In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om een plaatsing aan te maken in Easyflex.
...
Het is mogelijk om per plaatsing een afwijkende factorafspraak te selecteren. Indien gewenst kun je de juiste factorafspraak hier selecteren. Deze factorafspraak zal dan alleen toegepast worden voor deze plaatsing.
Stap 5: Lonen en tarieven (verplicht)
Voor elke plaatsing dienen lonen en tarieven te worden vastgelegd. Dit tabblad kun je alleen maar activeren wanneer je reeds een flexwerker hebt geselecteerd in het tabblad 'Werk en personeel'. Is er nog geen flexwerker geselecteerd, toont Easyflex je een melding en wordt het tabblad niet geactiveerd.
Na de controle of er een flexwerker is geselecteerd, wordt de status van de plaatsing gecontroleerd. Wanneer de status 'voorlopig' of 'op (sollicitatie) gesprek' is, biedt Easyflex aan om de plaatsing 'definitief (maar onvolledig)' te maken. Wanneer je hiermee akkoord gaat, wijzigt Easyflex de status van de plaatsing in 'Definitief (maar onvolledig)' en wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' geopend. Wanneer je hiermee niet akkoord gaat, wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' niet geopend.
Het is dus niet mogelijk om lonen en tarieven in te geven wanneer de status van de plaatsing 'voorlopig' of ' op (sollicitatie)gesprek' is.
Aanmaken nieuwe loon- en tariefspecificatietariefafspraak
Wanneer het tabblad geactiveerd wordt, opent het scherm met lonen en tarieven. Wanneer er nog geen loon- en tariefspecificaties zijn vastgelegd, kies je voor 'Nieuw'. Wanneer er reeds loon- en tariefspecificaties zijn ingegeven, kun je alleen nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaken, wanneer alle overige specificaties afspraken 'geaccordeerd' zijn . Er (via tabblad 'Accorderen'). Er kan namelijk maar één loon- en tariefspecificatie tariefafspraak de status hebben 'nog niet geaccordeerd' hebben (zie hiervoor ook 'Ingangsdatum'). Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe loon- en tariefspecificaties tariefafspraak wilt ingeven. Deze conflictcontrole controleert of er arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de plaatsing. Controleer of alle loongegevens, start- en einddata van deze arbeidsovereenkomst OF plaatsing correct zijn. Wanneer deze melding wordt getoond, vraagt Easyflex: 'Wilt u doorgaan?'. Wanneer je 'Ja' selecteert kun je verder met de loon- en tariefafspraken. Wanneer je 'Nee' selecteert kun je niet verder met de loon- en tariefafspraken.
...
Easyflex toont je een scherm waarin de ingangsdatum dient te worden ingegeven voor nieuwe loon- en tariefspecificatiestariefafspraken. Wanneer er meerdere loon- en tariefspecificaties tariefafspraken zijn aangemaakt, worden, door het activeren van de pijltjestoets, alle aanwezige ingangsdatums getoond. Door middel van een zgn. 'hint' wordt de status van de loon- en tariefspecificatie tariefafspraak getoond (geaccordeerd - nog niet geaccordeerd). Wanneer er loon- en tariefspecificaties tariefafspraken aanwezig zijn welke nog niet zijn geaccordeerd, wordt de datum van deze loon- en tariefspecificaties tariefafspraken gevolgd door een pijltje. Er kan maar één loon- en tariefspecificatie tariefafspraak de status 'nog niet geaccordeerd' hebben. Pas wanneer deze ook geaccordeerd is, kun je een nieuwe loon- en tariefspecificaties tariefafspraak aanmaken.
Bij het aanmaken van de eerste loon- en tariefspecificaties tariefafspraak wordt automatisch als ingangsdatum de datum ingangsdatum van de aanvraag plaatsing getoond, deze kun je niet wijzigen. Bij eventuele volgende loon- en tariefspecificaties, tariefafspraken dien je zelf een ingangsdatum in te geven. Easyflex toont een venster met de reeds aanwezige loon- en tariefspecificatiestariefafspraken. De in te brengen datum van de nieuwe loon- en tariefspecificaties tariefafspraken moet altijd later liggen dan de datum van de laatst geaccordeerde loon- en tariefspecificatiestariefafspraken.
Elke keer wanneer je nieuwe loon- en tariefspecificaties tariefafspraak aanmaakt, toont Easyflex een CAOcao-advies voor de reeds eerdere geselecteerde flexwerker. Hierin wordt een advies gegeven en er worden alternatieven geboden. Je kunt het advies opvolgen of een alternatief selecteren. Voor meer informatie omtrent het CAO cao advies, verwijzen wij je naar de referentiegids van de flexwerker ('Frontoffice > Flexwerker > Cao - overige').
Wanneer je bij 'soort werk' heeft hebt gekozen voor doorlenen, werving en selectie of ZZP'er zijn er een aantal uitzondering met betrekking tot het tabblad lonen en tarieven.
...
Wanneer binnen de bedrijfsinstellingen is aangegeven dat de regelgeving van de ABU wordt gevolgd, kun je kiezen uit 'Inlenersbeloning' of 'Uitzend CAO'. Is aangegeven dat de regelgeving van de NBBU wordt gevolgd, kun je geen keuze maken. Standaard wordt 'Inlenersbeloning' getoond, je kunt dit niet wijzigen.
Is aangegeven dat de regelgeving wordt gevolgd via Wettelijk beding en periode-/ketensysteem of Wettelijk periode-/ketensysteem, kun je geen keuze maken, standaard wordt N.v.t. getoond.
