Page Comparison

Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:

• op papier
  de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een papieren urendeclaratie
• digitaal
  de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een website. 

Filterinstelling declaratieperiode

Wanneer je het tabblad 'Urendeclaratie' opent, kun je een of meerdere filters instellen voor de declaratieperiode. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties voor een bepaalde week of maand opvragen, maar ook alle urendeclaraties van een bepaalde locatie of relatiebeheerder. De uiterste datum waarop je de urendeclaraties kunt opvragen is de huidige systeemdatum, je kunt dus geen urendeclaraties 'in de toekomst' opvragen. Wanneer je een filterinstelling hebt geselecteerd en je opent op een later moment wederom het tabblad urendeclaraties, worden dezelfde filterinstellingen op basis van de huidige week en/of periode getoond.

...

Het betreft alleen urendeclaraties welke per maand worden verloond. Naast uw keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde maand. Bijvoorbeeld maand 2005-mei betreft de periode 01-05-2005 t/m 31-05-2005.

Filterinstelling urendeclaraties

Je kunt een of meerdere filters instellen voor de urendeclaraties. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties opvragen welke door de flexwerker nog niet zijn geaccordeerd of alle urendeclaraties welke zijn afgewikkeld. Easyflex toont je per filterinstelling (optie) het aantal urendeclaraties. Zodra je urendeclaraties hebt bewerkt kun je bij het onderdeel 'Filterinstelling urendeclaraties' op de knop 'verversen' klikken. Je ziet dan de actuele situatie (betreft het aantal urendeclaraties per status).

...

Wanneer een urendeclaratie geheel verwerkt is en het proces 'Verlonen' is afgerond, krijgt de urendeclaratie de status 'Afgewikkeld'. Wanneer een urendeclaratie afgewikkeld is, kun je geen wijzigen meer aanbrengen. Wil je alsnog gegevens wijzigen, moet je hiervoor een correctie door te voeren. Wanneer je alleen extra uren of nog een vergoeding moet verwerken in dezelfde week kun je beter een extra urendeclaratie aanmaken. Dit doe je door de urendeclaratie van de betreffende week aan te vinken en onderaan op het tabblad op 'Extra' te klikken. Er wordt dan een extra urendeclaratie van die week aangemaakt. 

Standaard knoppen urendeclaraties

Bewerken / Corrigeren

Afhankelijk van de status van de urendeclaratie toont Easyflex de knop ‘Bewerken’ of ‘Corrigeren’. Indien een urendeclaratie de status ‘Urendeclaratie ontbreekt’, ´Geaccordeerd voor verwerking´, Wachten’ of ‘Vervallen’ heeft, kun je kiezen voor ‘Bewerken’. Wanneer je de knop 'Bewerken' selecteert toont Easyflex de urendeclaratie en kun je de declaratie bewerken

...

Wanneer je de knop 'Raadplegen' selecteert, toont Easyflex de urendeclaratie en kun je deze inzien (je kunt niets wijzigen/aanpassen).

Meldingen m.b.t. declaratie

Wanneer het in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' zo is ingesteld krijg je bij het openen van een urendeclaratie een pop-up scherm waarin een waarschuwing wordt weergegeven over het pensioen of een fasewijziging. Hier kan zelfs een blokkade aan vast hangen. 

Hinttekst in een urendeclaratie

Elke declaratie bevat een popup hint waarin informatie over de urendeclaratie wordt getoond. Wanneer je de cursor van de muis boven de declaraties zet wordt de popup hint weergegeven. De volgende gegevens worden getoond

...

Urenportaal
Indien je in 'Beheer > urendeclaraties website' hebt ingesteld dat de declaratiestatus ‘Gereed voor eindaccordering’ is, dient de urendeclaratie handmatig geaccordeerd te worden en wordt de naam getoond van de medewerker die de declaratie geaccordeerd heeft. Indien je hebt ingesteld dat de declaratiestatus ‘Geaccordeerd voor verwerking is’ en de declaratie wordt op het urenportaal als laatste geaccordeerd door de relatie, wordt de naam van de relatiebeheerder van de relatie getoond. Indien de declaratie op het urenportaal als laatste geaccordeerd wordt door de flexwerker, wordt de naam van de relatiebeheerder van de flexwerker getoond.

