...
Het vastleggen van de algemene instellingen van een urenbestand-definitie wordt uitgelegd in stap 1;
Het specificeren van het formaat van een urenbestand is stap 2 (opgesplitst in CVS bestand en Excel bestand (Urenbestanden Premium));
Het hercoderen van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 3;
Een urenbestand kan bestaan uit gegevens van meerdere relaties. Voor deze relaties kunt u ook standaard instellingen vastleggen. Dit is stap 4;
Het instellen van de eE-mail instellingen (bij het gebruik van urenbestanden Premium). Dit is instellen (alleen beschikbaar met Urenbestanden Premium) vind je in stap 5;
3 voorbeelden van urenbestand-definities en bijbehorende urenbestanden vindt u vind je in stap 6;
Het importeren en verwerken van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 7;
Hoe een urenbestand wordt verwerkt wordt uitgelegd in stap 8.
Stap 1: Vastleggen van algemene instellingen
In 'Beheer > Urenbestand-definities' worden alle aangemaakte urenbestand-definities van de werkmaatschappij in een overzicht getoond. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe urenbestand-definitie aanmaken. Als je een bestaande urenbestand-definitie wil aanpassen of verwijderen activeer je de knoppen 'Wijzigen' of 'Verwijderen'. Hieronder wordt uitgelegd hoe je de algemene instellingen van een urenbestand-definitie kunt vastleggen.
...
Urenbestand-definities - Algemeen
Nieuwe urenbestand-definitie vastleggen
...
In deze velden geef je het urenbestand een naam en kun je er een korte omschrijving aan toevoegen. Vervolgens selecteer je het ‘Type' van het urenbestand. Het 'Type' van een urenbestand is een CSV bestand of een Excel bestand (Let op: Hieraan zijn kosten verbonden). Een CSV bestand is een formaat dat een Excel-bestand ondersteund (.csv), je kunt een Excel-bestand opslaan als een CSV bestand. Indien het type 'Excel bestand (Urenbestanden Premium)’ selecteert kun je Excel bestanden importeren die zijn opgeslagen als: .xlsx of .xlsm.
Standaard instellingen
...
Als je in dit tabblad de verplichte velden hebt ingevuld en opgeslagen met de knop 'Opslaan' worden de tabbladen 'Bestandsformaat', 'Hercoderen' en 'Instellingen' geactiveerd.
Stap 2 CSV bestand: Specificeren van het bestandsformaat
Na het vastleggen van de algemene gegevens van de urenbestand-definitie kun je in het tabblad 'Bestandsformaat' het formaat van een urenbestand specificeren. Je kunt hiervoor een bestand aanmaken of een bestaand bestand als voorbeeldbestand gebruiken. Aan de hand van deze specificatie wordt gekeken onder welke urenbestand-definitie het bestand valt. Als het bestandsformaat niet wordt vastgelegd zullen er tijdens het verwerken van het urenbestand coderingsfouten worden gemeld die opgelost moeten worden om het bestand te verwerken. Hieronder wordt beschreven hoe je aan de hand van een bestand het formaat kunt specificeren.
...
Door het activeren van de knop 'Testen' wordt getest of het urenbestand kan worden verwerkt. Blijken er na de test fouten te zitten in het formaat of de koppeling met de velden dan dien je deze op te lossen. Hierna kun je een nieuwe test doen.
Stap 2 Excel bestand (Urenbestanden Premium): Specificeren van het bestandsformaat
Let op: Deze optie is alleen actief wanneer Urenbestanden Premium actief is. Hieraan zijn kosten verbonden.
