In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om een plaatsing aan te maken in Easyflex.
| Table of Contents |
|---|
Stap 1: Periode en locatie (verplicht)
Bij het invoeren van een plaatsing wordt tabblad 'Periode en locatie' direct geopend.
Plaatsingsnummer
Wanneer een plaatsing wordt opgeslagen, krijgt deze automatisch een plaatsingsnummer. Dit nummer wordt toegekend door Easyflex wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en is door jou niet meer te wijzigen.
Datum/tijd
In dit veld wordt automatisch de huidige systeemdatum en systeemtijd getoond. Deze gegevens worden gevuld wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en kun je niet wijzigen.
Geplaatst door
In dit veld wordt automatisch de naam van de medewerker getoond die de plaatsing invoert. Deze gegevens kun je niet wijzigen.
Status (verplicht)
Bij een nieuwe plaatsing, is dit het eerste veld dat je dient in te vullen. Je kunt een keuze maken uit:
- Voorlopig
De plaatsing wordt voorlopig vastgelegd - Definitief (nog niet geaccordeerd)
De plaatsing wordt definitief vastgelegd, maar nog niet volledig
Een plaatsing krijgt pas de status Definitief (en geaccordeerd) wanneer er op het tabblad 'Lonen en tarieven' per de startdatum van de plaatsing een loon- en tariefafspraken is vastgelegd en via tabblad 'Accorderen' is gekozen voor 'Accorderen'.
Aanvangsdatum
Hier vul je de datum in dat de flexwerker start met de werkzaamheden. Deze datum mag echter nooit voor de aanvangsdatum van de aanvraag liggen en nooit na een eventueel ingevulde einddatum. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is, kun je deze datum niet meer wijzigen.
Meld- en werkadres
In eerste instantie toont Easyflex automatisch het meld- en werkadres dat is opgenomen in de aanvraagIn deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om een plaatsing aan te maken in Easyflex.
| Table of Contents |
|---|
...
Stap 1: Periode en locatie (verplicht)
Bij het invoeren van een plaatsing wordt tabblad 'Periode en locatie' direct geopend.
Plaatsingsnummer
Wanneer een plaatsing wordt opgeslagen, krijgt deze automatisch een plaatsingsnummer. Dit nummer wordt toegekend door Easyflex wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en is door jou niet meer te wijzigen.
Datum/tijd
In dit veld wordt automatisch de huidige systeemdatum en systeemtijd getoond. Deze gegevens worden gevuld wanneer je de knop 'Opslaan' activeert en kun je niet wijzigen.
Geplaatst door
In dit veld wordt automatisch de naam van de medewerker getoond die de plaatsing invoert. Deze gegevens kun je niet wijzigen.
Status (verplicht)
Bij een nieuwe plaatsing, is dit het eerste veld dat je dient in te vullen. Je kunt een keuze maken uit:
- Voorlopig
De plaatsing wordt voorlopig vastgelegd - Definitief (nog niet geaccordeerd)
De plaatsing wordt definitief vastgelegd, maar nog niet volledig
Een plaatsing krijgt pas de status Definitief (en geaccordeerd) wanneer er op het tabblad 'Lonen en tarieven' per de startdatum van de plaatsing een loon- en tariefafspraken is vastgelegd en via tabblad 'Accorderen' is gekozen voor 'Accorderen'.
Aanvangsdatum
Hier vul je de datum in dat de flexwerker start met de werkzaamheden. Deze datum mag echter nooit voor de aanvangsdatum van de aanvraag liggen en nooit na een eventueel ingevulde einddatum. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is, kun je deze datum niet meer wijzigen.
Meld- en werkadres
In eerste instantie toont Easyflex automatisch het meld- en werkadres dat is opgenomen in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met de meld- en werkadressen ('Frontoffice > Relatie > Meld- en werkadressen'). Wanneer je de knop 'Basis' activeert, wordt het algemene adres van de relatie geselecteerd. Wanneer je meer informatie wenst over het betreffende adres, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld.
Melden bij
Wanneer er bij de aanvraag een contactpersoon is geselecteerd waar de flexwerker zich dient te melden, wordt deze contactpersoon in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken') of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met contactpersonen ('Frontoffice > Relatie > Contactpersonen').
Bereikbaarheid
Wanneer er bij de aanvraag informatie omtrent de bereikbaarheid van het meld- en werkadres is ingegeven, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.
Business unit
Indien gewenst kun je hier een business unit selecteren. Indien bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Businessunits' is ingesteld dat het gebruik van business units in aanvragen en plaatsingen verplicht is wordt dit veld lichtgeel en is het verplicht om een business unit te selecteren.
