...
Tot slot is het nodig om bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie’ een dagboekcode inkoopboek en de btw-codes Inkopen vast te leggen.
4. Vereiste velden
Om reverse billing bij de flexwerker te kunnen inrichten, is het nodig om de volgende velden in te voeren:
...
Vooropgesteld: er dient een plaatsing te zijn met leveringswijze ‘ZZP’er’. Als Reverse billing actief is bij de flexwerker kan in de declaratie de inkoopfactuur worden bekeken met de pro forma van de flexwerker (Loontijdvak pro forma). Als er meerdere declaraties zijn geaccordeerd leidt dit tot één reverse billing factuur; de gegevens op de factuur worden gesplitst per declaratie. Tenzij er bij de ZZP'er andere instellingen zijn vastgelegd.
Het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' zorgt voor de afwikkeling van de urendeclaraties en het genereren van de Reverse billing factuur en de ‘normale' factuur voor de inlener. Het vinkje 'Verlonen' leidt in het geval van Reverse billing tot een inkoopfactuur waarbij factuurdatum gelijk is aan de aanmaakdatum van de factuur. Tevens is het mogelijk om in het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties' een handmatige factuurdatum voor Reverse billing facturen te genereren. De betaaltermijn die vermeld wordt op de Reverse billing factuur is altijd de 'Standaard betaaltermijn’ uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren’ of de afwijkende betaaltermijn zoals die is ingesteld bij de ZZP'er.
De 'verloning' van een ZZP'er zonder Reverse billing zorgt voor een 'Journaalpost lonen'. Als Reverse billing aanstaat en er wordt een Reverse billing factuur gegenereerd, dan leidt dit tot een 'Journaalpost inkopen'. Deze is aan te maken door middel van het overzicht 'Journaalposten verkopen/inkopen’ (voorheen ‘Journaalposten verkopen’). Bij de selectiecriteria kies je bij ‘Soort boekingen’ voor ‘Inkopen’. Journaalposten inkopen werkt voor alle financiële pakketten. Zowel de automatische als de handmatige factuurdatum komt in de Journaalpost inkopen te staan.
7. Verzenden van de Reverse billing factuur
...
De ZZP-facturen kunnen worden betaald. Zodra de Reverse billing factuur is gegenereerd, kan dat op twee manierenkun je op de volgende manier de factuur betalen:
In het tabje
...
...
Facturen’ zijn alle Reverse billing facturen terug te vinden. Er is een kolom ‘B’ die staat voor ‘Betaald’ (ook te vinden bij ‘Relaties > Facturen’). Standaard staat er nog geen vinkje bij ‘B’. Zolang de factuur nog niet als ‘Betaald’ is gemarkeerd, komt het bedrag van elke factuur terug op het overzicht ‘Saldilijst’ en ‘Aanmaken betaalopdrachten’. Elke factuur komt dus apart op de saldilijst en het betaalbestand te staan. In geval van uitbetaling van 10 facturen tegelijk, vinden er 10 transacties plaats. Dit komt, omdat ze elk een eigen betalingskenmerk hebben.
Het overzicht ‘Saldilijst’ dient als controle voorafgaand aan het definitief aanmaken van de betaling. In de saldilijst staan alle flexwerkers bij elkaar. In het overzicht ‘Aanmaken betaalopdrachten’ is het mogelijk om alleen betalingen van ‘Reverse billing facturen’ te doen door het gelijknamige veld aan te vinken. Je kunt er ook voor kiezen om het te combineren met de reguliere loonbetalingen. Als het overzicht is afgerond, staan alle betalingen in het exportbestand dat je kunt inlezen bij de bank, zoals je gewend bent.
Op het moment dat de betaalopdracht definitief is aangemaakt, wordt de betreffende Reverse billing factuur bij de ZZP’er automatisch gemarkeerd als betaald en komt die zodoende niet meer op de saldilijst en betaalopdrachten voor
...
.
Het is mogelijk om een betaling voor een Reverse billing factuur te blokkeren of te laten vervallen nadat je de betaalopdracht hebt aangemaakt. Dit kan via ‘Backoffice > Betalingsverkeer’. Hiervoor kan desgewenst een autorisatierol worden vastgelegd in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie > Autorisatie betalingen’.Let op: een Betalingen’.
Het is tevens mogelijk om in te stellen dat de factuur pas betaald mag worden als deze 'geaccordeerd' is. Bijvoorbeeld als je de reverse billing factuur pas wilt betalen zodra de relatie jouw factuur betaald heeft. In dat geval kies je bij 'Frontoffice > Flexwerker > ZZP > Reverse billing' voor 'Betaling factuur accorderen'. Vervolgens dien je elke factuur eerst te accorderen alvorens deze in de betaalbatch wordt opgenomen, door bij de betreffende factuur het vinkje aan te zetten bij 'Geaccordeerd voor betaling'.
Een negatieve factuur (b.v. vanwege een correctie) wordt net zoals bij reguliere facturen betalingen bij een relatie niet flexwerker automatisch verrekend met een nieuwe factuur. Je kunt dit bedrag Het handmatig inhouden op een nieuwe volgende factuur is niet nodig.
9. Exporteren crediteuren
Middels het overzicht ‘Exporteren crediteuren’ kun je een exportbestand aanmaken van alle crediteuren (alle ZZP’ers waarbij reverse billing is geactiveerd en die beschikbaar over een crediteurennummer) zodat je deze kunt importeren in je boekhoudpakket. Het overzicht kan momenteel alleen aangemaakt worden indien je gebruik maakt van het financiële pakket ‘Exact online’, 'Twinfield', 'AccountView' en 'iMuis'. Gebruik je een ander financieel pakket en wil je ook het overzicht ’Exporteren crediteuren' kunnen gebruiken? Neem dan contact op met ons Service Center.
Aandachtspunten
Indien de facturen gesplitst moeten worden per declaratie is het nodig deze één voor één te accorderen en te ‘Verlonen'. Indien er meerdere declaraties de status 'geaccordeerd’ hebben en je start op dat moment de verloning, dan komen alle geaccordeerde declaraties op één factuur (wel worden de uren gesplitst per declaratie vermeld);
- Er kunnen geen aparte btw codes voor de inkoop worden vastgelegd. Dat betekent dat in de journalisering van de inkoopfacturen nu dezelfde btw nummers gehanteerd worden als in de journaalposten verkopen.Let op dat de capaciteit van het debiteurennummer (deze instelling geldt tevens voor het crediteurennummer) op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie' overeenkomt met het aantal cijfers dat je gebruikt voor het crediteurennummer. Wanneer het crediteurennummer bijvoorbeeld 5 cijfers bevat, en je hebt als capaciteit 4 opgegeven, dan zal het crediteurennummer op de 'Journaalposten inkopen' worden afgekapt na 4 cijfers.