Na het vastleggen van de algemene gegevens van de urenbestand-definitie kun je in het tabblad ‘Bestandsformaat' het formaat van een urenbestand specificeren. Het word aangeraden om een voorbeeldbestand te gebruiken zodat je direct ziet welke kolommen je moet definiëren. Aan de hand van deze specificatie wordt gekeken onder welke urenbestand-definitie het bestand valt. In het geval van het versturen van een urenbestand doormiddel van een e-mail, is het e-mailadres wat is vastgelegd onder het tabje 'e-mail instelling’ gekoppeld aan de desbetreffende urenbestand-definitie. Wanneer het urenbestand word verstuurd naar het e-mail adres word de urenbestand-definitie automatisch geselecteerd. Als het bestandsformaat niet wordt vastgelegd zullen er tijdens het verwerken van het urenbestand coderingsfouten worden gemeld die opgelost moeten worden om het bestand te verwerken. Hieronder wordt beschreven hoe je aan de hand van een bestand het formaat kunt specificeren.
...
Nieuw urenbestand specificeren
Aan de hand van een voorbeeldbestand kun je de velden waar de kolommen uit het urenbestand onder komen te staan benoemen. Als je geen urenbestand hebt kun je zelf een voorbeeldbestand aanmaken.
Werkblad
Indien je voorbeeld urenbestand meerdere tabbladen / werkbladen bevat kun je via deze dropdown wisselen tussen de tabbladen.
Celbereik
Doormiddel van het celbereik geef je aan welke cellen gedefinieerd moeten worden. Het is mogelijk om een range in het veld te typen maar het is ook mogelijk om bijvoorbeeld de cellen te selecteren doormiddel van je muis. Wanneer je een kolom vanaf een bepaalde regel tot aan de laatste regel van excel wil definiëren, omdat je niet weet hoeveel regels er precies worden ingestuurd vanuit de relatie kun je dit op de volgende manieren doen:
Typ de range in het veld: D6:D1048576 (1048576 is de laatste regel in Excel)
Sleep vanaf de eerste regel die je wil definiëren tot na de 100e regel. Je zal zien dat er automatisch de laatste regel van excel word geselecteerd
Gebruik een toetsenbord combinatie. Selecteer de start cel bijvoorbeeld ‘D6’ druk vervolgens op de toets combinatie ‘Ctrl + Shift + Pijl naar benden ↓’. Het celbereik D6:D1048576 word geselecteerd. Dit werkt ook met ‘Ctrl + Shift + ← OF ↑ OF →'. Hiermee word het maximum bereik geselecteerd.
Veld
In de kolomdefinitie wordt het geselecteerde voorbeeldbestand getoond. Als je geen voorbeeldbestand heeft kun je zelf een bestand aanmaken door in het veld 'Aantal kolommen' een getal op te voeren ter grootte van het urenbestand dat de relatie zal gaan aanleveren. Wanneer het formaat is vastgelegd kun je de kolommen definiëren. In een urenbestand staat vaak de codering die door de relatie wordt gehanteerd. Deze codering is niet bekend of over te zetten naar Easyflex. Deze externe codering dient te worden geïdentificeerd in Easyflex. Dit doe je door de kolommen te koppelen aan 'Velden'. Om een kolom te koppelen selecteer je met je muis een kolom en kun je in 'Veld' een naam selecteren. Welke kolommen je wilt koppelen bepaalt je zelf. In de grijs getoonde rij boven de gegevens van het urenbestand komen de veldnamen te staan. Je kunt de volgende velden koppelen:
N.v.t.