...
De keuzes welke je in dit veld kunt maken , zijn wederom afhankelijk van bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij. Wanneer de regelgeving van de ABU wordt gevolgd en je hebt bij 'Beloningssysteem' gekozen voor 'Uitzend CAO', kun je nu de keuze maken tussen 'Instroomtabel', 'Normtabel', 'Loongebouw allocatie' of 'Loongebouw overige'. Wanneer je bij 'Beloningssysteem' gekozen hebt voor 'Inlenersbeloning', wordt dit veld automatisch gevuld met 'Inlenersbeloning'.
Wanneer de regelgeving van de NBBU wordt gevolgd, kun je geen keuze maken. Standaard wordt Inlenersbeloning getoond, dit naar aanleiding van de gegevens welke ook automatisch bij het 'Beloningssysteem' worden getoond, je kunt dit niet wijzigen.
Wanneer de regelgeving wordt gevolgd via Wettelijk beding en periode-/ketensysteem of Wettelijk periode-/ketensysteem, kun je geen keuze maken, standaard wordt 'Minimumloon' getoond.
Tarievenschema
Wanneer er bij de relatie tarievenschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de tarievenschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer er een tarievenschema is aangemaakt voor de functie waarvoor de flexwerker is geplaatst, wordt direct dit tarievenschema getoond en kun je geen verdere keuze maken. Wanneer er meerdere tarievenschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken.
Bijvoorbeeld wanneer je een boekhoudkundig medewerker plaatst en specifiek voor deze functie is ook een tarievenschema aangemaakt, kun je geen keuze maken en wordt het betreffende schema getoond. Wanneer je echter een boekhoudkundig medewerker plaatst en er zijn vier tarievenschema's zonder specifieke functie maar allen aangemaakt in de beroepsgroep administratief, waarbinnen de functie boekhoudkundig medewerker valt, toont Easyflex alle vier de tarievenschema's en dien je zelf een keuze te maken. Wanneer er geen tarievenschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.
Loonschema
Wanneer er bij de relatie loonschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de loonschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer je een tarievenschema heeft geselecteerd waaraan een uurloonschema is gekoppeld, kun je hier geen keuze maken. Automatisch wordt het juiste uurloonschema getoond. Wanneer er maar één uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, wordt automatisch dit uurloonschema geselecteerd, je kunt dit schema, indien gewenst, nog verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er meerdere uurloonschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Wanneer er geen uurloonschema Cao schaal
In dit veld kun je de cao schaal ingeven, welke zal worden getoond op de loonspecificatie van de flexwerker.
Via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' kun je instellen of de CAO schaal bij een inlenersbeloning van de relatie verplicht moeten worden vastgelegd. Wanneer je deze optie aanvinkt, is het verplicht in de plaatsing van de flexwerker de loonschaal te noteren wanneer er gekozen wordt voor de inlenersbeloning. Wanneer je deze optie niet aanvinkt, is het mogelijk in de plaatsing de inlenersbeloning vast te leggen zonder dat de loonschaal van de inlenersbeloning hoeft te worden genoteerd. Indien je de NBBU CAO volgt wordt elke flexwerker volgens de inlenersbeloning verloond.
Tarievenschema
Wanneer er bij de relatie (of via 'Beheer') tarievenschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de tarievenschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer er een tarievenschema is aangemaakt voor de functie waarvoor de flexwerker is geplaatst, wordt direct dit tarievenschema getoond en kun je geen verdere keuze maken. Wanneer er meerdere tarievenschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken.
Bijvoorbeeld wanneer je een boekhoudkundig medewerker plaatst en specifiek voor deze functie is ook een tarievenschema aangemaakt, kun je geen keuze maken en wordt het betreffende schema getoond. Wanneer je echter een boekhoudkundig medewerker plaatst en er zijn vier tarievenschema's zonder specifieke functie maar allen aangemaakt in de beroepsgroep administratief, waarbinnen de functie boekhoudkundig medewerker valt, toont Easyflex alle vier de tarievenschema's en dien je zelf een keuze te maken. Wanneer er geen tarievenschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.
Uurloon arbeidsovereenkomstLoonschema
Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.
Minimum (CAO) uurloon
In dit veld wordt het minimum uurloon getoond. Onder dit minimum uurloon mag en kan de flexwerker niet worden verloond.
Uurloon volgens uurloonschema
Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.
Uurloon voor plaatsing (verplicht)
Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond en is dit uurloon niet meer te wijzigen. bij de relatie (of via 'Beheer') loonschema's zijn aangemaakt, kun je deze in dit veld selecteren. Je activeert de knop 'Zoeken' en Easyflex toont je de loonschema's, rekening houdend met de functie en de sector van de plaatsing. Wanneer je een tarievenschema heeft geselecteerd waaraan een uurloonschema is gekoppeld, kun je hier geen keuze maken. Automatisch wordt het juiste uurloonschema getoond. Wanneer er maar één uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, wordt automatisch dit uurloonschema geselecteerd, je kunt dit schema, indien gewenst, nog verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er meerdere uurloonschema's zijn aangemaakt welke aan de plaatsing gekoppeld kunnen worden, er wordt gekeken naar sectoren en beroepsgroepen, kun je een keuze maken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Wanneer er geen uurloonschema bij de relatie is aangemaakt, kun je geen keuze maken.
Uurloon arbeidsovereenkomst
Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond, het uurloon is echter nog wel te wijzigen. In alle andere gevallen wordt in dit veld automatisch het minimum (CAO) uurloon getoond. Dit uurloon is nog wel wijzigen. Echter mag dit nooit lager zijn dan het minimum uurloon.