Melden om
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het tijdstip waarop de flexwerker zich de eerste dag moet melden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.
Aanwezigheidscontrole uitvoeren
Wanneer je een controle wenst uit te voeren op de aanwezigheid van de flexwerker op de eerste werkdag, kun je deze optie aanvinken. De medewerker die de berichtgeving ontvangt krijgt een pop-up met daarin de melding dat de controle uitgevoerd kan worden. Ook wordt er automatisch een notificatie vastgelegd bij de relatie. Je kunt in 'Beheer > Berichtgeving' bij 'Aanwezigheidscontrole flexwerker' aangeven wie de pop-up voor de controle mag ontvangen.
Rooster
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het rooster, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen(knop 'Zoeken' of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan activeert de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met de meld- en werkadressen ('Frontoffice > Relatie > Meld- en werkadressen'). Wanneer je de knop 'Basis' activeert, wordt het algemene adres van de relatie geselecteerd. Wanneer je meer informatie wenst over het betreffende adres, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld.
Melden bij
Wanneer er bij de aanvraag een contactpersoon is geselecteerd waar de flexwerker zich dient te melden, wordt deze contactpersoon en alle algemene roosters van de werkmaatschappij worden getoond, deze zijn aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen en worden grijs getoond. Ook alle roosters welke bij de relatie zijn aangemaakt worden getoond, deze zijn zwart.
Uren per week (verplicht)
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de uren per week, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Als op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges/uren' bij 'Autorisatie voor plaatsing > 0 uren ingeven' een autorisatie is ingesteld kunnen medewerkers met deze rol 0 uren ingeven.
Werktijden
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de werktijden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken') of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je selecteert dan de knop 'Zoeken' waardoor je het scherm activeert met contactpersonen ('Frontoffice > Relatie > Contactpersonen').
Bereikbaarheid
Wanneer er bij de aanvraag informatie omtrent de bereikbaarheid van het meld- en werkadres is ingegeven, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.
Business unit
Indien gewenst kun je hier een business unit selecteren. Indien bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Businessunits' is ingesteld dat het gebruik van business units in aanvragen en plaatsingen verplicht is wordt dit veld lichtgeel en is het verplicht om een business unit te selecteren.
Melden om
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het tijdstip waarop de flexwerker zich de eerste dag moet melden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.
Aanwezigheidscontrole uitvoeren
Wanneer je een controle wenst uit te voeren op de aanwezigheid van de flexwerker op de eerste werkdag, kun je deze optie aanvinken. De medewerker die de berichtgeving ontvangt krijgt een pop-up met daarin de melding dat de controle uitgevoerd kan worden. Ook wordt er automatisch een notificatie vastgelegd bij de relatie. Je kunt in 'Beheer > Berichtgeving' bij 'Aanwezigheidscontrole flexwerker' aangeven wie de pop-up voor de controle mag ontvangen.
Rooster
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent het rooster, worden deze gegevens .
Declaratie vullen en accorderen
Er kan worden aangegeven dat de urendeclaraties standaard worden klaargezet voor de verloning en facturatie. Hier wordt aangegeven dat de urendeclaraties worden gevuld met het 'Standaard uren' patroon en direct de status 'Geaccordeerd voor verwerking' krijgen. Dit zijn de reeds bestaande urendeclaraties van een open loonjaar met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' en periodiek de nieuwe urendeclaraties.
Zodra de functie wordt aangezet start een proces om de urendeclaraties met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' te vullen met de uren en de urendeclaraties de status 'Geaccordeerd voor verwerking' te geven. De loonafrekeningsmethode die wordt gebruikt is voor flexwerkers de standaard die is aangegeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'. Voor vaste medewerkers wordt altijd de loonafrekenmethode 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken' gebruikt.
Deze functie is uitstekend toe te passen bij flexwerkers en vaste medewerkers met een periodiek terugkerend patroon.
Let op! Alle urendeclaraties worden klaargezet voor de verloning en zullen worden verwerkt met het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'.
Feestdagen niet vullen
In de plaatsing is het mogelijk om aan te geven dat je standaard uren niet wilt vullen op feestdagen. Wanneer dat gewenst is zet je het vinkje hier aan.
Dagdelen
De dagdelen welke in de aanvraag zijn geselecteerd door middel van de 'Stempelfunctie', worden in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.