Aantal
De 'eenheid' van het aantal is afhankelijk van het soort looncomponent.Afwijkende functienaam
Indien in de plaatsing een afwijkende functienaam moet worden toegepast kun je deze opnemen in het urenbestand.Afwijkende tekst loonspecificatie
Indien voor een bepaald looncomponent een afwijkende tekst moet worden toegepast op de loonspecificatie kun je dit opnemen in het urenbestand.Cao schaal plaatsing
In dit veld kun je de cao schaal ingeven, welke zal worden getoond op de loonspecificatie van de flexwerker.Code afwijkend BTW tarief
Een externe code waarmee je een afwijkend BTW tarief kunt gebruiken per regel in het urenbestand.Dag van de week
Hiermee word de dag van de week geselecteerd waarmee in combinatie met de velden ‘Jaar’ en ‘Week’ een datum kan worden berekend. Je hebt de optie voor een Nederlandse en Engelse dag aanduiding.Datum
De datum waarvoor de uren gelden. Je kunt de datum vastleggen op de volgende manieren: YYYY-MM-DD (2009-01-20 of 2009/1/20) / DD-MM-YYYY (25-03-2009 of 25/3/2009) / MM-DD-YYYY (03-25-2009 of 3/25/2009). Het is mogelijk om afwijkende datum notaties te gebruiken zoals bijvoorbeeld DD.MM.YYYY of MM/DD/YYYY. Deze datum notitie kunnen in het veld ‘Formaat’ worden getypt. Er moet altijd een dag aanduiding (aangegeven met een D), maand aanduiding (aangegeven met een M) en jaar aanduiding (aangegeven met een Y) in het veld worden getypt.Declaratie extern nummer
Het declaratienummer van urendeclaratie zoals bij de relatie bekend is.Flexwerker Plan4Flex nummer
Het Plan4Flex nummer van de flexwerkerFlexwerker Burgerservicenummer
Het Burgerservicenummer zoals vastgelegd in Easyflex.Flexwerker dossiernummer
Het dossiernummer van de flexwerkerFlexwerker extern nummer
Een extern nummer van de flexwerker.Flexwerker registratienummer
Het registratienummer zoals in Easyflex staat.Flexwerker memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een flexwerker. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.Flexwerker naam
De naam van de flexwerker.Flexwerker registratienummer
Het registratienummer van de flexwerker.Flexwerker werkmaatschappijnummer
Het werkmaatschappijnummer van de flexwerker.Functie code
Een externe code van de functie.Functie idnr
Het nummer van de functie zoals bekend in Easyflex.Jaar
Het veld wat het jaar waarin de uren zijn gewerktKostenplaats code
De kostenplaats wordt bij de relatie opgezocht aan de hand van de code.Kostenplaats naam
De kostenplaats wordt bij de relatie gezocht op basis van de naam.Looncomponent code
Een externe code welke aangeeft om wat voor soort looncomponent het gaat.Loonschema code
De code van het loonschema zoals bekend in Easyflex.Oproep plaatsing
Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'.Percentage flexwerker
Het percentage van het looncomponent voor de flexwerker. Dit getal kan in decimalen worden getoond (115,25%).Percentage relatie
Het percentage van het looncomponent voor de relatie. Dit getal kan in decimalen worden getoond (110,75%).Plaatsing extern nummer
Een extern nummer van de plaatsing.Plaatsing memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een plaatsing. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.Plaatsing registratienummer
Het plaatsingsnummer zoals bekend in Easyflex. Deze staat vermeld in de plaatsing op tabblad 'Periode en locatie'.Regelnummer
Een nummer in het bestand welke de urenregel uniek kan identificeren. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Regelnummer' koppelen.Relatie Plan4Flex nummer
Het Plan4Flex nummer van de relatie.Relatie debiteurennummer
Het debiteurennummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.Relatie extern nummer
Een extern nummer van de relatie.Relatie memoveld
Hierbij kun je een memoveld selecteren die correspondeert met een relatie. Enkel memovelden van het type ‘Getalveld’ en ‘Tekstveld’ kunnen geselecteerd worden.Relatie naam
De naam van de relatie.Relatie registratienummer
Het registratienummer van de relatie zoals bekend in Easyflex.Relatie wekmaatschappijnummer
Het werkmaatschappijnummer van de relatie.Sector code
De sectorcode zoals bekend in Easyflex.Tarief
Het basis factuurtarief.Tariefschema code
De code van het tarievenschema zoals bekend in Easyflex.Uren per week plaatsing
Standaard uren per week t.b.v. de plaatsingUurloon
Het basis uurloon.Verdeelsleutel locatie omzet en kosten flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerkerVerdeelsleutel locatie uren flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerkerVerdeelsleutel relatiebeheerder omzet en kosten flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerkerVerdeelsleutel relatiebeheerder uren flexwerker
Percentage verdeelsleutel voor de kant van de flexwerkerVersie
De versie van de urenregel. Let op! Als je in een later stadium correcties wilt maken aan de hand van urenbestanden moet je het veld 'Versie' koppelen.Weeknummer
Het week nummer van het desbetreffende urenbestand.Werkzaamheden plaatsing
De werkzaamheden waarmee je de automatisch aangemaakt plaatsing wilt vullen.