Wanneer de gegevens correct zijn ingegeven, activeer je de knop 'Opslaan'. De ingevoerde gegevens worden dan opgeslagen. Wil je ingevoerde gegevens niet opslaan dan activeer je de knop 'Annuleren'.
Looncomponenten
Wanneer je de loon en tarief gegevens heeft opgeslagen, wordt automatisch het tabblad met looncomponenten geopend. Wanneer je een tarievenschema hebt geselecteerd waarin ook looncomponenten zijn opgenomen, worden deze getoond. Alle vastgelegde looncomponenten worden getoond met daarbij de detailgegevens van het betreffende looncomponent. Als je boven een bepaalde regel hangt met de muis wordt een hint getoond. De inhoud van deze hint bevat de naam van het looncomponent en de rekenwijze voor het tarief (factor, marge of tarief).
Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kun je looncomponenten toevoegen, wijzigen of verwijderen. Als je de knop 'Nieuw' activeert moet je een keuze maken tussen Uren, Bruto vergoedingen en inhoudingen of Netto vergoedingen en inhoudingen. Voor een uitgebreide beschrijving over het invoeren, wijzigen en verwijderen van looncomponenten verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen > Looncomponenten).
Uitzonderingen in het tabblad 'Lonen en tarieven' bij Doorlenen, Werving en selectie en ZZP'er Doorlenen
Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie' getoond. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke je moet betalen aan het bureau waar je de flexwerker van doorleent.
Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.
Werving en selectie
Het tabblad is niet beschikbaar wanneer je hebt gekozen voor 'Werving en selectie'.
ZZP'er
Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum getoond welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie'. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke de flexwerker/ZZP'er aan je berekend. Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.
Accorderen
Na het invoeren van uren, vergoedingen, inhoudingen en/of tarieven, kun je de gegevens accorderen. Pas na het accorderen van een loon- en tariefspecificatie, wordt de plaatsing 'definitief (en geaccordeerd)', er wordt nu automatisch een urendeclaratie aangemaakt. Je kunt pas nieuwe loon- en tariefspecificaties invoeren als een vorige loon- en tariefspecificatie is geaccordeerd. Het is dus niet mogelijk om meerdere specificaties aan te maken zonder te accorderen. De knop 'Accorderen' wordt pas actief, wanneer binnen loon- en tariefspecificaties looncomponenten zijn ingegeven.
Let op! Wanneer je gebruik maakt van document management dien je de benodigde documenten, zoals een uitzendovereenkomst of een plaatsingsbevestiging, te genereren op het tabblad ‘Documentafhandeling’. Vervolgens kun je de plaatsing accorderen op het tabblad ‘Accorderen’.
Voor specifieke informatie omtrent het accorderen van een plaatsing, verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen> Accorderen).
Stap 4 (Alleen van toepassing indien je gebruik maakt van document management)
Wanneer je gebruik maakt van document management kun je instellen welke documenten vereist aanwezig dienen te zijn voor de betreffende plaatsing. Afhankelijk van de instellingen in ‘Beheer > Document management > Document beheer’ dienen de documenten ook daadwerkelijk aanwezig te zijn om de plaatsing te kunnen accorderen. Op het tabblad ‘Vereiste documenten’ zie je welke documenten vereist zijn vanuit de flexwerker, relatie en aanvraag. Indien nodig kun je voor de individuele plaatsing nog extra documenten als ‘Vereist’ aanmerken. Op het tabblad ‘Documentafhandeling’ kun je een (uitzend)overeenkomst en plaatsingsbevestigingen genereren en aanbieden voor digitale ondertekening. Tot slot kun je de plaatsing accorderen op het tabblad ‘Accorderen’. Wanneer nog niet alle vereiste documenten aanwezig zijn, zie je op dit tabblad een overzicht van de status van alle documenten.
Tabblad ‘Vereiste documenten’
Op het tabblad ‘Vereiste documenten’ zie je welke vereiste documenten voor de flexwerker en/of relatie aanwezig dienen te zijn voor deze plaatsing. Dit kunnen documenten zijn die vanuit de flexwerker of relatie vereist zijn, maar ook documenten die vanuit de aanvraag als ‘Vereist’ zijn aangemerkt. De als ‘Vereist’ aangemerkte documenten vanuit de aanvraag gelden voor de flexwerker en/of relatie . Deze documenten worden dan ook getoond onder de ‘Flexwerker’ en/of ‘Relatie’. Verplichte documenttypes zijn grijs en kunnen niet uitgevinkt worden.
Op dit tabblad kun je tevens extra documenten voor deze individuele plaatsing als ‘Vereist' aanmerken. Dit doe je door een vinkje te zetten bij het betreffende document. Deze documenttypes worden zwart getoond en kunnen ook weer als niet ‘Vereist’ worden aangemerkt.
Tabblad ‘Documentafhandeling’. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.
Minimum (CAO) uurloon
In dit veld wordt het minimum uurloon getoond. Onder dit minimum uurloon mag en kan de flexwerker niet worden verloond.
Uurloon volgens uurloonschema
Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond. Deze gegevens kun je in dit tabblad niet meer wijzigen.