Bewerken van de urendeclaratie

Wanneer je een urendeclaratie gaat bewerken, toont Easyflex een scherm met diverse velden. Easyflex voert direct een controle uit. Wanneer de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft, wordt er gecontroleerd of er uurlonen zijn vastgelegd welke niet overeenkomen met uurlonen vastgelegd binnen de arbeidsovereenkomst van de flexwerker. Ook controleert Easyflex of er voor de geselecteerde declaratieperiode meerdere afspraken zijn vastgelegd omtrent de vergoedingen en inhoudingen. Wanneer dit het geval is, toont Easyflex je een melding en dien je een keuze te maken van welke loon- en tariefafspraken de vergoeding en inhoudingen moeten worden toegepast. 

...

Wanneer je de knop pro forma relatie totaal selecteert wordt een pro forma factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'.  Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt. 

• Pro forma e-factuur

Wanneer je de knop pro forma e-factuur selecteert wordt de pro forma e-factuur van de betreffende declaratie getoond. 

...

Wanneer je de knop pro forma e-factuur relatie totaal selecteert wordt een pro forma e-factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'.  Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt. 

Nieuwe gegevens invoeren

Je kunt diverse nieuwe gegevens invoeren binnen de urendeclaratie, te weten:

...

Indien je gebruik maakt van het standaard urenrooster in de plaatsing zal Easyflex de standaard uren overnemen in de urendeclaratie en deze cursief weergeven. Wanneer je de automatisch ingevulde uren aanpast of wijzigt zal Easyflex de gewijzigde uren normaal weergeven, dit geldt voor nog niet afgewikkelde urendeclaraties. Op deze wijze is het duidelijk te zien wanneer er wijzigingen hebben plaatsgevonden ten opzichte van het standaardrooster. Nadat urendeclaraties zijn afgewikkeld worden de uren altijd normaal weergegeven. Let op: Standaard uren in de plaatsing in combinatie met vergoedingen. normaliter wordt de vergoeding altijd op de laatste dag van de declaratie geplaatst. Echter wanneer er sprake is van standaard uren in de plaatsing, wordt de laatst gewerkte dag van de standaard uren gehanteerd.

Betekenis van de verschillende kleuren

De kolommen met uren kunnen diverse kleuren omvatten. Hieronder volgt een korte uitleg van de diverse kleuren

...

Door het selecteren van de knop 'Detail', kun je in de urendeclaratie het probleem raadplegen. Na je aanpassing activeer je de knop 'Opslaan'.

Kolommen in de urendeclaratie

Datum

In deze kolom wordt de datum van de betreffende dag getoond, bijvoorbeeld 19-09-2018.

...

Nieuwe gegevens invoeren

Onder de zes looncomponenten kunnen weer looncomponenten gekoppeld zijn welke door uw werkmaatschappij zijn aangemaakt. Je kunt deze looncomponenten openen door het plusteken voor het looncomponent te selecteren. Wanneer je je keuze voor bepaalde uren hebt gemaakt, activeer je de knop 'Selecteren'. Het scherm met detailgegevens wordt geopend en je dient hier de juiste gegevens voor de uitbetaling en facturering in te geven. Looncomponenten welke niet 'Operationeel' zijn, worden niet getoond. Wanneer je de gegevens van een reeds opgeslagen urengegevens opent, worden ook de looncomponenten getoond welke niet 'Operationeel' zijn, deze worden rood getoond.

...

Je dient een rekenwijze te selecteren, je hebt de keuze uit:

• Factor
• Marge
• Tarief

Vergoedingen

Anchor
vergoedingen vergoedingen

Per urendeclaratie kunnen een onbeperkt aantal vergoedingen worden vastgelegd. Er zijn belaste vergoedingen, onbelaste vergoedingen en gecombineerde belaste/onbelaste vergoedingen. Vergoedingen welke zijn ingegeven binnen de plaatsing worden automatisch getoond. Je kunt van elke getoonde kolom details opvragen door het activeren van de knop 'Detail'. Uiteraard kun je ook nieuwe vergoedingen per urendeclaratie ingeven, dit doe je door het activeren van de knop 'Nieuw'. Wanneer je bepaalde gegevens wilt verwijderen, activeer je de knop 'Verwijderen'.