De veldopties worden door Easyflex onderhouden.
...
Door het activeren van de knop 'Testen' wordt getest of het urenbestand kan worden verwerkt. Blijken er na de test fouten te zitten in het formaat of de koppeling met de velden dan dien je deze op te lossen. Hierna kun je een nieuwe test doen.
Stap 3: Hercoderen
In een urenbestand staat vaak de codering die door de relatie wordt gehanteerd. Deze codering is niet bekend of over te zetten naar Easyflex. Deze externe codering dient te worden gekoppeld aan gegevens in Easyflex. Dit wordt 'hercoderen' genoemd. Dit is voor zowel bestandstype CSV als Excel identiek. De codering leg je vast in het tabblad 'Hercoderen'. Je bent niet verplicht de hercoderingen van te voren vast te leggen. Je kunt een urenbestand dan wel importeren en verwerken, maar er worden dan meldingen gemaakt over ontbrekende hercoderingen. Deze dienen te worden opgelost voor een volledige verwerking. Hieronder wordt beschreven hoe je een hercodering vastlegt.
...
Het tabblad 'Hercoderen' toont standaard alle hercoderingen die nog moeten worden gekoppeld of reeds zijn gekoppeld. Met de velden 'Soort hercodering', 'Status' en 'Externe code / nummer' kun je filteren op bestaande hercoderingen. Als je een nieuwe hercodering wilt vastleggen activeer je de knop 'Nieuw'. Afhankelijk van het soort hercodering dien je een specificatie op te geven. Je kunt de volgende hercoderingen invullen:
Nieuwe hercodering
Code afwijkend BTW tarief
De code uit het urenbestand.Flexwerker extern nummer
Het externe nummer van de flexwerker uit het urenbestand.Flexwerker naam
De naam uit Easyflex.Relatie extern nummer
Het externe nummer van de relatie uit het urenbestand.Relatie
De naam uit Easyflex.Relatie naam
De naam uit het urenbestand.Relatie
De naam uit Easyflex.Plaatsing extern nummer
Het externe nummer.Functie code
De externe code van een functie uit het urenbestand.Functie
De functie uit Easyflex.Looncomponent code
De externe code uit het urenbestand.Looncomponent
De naam van een looncomponent uit Easyflex.Tekst loonslip
De omschrijving op de loonspecificatie.Tekst factuur
De omschrijving op de factuur.Eenheid
Als je de eenheid 'Uren (decimaal)' selecteert dienen de uren als 7.98 te zijn genoteerd in het urenbestand.Belast / onbelast
...
Stap 4: Standaard instellingen
Urenbestanden kunnen betrekking hebben op meerdere relaties. In het tabblad 'Urenbestand definities > Instellingen' kunt u per relatie vastleggen of er automatisch plaatsingen worden aangemaakt als het urenbestand uren van flexwerkers bevat die niet zijn geplaatst bij één van de relaties. Net zoals op het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' kun je een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsing. Hieronder wordt beschreven welke instellingen je kunt vastleggen.
...
Je selecteert de relatie waarvoor je wilt vastleggen dat er automatisch plaatsingen worden aangemaakt. Je kunt een relatie éénmaal selecteren.
Relatie
Tevens kun je ervoor kiezen een plaatsing niet automatisch aan te laten maken. Je kiest bij plaatsingen aanmaken dan voor 'niet aanmaken'.