Einddatum
Wanneer er bij de aanvraag een einddatum is ingegeven, wordt deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen (knop 'Zoeken' of verwijderen (knop 'Prullenbak'). Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Je activeert de knop 'Zoeken' en alle algemene roosters van de werkmaatschappij worden getoond, deze zijn aangemaakt binnen de bedrijfsinstellingen en worden grijs getoond. Ook alle roosters welke bij de relatie zijn aangemaakt worden getoond, deze zijn zwart.
Uren per week (verplicht)
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de uren per week, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren. Als op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges/uren' bij 'Autorisatie voor plaatsing > 0 uren ingeven' een autorisatie is ingesteld kunnen medewerkers met deze rol 0 uren ingeven.
Werktijden
Wanneer er bij de aanvraag gegevens ingevuld zijn omtrent de werktijden, worden deze gegevens in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er nog geen gegevens zijn ingevuld, kun je ook nieuwe gegevens invoeren.
Declaratie vullen en accorderen
Er kan worden aangegeven dat de urendeclaraties standaard worden klaargezet voor de verloning en facturatie. Hier wordt aangegeven dat de urendeclaraties worden gevuld met het 'Standaard uren' patroon en direct de status 'Geaccordeerd voor verwerking' krijgen. Dit zijn de reeds bestaande urendeclaraties van een open loonjaar met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' en periodiek de nieuwe urendeclaraties.
Zodra de functie wordt aangezet start een proces om de urendeclaraties met de status 'Urendeclaratie ontbreekt' te vullen met de uren en de urendeclaraties de status 'Geaccordeerd voor verwerking' te geven. De loonafrekeningsmethode die wordt gebruikt is voor flexwerkers de standaard die is aangegeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'. Voor vaste medewerkers wordt altijd de loonafrekenmethode 'In batch afwikkelen voor alle loontijdvakken' gebruikt.
Deze functie is uitstekend toe te passen bij flexwerkers en vaste medewerkers met een periodiek terugkerend patroon.
Let op! Alle urendeclaraties worden klaargezet voor de verloning en zullen worden verwerkt met het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'.
Feestdagen niet vullen
In de plaatsing is het mogelijk om aan te geven dat je standaard uren niet wilt vullen op feestdagen. Wanneer dat gewenst is zet je het vinkje hier aan.
Dagdelen
De dagdelen welke in de aanvraag zijn geselecteerd door middel van de 'Stempelfunctie', worden in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.
Einddatum
Wanneer er bij de aanvraag een einddatum is ingegeven, wordt deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer er bij de aanvraag geen einddatum is ingegeven en deze is voor de plaatsing wel bekend, kun je deze in dit veld ingeven. Je kunt handmatig een datum ingeven of je kunt de knop 'Standaarddatum' selecteren, Easyflex toont je dan de huidige systeemdatum. Achter de einddatum wordt de status van de einddatum getoond. Deze status staat standaard op 'Voorlopig'. Wanneer de einddatum echter definitief is, kun je de status wijzigen in 'Definitief'.
Reden
Bij het beëindigen van een plaatsing, dien je in dit veld de reden van beëindiging in te geven. Dit is echter afhankelijk van de gegevens welke zijn ingegeven in de selectietabel ('Beheer > Selectietabellen'). Wanneer deze selectietabel is ingevuld, is dit veld verplicht. Is deze selectietabel niet ingevuld, hoef je in dit veld niets in te vullen.
De ingevoerde gegevens op dit tabblad, worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, kies je voor de knop 'Annuleren'.
Reden UWV
De reden UWV moet je verplicht invullen bij het beëindigen van de plaatsing. Deze reden wordt bij het eindigen van de inkomstenverhouding meegestuurd in de loonaangifte. De te selecteren redenen zijn conform de richtlijnen van de Belastingdienst en als volgt:
- Opzegging WG proeftijd = 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd
- Opzegging WG UWV = 02 Opzegging door de werkgever met toestemming van UWV
- Ontbinding rechter WG = 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever
- Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever
- Beëindigd door WN = 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer
- Op staande voet = 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)
- Einde arbeidsovereenkomst = 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Van rechtswege overig = 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
- Uitzendbeding ziekte = 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht
- Uitzendbeding andere reden = 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden
- Overige reden = 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden
Stap 2: Werk en personeel (verplicht)
Nadat de periode en locatie gegevens van de plaatsingen zijn ingegeven, kun je de flexwerker gaan selecteren welke wordt geplaatst bij de aanvraag. Deze stappen worden uitgevoerd op het tabblad 'Werk en personeel'. Een aantal gegevens in dit tabblad worden overgenomen uit de gegevens welke reeds zijn ingegeven in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Vervolgens selecteer je de flexwerker welke tewerkgesteld wordt.
