Page Comparison

...

Er wordt een lijst samengesteld voor het bellen van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. De lijst wordt samengesteld en je ontvangt hiervan een bericht in de berichtenboxDe gegenereerde lijst kun je raadplegen in Frontoffice > Exporteren en printen. De lijst bevat naast de telefoonnummers die zijn vastgelegd bij de relatie, flexwerker of contactpersoon nog een aantal algemene gegevens. Er worden alleen telefoonnummers getoond van de flexwerkers, relaties en contactpersonen waar 'collectief benaderen' is aangevinkt. Dit kun je aanvinken bij 'Communicatie' in het tabblad 'Algemeen' van de flexwerker, relatie of contactpersoon.

...

Er wordt een lijst samengesteld met hierop de resultaat gegevens van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. De lijst wordt samengesteld en je ontvangt hiervan een bericht in de berichtenbox De gegenereerde lijst kun je raadplegen in Frontoffice > Exporteren en printen. Er worden diverse standaardgegevens op de lijst getoond. Wil je andere gegevens op de lijst terugzien? Selecteer de gewensten kolommen dan via 'Uitvoer samenstellen' en kies vervolgens bij de batch acties niet voor 'Overzicht resultaatlijst' maar voor 'Export (CSV)'.

...

Het is mogelijk de NAW gegevens van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen direct op etiketten te laten afdrukken. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kies je voor de knop 'Uitvoeren'. De lijst wordt samengesteld en je ontvangt hiervan een bericht in de berichtenbox. De lijst kun je ook vinden onder het tabblad 'Exporten en printen' onder de module Backoffice en Frontoffice De gegenereerde etiketten kun je raadplegen in Frontoffice > Exporteren en printen en vanuit hier kun je deze afdrukken op stickervellen.

Document printen

Met de selectie 'document printen' kun je een bestaand document (uploaden) of een standaard brief (template) koppelen aan afdrukken voor de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen.

• Bewerken status
  Je kunt een selectie maken op de status van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Je kunt een keuze maken uit 'Alle' of u kunt een bepaalde kleur selecteren.
• Bewerking
  • Bestaand document
    Bij de optie 'Bestaand document' kun je een eigen document koppelen aan de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Bij de batchactie 'Document e-mailen' kun je:
    - document toevoegen met extensie: '.doc', '.docx', '.odt', '.pdf'
    - extra bijlage toevoegen met alle extensies
    Met de knop [TEMP] zoeken kun je het bestaand document selecteren. De naam van het document wordt automatisch vastgelegd in het veld 'Document'.
  • Standaard brief genereren
    Bij de optie 'Standaard brief genereren' kun je een keuze maken tussen alle templates welke zijn vastgelegd met het type 'Standaard brief ...' (flexwerker/relatie/contactpersonen).
• Archiveren
  Wanneer archiveren 'verplicht' is gesteld vanuit de template, kun je geen keuze maken, de optie archiveren is aangevinkt en het document wordt automatisch gearchiveerd. Wanneer archiveren 'optioneel' is gesteld vanuit de template, kun je zelf een keuze maken tussen wel of niet archiveren. Wanneer archiveren 'niet is toegestaan' vanuit de template is de optie 'archiveren' niet beschikbaar.
• Lay-out voor 1e pagina
  Selecteer de achtergrondlay-out voor de 1e pagina. Indien je kiest voor 'N.v.t.' wordt er geen lay-out als achtergrond gehanteerd. Alleen templates met een template type 'Afbeelding achtergrond' worden in de keuzelijst getoond.
• Lay-out voor vervolgpagina's
  Selecteer de achtergrondlay-out voor de vervolgpagina's. Is er geen achtergrondlay-out geselecteerd voor de 1e pagina, dan kun je voor de vervolgpagina's ook geen achtergrondlay-out selecteren. Is er voor de eerste pagina wel een achtergrondlay-out geselecteerd, dan wordt deze lay-out standaard ook voor de vervolgpagina's toegepast. Je kunt er ook voor kiezen om voor de vervolgpagina's een afwijkende lay-out (bijvoorbeeld vervolg briefpapier) te hanteren.
• Extra bijlage
  Je kunt een extra bijlage selecteren. Deze extra bijlage wordt achter elk gegenereerd document geprint. Je vinkt de optie 'Extra bijlage' aan en met de knop [TEMP] zoeken kun je het document selecteren.
• Notificatie
  Als je 'Notificatie' aanvinkt wordt er automatisch een notificatie vastgelegd bij de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen met daarin de standaard tekst: Matchnummer: ... (nummer van match); Afdrukken van bestaand/gegenereerd document: ... (naam van het document).

Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een print scherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Ook wordt de standaard printer getoond, deze kun je wijzigen door het activeren van de knop 'Printer'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' worden de gegenereerde documenten geprint. Wil je de opdracht annuleren, dan activeer je de knop 'Annuleren'.

Document e-mailen

Het is mogelijk om alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen een e-mail te sturen. Uiteraard wordt alleen naar die mensen een e-mail gestuurd waarvan het e-mail adres bekend is.

• Bewerken status
  Je kunt een selectie maken op de status van de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Je kunt een keuze maken uit 'Alle' of je kunt een bepaalde kleur selecteren.
• Bewerking
  • Bestaand document
    Bij de optie 'Bestaand document' kun je een eigen document koppelen aan de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Bij de batchactie 'Document printen' kun je:
    - document toevoegen met extensie: '.doc', '.docx', '.odt', '.pdf'
    - extra bijlage toevoegen met extensie: '.doc', '.docx', '.odt', '.pdf'. 
    Met de knop [TEMP] zoeken kun je het bestaand document selecteren. De naam van het document wordt automatisch vastgelegd in het veld 'Document'.
  • Standaard brief genereren
    Bij de optie 'Standaard brief genereren' kun je een keuze maken tussen alle templates welke zijn vastgelegd met het type 'Standaard brief ...' (flexwerker/relatie/contactpersonen).
• Onderwerp
  Bij 'Standaard brief genereren' wordt dit automatisch gevuld met de documentnaam. Bij 'Bestaand document' ben je verplicht hier zelf een onderwerp in te geven.
• Archiveren
  Wanneer archiveren 'verplicht' is gesteld vanuit de template, kun je geen keuze maken, de optie archiveren is aangevinkt en het document wordt automatisch gearchiveerd. Wanneer archiveren 'optioneel' is gesteld vanuit de template, kun je zelf een keuze maken tussen wel of niet archiveren. Wanneer archiveren 'niet is toegestaan' vanuit de template is de optie 'archiveren' niet beschikbaar.
• Lay-out voor 1e pagina
  Selecteer de achtergrondlay-out voor de 1e pagina. Indien je kiest voor 'N.v.t.' wordt er geen lay-out als achtergrond gehanteerd. Alleen templates met een template type 'Afbeelding achtergrond' worden in de keuzelijst getoond.
• Lay-out voor vervolgpagina's
  Selecteer de achtergrondlay-out voor de vervolgpagina's. Is er geen achtergrondlay-out geselecteerd voor de 1e pagina, dan kun je voor de vervolgpagina's ook geen achtergrondlay-out selecteren. Is er voor de eerste pagina wel een achtergrondlay-out geselecteerd, dan wordt deze lay-out standaard ook voor de vervolgpagina's toegepast. Je kunt er ook voor kiezen om voor de vervolgpagina's een afwijkende lay-out (bijvoorbeeld vervolg briefpapier) te hanteren.
• Briefvorm
  De briefvorm wordt ingesteld op 'Automatisch', dit betekent dat de instellingen bij de flexwerker/relatie/contactpersoon worden geraadpleegd. Als bij deze instellingen de U-vorm staat, wordt de e-mail in de U-vorm verstuurd, staat bij deze instellingen de Jij-vorm, wordt de e-mail in de Jij-vorm verstuurd.
• Bron
  De bron voor het versturen van de e-mail wordt getoond. Afhankelijk van de gekozen selectie worden de volgende opties getoond:
  • Flexwerker
    De e-mail wordt verzonden naar het adres wat is vastgelegd bij de flexwerker.
  • Relatie
    De e-mail wordt verzonden naar het adres wat is vastgelegd bij de relatie.
  • Contactpersoon
    De e-mail wordt verzonden naar het adres wat is vastgelegd bij de contactpersoon.
  • Relatie t.a.v. contactpersoon
    De e-mail wordt verzonden naar het adres wat is vastgelegd bij de relatie.
• E-mail U-vorm
  Indien je voor het begeleidend schrijven bij de e-mail een e-mail template wilt gebruiken kun je deze selecteren. Indien je een e-mail template hebt geselecteerd kun je deze vervolgens inzien met behulp van de 'inzien-knop' alvorens u de mail daadwerkelijk verstuurt. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'E-mail template relatie' of 'E-mail template flexwerker' in 'Beheer > Document management > Templates'. Indien je geen e-mailtemplate selecteert wordt als begeleidend schrijven de standaard mail van Easyflex gehanteerd. Voor de U-vorm is dit: 'Als bijlage tref je een document aan welke voor jou is bestemd'. De ondertekening van dit begeleidend schrijven bestaat uit de naam waarmee je hebt ingelogd, de functie en de vestiging waaraan je bent gekoppeld. Het begeleidend schrijven wordt afgesloten met een disclaimer. De compleet getoonde tekst kun je indien gewenst nog wijzigen.
• E-mail Jij-vorm
  Indien je voor het begeleidend schrijven bij de e-mail een e-mail template wilt gebruiken kun je deze selecteren. Indien je een e-mail template hebt geselecteerd kun je deze vervolgens inzien met behulp van de 'inzien-knop' alvorens je de mail daadwerkelijk verstuurt. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'E-mail template relatie' of 'E-mail template flexwerker' in 'Beheer > Document management > Templates'. Indien je geen e-mailtemplate selecteert wordt als begeleidend schrijven de standaard mail van Easyflex gehanteerd. Voor de Jij-vorm is dit: 'Als bijlage tref je een document aan welke voor jou is bestemd'. De ondertekening van dit begeleidend schrijven bestaat uit de naam waarmee je hebt ingelogd, de functie en de vestiging waaraan u bent gekoppeld. Het begeleidend schrijven wordt afgesloten met een disclaimer. De compleet getoonde tekst kun je indien gewenst nog wijzigen
• Bijlage
  Het document dat je eerder hebt geselecteerd, wordt getoond.
• Formaat
  Wanneer je een document in Open Office formaat (.odt) heeft geselecteerd kun je aangeven in welk formaat dit document verstuurd dient te worden. Je kunt kiezen uit:
  • Ongewijzigd
    Het document wordt ongewijzigd verstuurd, dus in .odt formaat.
  • Microsoft Word
    Het document wordt verstuurd in Word formaat (.doc).
  • Adobe PDF
    Het document wordt verstuurd in Adobe PDF formaat (.pdf).
  Heb je een document in Word (.doc) of Adobe PDF (.pdf) formaat geselecteerd kun je het formaat niet wijzigen.
• Extra bijlage
  Je kunt een extra bijlage selecteren. Deze extra bijlage wordt als extra bijlage verzonden in de e-mail. Je vinkt de optie 'Extra bijlage' aan en met de knop [TEMP] zoeken kun je het document selecteren.
• Notificatie
  Als je 'Notificatie' aanvinkt wordt automatisch een notificatie vastgelegd bij de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen met daarin de standaard tekst: Matchnummer: ... (nummer van match); E-mailen van bestaand/gegenereerd document: ... (naam van het document).

Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een e-mail scherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' wordt de e-mail opdracht uitgevoerd. Wil je de opdracht annuleren, dan activeer je de knop 'Annuleren'.

Digitaal aanbieden

Wanneer je een match voor de flexwerker heeft aangemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een document aan te bieden voor digitale ondertekening (indien de licentie voor digitale handtekening geactiveerd is). Indien je de batch actie start wordt gecontroleerd of de flexwerker een koppeling heeft met flexwrapp. Indien dit het geval is wordt het document automatisch aangeboden op het flexwrapp portaal waardoor de flexwerker het document digitaal kan ondertekenen.

Flexwerkers sollicitatieproces aanmaken

Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om middels een batchactie voor meerdere flexwerkers tegelijk een sollicitatieproces aan te maken. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Sollicitaties'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk voorstellen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeert u de kalender-knop. Je kunt nu een andere datum kiezen.

Flexwerkers voorlopig plaatsen

Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers tegelijk te plaatsen voor de geselecteerde aanvraag. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Tewerkgesteld'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk plaatsen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeert je de kalender-knop. Je kunt nu een andere datum kiezen. Als niet alle flexwerkers op dezelfde datum geplaatst worden dan kun je dit ondervangen door gebruik te maken van de status kleuren. Je kunt dan een batch actie uitvoeren per status.

Gekoppelde locatie aanpassen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) of relatie (handmatig) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers/relaties tegelijk over te zetten naar een andere actieve locatie. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Algemeen' of 'Frontoffice > Relaties > Algemeen'. Door middel van het selectiescherm 'Nieuwe locatie' kun je de flexwerkers/relaties toewijzen aan een locatie. Afhankelijk van de autorisatie in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie' kun je deze batch actie selecteren en uitvoeren.