Plaatsingen
Je kunt een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsingen:
Hoofdfunctie
De hoofdfunctie die voor aan te maken plaatsingen wordt toegepast. Staat er in het urenbestand een functie en wordt dit aangegeven in tabblad 'Bestandsformaat', dan wordt de functie uit het urenbestand toegepast.Functienaam
De functienaam die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.Functiegroep
De functiegroep die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.Leveringswijze
De leveringswijze die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.Onregelmatige diensten
Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven.
Tijdens het automatisch aanmaken van deze plaatsingen worden geen looncomponenten in de plaatsingen gezet. Deze kun je zelf toevoegen in de plaatsing op het tabblad 'Lonen en tarieven'.
...
Wanneer er een plaatsing wordt aangemaakt kun je een factuuradres en/of kostenplaats selecteren. Standaard staat hier het factuuradres getoond uit tabblad 'Relaties > Facturatie > Adressen als 'Standaard factuuradres'. Met de knop 'Zoeken' kun je een ander factuuradres selecteren. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de factuuradressen opgegeven in het tabblad 'Relaties > Facturatie > Adressen' bij 'Afwijkende factuuradressen'.
...
Lonen en tarieven
Bij het aanmaken van een plaatsing dient altijd een sector te worden geselecteerd. Bij 'Sector' kun je aangeven of deze automatisch moet worden geselecteerd of dat je deze bijvoorbeeld in het urenbestand wilt verwerken.
Je heb de volgende keuzes:
Automatisch (altijd eerste selecteren)
Easyflex selecteert altijd de eerste sector bij het automatisch aanmaken van een plaatsing.Automatisch (handmatig bij meerdere sectoren)
Easyflex geeft een foutmelding wanneer er meerdere sectoren beschikbaar zijn voor plaatsing. Je dient de sector dan alsnog handmatig vast te leggen.Standaard sector
Je kunt een standaard sector selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing. Je kunt een keuze maken uit alle actieve sectoren.Kolom
Easyflex gebruikt de sector die je in het urenbestand heeft opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen sector in de plaatsing. Je dient de sector handmatig vast te leggen.
Nadat je de sector geselecteerd hebt dien je het beloningssysteem voor de plaatsing te selecteren. Wanneer je kiest voor inlenersbeloning, wordt de loonschaal automatisch gevuld met inlenersbeloning.
Wanneer je bij beloningssysteem kiest voor Uitzend CAO, kun je afhankelijk van de functie en het functieniveau kiezen voor normtabel en/ of instroomtabel.
Ten slotte kun je aangeven of er een loon- en of tarievenschema gebruikt dient te worden. Je hebt de volgende keuzes:
N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loon- en/of tarievenschema.Automatisch
Er wordt automatisch een loon- en/of tarievenschema geselecteerd.Standaard loon- en/ of tarievenschema
Je kunt een standaard loon- en/of tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.Urenbestand
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema die u in het urenbestand heeft opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.
Stap 5: E-mail instellingen
Deze optie is alleen actief wanneer Urenbestanden Premium actief is. Hieraan zijn kosten verbonden. Doormiddel van het instellen van een e-mail adres kunnen urenbestanden vanuit de relatie worden verstuurd naar Easyflex. Easyflex kan vervolgens de urenbestanden automatisch verwerken indien deze instelling is geactiveerd en de urenbestand definitie is ingericht zullen de uren automatisch worden verwerkt wanneer het bestand naar het vastgelegde e-mail adres word verstuurd.
...
Instellingen e-mailbox
Via het vakje achter ‘E-mail actief' kun je de mailbox activeren. Hierdoor kun je op de drie puntjes achter het veld ‘E-mailadres’ klikken. Er verschijnt een pop-up waarin je het e-mail adres kan vastleggen waaraan de desbetreffende urenbestand-definitie word gekoppeld. Het eerste gedeelte van het e-mail adres is al ingegeven door Easyflex. Doormiddel van het invulveld kun je het e-mailadres uniek maken.