Hoofdfunctie (verplicht)
De hoofdfunctie welke door jou is ingegeven binnen de aanvraag, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen (knop 'Zoeken'). Wanneer je de gegevens verwijderd (knop 'Prullenbak') moet je een nieuwe hoofdfunctie selecteren, deze is namelijk verplicht binnen een plaatsing.
Functienaam (verplicht)
De naam van de functie, welke automatisch aan de hoofdfunctie is gekoppeld, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen.
Functiegroep (verplicht)
Naar aanleiding van de ingegeven hoofdfunctie, toont Easyflex de geadviseerde functiegroep, hetzelfde niveau wordt automatisch getoond bij 'Toegepast'. Wanneer je het toegepaste niveau wenst te wijzigen, selecteer je bij 'Functiegroep' de knop 'Zoeken'. Easyflex toont je de beslissingsboom voor de functiegroepen en je kunt, door middel van het beantwoorden van de vragen, het niveau wijzigen. Voor uitgebreide informatie omtrent deze beslissingsboom, verwijzen wij je naar de algemene beschrijvingen ('Algemene beschrijvingen > Beslissingsboom').
Werkzaamheden
Wanneer er bij de aanvraag gegevens omtrent de werkzaamheden zijn ingegeven worden deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' hebt aangegeven dat het veld 'Werkzaamheden' verplicht moet worden ingevuld in de plaatsing zal het veld 'Werkzaamheden' in de plaatsing lichtgeel gekleurd zijn, wat betekent dat het veld gevuld moet worden.
Bijzonderheden
Wanneer er bij de aanvraag bijzonderheden zijn ingegeven worden deze dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.
Leveringswijze
Het selecteren van de leveringswijze is o.a. belangrijk voor de opbouw van reserveringen (vakantiewerk/uitzendwerk) of het wel of niet verlonen/factureren (ZZP/werving & selectie/doorlenen). Automatisch wordt de keuze getoond welke is geselecteerd in de aanvraag. Deze keuze kun je nog wijzigen, behalve wanneer je een aanvraag voor 'Werving & selectie' hebt gemaakt. Indien de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft van het type 'Payrollovereenkomst' dient de leveringswijze van de plaatsing ook 'Payroll' te zijn.
Je hebt de keuze uit:
- Detacheren
Wanneer een flexwerker wordt gedetacheerd dien je deze keuze te selecteren; - Doorlenen
Wanneer een flexwerker wordt doorgeleend dien je deze keuze te selecteren; - Payroll
Wanneer het een payroll uitzending betreft dien je deze keuze te selecteren; - Uitzendwerk
Regulier werk voor een flexwerker; - Vakantiewerk
Wanneer een flexwerker conform de CAO voldoet aan vakantiewerk dien je deze keuze te selecteren. Bij het selecteren van vakantiewerk toont Easyflex altijd een extra waarschuwing; - Werving & selectie
Wanneer een flexwerker op basis van werving en selectie te werk wordt gesteld dien je deze keuze te selecteren; - ZZP'er
Wanneer je een ZZP'er te werk stelt dien je deze keuze te selecteren.
Deze keuzes worden onderhouden door Easyflex.
Let op: Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt wanneer iemand wordt als payroller werkzaam is.
Oproep
Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'. Of er sprake is van 'oproep' of 'jarenurennorm' is vanaf 1-1-2020 belangrijk voor het toepassen van de juiste ww-premie en wordt meegestuurd in de loonaangifte.
CAO
Indien er gekozen is voor leveringswijze 'Payroll' dien je vanaf 30-12-2019 in dit veld een CAO te selecteren welke je bij de relatie op het tabblad 'Overige gegevens' hebt gekozen. Hier kun je meerdere CAO's selecteren en de 'hoofd cao' wordt als standaard geselecteerd in de plaatsing.
Flexwerker (verplicht)
...
Bestemming
Zodra je een flexwerker hebt geselecteerd, rekent Easyflex direct de globale reisafstand in kilometers en de reistijd in minuten uit. Deze gegevens worden berekend volgens de postcodetabel (van postcode A naar postcode B). Indien je een exacte routebeschrijving wenst (van postcode + huisnummer A naar postcode + huisnummer B) kun je de knop 'Locatie informatie' activeren.
Reisafstand
De reisafstand in kilometers wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Reistijd
De reistijd in minuten wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Wanneer je meer informatie wenst over de bestemming of je wil een exacte routebeschrijving, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres worden (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) binnen de locatie informatie als 'Locatie B' vermeld.
