In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om een plaatsing aan te maken in Easyflex.
...
Een plaatsing krijgt pas de status Definitief (en geaccordeerd) wanneer er binnen op het tabblad 'Lonen en tarieven' per de startdatum van de plaatsing een loon- en tariefafspraken zijn is vastgelegd en via tabblad 'Accorderen' is gekozen voor 'Accorderen'.
...
Stap 4: Factuurgegevens (optioneel)
Factuuradres
Het factuuradres dat is ingegeven bij 'Relatie > Facturatie > Adressen' wordt hier zichtbaar. Indien er op tabblad 'Relatie > Facturatie > Adressen' afwijkende factuuradressen zijn vastgelegd kunnen deze in de plaatsing ook worden geselecteerd door op de knop met de 3 puntjes te drukken.
...
Indien gewenst kun je hier een tekst ingeven die als extra vermelding op de factuur terecht zal komen.
Aanlevering urendeclaraties
Je Inkoopordernummer
Hier kun je een inkoopordernummer vastleggen t.b.v. e-facturatie. Het nummer dat je hier vastlegt zal in de tag 'OrderReference' zichtbaar worden op de e-factuur. Het is alleen mogelijk om een inkoopordernummer vast te leggen, te wijzigen of te verwijderen indien bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'.
Aanlevering urendeclaraties
Je kunt hier een keuze maken uit:
...
Worden de uren aangeleverd via tijdregistratiesysteem Nedap PEP? Dan dien je bij 'Tijdregistratiesysteem' te kiezen voor 'Atimo'.
Aparte factuur
Wanneer je het Betalingstermijn in dagen
In dit veld word de betaaltermijn in dagen getoond die is ingesteld in het tabblad 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'.
Aparte factuur
Wanneer je het vinkje bij 'Aparte factuur' aanzet zal er altijd een aparte factuur worden gegenereerd voor de relatie met alleen de uren die op deze plaatsing verwerkt zijn.
Margefacturatie
Standaard factorafspraak locatie van relatie
Indien bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie' een standaard factorafspraak is geselecteerd voor de locatie van de betreffende relatie wordt de naam van de betreffende factorafspraak Afwijkend BTW tarief reverse billing
Zodra je in het tabblad 'Werk en personeel' hebt gekozen voor 'Leveringswijze > ZZP'er' kun je in dit veld een afwijkend BTW tarief vastleggen. De BTW instellingen die in de plaatsingen worden ingegeven zijn leidend en zullen dus worden gebruikt voor de berekening van de Reverse Billing factuur van de ZZP'er ongeacht wat er is ingevuld in het tabblad 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing'. Een uitzondering hierbij is wanneer er bij de relatie, waarbij de ZZP'er werkzaam is, de BTW instelling 'BTW verlegd' of 'Levering BTW vrij in Nederland' heeft ingesteld. Deze zal altijd leidend zijn voor de berekening van de Reverse Billing factuur indien er in het tabblad 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing' 'Levering in Nederland' staat ingesteld, in combinatie met de instelling in de plaatsing 'N.v.t.' of 'Levering in Nederland'.
Het drop-down menu zal niet ingeschakeld zijn wanneer de 'KOR-regeling' is aangevinkt bij 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing', aangezien je hierbij alleen de mogelijkheid hebt tot de BTW instelling 'Levering BTW vrij in Nederland'.
Margefacturatie
Standaard factorafspraak locatie van relatie
Indien bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie' een standaard factorafspraak is geselecteerd voor de locatie van de betreffende relatie wordt de naam van de betreffende factorafspraak hier getoond.
Afwijkende factorafspraak relatie
...
Voor elke plaatsing dienen lonen en tarieven te worden vastgelegd. Dit tabblad kun je alleen maar activeren wanneer je reeds een flexwerker hebt geselecteerd in het tabblad 'Werk en personeel'. Is er nog geen flexwerker geselecteerd, toont Easyflex je een melding en wordt het tabblad niet geactiveerd.
Na de controle of er een flexwerker is geselecteerd, wordt er een flexwerker is geselecteerd, wordt de status van de plaatsing gecontroleerd. Wanneer de status 'voorlopig' is, biedt Easyflex aan om de plaatsing 'definitief (maar onvolledig)' te maken. Wanneer je hiermee akkoord gaat, wijzigt Easyflex de status van de plaatsing in 'Definitief (maar onvolledig)' en wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' geopend. Wanneer je hiermee niet akkoord gaat, wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' niet geopend.
Het is dus niet mogelijk om lonen en tarieven in te geven wanneer de status van de plaatsing gecontroleerd. Wanneer de status 'voorlopig' is, biedt Easyflex aan om de plaatsing 'definitief (maar onvolledig)' te maken. Wanneer je hiermee akkoord gaat, wijzigt Easyflex de status van de plaatsing in 'Definitief (maar onvolledig)' en wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' geopend. Wanneer je hiermee niet akkoord gaat, wordt het tabblad 'Lonen en tarieven' niet geopend.
