...
Als eerste dien je de identificatie en de persoonlijke gegevens van de medewerker vast te leggen. Dit gebeurt binnen de medewerkergegevens, in het tabblad 'Algemeen'.
Je voert een inlognaam in. Met deze inlognaam kan de medewerker inloggen in Easyflex. Vervolgens leg je de persoonlijke gegevens van de medewerker vast. Deze persoonlijke gegevens bestaan uit de volgende onderwerpen:
...
Wanneer de medewerker inlogt in Easyflex, dient deze in het bezit te zijn van een licentiesleutel. Het toekennen van een licentiesleutel gebeurt in het tabblad 'Licenties' binnen de medewerker gegevens.
Medewerkers - licentiesleutels
...
Wanneer de identificatie- en persoonlijke gegevens van de medewerker zijn vastgelegd, kun je een licentiesleutel toekennen. Je activeert hiervoor de knop 'Toevoegen'. Er verschijnt een venster met beschikbare licentiesleutels. Je selecteert een beschikbare licentiesleutel. Easyflex toont nu automatisch een wachtwoord. Met dit wachtwoord dient de medewerker éénmalig in te loggen. Dit wachtwoord kan bestaan uit hoofdletters, kleine letters, cijfers of een combinatie. De medewerker dient dit wachtwoord precies over te nemen wanneer deze voor het eerst inlogt in Easyflex. Nadat de medewerker éénmalig met het wachtwoord heeft ingelogd, is de medewerker verplicht een nieuw, zelf gekozen wachtwoord in te geven.
Toegang tot
In het veld 'Toegang tot' verschijnt automatisch de werkmaatschappij waarin de medewerker (en de locatie van de medewerker) is ingevoerd. Wanneer de werkmaatschappij een contractuele overeenkomst heeft waarin is bepaald dat er ook gebruik gemaakt kan worden van gegevens van andere werkmaatschappijen, worden deze betreffende werkmaatschappijen getoond in het venster 'Contractueel beschikbaar'. Met de horizontale pijltjestoetsen, kun je deze werkmaatschappijen overzetten naar het venster 'Toegang tot' zodat de betreffende medewerker ook kan inloggen in deze werkmaatschappijen. Is dit venster leeg, dan heeft de werkmaatschappij geen overeenkomst met andere werkmaatschappijen.
...
Het toekennen van rollen aan een medewerker is van groot belang. Wanneer een medewerker geen rollen heeft, zijn er geen modules beschikbaar binnen Easyflex en kan de medewerker niet werken. Het toekennen van rollen gaat als volgt; je gaat naar het tabblad 'Rollen' binnen de medewerkergegevens. Easyflex toont je een venster met daarin de toegekende rollen en de beschikbare rollen. De toegekende rollen zijn de rollen welke reeds aan de medewerker zijn toegekend en de beschikbare rollen zijn de rollen welke algemeen binnen de werkmaatschappij aangemaakt en beschikbaar zijn.
Met de horizontale pijltjestoetsen kun je beschikbare rollen overzetten naar toegekende rollen en andersom.
...
De procesberichten omtrent verwerkte processen worden met de nachtverwerking gestuurd naar de medewerker welke op dat moment de eigenaarsrechten van de medewerker bezit. Worden de eigenaarsrechten van een medewerker 's ochtends overgezet naar een andere medewerker, ontvangt deze nieuwe eigenaar geen procesbericht meer, deze kunnen namelijk maar éénmalig worden verstuurd. Voorbeeld: Het kan dus zijn dat er 's nachts processen gedraaid zijn. Het procesbericht hiervan is gestuurd naar medewerker A, de eigenaarsrechten van medewerker A worden (voordat deze is ingelogd) 's ochtends overgezet naar medewerker B. De medewerker B ontvangt geen procesberichten, deze zijn namelijk reeds verzonden naar medewerker A.
Verwijder eigenaarsrecht definitief
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (individueel)
Geef eigenaarsrecht definitief
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (individueel)
Verwijder alle eigenaarsrechten definitief
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (collectief)
Verwijder alle eigenaarsrechten definitief
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden definitief verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (collectief)
...
Het tijdelijk verwijderen van eigenaarsrechten is aan te raden wanneer een medewerker bijvoorbeeld met vakantie of met zwangerschapverlof gaat. Een verlof waarbij er vanuit wordt gegaan dat de medewerker terug zal keren. Het tijdelijk verwijderen van eigenaarsrechten gebeurt door middel van de open pijlen. Een enkele pijl zorgt voor het verwijderen van enkele eigenaarsrechten (individueel) en een dubbele pijl zorgt voor het verwijderen van alle eigenaarsrechten (collectief). Wanneer een medewerker na het verlof terugkeert en inlogt binnen Easyflex worden de eigen eigenaarsrechten altijd terug gegeven. Zijn er ook eigenaarsrechten van andere medewerkers tijdelijk verwijderd worden deze ook terug gegeven, mits deze inmiddels niet aan een andere medewerker zijn gegeven. Wanneer een medewerker nog is ingelogd wanneer de eigenaarsrechten worden verwijderd, ontvangt deze medewerker een melding dat de sessie ongeldig is verklaard en wordt de medewerker uitgelogd.
Verwijder eigenaarsrecht tijdelijk
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (individueel)
Geef eigenaarsrecht tijdelijk
Eigenaarsrecht van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (individueel)
Verwijder alle eigenaarsrechten tijdelijk
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan linkerkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan rechterkant (collectief)
Verwijder alle eigenaarsrechten tijdelijk
Alle eigenaarsrechten van de medewerker geselecteerd aan rechterkant, worden tijdelijk verwijderd en overgezet naar de medewerker geselecteerd aan linkerkant (collectief)
...
In de eerste twee kolommen op dit tabblad, tref je de 'Contractuele toegangstijden'. Deze toegangstijden gelden voor de gehele werkmaatschappij en zijn contractueel met Easyflex overeengekomen. Wanneer je geen gebruik maakt van afwijkende toegangstijden, heeft de medewerker toegang tot Easyflex binnen deze standaard toegangstijden.
Standaard toegangstijden
Binnen de werkmaatschappij kunnen standaard toegangstijden worden vastgelegd. Deze standaard toegangstijden worden vastgelegd binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Toegangstijden) en vallen uiteraard altijd binnen de contractuele toegangstijden.
Toegang
Bij het invoeren van een nieuwe medewerker, wordt automatisch op elke dag toegang verleend, het vinkje staat aan. Wanneer je de toegang wilt blokkeren op een bepaalde dag, dien je het vinkje bij 'Toegang' weg te halen.
Afwijkende toegangstijden
Je kunt per medewerker afwijkende toegangstijden ingeven. Deze moeten uiteraard binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden te vallen. Indien je toegangstijden vastlegt welke niet binnen de contractueel overeengekomen toegangstijden vallen, geeft Easyflex je hiervan automatisch een melding. Wanneer je geen afwijkende toegangstijden ingeeft, heeft de medewerker toegang tot Easyflex binnen de standaard toegangstijden van de werkmaatschappij.