Uren
Het totaal aantal uren dat in deze plaatsing is verloond wordt getoond.
Totaal
Hier wordt het aantal gewerkte uren aangegeven die voor deze flexwerker bij de relatie zijn verloond. Je kunt op de 'informatieknop' klikken om de verdeling van deze gewerkte uren te kunnen zien over bijvoorbeeld: normale- en overwerkuren.
Signaleren bij / actief
Wanneer je bij een bepaald aantal gewerkte uren een signalering wil ontvangen dan geef je hier aan bij hoeveel gewerkte uren je deze signalering wilt ontvangen. Klik ook het vakje 'actief' aan. Wanneer je tijdens het invoeren van een urendeclaratie op dit aantal uren komt, krijg je een waarschuwing te zien. Ook het draaien van het overzicht 'Signaleringen' geeft deze signaleringen aan.
De ingevoerde gegevens op dit tabblad worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'.
Stap 3: Vereiste documenten (optioneel)
Op dit tabblad worden de documenten getoond die als verplicht zijn aangemerkt via:
- 'Beheer > Document Management > Documentbeheer > Eigen documenttypen'
- 'Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist'
- 'Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist'
Zonder het genereren van de verplichte document op dit tabblad kun je niet verder met het vastleggen van de plaatsing.
Stap 4: Factuurgegevens (optioneel)
Factuuradres
Het factuuradres dat is ingegeven bij 'Relatie > Facturatie > Adressen' wordt hier zichtbaar. Indien er op tabblad 'Relatie > Facturatie > Adressen' afwijkende factuuradressen zijn vastgelegd kunnen deze in de plaatsing ook worden geselecteerd door op de knop met de 3 puntjes te drukken.
Kostenplaatscode
Wanneer er bij de relatie op tabblad 'Kostenplaatsen' kostenplaatsen zijn vastgelegd is het mogelijk om een kostenplaats in de plaatsing te selecteren. De uren die worden verwerkt op deze plaatsing zullen dan automatisch op deze kostenplaats terecht komen (tenzij je dit in de urendeclaratie handmatig aanpast).
Kostenplaatsnaam
Indien je bij 'Kostenplaatscode' een kostenplaats hebt geselecteerd zal de naam van de kostenplaats automatisch in het veld 'Kostenplaatsnaam' worden weergegeven.
Extra vermelding op de nota
Indien gewenst kun je hier een tekst ingeven die als extra vermelding op de factuur terecht zal komen.
Aanlevering urendeclaraties
Je kunt hier een keuze maken uit:
- Week
- 4-weken
- Maand
Afhankelijk van de keuze die je hier maakt zullen er weekdeclaraties, 4-wekendeclaraties of maanddeclaraties beschikbaar worden om in te vullen.
Accorderen urendeclaraties
Hier kun je aangeven hoe en door wie de declaraties worden geaccordeerd. De opties die hier worden getoond zijn afhankelijk van de opties die geselecteerd zijn op tabblad 'Overige gegevens' bij de relatie. Er zijn in totaal 6 opties beschikbaar:
- Ondertekenen relatie en flexwerker
- Ondertekenen relatie
- Ondertekenen flexwerker
- Accorderen relatie en flexwerker
- Accorderen relatie
- Accorderen flexwerker
Wanneer je voor de optie 'Ondertekenen' kiest gaat Easyflex er vanuit dat de uren handmatig ingevuld zullen worden in de urendeclaratie. Als er gebruik wordt gemaakt van een urenportaal moet je de optie 'Accorderen' selecteren.
Tijdregistratiesysteem
Worden de uren aangeleverd via tijdregistratiesysteem Nedap PEP? Dan dien je bij 'Tijdregistratiesysteem' te kiezen voor 'Atimo'.
Aparte factuur
Wanneer je het vinkje bij 'Aparte factuur' aanzet zal er altijd een aparte factuur worden gegenereerd voor de relatie met alleen de uren die op deze plaatsing verwerkt zijn.bij de aanvraag geen einddatum is ingegeven en deze is voor de plaatsing wel bekend, kun je deze in dit veld ingeven. Je kunt handmatig een datum ingeven of je kunt de knop 'Standaarddatum' selecteren, Easyflex toont je dan de huidige systeemdatum. Achter de einddatum wordt de status van de einddatum getoond. Deze status staat standaard op 'Voorlopig'. Wanneer de einddatum echter definitief is, kun je de status wijzigen in 'Definitief'.