Export CSV

Het is mogelijk om gegevens van alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen te exporteren in een CSV-bestand. Je hebt de optie om alleen het communicatiemiddel te tonen wanneer er 'Collectief' en/of 'Persoonlijk' is aangevinkt bij de flexwerker, relatie of contactpersoon, deze optie vink je dan aan. Als je beide opties aan vinkt, worden alleen de gegevens geëxporteerd indien beiden ook staan aangevinkt bij flexwerker, relatie of contactpersoon. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kun je op uitvoeren klikken. In het onderdeel 'Backoffice > Exporteren en printen' staat het exportbestand klaar en kun je het exporteren. Het te exporteren bestand is in te lezen in de programma's Excel en OpenOffice Calculator (in dit laatste programma moet je wel het volgende aangeven: Opties voor scheidingstekens: "Gescheiden" en dan kies je voor de optie "Puntkomma". Dit om de gegevens per veld te tonen).

Webservice flexwerkers inschakelen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle flexwerkers of alleen voor de flexwerkers met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de flexwerker worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.flexwerker.com'. Als je hier niets invult wordt de gehele zin weggelaten in de e-mail. Van deze batch actie wordt een rapportage aangemaakt met daarin de flexwerkers voor wie de webservice is ingeschakeld of reeds stond ingeschakeld.

Webservice relaties inschakelen

Wanneer je een match relaties (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere relaties tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle relaties of alleen voor de relaties met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de relatie worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.inlener.com

Flexwrapp uitnodigen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een uitnodiging voor Flexwrapp te versturen.  Deze gegevens worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Flexwrapp.

Flexwerker verwijderen

Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Dit geldt zowel voor niet verloonde (status 'Ingeschreven') als verloonde flexwerkers. Voor het in batch kunnen verwijderen van flexwerkers kun je een autorisatie instellen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfinstellingen > Privacy'. Wanneer je hier een autorisatie vastlegt kunnen alleen medewerkers met deze rol deze batchactie selecteren. Indien een medewerker de rol heeft voor 'Batch verwijderen flexwerkers' maar niet de rol voor 'Verwijderen verloonde flexwerkers', kan deze medewerker in een batch alleen flexwerkers verwijderen met de status 'Ingeschreven'. Het verwijderen van verloonde flexwerkers kan vanaf 7 jaar na de laatste verloning. 

Voor ZZP'ers en doorleners vindt er geen feitelijke verloning plaats, is er geen loonadministratie en gelden er andere bewaartermijnen. Om die reden is dit bij het verwijderen met de batchactie wel begrenst. Dit betekent dat bij het verwijderen met de batch actie voor ZZP'ers en doorleners wel rekening gehouden wordt met de 7 jaar niet verloond en dat deze personen niet worden verwijderd. Op het resultaat van de batch actie wordt hier een melding van gemaakt. Wil je de betreffende persoon wel verwijderen dan kun je dat handmatig doen via het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verwijderen'.
Na het starten van de batch actie wordt er een rapport opgemaakt met daarop het registratienummer van de te verwijderen flexwerkers en welke eventueel niet verwijderd kunnen worden. Bij de flexwerkers welke niet verwijderd kunnen worden wordt de reden hiervan erbij vermeld. 
Afhankelijk van de historie van de flexwerker duurt het verwijderen van de flexwerker enige tijd. Het kan dus voorkomen dat je de flexwerkers tijdelijk nog terug kunt vinden in Easyflex. Tijdens het verwijderen komen andere processen in de wachtrij. Na elke flexwerker wordt er gekeken of er andere processen zijn die in de wachtrij staan en worden deze eerst gestart. Wij adviseren hier rekening mee te houden bijvoorbeeld met de verloning.

Documenten verwijderen

...

Middelenregistratie

Met deze batchactie is het mogelijk een middel aan de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te koppelen of een koppeling bij de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te beëindigen.

Afwijkende tekst loonspecificatie

...

Afwijkende vertaling

Met deze batchactie is het mogelijk om een afwijkende vertaling vast te leggen voor de loonspecificaties en/of jaaropgaven van flexwerkers. Voor relaties is het mogelijk om een afwijkende vertaling vast te leggen voor de facturen. 

Aftrekposten wijzigen

Met deze batchactie is het mogelijk om een aftrekpost vast te leggen voor een geselecteerde groep flexwerkers.

Plaatsingen beëindigen

Met deze batchactie is het mogelijk om plaatsingen voorlopig of definitief te beëindigen voor een geselecteerde groep flexwerkers. Plaatsingen welke reeds een (voorlopige) einddatum hebben zijn uitgesloten van de batchactie. 

