisen aanvraag e.d.). Het voldoen aan voorgenoemde eisen is niet nodig voor de optie 'Voorgesteld'. Je wordt direct door gelinkt naar de plaatsing en de naam van de flexwerker is hierin reeds opgenomen. Je dient nog wel zelf de status en de lonen- en tarieven vast te leggen.
...