Reden
Bij het beëindigen van een plaatsing, dien je in dit veld de reden van beëindiging in te geven. Dit is echter afhankelijk van de gegevens welke zijn ingegeven in de selectietabel ('Beheer > Selectietabellen'). Wanneer deze selectietabel is ingevuld, is dit veld verplicht. Is deze selectietabel niet ingevuld, hoef je in dit veld niets in te vullen.
De ingevoerde gegevens op dit tabblad, worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, kies je voor de knop 'Annuleren'.
Reden UWV
De reden UWV moet je verplicht invullen bij het beëindigen van de plaatsing. Deze reden wordt bij het eindigen van de inkomstenverhouding meegestuurd in de loonaangifte. De te selecteren redenen zijn conform de richtlijnen van de Belastingdienst en als volgt:
- Opzegging WG proeftijd = 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd
- Opzegging WG UWV = 02 Opzegging door de werkgever met toestemming van UWV
- Ontbinding rechter WG = 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever
- Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever
- Beëindigd door WN = 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer
- Op staande voet = 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)
- Einde arbeidsovereenkomst = 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
- Van rechtswege overig = 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
- Uitzendbeding ziekte = 40 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener vanwege ziekte uitzendkracht
- Uitzendbeding andere reden = 41 Einde uitzendovereenkomst, inroepen uitzendbeding door inlener om een andere reden
- Overige reden = 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden
Stap 2: Werk en personeel (verplicht)
Nadat de periode en locatie gegevens van de plaatsingen zijn ingegeven, kun je de flexwerker gaan selecteren welke wordt geplaatst bij de aanvraag. Deze stappen worden uitgevoerd op het tabblad 'Werk en personeel'. Een aantal gegevens in dit tabblad worden overgenomen uit de gegevens welke reeds zijn ingegeven in de aanvraag. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Vervolgens selecteer je de flexwerker welke tewerkgesteld wordt.
Hoofdfunctie (verplicht)
De hoofdfunctie welke door jou is ingegeven binnen de aanvraag, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen (knop 'Zoeken'). Wanneer je de gegevens verwijderd (knop 'Prullenbak') moet je een nieuwe hoofdfunctie selecteren, deze is namelijk verplicht binnen een plaatsing.
Functienaam (verplicht)
De naam van de functie, welke automatisch aan de hoofdfunctie is gekoppeld, wordt in dit veld getoond. Indien gewenst, kun je deze nog wijzigen.
Functiegroep (verplicht)
Naar aanleiding van de ingegeven hoofdfunctie, toont Easyflex de geadviseerde functiegroep, hetzelfde niveau wordt automatisch getoond bij 'Toegepast'. Wanneer je het toegepaste niveau wenst te wijzigen, selecteer je bij 'Functiegroep' de knop 'Zoeken'. Easyflex toont je de beslissingsboom voor de functiegroepen en je kunt, door middel van het beantwoorden van de vragen, het niveau wijzigen. Voor uitgebreide informatie omtrent deze beslissingsboom, verwijzen wij je naar de algemene beschrijvingen ('Algemene beschrijvingen > Beslissingsboom').
Werkzaamheden
Wanneer er bij de aanvraag gegevens omtrent de werkzaamheden zijn ingegeven worden deze in dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen. Wanneer je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' hebt aangegeven dat het veld 'Werkzaamheden' verplicht moet worden ingevuld in de plaatsing zal het veld 'Werkzaamheden' in de plaatsing lichtgeel gekleurd zijn, wat betekent dat het veld gevuld moet worden.
Bijzonderheden
Wanneer er bij de aanvraag bijzonderheden zijn ingegeven worden deze dit veld automatisch getoond. Je kunt deze gegevens, indien gewenst, nog wijzigen of verwijderen.
Leveringswijze
Het selecteren van de leveringswijze is o.a. belangrijk voor de opbouw van reserveringen (vakantiewerk/uitzendwerk) of het wel of niet verlonen/factureren (ZZP/werving & selectie/doorlenen). Automatisch wordt de keuze getoond welke is geselecteerd in de aanvraag. Deze keuze kun je nog wijzigen, behalve wanneer je een aanvraag voor 'Werving & selectie' hebt gemaakt. Indien de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft van het type 'Payrollovereenkomst' dient de leveringswijze van de plaatsing ook 'Payroll' te zijn.