Uurloon voor plaatsing (verplicht)
Wanneer er een uurloonschema aan de plaatsing is gekoppeld, wordt het uurloon volgens dit uurloonschema getoond en is dit uurloon niet meer te wijzigen. Wanneer er een arbeidsovereenkomst is afgesloten met de flexwerker, wordt het uurloon dat is vastgelegd in deze arbeidsovereenkomst in dit veld getoond, het uurloon is echter nog wel te wijzigen. In alle andere gevallen wordt in dit veld automatisch het minimum (CAO) uurloon getoond. Dit uurloon is nog wel wijzigen. Echter mag dit nooit lager zijn dan het minimum uurloon.
Wanneer de gegevens correct zijn ingegeven, activeer je de knop 'Opslaan'. De ingevoerde gegevens worden dan opgeslagen. Wil je ingevoerde gegevens niet opslaan dan activeer je de knop 'Annuleren'.
Prestatietoeslag
Is er sprake van een prestatietoeslag, dan kun je dit hier ingeven.
Looncomponenten
Wanneer je de loon en tarief gegevens hebt opgeslagen, wordt automatisch het tabblad met looncomponenten geopend. Wanneer je een tarievenschema hebt geselecteerd waarin ook looncomponenten zijn opgenomen, worden deze getoond. Alle vastgelegde looncomponenten worden getoond met daarbij de detailinformatie van het betreffende looncomponent. Per regel wordt het volgende getoond:
Nieuw looncomponent voor uren
Wanneer je een nieuw looncomponent voor uren aanmaakt, toont Easyflex een algemeen scherm met looncomponenten. Je dient een keuze te maken uit:
- Loon voor normale uren
- Loon voor overwerk
- Loon voor onregelmatige diensten
- Loon verlaagd uurloon
- Loon verhoogd uurloon
- Loon leegloop
- Loon arbeidsongeschiktheid
Onder deze zeven looncomponenten kunnen weer looncomponenten gekoppeld zijn welke door uw werkmaatschappij zijn aangemaakt. Je kunt deze looncomponenten openen door het plus-teken voor het looncomponent te selecteren.
De beide schermen in de plaatsing en urendeclaratie voor het bewerken van een vergoeding bevat een calculator voor het berekenen van een tarief. De instellingen van dit hulpmiddel worden niet gekopieerd vanuit de plaatsing naar de urendeclaratie. Het tarief wordt in de plaatsing bepaald en dan wordt het tarief gekopieerd naar het urendeclaratie programma. Het dialoogscherm voor het bewerken van een vergoeding in het urendeclaratie programma bepaalt nu aan de hand het totaal factuur bedrag of er wel/niet iets te factureren is. De regel is: is de eenheid één van [Declaratietijdvak, Kalenderdag, Gewerkt uur, Bedrag] en is het totaal bedrag van de factuur 0, dan wordt het vinkje 'Niet factureren' aangezet door het programma. Het resultaat van een berekening bepaalt de waarde van de optie 'Niet factureren'.
Detailinformatie
Tekst loonslip (verplicht)
Afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties') kun je deze tekst aanpassen of niet. Wanneer je de tekst hebt aangepast en je wilt toch de standaardtekst hanteren, selecteer je het pijltje naast de regel van de loonspecificatie tekst. Automatisch wordt de standaard tekst voor de loonspecificatie weergegeven. Als u dit veld leeg maakt en u wilt de gegevens bewaren, vult Easyflex deze regel ook automatisch met de standaard tekst. De standaardtekst wordt onderhouden in de bedrijfsinstellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten')
Tekst factuur (verplicht)
Afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen') kun je deze tekst aanpassen of niet. Wanneer je de tekst hebt aangepast en je wilt toch de standaardtekst hanteren, selecteer je het pijltje naast de regel van de factuur tekst. Automatisch wordt de standaard tekst voor de factuur weergegeven. Als je dit veld leeg maakt en je wilt de gegevens bewaren, vult Easyflex deze regel ook automatisch met de standaard tekst. Wanneer er binnen de bedrijfsinstellingen gekozen is de betreffende looncomponent niet te factureren aan de relaties, is deze regel grijs en kun je geen tekst ingeven ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten').
Percentage
Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' kun je in deze velden niets ingeven. Bij alle andere looncomponenten dien je in elk geval het percentage voor de flexwerker in te geven.
Flexwerker
In dit veld geef je het toeslagpercentage in voor de flexwerker.
Relatie
In dit veld geef je het toeslagpercentage in voor de relatie. Wanneer je niets ingeeft, kun je handmatig het toeslagdeel berekenen. Wanneer aan de hand van de door jou ingegeven rekenwijze en bedragen en/of percentages het resultaat wordt getoond, kun je, indien gewenst, door het activeren van het pijltje het uiteindelijke percentage voor de relatie opvragen.
Factuur - Niet factureren
Wanneer er van het gekozen looncomponent geen factuur gemaakt dient te worden, zet je een vinkje achter de tekst 'Niet factureren'.
Factuur - Tarief
Het uiteindelijke factuurtarief dat op de factuur voor de relatie komt, wordt in dit veld getoond. Heb je wijzigen aangebracht in de rekenwijze (bijvoorbeeld een andere factor of een andere marge) kun je door het activeren van het pijltje het nieuwe factuurtarief in dit veld plaatsen.
Let op! Het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassing' past alleen de waarde van het factuurtarief aan, het veld in het midden van het scherm bij 'Tarief'. De waarde bij de tariefcalculator (Resultaat) wordt niet aangepast. Als het overzicht de tariefcalculator zou aanpassen, dan zouden gegevens van gebruikers in de tariefcalculator worden overschreven en dat kan erg nadelig zijn als er bijvoorbeeld instaat dat de rekenwijze 'Marge' is en de marge in procenten 10% moet zijn. In de tariefcalculator staat onderaan de laatste waarde die is berekend door de gebruiker en is er om de gebruiker te helpen bij een berekening. Het bedrag welke is vermeld bij 'Tarief' is leidend voor de facturatie.
