Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:
- op papier
de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een papieren urendeclaratie - digitaal
de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een website.
Filterinstelling declaratieperiode
...
Je kunt een of meerdere filters instellen voor de urendeclaraties. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties opvragen welke door de flexwerker nog niet zijn geaccordeerd of alle urendeclaraties welke zijn afgewikkeld. Easyflex toont je per filterinstelling (optie) het aantal urendeclaraties. Zodra je urendeclaraties hebt bewerkt kun je bij het onderdeel 'Filterinstelling urendeclaraties' op de knop 'verversen' klikken. Je ziet dan de actuele situatie (betreft het aantal urendeclaraties per status).
Accordering flexwerker ontbreekt
...
De kolommen F (Flexwerker), R (Relatie) en M (Medewerker) kunnen een bepaalde kleur bevatten. In deze legenda wordt een overzicht getoond van de diverse kleuren. Wanneer een kolom geen kleur (wit) bevat, verwacht Easyflex van deze persoon geen actie. In de kolommen kan de letter 'P' of 'D' worden getoond. 'P' betekent urendeclaratie aangeleverd op papier, 'D' betekent urendeclaratie digitaal aangeleverd. Naast de gekleurde kolommen wordt de status van de papieren of digitale declaratie weergegeven.
Actie voor (blauw)
Wanneer de kolom blauw is gekleurd, betekent dit dat er een actie is voor de betreffende persoon. Bijvoorbeeld wanneer een flexwerker en/of relatie de urendeclaratie nog niet heeft geaccordeerd, terwijl dit wel de bedoeling is (dit is per plaatsing verschillend). De status van de declaratie is dan: Urendeclaratie ontbreekt.
Wanneer de kolom voor de medewerker blauw is gekleurd, betekent dit dat de flexwerker en/of relatie reeds geaccordeerd heeft, de actie is nu voor de medewerker. De status van de declaratie is dan: Gereed voor eindaccordering.
Geaccordeerd (groen)
De urendeclaratie kan worden geaccordeerd door de relatie, flexwerker of beide. Deze keuze kan per relatie, aanvraag of plaatsing worden bepaald 'Frontoffice > Relatie > Overige gegevens' en 'Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen'. Wanneer de flexwerker en/of relatie de accordering in orde heeft gemaakt, wordt de kolom groen gekleurd.
Wachten (groen)
Wanneer een urendeclaratie 'gereed is voor eindaccordering' of 'geaccordeerd voor verwerking', kan de medewerker van de werkmaatschappij deze urendeclaratie op 'Wachten' zetten. Dit betekent dat bij het starten van het proces 'Verlonen' de urendeclaratie met de status 'Wachten' niet verwerkt wordt.
In bewerking (rood)
Wanneer het proces ‘Verlonen’ of ‘Factureren’ is gestart, worden alle urendeclaraties met de status ‘Geaccordeerd voor verwerking’ verloond of gefactureerd. Wanneer dit proces is opgestart, verandert de status van de urendeclaratie automatisch in ‘In bewerking’. Wanneer een urendeclaratie deze status heeft, kun je geen gegevens meer wijzigen. Je kunt er wel voor kiezen om de urendeclaratie deels te corrigeren. Indien de declaratie alleen is verloond, kun je kiezen voor Corrigeren > terugboeken flexwerker of terug- en opboeken flexwerker. Indien de declaratie alleen is gefactureerd kun je kiezen voor Corrigeren > terugboeken relatie of terug- en opboeken relatie.
In bewerking (correctie) (rood)
...
Wanneer er een urendeclaratie foutief is aangemaakt, kun je deze op 'Vervallen' zetten. Een vervallen urendeclaratie kun je wel weer activeren door 'Bewerken' te selecteren of een keuze voor de flexwerker en/of relatie te wijzigen.
Afgewikkeld (groendonker grijs)
Wanneer een urendeclaratie geheel verwerkt is en het proces 'Verlonen' is afgerond, krijgt de urendeclaratie de status 'Afgewikkeld'. Wanneer een urendeclaratie afgewikkeld is, kun je geen wijzigen meer aanbrengen. Wil je alsnog gegevens wijzigen, moet je hiervoor een correctie door te voeren. Wanneer je alleen extra uren of nog een vergoeding moet verwerken in dezelfde week kun je beter een extra urendeclaratie aanmaken. Dit doe je door de urendeclaratie van de betreffende week aan te vinken en onderaan op het tabblad op 'Extra' te klikken. Er wordt dan een extra urendeclaratie van die week aangemaakt.