Uitvoer samenstellen

Waneer je een matching hebt aangemaakt kun je zelf beslissen welke gegevens en in welke volgorde je in een matchresultaat en Export(CSV) moeten worden getoond. Als je de knop 'Uitvoer samenstellen' activeert kun je uit de beschikbare kolommen de kolommen selecteren die je in je matchresultaat wil hebben getoond.

Image Removed

...

Hier staan alle kolommen die gebruikt kunnen worden voor het samenstellen van uw matchresultaat. De kolommen die al geselecteerd zijn staan vet gedrukt in deze kolom. Onderaan de beschikbare kolommen wordt informatie getoond over de geselecteerde kolom.

Geselecteerde kolommen

Hier staan alle geselecteerde kolommen. Wanneer hier een kolom wordt geselecteerd, wordt de kolom onder 'Beschikbare kolommen' ook geselecteerd.

Kolommen toevoegen en verwijderen

De kolommen kunnen op twee manieren worden toegevoegd:

• Je klikt twee keer op de kolom onder 'Beschikbare kolommen'
• Een vinkje plaatsen achter de kolom onder 'Beschikbare kolommen'

De toegevoegde kolom wordt onderaan de lijst in het veld 'Geselecteerde kolommen' geplaatst.

Een kolom kan op 4 manieren worden verwijderd:

• Je klikt twee keer op de kolom onder 'Beschikbare kolommen'
• Je verwijdert het vinkje achter de kolom onder 'Beschikbare kolommen'
• Je klikt twee keer op de kolom onder 'Geselecteerde kolommen'
• Je selecteert een kolom in het veld 'Geselecteerde kolommen' en middels de 'Delete' knop verwijder je de kolom.

Volgorde geselecteerde kolommen wijzigen

De geselecteerde kolommen worden van links naar rechts geplaatst in de matchresultaat in dezelfde volgorde als deze onder 'Geselecteerde kolommen' staan.

Standaard

Door het activeren van de knop 'Standaard' wordt de huidige selectie van kolommen vervangen door de standaardkolommen. Dit betreft zowel de kolommen die in het matchresultaat worden getoond als de kolommen die worden geëxporteerd (CSV bestand).

De standaardkolommen bestaan uit de matchresultaat kolommen:

• Kwalificatie O (Optimaal)
• Kwalificatie B (in Belangrijke mate)
• Kwalificatie M (in Mindere mate)
• Resultaat status
• Resultaat aantekening

Afhankelijk van het geselecteerde type worden tevens onderstaande standaardkolommen getoond:

• Flexwerker
  • Naam
  • Woonplaats (Flexwerker > algemeen> woon- en correspondentieadres > plaats)
• Relatie
  • Bedrijfsnaam
  • Plaats ( Relatie > algemeen > bezoekadres > plaats)
• Contactpersoon
  • Relatie- Contactpersoon
  • Plaats ( Relatie > algemeen > bezoekadres > plaats)
• Aanvraag
  • Bedrijfsnaam - functienaam
  • Plaats ( Relatie > algemeen > bezoekadres > plaats)

Je maakt optioneel een keuze voor de status van de geselecteerde groep (iedereen of de groep met een bepaalde kleur). Daarna kun je het document uploaden of de template selecteren. Zet het vinkje bij 'Archiveren' aan indien je het gegenereerde document wilt terugzien in het documentenarchief van de flexwerker. Desgewenst kun je nog een extra bijlage toevoegen. Ook kun je aangeven of er een notificatie bij de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen moet worden vastgelegd.

Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een verwerkingsscherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' wordt de printopdracht uitgevoerd.

Document e-mailen

Met de selectie 'document printen' kun je een bestaand document (uploaden) of een standaard brief (template) e-mailen naar de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen. Je maakt optioneel een keuze voor de status van de geselecteerde groep (iedereen of de groep met een bepaalde kleur). Daarna kun je het document uploaden of de template selecteren. Zet het vinkje bij 'Archiveren' aan indien je het gegenereerde document wilt terugzien in het documentenarchief van de flexwerker. In de velden 'E-mail' zie je, voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm, wat de tekst van de begeleidende e-mail wordt. Deze tekst kun je desgewenst aanpassen. Ook is het mogelijk om een extra bijlage toe te voegen. En kun je aangeven of er een notificatie bij de geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen moet worden vastgelegd.