...
Whitelisting
Doormiddel van de whitelisting kun je e-mailadressen toevoegen die bevoegd zijn om naar het e-mailadres te mailen wat is ingevuld bij het veld ‘E-mailadres’. Doormiddel van ‘Nieuw’ kun je een e-mailadres vastleggen. Hierbij kun je ook aangeven of de urenbestanden die worden verstuurd vanuit dit e-mail adres automatisch verwerkt moeten worden. Je kan hiermee dus afwijken van de instelling ‘Automatisch verwerken’ die in het scherm ‘e-mail instellingen’ staat
TIP: Mocht je een domein willen whitelisten kun je dit doen doormiddel van een * (sterretje), bijvoorbeeld: ‘*@domein.nl'. Om deze manier whitelist je iedereen die mailt vanuit een e-mailadres eindigend op '@domein.nl’.
Via ‘Backoffice > E-mails urenbestanden’ kun je inzien welke urenbestanden zijn ingestuurd en wat de status hiervan is.
...
Wanneer je, nadat je een e-mailadres hebt vastgelegd, Urenbestanden Premium uitschakelt blijft het e-mailadres actief. Je kan hierdoor nog steeds zien via ‘Backoffice > E-mail urenbestanden’ welke e-mails er naar naar de e-mailadressen worden gestuurd door de relatie maar deze e-mails worden niet meer verwerkt tot dat je Urenbestanden Premium weer activeert. Wanneer Urenbestanden premium weer geactiveerd word kun je de e-mails die tijdens deze periode zijn binnengekomen alsnog handmatig verwerkenVoor meer informatie over de verwerking van Urenbestanden Premium klik hier.
Stap 3: Hercoderen
In een urenbestand staat vaak de codering die door de relatie wordt gehanteerd. Deze codering is niet bekend of over te zetten naar Easyflex. Deze externe codering dient te worden gekoppeld aan gegevens in Easyflex. Dit wordt 'hercoderen' genoemd. Dit is voor zowel bestandstype CSV als Excel identiek. De codering leg je vast in het tabblad 'Hercoderen'. Je bent niet verplicht de hercoderingen van te voren vast te leggen. Je kunt een urenbestand dan wel importeren en verwerken, maar er worden dan meldingen gemaakt over ontbrekende hercoderingen. Deze dienen te worden opgelost voor een volledige verwerking. Hieronder wordt beschreven hoe je een hercodering vastlegt.
...
Het tabblad 'Hercoderen' toont standaard alle hercoderingen die nog moeten worden gekoppeld of reeds zijn gekoppeld. Met de velden 'Soort hercodering', 'Status' en 'Externe code / nummer' kun je filteren op bestaande hercoderingen. Als je een nieuwe hercodering wilt vastleggen activeer je de knop 'Nieuw'. Afhankelijk van het soort hercodering dien je een specificatie op te geven. Je kunt de volgende hercoderingen invullen:
Nieuwe hercodering
Code afwijkend BTW tarief
De code uit het urenbestand.Flexwerker extern nummer
Het externe nummer van de flexwerker uit het urenbestand.Flexwerker naam
De naam uit Easyflex.Relatie extern nummer
Het externe nummer van de relatie uit het urenbestand.Relatie
De naam uit Easyflex.Relatie naam
De naam uit het urenbestand.Relatie
De naam uit Easyflex.Plaatsing extern nummer
Het externe nummer.Functie code
De externe code van een functie uit het urenbestand.Functie
De functie uit Easyflex.Looncomponent code
De externe code uit het urenbestand.Looncomponent
De naam van een looncomponent uit Easyflex.Tekst loonslip
De omschrijving op de loonspecificatie.Tekst factuur
De omschrijving op de factuur.Eenheid
Als je de eenheid 'Uren (decimaal)' selecteert dienen de uren als 7.98 te zijn genoteerd in het urenbestand.Belast / onbelast
Als je de instellingen van een bestaande hercodering wilt wijzigen selecteer je de desbetreffende hercodering en activeer je de knop 'Wijzigen'. Een bestaande hercodering kun je verwijderen door het activeren van de knop 'Verwijderen'. Als je een bestaande hercodering verwijdert en de codering wordt gebruikt in een urenbestand zal het urenbestand deels worden verwerkt. Er wordt een melding gemaakt dat er een hercodering ontbreekt.