Na het opslaan van het vergoedingslooncomponent kun je de datum aanpassen. Zo kun je aangeven op welke dag de vergoeding mee moet gaan met de verloning en facturatie. Als je factureert met een handmatige factuurdatum en deze ligt halverwege een week dan wordt de vergoeding niet gefactureerd. Als je een flexwerker met een loontijdvak van een 'Maand' verloond in een weekdeclaratie en het eind van de declaratie ligt in de volgende maand, dan gaat de vergoeding niet mee met de verloning. Vergoedingen en inhoudingen worden namelijk standaard op de laatste dag van de declaratie geboekt. Door de datum van de vergoeding te wijzigen kun je er voor zorgen dat hij wel meegaat met de verloning en facturatie. Tevens kan op deze manier een datum op 30 september 2012 worden gezet zodat er vergoedingen tegen 19% BTW worden gefactureerd. Als de datum op of na 1 oktober 2012 worden vastgelegd wordt tegen het 21% BTW tarief gefactureerd.

Inhoudingen

Wanneer je de knop 'Nieuw' activeert, toont Easyflex een algemeen scherm met looncomponenten. Welke looncomponenten worden getoond, is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten). Looncomponenten welke niet 'Operationeel' zijn, worden niet getoond. Wanneer je de gegevens van een reeds opgeslagen vergoeding opent, worden ook de looncomponenten getoond welke niet 'Operationeel' zijn, deze worden rood getoond.

...

Het scherm met detailgegevens wordt geopend en je dient hier de juiste gegevens voor de uitbetaling en facturering in te geven.

Reserveringen

De reserveringen van de flexwerker worden getoond. Je kunt binnen deze velden wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld opname van uren en/of geld. Pas bij de verloningsrun wordt bepaald of deze uren en/of bedragen ook daadwerkelijk uitbetaald kunnen worden aan de flexwerker. Dit is namelijk afhankelijk van het opgebouwde saldo van de flexwerker én of de werkmaatschappij een negatief reserveringssaldo toestaat 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'.

...

Wanneer je het vinkje aanzet bij 'Eerst opname bovenwettelijk' worden in het geval van opname van vakantiedagen (zowel via tabblad 'Urenspecificatie' als via tabblad 'Reserveringen') eerst de bovenwettelijke vakantiedagen opgenomen. Als je hier geen vinkje zet worden eerst de wettelijke vakantiedagen opgenomen. 

Bijlage

Wanneer je een bijlage bij de factuur wilt toevoegen, is het mogelijk om deze hier toe te voegen. Met het overzicht ‘Factureren relatie’ zullen de bijlage in hetzelfde PDF document als de factuur aangemaakt worden. Wanneer er op relatie niveau is gekozen bij ‘Factuur verzendwijze’ voor ‘Per post’, dan zullen er geen bijlage aan de factuur toegevoegd worden.

...

In het overzicht is van de urendeclaraties is een kolom toegevoegd, deze kolom heeft de de naam B. Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie, dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd.

Notificaties

Op dit tabblad worden automatisch notificaties aangemaakt door Easyflex naar aanleiding van gemaakte wijzigingen in de gegevens van de urendeclaratie. Op dit moment wordt het klikken op de knop 'Bewerken' genotificeerd en wordt er nog niet gekeken naar of er daadwerkelijk gegevens in de urendeclaratie zijn bewerkt. Zo kun je in ieder geval zien dat deze urendeclaratie is 'bewerkt' door een medewerker. 

Standaard knoppen

Binnen elk onderdeel van de urendeclaratie, worden een aantal standaard knoppen getoond, te weten:

...