Tariefcalculator
Basisdeel
Wanneer je gekozen hebt voor het looncomponent 'Loon voor normale uren' wordt er geen verdeling gemaakt tussen Basisdeel en Toeslagdeel, bij alle andere looncomponenten wordt deze verdeling wel gemaakt. De gegevens in het veld 'Basisdeel' zijn van toepassing op alle uren tot 100%.
Rekenwijze
Je dient een rekenwijze te selecteren, je hebt de keuze uit:
- Factor
- Marge
- Tarief
Tarieffactor
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Factor', dien je in dit veld de tarieffactor in te geven. Deze bestaat uit X,XXXX. Met deze factor wordt het uurloon van de flexwerker vermenigvuldigd om zo tot een factuurtarief voor de relatie te komen.
Marge Euro
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge bedrag bovenop de kostprijs van het basisdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend.
Marge %
Wanneer u heeft gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge percentage over het factuurbedrag van het basisdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend. Het totale factuurbedrag mag echter nooit hoger zijn dan € 999,99. Is dit wel het geval, toont Easyflex je een melding en dien je het percentage zo aan te passen dat de het factuurtarief niet hoger is dan € 999,99.
Resultaat
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief', dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Er vindt nu geen berekening meer plaats, het factuurtarief wordt rechtstreeks overgenomen. Dit bestaat uit XXXX,XX. Ook wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze [Tarief] dien je in veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt niet opgeteld bij het tarief voor de basis, maar wordt eerst verrekend met het toeslagpercentage. Bijvoorbeeld wanneer het percentage voor de flexwerker 150% is en het basistarief is € 20, bij toeslag [tarief] vul je € 10 in, wordt 50% van het toeslag [tarief] opgeteld bij het basistarief (percentage flexwerker 150% bestaat uit 100% basisdeel en 50% toeslagdeel). Het totale factuurbedrag komt op € 25.
Let op! Het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassing' past alleen de waarde van het factuurtarief aan, het veld in het midden van het scherm bij 'Tarief'. De waarde bij de tariefcalculator (Resultaat) wordt niet aangepast. Als het overzicht de tariefcalculator zou aanpassen, dan zouden gegevens van gebruikers in de tariefcalculator worden overschreven en dat kan erg nadelig zijn als er bijvoorbeeld instaat dat de rekenwijze 'Marge' is en de marge in procenten 10% moet zijn. In de tariefcalculator staat onderaan de laatste waarde die is berekend door de gebruiker en is er om de gebruiker te helpen bij een berekening. Het bedrag welke is vermeld bij 'Tarief' is leidend voor de facturatie.
Toeslagdeel
Deze rubriek wordt alleen maar getoond wanneer het percentage voor de flexwerker hoger is dan 100% en er geen percentage is ingegeven bij de relatie. Je selecteert in deze velden de berekening voor het toeslaggedeelte. Wanneer je het toeslagpercentage voor de relatie wel heeft ingegeven wordt deze rubriek niet getoond, het toeslaggedeelte wordt automatisch berekend op basis van het eerder ingegeven percentage. Ook wanneer je normale of verlaagde uren selecteert, wordt deze rubriek niet getoond.
Rekenwijze
Je dient een rekenwijze te selecteren, u heeft de keuze uit:
- Factor
- Marge
- Tarief
- [Tarief]
Tarieffactor
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Factor', dien je in dit veld de tarieffactor in te geven. Deze bestaat uit X,XXXX. Deze factor wordt vermenigvuldigd met het toeslagpercentage van de flexwerker en daarna opgeteld bij de factor voor het basisdeel. Met deze totaal factor wordt het uurloon van de flexwerker vermenigvuldigd om zo tot een factuurtarief voor de relatie te komen.
Marge Euro
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's, een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge bedrag bovenop de kostprijs van het toeslagdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend.
Marge %
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Marge', kun je kiezen voor een marge in Euro's of een marge in percentage of een combinatie van beide. Easyflex berekent nu het door u ingegeven marge percentage over de kostprijs van het toeslagdeel. Aan de hand van deze gegevens wordt het factuurtarief voor de relatie berekend. Het totale factuurbedrag mag echter nooit hoger zijn dan € 999,99. Is dit wel het geval, toont Easyflex u een melding en dien je het percentage zo aan te passen dat de het factuurtarief niet hoger is dan € 999,99.
Resultaat
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief' dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt opgeteld bij het tarief voor de basis en aan de relatie gefactureerd. Ook wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze [Tarief] dien je in veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt niet opgeteld bij het tarief voor de basis, maar wordt eerst verrekend met het toeslagpercentage. Bijvoorbeeld wanneer het percentage voor de flexwerker 150% is en het basistarief is € 20, bij toeslag [tarief] vul je € 10 in, wordt 50% van het toeslag [tarief] opgeteld bij het basistarief (percentage flexwerker 150% bestaat uit 100% basisdeel en 50% toeslagdeel). Het totale factuurbedrag komt op € 25.
Resultaat geldt voor
In dit veld kun je de datum ingeven waarop het resultaat berekend dient te worden.
Resultaat
De berekende resultaten naar aanleiding van alle ingegeven gegevens, worden in deze velden getoond. Wanneer het factuurtarief in het resultaat niet (meer) hetzelfde is als het getoonde factuurtarief en je kiest voor het opslaan van de gegevens, toont Easyflex een melding dat het factuurtarief afwijkt van het berekende resultaat. Je kunt een keuze maken voor doorgaan of niet.