Door het activeren van de knop 'Uitvoeren' wordt een e-mail scherm getoond. Je kunt nu het document inzien, hiervoor activeer je de knop 'Inzien'. Door het selecteren van de knop 'Uitvoeren' wordt de e-mail opdracht uitgevoerd.

Document digitaal aanbieden

Wanneer je een match voor de flexwerker hebt aangemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een document aan te bieden voor digitale ondertekening (indien de licentie voor digitale handtekening geactiveerd is). Indien je de batch actie start wordt gecontroleerd of de flexwerker een koppeling heeft met flexwrapp. Indien dit het geval is wordt het document automatisch aangeboden op het flexwrapp portaal waardoor de flexwerker het document digitaal kan ondertekenen.

Flexwerkers sollicitatieproces aanmaken

Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om middels een batchactie voor meerdere flexwerkers tegelijk een sollicitatieproces aan te maken. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Sollicitaties'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk voorstellen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeert je de kalender-knop.

Flexwerkers voorlopig plaatsen

Wanneer je een match flexwerker (aanvraagprofiel) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers tegelijk te plaatsen voor de geselecteerde aanvraag. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Tewerkgesteld'. Je kunt maximaal 50 flexwerkers tegelijk plaatsen. De aanvangsdatum wordt automatisch overgenomen uit de aanvraag. Indien de startdatum uit de aanvraag in het verleden ligt zal de huidige datum worden getoond. Als je een andere datum wilt selecteren activeer je de kalender-knop. Als niet alle flexwerkers op dezelfde datum geplaatst worden dan kun je dit ondervangen door gebruik te maken van de statuskleuren. Je kunt dan de batch actie uitvoeren per statuskleur.

Gekoppelde locatie aanpassen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) of relatie (handmatig) hebt aangemaakt is het mogelijk om meerdere flexwerkers/relaties tegelijk over te zetten naar een andere actieve locatie. De gekoppeld locatie wordt vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Algemeen' of 'Frontoffice > Relaties > Algemeen'. Afhankelijk van de autorisatie in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie' kun je deze batch actie selecteren en uitvoeren.

Export CSV

Het is mogelijk om gegevens van alle geselecteerde flexwerkers/relaties/contactpersonen/aanvragen te exporteren in een CSV-bestand (dit is een bestandstype dat je bijvoorbeeld kunt openen in Excel). Je hebt de optie om alleen het communicatiemiddel te tonen wanneer er 'Collectief' en/of 'Persoonlijk' is aangevinkt bij de flexwerker, relatie of contactpersoon. Als je beide opties aan vinkt, worden alleen de gegevens geëxporteerd indien beiden ook staan aangevinkt bij flexwerker, relatie of contactpersoon. Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de statuskleur van de geselecteerde groep, klik je op 'Uitvoeren'. In het onderdeel 'Frontoffice > Exporteren en printen' staat het exportbestand klaar en kun je het exporteren.

Webservice flexwerkers inschakelen

Wanneer je een match op flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle flexwerkers of alleen voor de flexwerkers met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan, dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de flexwerker worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.flexwerker.com'. Als je hier niets invult wordt de gehele zin weggelaten in de e-mail. Van deze batch actie wordt een rapportage aangemaakt met daarin de flexwerkers voor wie de webservice is ingeschakeld of reeds stond ingeschakeld.

Webservice relaties inschakelen

Wanneer je een match relaties (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere relaties tegelijk de webservice in te schakelen. Deze worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Relaties > Webservices'. Je dient eerst een keuze te maken of voor alle relaties of alleen voor de relaties met een e-mailadres de webservice mag worden ingeschakeld. Indien er een e-mailadres bekend is en de optie om inloggegevens te versturen staat aan dan zal er een e-mail worden verstuurd met daarin de inloggegevens. Voor het versturen van de inloggegevens kun je tevens gebruik maken van een e-mail template, deze kun je voor zowel de U-vorm als de Jij-vorm vastleggen. Er dient ook een verificatievraag met een verificatieantwoord te worden vastgelegd. Heb je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie' een adres ingevoerd dan wordt het veld automatisch gevuld, dit adres is dan niet meer aan te passen. Dit adres zal als volgt in de e-mail naar de relatie worden vermeld: 'U kunt inloggen op: www.inlener.com

Flexwrapp uitnodigen

Wanneer je een match flexwerker (handmatig) hebt gemaakt is het mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk een uitnodiging voor Flexwrapp te versturen.  Deze gegevens worden vastgelegd in het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Flexwrapp.