• Alle gegevens herstellen
  Alle ingevoerde gegevens worden verwijderd uit de urendeclaratie. De standaard loon- en tariefafspraken uit de plaatsing en de automatisch uit te betalen reserveringen worden opnieuw aangemaakt in de urendeclaratie.
• Actuele loon- en tariefafspraken toepassen
  Alle ingevoerde gegevens worden bijgewerkt aan de hand van de meest actuele loon- en tariefafspraak. Dit is handig ingeval met terugwerkende kracht een andere loon- en tariefafspraak moet worden gebruikt. Bijvoorbeeld: er staan 40 normale uren in declaratie week 1 2023 met een uurloon van € 15 en een tarief van € 25. De declaratie is nog niet verloond. Vervolgens wordt het uurloon en het tarief aangepast in de plaatsing naar respectievelijk € 20 en € 30. In de declaratie wordt door middel van deze optie het uurloon en het tarief geüpdatet. De volgende zaken zijn belangrijk om te weten:
  - Indien in de declaratie handmatig een looncomponent is toegevoegd, wordt hiervan niet het tarief aangepast;
  - Indien het uurloon is gewijzigd, heeft dit gevolgen voor vergoedingen als er een percentage van het uurloon is vastgelegd;- Indien het uurloon is gewijzigd, wordt ook het uurloon van de reserveringen gewijzigd. Bij meerdere loon- en tariefafspraken in een declaratietijdvak wordt het uurloon uit de meest recente afspraak voor deze vergoeding gebruikt;
  - Indien er sprake is van meerdere loon- en tariefafspraken binnen het declaratietijdvak en in een van de loon- en tariefafspraken is een looncomponent niet meegenomen, wordt de melding getoond dat dit looncomponent niet overal bijgewerkt kan worden zonder dat er een datum wordt genoemd.  
  
  Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er al verloond is en je toch met terugwerkende kracht een wijziging wil toepassen. Een reden kan zijn dat er een andere sector moest worden gebruikt. Hiervoor kan het volgende stappenplan worden gevolgd:
  
  Voor flexwerker Y is week 1 t/m 4 in sector 1 reeds verloond, maar dit zou sector 2 moeten zijn. Wijzig de sector nog niet in de plaatsing. Het is namelijk van belang dat er wordt teruggeboekt met de oude gegevens. Er verandert dus niets aan de werkwijze van corrigeren maar het verwerken van de opboeking wordt makkelijker: 
  1. Bij alle declaraties kies je voor terug- en opboeken flexwerker;
  2. Geef de opboekingen de status 'Wachten' zodat ze nog niet verloond kunnen worden;
  3. Controleer of er geen nieuwe declaraties zijn geaccordeerd;
  4. Ga naar het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties', selecteer de betreffende flexwerker en verloon de terugboekingen;
  5. Controleer of de terugboekingen zijn verwerkt en het tijdvak 0 is;
  6. Ga naar de plaatsing, maak een nieuwe loon- en tariefafspraak aan met ingang van week 1 of indien die al bestaat deze verwijderen en opnieuw vastleggen met de juiste sector.
  7. Accordeer de loon- en tariefafspraak en ga naar de urendeclaraties;
  8. Open de opboekingen die op 'Wachten' staan, klik op de dropdown bij 'Declaratie herstellen' en vervolgens 'Actuele loon- en tariefafspraken toepassen'
  9. De looncomponenten zijn blijven staan en bevatten nu de gegevens uit de nieuwe/bijgewerkte loon- en tariefafspraak
  10. Controleer de pro forma('s)
  
  In bovenstaand scenario is alleen rekening gehouden met een wijziging van de sector. De sector(risicogroep) van opnamen wordt niet aangepast. 
  
  
• Alle gegevens herstellen m.b.v. opgave website
  Deze optie is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal. Je kunt na het bewerken van de urendeclaratie alles herstellen naar de online ingevoerde gegevens.
• Alle gegevens verwijderen
  Alle ingevoerde uren in de urendeclaratie worden verwijderd en op nul gesteld. Je kunt nu nieuwe uren ingeven.

...