Kostprijs
Easyflex rekent aan de hand van de door jou ingegeven bedragen en percentages, de kostprijs uit. Wanneer je 'Loon voor normale uren' hebt geselecteerd, worden alleen de 'Basis' gegevens getoond. Heeft u overige looncomponenten geselecteerd, worden ook de 'Toeslag' gegevens getoond.
Basis
De gegevens op deze regel hebben betrekking op de basis gegevens (100% gedeelte)
Kostprijsfactor
De kostprijsfactor voor de betreffende sector wordt getoond.
Kostprijs
De kostprijs in euro's voor de betreffende sector wordt getoond.
Toeslag
De gegevens op deze regel hebben betrekking op de toeslag gegevens (boven de 100%)
Kostprijsfactor
De kostprijsfactor, voor het toeslag gedeelte, voor de betreffende sector wordt getoond.
Kostprijs
De kostprijs in euro's, voor het toeslag gedeelte, voor de betreffende sector wordt getoond.
P.T.
De gegevens op deze regel hebben betrekking op de prestatietoeslag
Kostprijsfactor
De kostprijsfactor voor de prestatietoeslag wordt getoond.
Kostprijs
De kostprijs in euro's voor de prestatietoeslag wordt getoond.
Totale kostprijs
De totale kostprijs in euro's (basis + toeslag + prestatietoeslag) voor de betreffende sector wordt getoond.
Uitzonderingen in het tabblad 'Lonen en tarieven' bij Doorlenen, Werving en selectie en ZZP'er Doorlenen
Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie' getoond. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke je moet betalen aan het bureau waar je de flexwerker van doorleent.
Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.
Werving en selectie
Het tabblad is niet beschikbaar wanneer je hebt gekozen voor 'Werving en selectie'.
ZZP'er
Bij het selecteren van de knop 'Nieuw' wordt automatisch de startdatum getoond welke je hebt vastgelegd in het tabblad 'Periode en locatie'. Bij beloningssysteem wordt standaard 'N.v.t.' getoond. Verder kun je alleen een uurtarief voor plaatsing vastleggen. Hier vul je het tarief in welke de flexwerker/ZZP'er aan je berekend. Tariefafspraken naar je relatie kun je vastleggen zoals je dat gewend bent.
Stap 6: Documentafhandeling (alleen van toepassing indien je gebruik maakt van Document Management)
Op het tabblad ‘Documentafhandeling’ kun je (uitzend)overeenkomsten en plaatsingsbevestigingen genereren, zowel voor de flexwerker als voor de relatie. Afhankelijk van de instellingen in ‘Beheer > Document management > Document beheer’ is het genereren van plaatsingsbevestigingen al dan niet vereist. Daarnaast is het vereist om documenten te genereren welke vanuit de Cao cao verplicht aanwezig dienen te zijn. Denk hierbij aan uitzendovereenkomsten voor flexwerkers in fase B.
...
Wanneer je de gewenste template hebt geselecteerd activeer je de knop ‘Genereren’. Vervolgens Vervolgens wordt het scherm ‘Documentafhandeling’ geopend. Hier kun je het document archiveren, e-mailen, afdrukken of aanbieden voor digitale ondertekening (dit laatste geldt alleen voor flexwerker documenten).
Tabblad ‘Accorderen’
Als laatste stap kun je de verschillende loon- en tariefafspraken accorderen. Je kunt een loon- en tariefafspraak alleen accorderen wanneer alle vereiste documenten aanwezig zijn. Per documenttype wordt daarom de status van het document getoond. Of een document vereist is kunt je zelf bepalen met de instellingen in ‘Beheer > Document management > Documentbeheer’.
Zodra je de loon- en tariefafspraak geaccordeerd hebt, wijzigt de knop ‘Accorderen’ in ‘Sluiten’.
...
De belangrijkste en verplichtte tabblad zijn nu ingegeven. De volgende tabbladen wordt kort beschreven, met deze tabbladen kun je de plaatsing compleet maken. Het betreft de tabbladen 'Factuurgegevens', 'Memo', 'Verdeelsleutels', 'Notificaties' en 'Aftrekposten'.
Factuurgegevens
Easyflex toont automatisch het factuuradres dat in de aanvraag is geselecteerd. Wanneer dit correct is, hoef je verder niets in te geven c.q. te bewaren, de getoonde gegevens zijn reeds opgeslagen. Alle gegevens in dit tabblad worden overgenomen uit de gegevens welke reeds zijn ingegeven in de aanvraag. De gegevens omtrent het factuuradres, kostenplaatscode, kostenplaatsnaam, extra vermelding op de nota en het accorderen urendeclaraties kun je hier ingeven, wijzigen of verwijderen.
Tijdregistratiesysteem
Standaard staat deze instelling op 'N.v.t.'. Wanneer je in de aanvraag hebt ingesteld gebruik te maken van het tijdregistratiesysteem dan staat de instelling al op Atimo of Nedap. Nadat je Atimo of Nedap heeft geselecteerd verschijnt de volgende melding 'Er is nog geen bericht verstuurd naar het tijdregistratiesysteem'. Let op, je kunt dit bericht alleen versturen als je de plaatsing hebt geaccordeerd. Easyflex vraagt of je door wil gaan.
Memo
Indien je gebruik wenst te maken van een uitgebreid memoblad, kun je dit schema hiervoor uitstekend gebruiken. Voor uitgebreide informatie omtrent memobladen en memorubrieken verwijzen wij je naar de bedrijfsinstellingen (Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen).