Het is dus niet mogelijk om lonen en tarieven in te geven wanneer de status van de plaatsing 'voorlopig' is.
Aanmaken nieuwe loon- en tariefafspraak
Wanneer het tabblad geactiveerd wordt, opent het scherm met lonen en tarieven. Wanneer er nog geen loon- en tariefspecificaties zijn vastgelegd, kies je voor 'Nieuw'. Wanneer er reeds loon- en tariefspecificaties zijn ingegeven, kun je alleen nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaken, wanneer alle overige afspraken 'geaccordeerd' zijn (via tabblad 'Accorderen'). Er kan namelijk maar één loon- en tariefafspraak de status 'nog niet geaccordeerd' hebben (zie hiervoor ook 'Ingangsdatum'). Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe loon- en tariefafspraak wilt ingeven. Deze conflictcontrole controleert of er arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de plaatsing. Controleer of alle loongegevens, start- en einddata van deze arbeidsovereenkomst OF plaatsing correct zijn. Wanneer deze melding wordt getoond, vraagt Easyflex: 'Wilt u doorgaan?'. Wanneer je 'Ja' selecteert kun je verder met de loon- en tariefafspraken. Wanneer je 'Nee' selecteert kun je niet verder met de loon- en tariefafspraken.
Aanmaken nieuwe loon- en tariefafspraak
Wanneer het tabblad geactiveerd wordt, opent het scherm met lonen en tarieven. Wanneer er nog geen loon- en tariefspecificaties zijn vastgelegd, kies je voor 'Nieuw'. Wanneer er reeds loon- en tariefspecificaties zijn ingegeven, kun je alleen nieuwe loon- en tariefspecificaties aanmaken, wanneer alle overige afspraken 'geaccordeerd' zijn (via tabblad 'Accorderen'). Er kan namelijk maar één loon- en tariefafspraak de status 'nog niet geaccordeerd' hebben (zie hiervoor ook 'Ingangsdatum'). Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe loon- en tariefafspraak wilt ingeven. Deze conflictcontrole controleert of er arbeidsovereenkomsten zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de plaatsing. Controleer of alle loongegevens, start- en einddata van deze arbeidsovereenkomst OF plaatsing correct zijn. Wanneer deze melding wordt getoond, vraagt Easyflex: 'Wilt u doorgaan?'. Wanneer je 'Ja' selecteert kun je verder met de loon- en tariefafspraken. Wanneer je 'Nee' selecteert kun je niet verder met de loon- en tariefafspraken.
Het is mogelijk de eerste loon- en tariefafpraak te verwijderen bij plaatsingen met de status 'Definitief (en geaccordeerd)' zolang er nog niet verloond is.
Let op! Bij het verwijderen van de eerste loon- en tariefafspraak krijgt de plaatsing de status 'Definitief (nog niet geaccordeerd)' en zullen de bijbehorende declaraties worden verwijderd. Indien er declaraties aanwezig zijn met de status 'Geaccordeerd voor verwerking', 'In bewerking' en 'Afgewikkeld' is het niet mogelijk de eerste loon- en tariefafspraak te verwijderen.
Ingangsdatum
Easyflex toont je een scherm waarin de ingangsdatum dient te worden ingegeven voor nieuwe loon- en tariefafspraken. Wanneer er meerdere loon- en tariefafspraken zijn aangemaakt, worden, door het activeren van de pijltjestoets, alle aanwezige ingangsdatums getoond. Door middel van een zgn. 'hint' wordt de status van de loon- en tariefafspraak getoond (geaccordeerd - nog niet geaccordeerd). Wanneer er loon- en tariefafspraken aanwezig zijn welke nog niet zijn geaccordeerd, wordt de datum van deze loon- en tariefafspraken gevolgd door een pijltje. Er kan maar één loon- en tariefafspraak de status 'nog niet geaccordeerd' hebben. Pas wanneer deze ook geaccordeerd is, kun je een nieuwe loon- en tariefafspraak aanmaken.
...
In geval van een doorleen- of ZZP-plaatsing is het ook mogelijk een afwijkend inkooptarief in te geven bij urencomponenten. Het is nodig om dit per looncomponent vast te leggen, indien van toepassing.
Detailinformatie
...
Het uiteindelijke factuurtarief dat op de factuur voor de relatie komt, wordt in dit veld getoond. Heb je wijzigen aangebracht in de rekenwijze (bijvoorbeeld een andere factor of een andere marge) kun je door het activeren van het pijltje het nieuwe factuurtarief in dit veld plaatsen.