Indien je toch wilt corrigeren kun je de betreffende declaratie selecteren en kiezen voor ‘Corrigeren’.
...
Wanneer het in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' zo is ingesteld krijg je bij het openen van een urendeclaratie een pop-up scherm waarin een waarschuwing wordt weergegeven over het pensioen of een fasewijziging. Hier kan zelfs een blokkade aan vast hangen.
Hinttekst in een urendeclaratie
...
Wanneer je een urendeclaratie gaat bewerken, toont Easyflex een scherm met diverse velden. Easyflex voert direct een controle uit. Wanneer de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft, wordt er gecontroleerd of er uurlonen zijn vastgelegd welke niet overeenkomen met uurlonen vastgelegd binnen de arbeidsovereenkomst van de flexwerker. Ook controleert Easyflex of er voor de geselecteerde declaratieperiode meerdere afspraken zijn vastgelegd omtrent de vergoedingen en inhoudingen. Wanneer dit het geval is, toont Easyflex je een melding en dien je een keuze te maken van welke loon- en tariefafspraken de vergoeding en inhoudingen moeten worden toegepast.
Let op: bij een plaatsing op basis van doorlenen of ZZP kun je binnen de urendeclaratie geen reserveringen ingeven.
...
Indien er sprake is van een oproepplaatsing wordt hier zichtbaar dat het een oproepplaatsing betreft en wordt het aantal uur uit de plaatsing (zoals ingegeven op tabblad 'Periode en locatie') getoond. Wanneer er sprake is van een payrollplaatsing wordt de cao zoals geselecteerd bij de relatie op tabblad 'Overige gegevens' zichtbaar.
Loontijdvak pro formaAnchor proforma proforma
...
Wanneer je de knop pro forma relatie totaal selecteert wordt een pro forma factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'. Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt.
- Pro forma e-factuur
Wanneer je de knop pro forma e-factuur selecteert wordt de pro forma e-factuur van de betreffende declaratie getoond.
...
Boven elke kolom wordt een hint getoond. Hierin wordt de tekst getoond welke ook op de loonspecificatie wordt getoond. Bij overwerk- en onregelmatige uren wordt ook het percentage voor de relatie getoond.
Indien je gebruik maakt van het standaard urenrooster in de plaatsing zal Easyflex de standaard uren overnemen in de urendeclaratie en deze cursief weergeven. Wanneer je de automatisch ingevulde uren aanpast of wijzigt zal Easyflex de gewijzigde uren normaal weergeven, dit geldt voor nog niet afgewikkelde urendeclaraties. Op deze wijze is het duidelijk te zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden ten opzichte van het standaardrooster. Nadat urendeclaraties zijn afgewikkeld worden de uren altijd normaal weergegeven. Let op: Standaard uren in de plaatsing in combinatie met vergoedingen. normaliter wordt de vergoeding altijd op de laatste dag van de declaratie geplaatst. Echter wanneer er sprake is van standaard uren in de plaatsing, wordt de laatst gewerkte dag van de standaard uren gehanteerd.
Betekenis van de verschillende kleuren
...
Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij kunnen er kolommen worden getoond met ADV (Arbeidsduurverkorting), TVT (Tijd voor Tijd) of DIV (Diverse). Wanneer een flexwerker uren in deze categorie(en) wenst op te nemen, geef je het aantal op te nemen uren per kolom in. Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Reserveringen' worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
Anchor nieuweurengegevensingeven nieuweurengegevensingeven
...
Wanneer je een bijlage bij de factuur wilt toevoegen, is het mogelijk om deze hier toe te voegen. Met het overzicht ‘Factureren relatie’ zullen de bijlage in hetzelfde PDF document als de factuur aangemaakt worden. Wanneer er op relatie niveau is gekozen bij ‘Factuur verzendwijze’ voor ‘Per post’, dan zullen er geen bijlage aan de factuur toegevoegd worden.
Er kunnen maximaal 5 bijlagen aan een declaratie gekoppeld worden. De mogelijke bestandstypes die je kunt uploaden zijn: pdf, doc, docx, png, xls, xlsx, csv, jpg en jpeg. Per bijlage is het mogelijk om een kostenplaats te selecteren. Bestanden zijn te uploaden tot 3 MB. Let op! De maximale bijlage per factuur betreft 20 MB.
Wanneer je meerdere declaraties met bijlages verwerkt op één factuur kan deze maximale grootte snel overschreden worden. Het is dan niet mogelijk om de factuur te verzenden.
...
In het overzicht is van de urendeclaraties is een kolom toegevoegd, deze kolom heeft de de naam B. Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie, dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd.
Standaard knoppen
...