Flexwerker verwijderen

Met deze batchactie is het mogelijk om flexwerkers uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Dit geldt zowel voor niet verloonde (status 'Ingeschreven') als verloonde flexwerkers. Voor het in batch kunnen verwijderen van flexwerkers kun je een autorisatie instellen op het tabblad 'Beheer > Bedrijfinstellingen > Privacy'. Wanneer je hier een autorisatie vastlegt kunnen alleen medewerkers met deze rol deze batchactie selecteren. Indien een medewerker de rol heeft voor 'Batch verwijderen flexwerkers' maar niet de rol voor 'Verwijderen verloonde flexwerkers', kan deze medewerker in een batch alleen flexwerkers verwijderen met de status 'Ingeschreven'. Het verwijderen van verloonde flexwerkers kan vanaf 7 jaar na de laatste verloning. 

Voor ZZP'ers en doorleners vindt er geen feitelijke verloning plaats, is er geen loonadministratie en gelden er andere bewaartermijnen. Om die reden is dit bij het verwijderen met de batchactie wel begrenst. Dit betekent dat bij het verwijderen met de batch actie voor ZZP'ers en doorleners wel rekening gehouden wordt met de 7 jaar niet verloond en dat deze personen niet worden verwijderd. Op het resultaat van de batch actie wordt hier een melding van gemaakt. Wil je de betreffende persoon wel verwijderen dan kun je dat handmatig doen via het tabblad 'Frontoffice > Flexwerker > Verwijderen'.
Na het starten van de batch actie wordt er een rapport opgemaakt met daarop het registratienummer van de te verwijderen flexwerkers en welke eventueel niet verwijderd kunnen worden. Bij de flexwerkers welke niet verwijderd kunnen worden wordt de reden hiervan erbij vermeld. 
Afhankelijk van de historie van de flexwerker duurt het verwijderen van de flexwerker enige tijd. Het kan dus voorkomen dat je de flexwerkers tijdelijk nog terug kunt vinden in Easyflex. Tijdens het verwijderen komen andere processen in de wachtrij. Na elke flexwerker wordt er gekeken of er andere processen zijn die in de wachtrij staan en worden deze eerst gestart. Wij adviseren hier rekening mee te houden bijvoorbeeld met de verloning.

Documenten verwijderen

Met deze batchactie is het mogelijk om documenten van de flexwerkers of relaties uit het matchresultaat in batch te verwijderen. Voor het in batch kunnen verwijderen van documenten dien je te beschikken over de juiste autorisatierol. Deze kun je vastleggen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Privacy'. Indien er geen autorisatie vastligt kan geen enkele medewerker documenten in batch verwijderen.

Bij 'Wijze van verwijderen' is standaard de optie 'Alles verwijderen' geselecteerd. Alle soorten documenten die zijn vastgelegd op het tabblad 'Documenten > Archief' van de flexwerker of relatie zullen worden verwijderen. Indien je gebruik maakt van Document management kun je ook kiezen voor 'Verwijderen per documenttype'. Op die manier kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om alleen arbeidsovereenkomsten te verwijderen. Je vult zelf een archiefdatum in om te bepalen welke documenten verwijderd mogen worden. Indien documenten van een flexweker ook gearchiveerd zijn bij de relatie of vice versa, kun je ervoor kiezen of je het document ook uit het archief van de andere partij wilt verwijderen.

Indien je gebruik maakt van Document management wordt het feitelijke document definitief verwijderd uit de database maar blijft de 'detailregel' van het document wel zichtbaar in het documentenarchief van de flexwerker/relatie. Dit voorkomt dat je nieuwe signaleringen krijgt mbt Document management.

Middelenregistratie

Met deze batchactie is het mogelijk een middel aan de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te koppelen of een koppeling bij de flexwerkers uit het matchresultaat in batch te beëindigen.

Afwijkende tekst loonspecificatie

Met deze batchactie is het mogelijk om een afwijkende tekst voor op de loonspecificatie (i.p.v. de informatieregel onderaan de loonspecificatie) in te stellen bij flexwerkers. Bijvoorbeeld bij alle flexwerkers die bij een specifieke relatie tewerkgesteld zijn of alle flexwerkers van een bepaalde locatie. Het is daarvoor wel noodzakelijk dat je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' één of meerdere afwijkende teksten hebt vastgelegd bij 'Afwijkende teksten beheren'.