Verdeelsleutels
Bij een plaatsing waarbij de flexwerker en relatie van dezelfde locatie zijn, is de verdeelsleutel voor het resultaat eenvoudig. Wanneer de flexwerker en relatie van verschillende vestigingen zijn, wordt deze verdeelsleutel minder eenvoudig. Binnen de bedrijfsinstellingen zijn deze verdeelsleutels reeds bepaald en kan er ook een autorisatie ingesteld zijn. Wanneer je niet beschikt over deze autorisatierol, kunt u de verdeelsleutels niet wijzigen. Uren en Omzet/kosten kunnen apart worden ingesteld. Je kunt een verdeling maken per locatie en/of per relatiebeheerder.
Locatie van
Wanneer een flexwerker tewerk wordt gesteld bij een relatie van een andere locatie dan waar de flexwerker toe behoort, wordt er
Stap 7: Memo (optioneel)
Wanneer je bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Ontwerp memobladen' één of meerdere memobladen hebt vastgelegd voor de plaatsing worden deze memobladen op dit tabblad getoond en kun deze hier invullen.
Stap 8: Verdeelsleutels (optioneel)
Standaard staan de verdeelsleutels op 50/50, maar wanneer je via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges en uren' een afwijkende resultaatverdeling hebt vastgelegd zal deze ook op die manier in de plaatsing worden getoond. Eventueel kun je hier dus op plaatsingsniveau van afwijken (afhankelijk van de autorisatie instellingen) door de instellingen op tabblad 'Verdeelsleutels' in de plaatsing aan te passen.
Bij een plaatsing waarbij de flexwerker en relatie van dezelfde locatie zijn, is de verdeelsleutel voor het resultaat eenvoudig. Wanneer de flexwerker en relatie van verschillende vestigingen zijn, wordt deze verdeelsleutel minder eenvoudig. Op dit tabblad kun je de resultaatverdeling vastleggen. Uren en Omzet/kosten kunnen apart worden ingesteld. Je kunt een verdeling maken per locatie en/of per relatiebeheerder.
Locatie
Wanneer een flexwerker tewerk wordt gesteld bij een relatie van een andere locatie dan waar de flexwerker toe behoort, wordt er een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder flexwerker en relatie.
Uren
De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de locatie van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de locatie van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de locatie van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen.
Omzet en kosten
Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de locatie van de relatie.
Relatiebeheerder
In plaats van verdeling naar locatie kun je ook een verdeling maken naar de relatiebeheerder. De werking is identiek. In plaats van een verdeling naar locatie wordt nu een verdeling naar de relatiebeheerder van de relatie en flexwerker gemaakt. Ook hier wordt een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan
...
worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk'/'track-bar' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder
...
Uren
De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de locatie van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de locatie van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de locatie van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen. De verdeling wordt getoond bij de plaatsing en kan, afhankelijk van de autorisatie instellingen, al dan niet worden gewijzigd.
Omzet en kosten
Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan door jou worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de locatie van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de locatie van de relatie.
Relatiebeheerder van
In plaats van verdeling naar locatie kun je ook een verdeling maken naar de relatiebeheerder. De werking is identiek. In plaats van een verdeling naar locatie wordt nu een verdeling naar de relatiebeheerder van de relatie en flexwerker gemaakt. Ook hier wordt een standaard verdeling van 50/50 gehanteerd. Deze standaard verdeling kan door jou worden gewijzigd. Binnen dit veld kun je een resultaatverdeling maken op basis van uren en/of op basis van omzet en kosten. Je kunt met de 'sleepbalk'/'track-bar' de percentages verdelen of je kunt deze percentages ingeven in de numerieke velden onder flexwerker en relatie.
Uren
De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de relatiebeheerder van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen. De verdeling wordt getoond bij de plaatsing en kan, afhankelijk van de autorisatie instellingen, al dan niet worden gewijzigd.
Omzet en kosten
Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan door jou worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de relatiebeheerder van de relatie.
Notificaties
Op dit tabblad verschijnen alle vastgelegde notificaties. Door het activeren van de knoppen 'Nieuw', 'Wijzigen' en 'Verwijderen' kun je notificaties toevoegen, wijzigen of verwijderen. Nieuwe of gewijzigde gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Opslaan' door jou is geactiveerd. Indien je kiest voor het verwijderen van gegevens worden de gegevens direct verwijderd. Notificaties die automatisch worden vastgelegd kunnen niet verwijderd worden.
Nieuwe notificatie
Wanneer je een nieuwe notificatie aanmaakt, ben je verplicht een onderwerp in te geven. Wanneer dit veld niet wordt ingevuld, wordt dit aan je gemeld en krijg je de gelegenheid dit te corrigeren. Tevens kun je bij deze notificatie gelijk een nieuwe actie plannen. Deze wordt automatisch gegeneerd op je inlognaam en is eventueel te wijzigen door gebruik van de knop 'zoeken'. De actiedatum en tijd worden automatisch ingegeven op de huidige systeemdatum en -tijd, ook deze gegevens kun je, indien gewenst aanpassen. Een voorbeeld van een nieuwe actie is bezoek, offerte of herinnering. Deze benamingen zijn door Easyflex vastgelegd. Een nieuwe notificatie wordt ook vastgelegd binnen de algemene notificaties van de relatie (Frontoffice > Relatie > Notificaties).