Let op! Het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassing' past alleen de waarde van het factuurtarief aan, het veld in het midden van het scherm bij 'Tarief'. De waarde bij de tariefcalculator (Resultaat) wordt niet aangepast. Als het overzicht de tariefcalculator zou aanpassen, dan zouden gegevens van gebruikers in de tariefcalculator worden overschreven en dat kan erg nadelig zijn als er bijvoorbeeld instaat dat de rekenwijze 'Marge' is en de marge in procenten 10% moet zijn. In de tariefcalculator staat onderaan de laatste waarde die is berekend door de gebruiker en is er om de gebruiker te helpen bij een berekening. Het bedrag welke is vermeld bij 'Tarief' is leidend voor de facturatie.
Tariefcalculator
Basisdeel
...
Wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze 'Tarief', dien je in dit veld het factuurtarief in te geven. Er vindt nu geen berekening meer plaats, het factuurtarief wordt rechtstreeks overgenomen. Dit bestaat uit XXXX,XX. Ook wanneer je hebt gekozen voor de rekenwijze [Tarief] dien je in veld het factuurtarief in te geven. Dit bestaat uit XXXX,XX. Dit tarief wordt niet opgeteld bij het tarief voor de basis, maar wordt eerst verrekend met het toeslagpercentage. Bijvoorbeeld wanneer het percentage voor de flexwerker 150% is en het basistarief is € 20, bij toeslag [tarief] vul je € 10 in, wordt 50% van het toeslag [tarief] opgeteld bij het basistarief (percentage flexwerker 150% bestaat uit 100% basisdeel en 50% toeslagdeel). Het totale factuurbedrag komt op € 25.
Let op! Het overzicht 'Collectieve loon- en tariefaanpassing' past alleen de waarde van het factuurtarief aan, het veld in het midden van het scherm bij 'Tarief'. De waarde bij de tariefcalculator (Resultaat) wordt niet aangepast. Als het overzicht de tariefcalculator zou aanpassen, dan zouden gegevens van gebruikers in de tariefcalculator worden overschreven en dat kan erg nadelig zijn als er bijvoorbeeld instaat dat de rekenwijze 'Marge' is en de marge in procenten 10% moet zijn. In de tariefcalculator staat onderaan de laatste waarde die is berekend door de gebruiker en is er om de gebruiker te helpen bij een berekening. Het bedrag welke is vermeld bij 'Tarief' is leidend voor de facturatie.
Toeslagdeel
Deze rubriek wordt alleen maar getoond wanneer het percentage voor de flexwerker hoger is dan 100% en er geen percentage is ingegeven bij de relatie. Je selecteert in deze velden de berekening voor het toeslaggedeelte. Wanneer je het toeslagpercentage voor de relatie wel heeft ingegeven wordt deze rubriek niet getoond, het toeslaggedeelte wordt automatisch berekend op basis van het eerder ingegeven percentage. Ook wanneer je normale of verlaagde uren selecteert, wordt deze rubriek niet getoond.
...
- De startdatum van de nieuwe plaatsing mag niet vóór de startdatum van de oorspronkelijke plaatsing liggen.
- Gegenereerde documenten (plaatsingsbevestigingen) worden niet mee gekopieerd. (Het kan wel zo zijn dat een gegenereerde overeenkomst geldig is voor meerdere plaatsingen).
- Indien je ervoor kiest om loon- en tariefafspraken mee te kopiëren, worden alle loon- en tariefafspraken gekopieerd die van toepassing zijn op of na de ingangsdatum van de nieuwe plaatsing.
- De loon- en tariefafspraken in de nieuwe plaatsing worden automatisch geaccordeerd. Als je document management gebruikt kan het zijn dat je eerst bepaalde documenten dient te genereren voordat je de loon- en tariefafspraak kunt accorderen.
- Plaatsingen van Vaste medewerkers kunnen niet gekopieerd worden. Ook plaatsingen die automatisch zijn aangemaakt vanuit de overzichten 'Uitbetaling van reserveringen' of 'Automatisch uitbetalen' kunnen niet worden gekopieerd.
- Indien je in een plaatsing gebruikt maakt van tarievenschema's en je hebt in de plaatsing nog extra looncomponenten toegevoegd, worden al deze looncomponenten mee gekopieerd naar de nieuwe plaatsing. Dus niet alleen de looncomponenten die in het tarievenschema staan.
- De einddatum van een nieuwe plaatsing / gekopieerde plaatsing blijft altijd leeg, ook al heeft de bestaande plaatsing wel een einddatum.
Stap 13: IKV (optioneel)
Op dit tabblad kun je zien welke inkomstenverhoudingen gerelateerd zijn aan de betreffende plaatsing en zie je de details van deze inkomstenverhoudingen. De getoonde gegevens zijn informatief.