Stap 4: Standaard instellingen
Urenbestanden kunnen betrekking hebben op meerdere relaties. In het tabblad 'Urenbestand definities > Instellingen' kunt u per relatie vastleggen of er automatisch plaatsingen worden aangemaakt als het urenbestand uren van flexwerkers bevat die niet zijn geplaatst bij één van de relaties. Net zoals op het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' kun je een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsing. Hieronder wordt beschreven welke instellingen je kunt vastleggen.
...
Je selecteert de relatie waarvoor je wilt vastleggen dat er automatisch plaatsingen worden aangemaakt. Je kunt een relatie éénmaal selecteren.
Relatie
Tevens kun je ervoor kiezen een plaatsing niet automatisch aan te laten maken. Je kiest bij plaatsingen aanmaken dan voor 'niet aanmaken'.
Plaatsingen
Je kunt een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsingen:
Hoofdfunctie
De hoofdfunctie die voor aan te maken plaatsingen wordt toegepast. Staat er in het urenbestand een functie en wordt dit aangegeven in tabblad 'Bestandsformaat', dan wordt de functie uit het urenbestand toegepast.Functienaam
De functienaam die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.Functiegroep
De functiegroep die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.Leveringswijze
De leveringswijze die voor de aan te maken plaatsingen wordt toegepast.Onregelmatige diensten
Wanneer het een plaatsing met onregelmatige diensten betreft, bijvoorbeeld ploegendiensten, dan kun je dat aangeven.
Tijdens het automatisch aanmaken van deze plaatsingen worden geen looncomponenten in de plaatsingen gezet. Deze kun je zelf toevoegen in de plaatsing op het tabblad 'Lonen en tarieven'.
...
Wanneer er een plaatsing wordt aangemaakt kun je een factuuradres en/of kostenplaats selecteren. Standaard staat hier het factuuradres getoond uit tabblad 'Relaties > Facturatie > Adressen als 'Standaard factuuradres'. Met de knop 'Zoeken' kun je een ander factuuradres selecteren. De keuzemogelijkheden zijn afhankelijk van de factuuradressen opgegeven in het tabblad 'Relaties > Facturatie > Adressen' bij 'Afwijkende factuuradressen'.
...
Lonen en tarieven
Bij het aanmaken van een plaatsing dient altijd een sector te worden geselecteerd. Bij 'Sector' kun je aangeven of deze automatisch moet worden geselecteerd of dat je deze bijvoorbeeld in het urenbestand wilt verwerken.
Je heb de volgende keuzes:
Automatisch (altijd eerste selecteren)
Easyflex selecteert altijd de eerste sector bij het automatisch aanmaken van een plaatsing.Automatisch (handmatig bij meerdere sectoren)
Easyflex geeft een foutmelding wanneer er meerdere sectoren beschikbaar zijn voor plaatsing. Je dient de sector dan alsnog handmatig vast te leggen.Standaard sector
Je kunt een standaard sector selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing. Je kunt een keuze maken uit alle actieve sectoren.Kolom
Easyflex gebruikt de sector die je in het urenbestand heeft opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen sector in de plaatsing. Je dient de sector handmatig vast te leggen.
Nadat je de sector geselecteerd hebt dien je het beloningssysteem voor de plaatsing te selecteren. Wanneer je kiest voor inlenersbeloning, wordt de loonschaal automatisch gevuld met inlenersbeloning.
