...
Het vastleggen van de algemene instellingen van een urenbestand-definitie wordt uitgelegd in stap 1;
Het specificeren van het formaat van een urenbestand is stap 2 (opgesplitst in CVS bestand en Excel bestand (Urenbestanden Premium));
Het hercoderen van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 3;
Een urenbestand kan bestaan uit gegevens van meerdere relaties. Voor deze relaties kunt u ook standaard instellingen vastleggen. Dit is stap 4;
Het instellen van de e-mail instellingen (bij het gebruik van urenbestanden Premium). Dit is stap 5;
3 voorbeelden van urenbestand-definities en bijbehorende urenbestanden vindt u in stap 6;
Het importeren en verwerken van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 7;
Hoe een urenbestand wordt verwerkt wordt uitgelegd in stap 8.
Stap 1: Vastleggen van algemene instellingen
In 'Beheer > Urenbestand-definities' worden alle aangemaakte urenbestand-definities van de werkmaatschappij in een overzicht getoond. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe urenbestand-definitie aanmaken. Als je een bestaande urenbestand-definitie wil aanpassen of verwijderen activeer je de knoppen 'Wijzigen' of 'Verwijderen'. Hieronder wordt uitgelegd hoe je de algemene instellingen van een urenbestand-definitie kunt vastleggen.
...
Urenbestand-definities - Algemeen
Nieuwe urenbestand-definitie vastleggen
...
Als je in dit tabblad de verplichte velden hebt ingevuld en opgeslagen met de knop 'Opslaan' worden de tabbladen 'Bestandsformaat', 'Hercoderen' en 'Instellingen' geactiveerd.
Stap 2 CSV bestand: Specificeren van het bestandsformaat
Na het vastleggen van de algemene gegevens van de urenbestand-definitie kun je in het tabblad 'Bestandsformaat' het formaat van een urenbestand specificeren. Je kunt hiervoor een bestand aanmaken of een bestaand bestand als voorbeeldbestand gebruiken. Aan de hand van deze specificatie wordt gekeken onder welke urenbestand-definitie het bestand valt. Als het bestandsformaat niet wordt vastgelegd zullen er tijdens het verwerken van het urenbestand coderingsfouten worden gemeld die opgelost moeten worden om het bestand te verwerken. Hieronder wordt beschreven hoe je aan de hand van een bestand het formaat kunt specificeren.
...
Door het activeren van de knop 'Testen' wordt getest of het urenbestand kan worden verwerkt. Blijken er na de test fouten te zitten in het formaat of de koppeling met de velden dan dien je deze op te lossen. Hierna kun je een nieuwe test doen.
Stap 2 Excel bestand (Urenbestanden Premium): Specificeren van het bestandsformaat
Let op: Deze optie is alleen actief wanneer Urenbestanden Premium actief is. Hieraan zijn kosten verbonden.
...
Door het activeren van de knop 'Testen' wordt getest of het urenbestand kan worden verwerkt. Blijken er na de test fouten te zitten in het formaat of de koppeling met de velden dan dien je deze op te lossen. Hierna kun je een nieuwe test doen.
Stap 3: Hercoderen
In een urenbestand staat vaak de codering die door de relatie wordt gehanteerd. Deze codering is niet bekend of over te zetten naar Easyflex. Deze externe codering dient te worden gekoppeld aan gegevens in Easyflex. Dit wordt 'hercoderen' genoemd. Dit is voor zowel bestandstype CSV als Excel identiek. De codering leg je vast in het tabblad 'Hercoderen'. Je bent niet verplicht de hercoderingen van te voren vast te leggen. Je kunt een urenbestand dan wel importeren en verwerken, maar er worden dan meldingen gemaakt over ontbrekende hercoderingen. Deze dienen te worden opgelost voor een volledige verwerking. Hieronder wordt beschreven hoe je een hercodering vastlegt.
...
Als je de instellingen van een bestaande hercodering wilt wijzigen selecteer je de desbetreffende hercodering en activeer je de knop 'Wijzigen'. Een bestaande hercodering kun je verwijderen door het activeren van de knop 'Verwijderen'. Als je een bestaande hercodering verwijdert en de codering wordt gebruikt in een urenbestand zal het urenbestand deels worden verwerkt. Er wordt een melding gemaakt dat er een hercodering ontbreekt.