Zodra je kiest voor deze actie kun je een afwijkende tekst selecteren. Wanneer je op 'Uitvoeren' drukt zal deze tekst zichtbaar zijn op tabblad 'Loonspecificaties' bij de betreffende flexwerker(s) in het veld 'Afw. tekst loonspecificatie'. Het is tevens mogelijk om een afwijkende tekst bij flexwerkers te verwijderen middels deze actie; selecteer in dat geval geen afwijkende tekst en druk op 'Uitvoeren'. Het veld 'Afw. tekst loonspecificatie' zal dan leeg worden gemaakt bij de betreffende flexwerkers.

Afwijkende vertaling

Met deze batchactie is het mogelijk om een afwijkende vertaling vast te leggen voor de loonspecificaties en/of jaaropgaven van flexwerkers. Voor relaties is het mogelijk om een afwijkende vertaling vast te leggen voor de facturen.

Aftrekposten wijzigen

Met deze batchactie is het mogelijk om een aftrekpost vast te leggen (aanvinken) of te beëindigen (uitvinken) voor een geselecteerde groep flexwerkers.

Plaatsingen beëindigen

Met deze batchactie is het mogelijk om plaatsingen voorlopig of definitief te beëindigen voor een geselecteerde groep flexwerkers. Plaatsingen welke reeds een (voorlopige) einddatum hebben zijn uitgesloten van de batchactie. Deze datums worden dus niet geupdate.

Uitvoer samenstellen

Waneer je een matching hebt aangemaakt kun je zelf beslissen welke gegevens en in welke volgorde je in een matchresultaat en Export (CSV) worden getoond. Als je de knop 'Uitvoer samenstellen' activeert kun je uit de beschikbare kolommen de kolommen selecteren die je in je matchresultaat wil hebben getoond.

Aan de linkerkant bij 'Beschikbare kolommen' zie je alle kolommen die je kunt selecteren voor het samenstellen van je matchresultaat. Reeds geselecteerde kolommen staan vetgedrukt én zie je terug in de rechterkolom 'Geselecteerde kolommen'. Middels de pijltjestoetsen onder deze rechterkolom wijzig je de volgorde van de weergegeven kolommen.

Door het activeren van de knop 'Standaard' wordt de huidige selectie van kolommen vervangen door de standaardkolommen. Zo kun je dus snel veel handmatig toegevoegde kolommen deselecteren.

Image Added

Instellingen

 

De informatie in een kolom kan afhankelijk zijn van gekozen instellingen. Door de knop 'Instellingen' te activeren, kunnen deze worden aangepast.
Bij het aanmaken van een match staat 'Peildatum' op 'Huidige datum' en zijn 'Persoonlijk' en 'Collectief' niet aan gevinkt.
De instellingen die hier kunnen worden vastgelegd, worden gebruikt bij de batch actie 'Export (CSV)'.

...

Wanneer geen van beide zijn aangevinkt worden alle communicatiemiddelen getoond. Per communicatiemiddel kunnen meerdere gegevens worden ingevoerd, bijvoorbeeld twee mobiele nummers en drie e-mail adressen. In het matchresultaat en export (CSV) wordt altijd het eerste communicatiemiddel getoond. Wanneer bij de communicatiemiddelen instellingen worden aangevinkt, worden alleen de eerste communicatiemiddelen getoond die aan de 'Persoonlijk'/'Collectief' instellingen voldoen.

Export (CSV)

Wanneer er kolommen zijn geselecteerd middels 'Uitvoer samenstelling' worden deze zowel voor de export (CSV) als voor het tonen van het matchresultaat op het scherm gebruikt. Als er geen kolommen zijn gekozen na het aanmaken van een match, worden een aantal standaardkolommen getoond in het exportbestand.

...

Tips t.b.v. Export (CSV)

• Het adres dat standaard op het exportbestand komt te staan is altijd het correspondentieadres van de relatie.
• Wanneer er bij een contactpersoon een bepaald communicatiemiddel niet ingevoerd is dan wordt het communicatiemiddel van de relatie gebruikt.
• In de uitvoerkolom 'Tewerkgesteld' zijn bij een match op basis van de relatie en contactpersoon de kolommen van de flexwerkers beschikbaar. Dit betreft de flexwerkers die op de peildatum geplaatst zijn bij de betreffende relatie. Hierdoor kunnen voor een relatie (of contactpersoon) in de matchresultaat meerdere regels voorkomen. Eén voor iedere flexwerker. Voor een match op basis van de flexwerker betreft dit de relaties waar de flexwerker op de peildatum tewerk is gesteld.