Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:
...
Elke declaratie bevat een popup pop-up hint waarin informatie over de urendeclaratie wordt getoond. Wanneer je de cursor van de muis boven de declaraties zet wordt de popup pop-up hint weergegeven. De volgende gegevens worden getoond
- Declaratienummer
- Naam van de medewerker welke de declaratie heeft geaccordeerd
- Datum en tijd waarop de declaratie is geaccordeerd
- Datum en tijd waarop de declaraties is verloond
- Datum en tijd waarop de declaratie is verloond
Let op: de popup pop-up hint die getoond wordt bij de urendeclaratie, toont onder andere de naam van de medewerker welke de declaratie heeft geaccordeerd. De naam die getoond wordt is afhankelijk van de manier waarop de urendeclaratie is ingevuld of geaccordeerd.
...
Wanneer je de knop pro forma relatie totaal selecteert wordt een pro forma factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'. Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt.
- Pro forma e-factuur
Wanneer je de knop pro forma e-factuur selecteert wordt de pro forma e-factuur van de betreffende declaratie getoond.
...
Wanneer een flexwerker kort verzuim, feestdagen en/of vakantiedagen wenst op te nemen, geef je het aantal op te nemen uren per kolom in. Wanneer de reservering voor feestdagen collectief is, kunnen alleen op feestdagen uren worden ingegeven. Deze dagen worden door Easyflex geel gemarkeerd. Bijvoorbeeld tweede paasdag, Koninginnedag. Wanneer je meer dan 8:00 uur ingeeft, toont Easyflex je een waarschuwing: 'Let op: Opname feestdagen meer dan 8:00 uren...' Wanneer de reservering voor feestdagen individueel is, kunnen op alle dagen feestdagen uren worden ingegeven. Betreft het geen échte feestdag, toont Easyflex hiervan een melding: 'Let op: Deze dag is geen feestdag...'. Binnen individuele feestdagen reservering, wordt geen waarschuwing getoond wanneer er meer dan 8:00 uren worden ingegeven. Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Reserveringen' worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
Indien er in de plaatsing van de flexwerker een looncomponent staat waarbij ORT van toepassing is krijg je een melding in het tabblad 'Urenspecificatie' van de urendeclaratie wanneer je Vakantiedagen opneemt en nog geen bedrag hebt ingevuld bij de ORT-reservering. Via deze melding word je er op geattendeerd dat je een bedrag achter 'ORT-reservering' moet invullen in het tabblad 'Reserveringen' van de urendeclaratie.
ADV / TVT / DIV
Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij kunnen er kolommen worden getoond met ADV (Arbeidsduurverkorting), TVT (Tijd voor Tijd) of DIV (Diverse). Wanneer een flexwerker uren in deze categorie(en) wenst op te nemen, geef je het aantal op te nemen uren per kolom in. Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Reserveringen' worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
...
In het overzicht is van de urendeclaraties is een kolom toegevoegd, deze kolom heeft de de naam B. Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie, dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd.
Notificaties
Op dit tabblad worden automatisch notificaties aangemaakt door Easyflex naar aanleiding van gemaakte wijzigingen in de gegevens van de urendeclaratie. Op dit moment wordt het klikken op de knop 'Bewerken' genotificeerd en wordt er nog niet gekeken naar of er daadwerkelijk gegevens in de urendeclaratie zijn bewerkt. Zo kun je in ieder geval zien dat deze urendeclaratie is 'bewerkt' door een medewerker.
Standaard knoppen
Binnen elk onderdeel van de urendeclaratie, worden een aantal standaard knoppen getoond, te weten:
...
- Alle gegevens herstellen
Alle ingevoerde gegevens worden verwijderd uit de urendeclaratie. De standaard loon- en tariefafspraken uit de plaatsing en de automatisch uit te betalen reserveringen worden opnieuw aangemaakt in de urendeclaratie. - Actuele loon- en tariefafspraken toepassen
Alle ingevoerde gegevens worden bijgewerkt aan de hand van de meest actuele loon- en tariefafspraak. Dit is handig ingeval met terugwerkende kracht een andere loon- en tariefafspraak moet worden gebruikt. Bijvoorbeeld: er staan 40 normale uren in declaratie week 1 2023 met een uurloon van € 15 en een tarief van € 25. De declaratie is nog niet verloond. Vervolgens wordt het uurloon en het tarief aangepast in de plaatsing naar respectievelijk € 20 en € 30. In de declaratie wordt door middel van deze optie het uurloon en het tarief geüpdatet. De volgende zaken zijn belangrijk om te weten:
- Indien in de declaratie handmatig een looncomponent is toegevoegd, wordt hiervan niet het tarief aangepast;
- Indien het uurloon is gewijzigd, heeft dit gevolgen voor vergoedingen als er een percentage van het uurloon is vastgelegd;- Indien het uurloon is gewijzigd, wordt ook het uurloon van de reserveringen gewijzigd. Bij meerdere loon- en tariefafspraken in een declaratietijdvak wordt het uurloon uit de meest recente afspraak voor deze vergoeding gebruikt;
- Indien er sprake is van meerdere loon- en tariefafspraken binnen het declaratietijdvak en in een van de loon- en tariefafspraken is een looncomponent niet meegenomen, wordt de melding getoond dat dit looncomponent niet overal bijgewerkt kan worden zonder dat er een datum wordt genoemd.
Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er al verloond is en je toch met terugwerkende kracht een wijziging wil toepassen. Een reden kan zijn dat er een andere sector moest worden gebruikt. Hiervoor kan het volgende stappenplan worden gevolgd:
Voor flexwerker Y is week 1 t/m 4 in sector 1 reeds verloond, maar dit zou sector 2 moeten zijn. Wijzig de sector nog niet in de plaatsing. Het is namelijk van belang dat er wordt teruggeboekt met de oude gegevens. Er verandert dus niets aan de werkwijze van corrigeren maar het verwerken van de opboeking wordt makkelijker:
1. Bij alle declaraties kies je voor terug- en opboeken flexwerker;
2. Geef de opboekingen de status 'Wachten' zodat ze nog niet verloond kunnen worden;
3. Controleer of er geen nieuwe declaraties zijn geaccordeerd;
4. Ga naar het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties', selecteer de betreffende flexwerker en verloon de terugboekingen;
5. Controleer of de terugboekingen zijn verwerkt en het tijdvak 0 is;
6. Ga naar de plaatsing, maak een nieuwe loon- en tariefafspraak aan met ingang van week 1 of indien die al bestaat deze verwijderen en opnieuw vastleggen met de juiste sector.
7. Accordeer de loon- en tariefafspraak en ga naar de urendeclaraties;
8. Open de opboekingen die op 'Wachten' staan, klik op de dropdown bij 'Declaratie herstellen' en vervolgens 'Actuele loon- en tariefafspraken toepassen'
9. De looncomponenten zijn blijven staan en bevatten nu de gegevens uit de nieuwe/bijgewerkte loon- en tariefafspraak
10. Controleer de pro forma('s)
In bovenstaand scenario is alleen rekening gehouden met een wijziging van de sector. De sector(risicogroep) van opnamen wordt niet aangepast. - Alle gegevens herstellen m.b.v. opgave website
Deze optie is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal. Je kunt na het bewerken van de urendeclaratie alles herstellen naar de online ingevoerde gegevens. - Alle gegevens verwijderen
Alle ingevoerde uren in de urendeclaratie worden verwijderd en op nul gesteld. Je kunt nu nieuwe uren ingeven.
...