Wanneer je bij beloningssysteem kiest voor Uitzend CAO, kun je afhankelijk van de functie en het functieniveau kiezen voor normtabel en/ of instroomtabel.
Ten slotte kun je aangeven of er een loon- en of tarievenschema gebruikt dient te worden. Je hebt de volgende keuzes:
N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loon- en/of tarievenschema.Automatisch
Er wordt automatisch een loon- en/of tarievenschema geselecteerd.Standaard loon- en/ of tarievenschema
Je kunt een standaard loon- en/of tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.Urenbestand
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema die u in het urenbestand heeft opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.
Stap 5: E-mail instellingen
Deze optie kan alleen worden gebruikt wanneer Urenbestanden Premium actief is. Hieraan zijn kosten verbonden. Doormiddel van het instellen van een e-mail adres kunnen urenbestanden vanuit de relatie worden verstuurd naar Easyflex. Easyflex kan vervolgens de urenbestanden automatisch verwerken indien deze instelling is geactiveerd en de urenbestand definitie is ingericht zullen de uren automatisch worden verwerkt wanneer het bestand naar het vastgelegde e-mail adres word verstuurd. Voor meer informatie over Urenbestanden Premium klik hier.
Stap 6: Voorbeelden CSV Urenbestand-definities
Easyflex stelt drie voorbeelden van urenbestanden en bijbehorende urenbestand-definities ter beschikking. Deze urenbestand-definities kun je importeren in 'Beheer > Urenbestand-definities'.
...
Stap 7: Urenbestanden importeren
Nadat een urenbestand definitie is vastgelegd kun je urenbestanden gaan importeren en verwerken in Easyflex. Dit kun je handmatig doen of automatisch doormiddel van Urenbestanden Premium. Handmatig kun je dit doen via het tabblad 'Backoffice > Urenbestanden'. In 'Backoffice' zijn alle urenbestanden van de werkmaatschappij terug te vinden. Op het tabblad worden alle urenbestanden in een overzicht getoond en kun je met de velden 'Volgorde', 'Filter op type' en 'Filter op status' filteren. Het is alleen mogelijk om urenbestanden te importeren als er een urenbestand definitie is vastgelegd. Hieronder wordt beschreven hoe je een urenbestand kunt importeren en verwerken.
...
Nieuw urenbestand toevoegen
Bij het gebruik van urenbestanden Premium kun je een urenbestand toevoegen door deze te mailen naar het daarvoor bestemde e-mailadres. Easyflex zal vervolgens de juiste urenbestand-definitie selecteren en deze verwerken volgens de instellingen. Wanneer je geen Urnebestanden Premium gebruikt kun je Door het activeren van de knop 'Toevoegen' kun je een urenbestand vanaf je computer importeren in Easyflex. Tijdens het toevoegen wordt er gekeken onder welke definitie het urenbestand kan worden geplaatst. Als Easyflex een urenbestand niet automatisch kan definiëren dien je handmatig een definitie te koppelen. Dit doe je in het veld 'Definitie'.
Door Easyflex is er een standaard definitie toegevoegd voor o.a. het gebruik van CAO-tool. Dit is 'Urenimport definitie CAO Tool'.
...
Als een urenbestand de status 'Fout' heeft, is het urenbestand niet verwerkt. Tijdens het verwerken is er een fout opgetreden van het urenbestand als geheel. Dit kan bijvoorbeeld door het verkeerde of onbekende 'Type' van het bestand komen. Je kunt dit urenbestand verwijderen en opnieuw toevoegen als de fout is achterhaald.
Stap 8: Urenbestand verwerken
Nadat je een urenbestand hebt geïmporteerd in Easyflex wordt het urenbestand middels het activeren van de knop 'Verwerken ' verwerkt of word dit automatisch gedaan door Urenbestanden Premium. Het verwerkingsproces van een urenbestand wordt in deze stap uitgelegd.
...