Aftrekposten
Je kunt in dit tabblad afwijkende aftrekposten vastleggen, wijzigen of verwijderen. Indien je hier een afwijkende aftrekpost vastlegt wordt de standaard aftrekpost welke is vastgelegd in het tabblad 'Fiscaal-sociaal' overschreven voor deze plaatsing.
Aftrekposten die alleen gelden voor deze plaatsing
Je kunt per aftrekpost aanvinken of deze van toepassing is op deze plaatsing. Welke aftrekposten hier worden getoond, is afhankelijk van eerdere instellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten). Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je middels het ingeven van een nieuwe ingangsdatum de afwijkende aftrekpost aanvinken. Per de ingegeven datum geldt de aftrekpost.
De standaard aftrekposten van de flexwerker
...
flexwerker en relatie.
Uren
De verloonde uren worden standaard verdeeld, dit betekent 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de flexwerker geteld en 50% van de uren worden bij de relatiebeheerder van de relatie geteld. Wanneer deze verdeling moet worden aangepast, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer uren dan de relatiebeheerder van de relatie, kun je handmatig de percentages aanpassen.
Omzet en kosten
Je kunt ook een resultaatverdeling maken op basis van omzet en kosten. De standaard verdeling is ook hier 50/50. Deze kan worden gewijzigd, bijvoorbeeld omdat de relatiebeheerder van de flexwerker recht heeft op meer omzet dan de relatiebeheerder van de relatie.
Stap 9: Notificaties (optioneel)
Op dit tabblad worden alle wijzigingen die in de plaatsing worden doorgevoerd genotificeerd. Het is ook mogelijk om hier zelf handmatige notificaties vast te leggen.
Stap 10: Aftrekposten (optioneel)
Je kunt in dit tabblad afwijkende aftrekposten vastleggen, wijzigen of verwijderen. Indien je hier een afwijkende aftrekpost vastlegt wordt de standaard aftrekpost welke is vastgelegd in het tabblad 'Fiscaal-sociaal' overschreven voor deze plaatsing.
Aftrekposten die alleen gelden voor deze plaatsing
Je kunt per aftrekpost aanvinken of deze van toepassing is op deze plaatsing. Welke aftrekposten hier worden getoond, is afhankelijk van eerdere instellingen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'). Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je middels het ingeven van een nieuwe ingangsdatum de afwijkende aftrekpost aanvinken. Per de ingegeven datum geldt de aftrekpost.
De standaard aftrekposten van de flexwerker
In dit veld staan de standaard aftrekposten getoond welke zijn vastgelegd in het tabblad.
Stap 11: Accorderen (verplicht)
Om ervoor te zorgen dat de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' wordt is het nodig om de vastgelegde loon- en tariefafspraak via dit tabblad te accorderen. Ook wanneer je een nieuwe loon- en tariefafspraak hebt vastgelegd zal deze geaccordeerd moeten worden via dit tabblad.
Je kunt de loon- en tariefafspraak alleen accorderen wanneer alle vereiste documenten aanwezig zijn in het documentenarchief van de flexwerker en/of relatie. Per documenttype wordt de status van het document getoond. De kolom ‘Status’ kan drie kleuren bevatten:
- Groen: het documenttype is aanwezig / retour.
- Oranje: het documenttype is aangemaakt / niet retour / niet aanwezig, echter levert dit geen problemen op voor het accorderen van de plaatsing.
- Rood: het documenttype is niet aangemaakt / niet retour / niet aanwezig, zonder dit document kan de plaatsing niet geaccordeerd worden .
Of een document verplicht is kun je zelf bepalen met de instellingen in ‘Beheer > Document management > Documentbeheer’.
Stap 12: Kopiëren (optioneel)
Op het tabblad 'Kopiëren' kun je plaatsingen kopiëren. Op dit tabblad leg je de aanvangsdatum van de nieuwe/gekopieerde plaatsing vast en geef je aan of je de loon- en tariefafspraken wilt overnemen. Er wordt een exacte kopie gemaakt van de bestaande plaatsing, dus voor dezelfde flexwerker, functie, etc. Een aantal aandachtspunten:
- De startdatum van de nieuwe plaatsing mag niet vóór de startdatum van de oorspronkelijke plaatsing liggen.
- Gegenereerde documenten (plaatsingsbevestigingen) worden niet mee gekopieerd. (Het kan wel zo zijn dat een gegenereerde overeenkomst geldig is voor meerdere plaatsingen).
- Indien je ervoor kiest om loon- en tariefafspraken mee te kopiëren, worden alle loon- en tariefafspraken gekopieerd die van toepassing zijn op of na de ingangsdatum van de nieuwe plaatsing.
- De loon- en tariefafspraken in de nieuwe plaatsing worden automatisch geaccordeerd. Als je document management gebruikt kan het zijn dat je eerst bepaalde documenten dient te genereren voordat je de loon- en tariefafspraak kunt accorderen.
- Plaatsingen van Vaste medewerkers kunnen niet gekopieerd worden. Ook plaatsingen die automatisch zijn aangemaakt vanuit de overzichten 'Uitbetaling van reserveringen' of 'Automatisch uitbetalen' kunnen niet worden gekopieerd.
- Indien je in een plaatsing gebruikt maakt van tarievenschema's en je hebt in de plaatsing nog extra looncomponenten toegevoegd, worden al deze looncomponenten mee gekopieerd naar de nieuwe plaatsing. Dus niet alleen de looncomponenten die in het tarievenschema staan.
- De einddatum van een nieuwe plaatsing / gekopieerde plaatsing blijft altijd leeg, ook al heeft de bestaande plaatsing wel een einddatum.