Je hebt de keuze uit:
- Detacheren
Wanneer een flexwerker wordt gedetacheerd dien je deze keuze te selecteren; - Doorlenen
Wanneer een flexwerker wordt doorgeleend dien je deze keuze te selecteren; - Payroll
Wanneer het een payroll uitzending betreft dien je deze keuze te selecteren; - Uitzendwerk
Regulier werk voor een flexwerker; - Vakantiewerk
Wanneer een flexwerker conform de CAO voldoet aan vakantiewerk dien je deze keuze te selecteren. Bij het selecteren van vakantiewerk toont Easyflex altijd een extra waarschuwing; - Werving & selectie
Wanneer een flexwerker op basis van werving en selectie te werk wordt gesteld dien je deze keuze te selecteren; - ZZP'er
Wanneer je een ZZP'er te werk stelt dien je deze keuze te selecteren.
Deze keuzes worden onderhouden door Easyflex.
Let op: Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt wanneer iemand wordt als payroller werkzaam is.
Oproep
Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'. Of er sprake is van 'oproep' of 'jarenurennorm' is vanaf 1-1-2020 belangrijk voor het toepassen van de juiste ww-premie en wordt meegestuurd in de loonaangifte.
CAO
Indien er gekozen is voor leveringswijze 'Payroll' dien je vanaf 30-12-2019 in dit veld een CAO te selecteren welke je bij de relatie op het tabblad 'Overige gegevens' hebt gekozen. Hier kun je meerdere CAO's selecteren en de 'hoofd cao' wordt als standaard geselecteerd in de plaatsing.
Flexwerker (verplicht)
In dit veld dien je een flexwerker te selecteren. Door het activeren van de knop 'Zoeken' wordt het zoekscherm voor flexwerkers geopend en kun je de betreffende flexwerker opzoeken en vervolgens selecteren. Wil je meer informatie omtrent de flexwerker welke je hebt geselecteerd? Dan selecteer je de knop 'Informatie'.
Je kunt de gegevens van de flexwerker nog wijzigen en/of verwijderen wanneer de status van de plaatsing 'Voorlopig' of 'Definitief (maar onvolledig)' is. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is kun je de flexwerkergegevens niet meer wijzigen.
Wanneer je voor een geselecteerde flexwerker reeds loon- en tariefafspraken hebt vastgelegd en je wil de flexwerkergegevens wijzigen en/of verwijderen, toont Easyflex je de volgende waarschuwing: Er zijn voor deze plaatsing op basis van de geselecteerde flexwerker reeds tariefafspraken vastgelegd. Indien je door gaat worden deze tariefafspraken verwijderd... Wilt u doorgaan? Je hebt de keuze uit 'Ja' (alle loon- en tariefspecificaties worden verwijderd) of 'Nee' (er wordt niets gewijzigd en/of verwijderd, alle bestaande specificaties blijven bewaard inclusief de reeds geselecteerde flexwerker).
Bestemming
Zodra je een flexwerker hebt geselecteerd, rekent Easyflex direct de globale reisafstand in kilometers en de reistijd in minuten uit. Deze gegevens worden berekend volgens de postcodetabel (van postcode A naar postcode B). Indien je een exacte routebeschrijving wenst (van postcode + huisnummer A naar postcode + huisnummer B) kun je de knop 'Locatie informatie' activeren.
Reisafstand
De reisafstand in kilometers wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Reistijd
De reistijd in minuten wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Wanneer je meer informatie wenst over de bestemming of je wil een exacte routebeschrijving, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres worden (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) binnen de locatie informatie als 'Locatie B' vermeld.
Uren
Het totaal aantal uren dat in deze plaatsing is verloond wordt getoond.
Totaal
Hier wordt het aantal gewerkte uren aangegeven die voor deze flexwerker bij de relatie zijn verloond. Je kunt op de 'informatieknop' klikken om de verdeling van deze gewerkte uren te kunnen zien over bijvoorbeeld: normale- en overwerkuren.
Signaleren bij / actief
Wanneer je bij een bepaald aantal gewerkte uren een signalering wil ontvangen dan geef je hier aan bij hoeveel gewerkte uren je deze signalering wilt ontvangen. Klik ook het vakje 'actief' aan. Wanneer je tijdens het invoeren van een urendeclaratie op dit aantal uren komt, krijg je een waarschuwing te zien. Ook het draaien van het overzicht 'Signaleringen' geeft deze signaleringen aan.
De ingevoerde gegevens op dit tabblad worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'.
Stap 3: Vereiste documenten (optioneel)
Op dit tabblad worden de documenten getoond die als verplicht zijn aangemerkt via:
- 'Beheer > Document Management > Documentbeheer > Eigen documenttypen'
- 'Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist'
- 'Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist'
Zonder het genereren van de verplichte document op dit tabblad kun je niet verder met het vastleggen van de plaatsing.