Stap 4: Standaard instellingen
Urenbestanden kunnen betrekking hebben op meerdere relaties. In het tabblad 'Urenbestand definities > Instellingen' kunt u per relatie vastleggen of er automatisch plaatsingen worden aangemaakt als het urenbestand uren van flexwerkers bevat die niet zijn geplaatst bij één van de relaties. Net zoals op het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' kun je een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsing. Hieronder wordt beschreven welke instellingen je kunt vastleggen.
...
N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loon- en/of tarievenschema.Automatisch
Er wordt automatisch een loon- en/of tarievenschema geselecteerd.Standaard loon- en/ of tarievenschema
Je kunt een standaard loon- en/of tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.Urenbestand
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema die u in het urenbestand heeft opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.
Stap 5: E-mail instellingen
Deze optie is alleen actief wanneer Urenbestanden Premium actief is. Hieraan zijn kosten verbonden. Doormiddel van het instellen van een e-mail adres kunnen urenbestanden vanuit de relatie worden verstuurd naar Easyflex. Easyflex kan vervolgens de urenbestanden automatisch verwerken indien deze instelling is geactiveerd en de urenbestand definitie is ingericht zullen de uren automatisch worden verwerkt wanneer het bestand naar het vastgelegde e-mail adres word verstuurd.
...
Wanneer je, nadat je een e-mailadres hebt vastgelegd, Urenbestanden Premium uitschakelt blijft het e-mailadres actief. Je kan hierdoor nog steeds zien via ‘Backoffice > E-mail urenbestanden’ welke e-mails er naar naar de e-mailadressen worden gestuurd door de relatie maar deze e-mails worden niet meer verwerkt tot dat je Urenbestanden Premium weer activeert. Wanneer Urenbestanden premium weer geactiveerd word kun je de e-mails die tijdens deze periode zijn binnengekomen alsnog handmatig verwerken.
Stap 6: Voorbeelden CSV Urenbestand-definities
Easyflex stelt drie voorbeelden van urenbestanden en bijbehorende urenbestand-definities ter beschikking. Deze urenbestand-definities kun je importeren in 'Beheer > Urenbestand-definities'.
...
Stap 7: Urenbestanden importeren
Nadat een urenbestand definitie is vastgelegd kun je urenbestanden gaan importeren en verwerken in Easyflex. Dit kun je handmatig doen of automatisch doormiddel van Urenbestanden Premium. Handmatig kun je dit doen via het tabblad 'Backoffice > Urenbestanden'. In 'Backoffice' zijn alle urenbestanden van de werkmaatschappij terug te vinden. Op het tabblad worden alle urenbestanden in een overzicht getoond en kun je met de velden 'Volgorde', 'Filter op type' en 'Filter op status' filteren. Het is alleen mogelijk om urenbestanden te importeren als er een urenbestand definitie is vastgelegd. Hieronder wordt beschreven hoe je een urenbestand kunt importeren en verwerken.
...
Nieuw urenbestand toevoegen
Bij het gebruik van urenbestanden Premium kun je een urenbestand toevoegen door deze te mailen naar het daarvoor bestemde e-mailadres. Easyflex zal vervolgens de juiste urenbestand-definitie selecteren en deze verwerken volgens de instellingen. Wanneer je geen Urnebestanden Premium gebruikt kun je Door het activeren van de knop 'Toevoegen' kun je een urenbestand vanaf je computer importeren in Easyflex. Tijdens het toevoegen wordt er gekeken onder welke definitie het urenbestand kan worden geplaatst. Als Easyflex een urenbestand niet automatisch kan definiëren dien je handmatig een definitie te koppelen. Dit doe je in het veld 'Definitie'.
Door Easyflex is er een standaard definitie toegevoegd voor o.a. het gebruik van CAO-tool. Dit is 'Urenimport definitie CAO Tool'.
...
Als een urenbestand de status 'Fout' heeft, is het urenbestand niet verwerkt. Tijdens het verwerken is er een fout opgetreden van het urenbestand als geheel. Dit kan bijvoorbeeld door het verkeerde of onbekende 'Type' van het bestand komen. Je kunt dit urenbestand verwijderen en opnieuw toevoegen als de fout is achterhaald.
Stap 8: Urenbestand verwerken
Nadat je een urenbestand hebt geïmporteerd in Easyflex wordt het urenbestand middels het activeren van de knop 'Verwerken ' verwerkt of word dit automatisch gedaan door Urenbestanden Premium. Het verwerkingsproces van een urenbestand wordt in deze stap uitgelegd.
...