Stap 4: Factuurgegevens (optioneel)
Factuuradres
Het factuuradres dat is ingegeven bij 'Relatie > Facturatie > Adressen' wordt hier zichtbaar. Indien er op tabblad 'Relatie > Facturatie > Adressen' afwijkende factuuradressen zijn vastgelegd kunnen deze in de plaatsing ook worden geselecteerd door op de knop met de 3 puntjes te drukken.
Kostenplaatscode
Wanneer er bij de relatie op tabblad 'Kostenplaatsen' kostenplaatsen zijn vastgelegd is het mogelijk om een kostenplaats in de plaatsing te selecteren. De uren die worden verwerkt op deze plaatsing zullen dan automatisch op deze kostenplaats terecht komen (tenzij je dit in de urendeclaratie handmatig aanpast).
Kostenplaatsnaam
Indien je bij 'Kostenplaatscode' een kostenplaats hebt geselecteerd zal de naam van de kostenplaats automatisch in het veld 'Kostenplaatsnaam' worden weergegeven.
Extra vermelding op de nota
Indien gewenst kun je hier een tekst ingeven die als extra vermelding op de factuur terecht zal komen.
Inkoopordernummer
Hier kun je een inkoopordernummer vastleggen t.b.v. e-facturatie. Het nummer dat je hier vastlegt zal in de tag 'OrderReference' zichtbaar worden op de e-factuur. Het is alleen mogelijk om een inkoopordernummer vast te leggen, te wijzigen of te verwijderen indien bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'.
Aanlevering urendeclaraties
Je kunt hier een keuze maken uit:
- Week
- 4-weken
- Maand
Afhankelijk van de keuze die je hier maakt zullen er weekdeclaraties, 4-wekendeclaraties of maanddeclaraties beschikbaar worden om in te vullen.
Accorderen urendeclaraties
Hier kun je aangeven hoe en door wie de declaraties worden geaccordeerd. De opties die hier worden getoond zijn afhankelijk van de opties die geselecteerd zijn op tabblad 'Overige gegevens' bij de relatie. Er zijn in totaal 6 opties beschikbaar:
- Ondertekenen relatie en flexwerker
- Ondertekenen relatie
- Ondertekenen flexwerker
- Accorderen relatie en flexwerker
- Accorderen relatie
- Accorderen flexwerker
Wanneer je voor de optie 'Ondertekenen' kiest gaat Easyflex er vanuit dat de uren handmatig ingevuld zullen worden in de urendeclaratie. Als er gebruik wordt gemaakt van een urenportaal moet je de optie 'Accorderen' selecteren.
Tijdregistratiesysteem
Worden de uren aangeleverd via tijdregistratiesysteem Nedap PEP? Dan dien je bij 'Tijdregistratiesysteem' te kiezen voor 'Atimo'.
Betalingstermijn in dagen
In dit veld word de betaaltermijn in dagen getoond die is ingesteld in het tabblad 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'.
Aparte factuur
Wanneer je het vinkje bij 'Aparte factuur' aanzet zal er altijd een aparte factuur worden gegenereerd voor de relatie met alleen de uren die op deze plaatsing verwerkt zijn.
Afwijkend BTW tarief reverse billing
Zodra je in het tabblad 'Werk en personeel' hebt gekozen voor 'Leveringswijze > ZZP'er' kun je in dit veld een afwijkend BTW tarief vastleggen. De BTW instellingen die in de plaatsingen worden ingegeven zijn leidend en zullen dus worden gebruikt voor de berekening van de Reverse Billing factuur van de ZZP'er ongeacht wat er is ingevuld in het tabblad 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing'. Een uitzondering hierbij is wanneer er bij de relatie, waarbij de ZZP'er werkzaam is, de BTW instelling 'BTW verlegd' of 'Levering BTW vrij in Nederland' heeft ingesteld. Deze zal altijd leidend zijn voor de berekening van de Reverse Billing factuur indien er in het tabblad 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing' 'Levering in Nederland' staat ingesteld, in combinatie met de instelling in de plaatsing 'N.v.t.' of 'Levering in Nederland'.
Het drop-down menu zal niet ingeschakeld zijn wanneer de 'KOR-regeling' is aangevinkt bij 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing', aangezien je hierbij alleen de mogelijkheid hebt tot de BTW instelling 'Levering BTW vrij in Nederland'.
Margefacturatie
Standaard factorafspraak locatie van relatie
...