In deze procesbeschrijving wordt stap voor stap uitgelegd wat er voor nodig is om een plaatsing aan te maken in Easyflex.
...
In dit veld dien je een flexwerker te selecteren. Door het activeren van de knop 'Zoeken' wordt het zoekscherm voor flexwerkers geopend en kun je de betreffende flexwerker opzoeken en vervolgens selecteren. Wil je meer informatie omtrent de flexwerker welke je hebt geselecteerd? Dan selecteer je de knop 'Informatie'.
Je kunt de gegevens van de flexwerker nog wijzigen en/of verwijderen wanneer de status van de plaatsing 'Voorlopig' of 'Definitief (maar onvolledig)' is. Wanneer de status van de plaatsing 'Definitief (en geaccordeerd)' is kun je de flexwerkergegevens niet meer wijzigen.
Wanneer je voor een geselecteerde flexwerker reeds loon- en tariefafspraken hebt vastgelegd en je wil de flexwerkergegevens wijzigen en/of verwijderen, toont Easyflex je de volgende waarschuwing: Er zijn voor deze plaatsing op basis van de geselecteerde flexwerker reeds tariefafspraken vastgelegd. Indien je door gaat worden deze tariefafspraken verwijderd... Wilt u doorgaan? Je hebt de keuze uit 'Ja' (alle loon- en tariefspecificaties worden verwijderd) of 'Nee' (er wordt niets gewijzigd en/of verwijderd, alle bestaande specificaties blijven bewaard inclusief de reeds geselecteerde flexwerker).
Bestemming
Zodra je een flexwerker hebt geselecteerd, rekent Easyflex direct de globale reisafstand in kilometers en de reistijd in minuten uit. Deze gegevens worden berekend volgens de postcodetabel (van postcode A naar postcode B). Indien je een exacte routebeschrijving wenst (van postcode + huisnummer A naar postcode + huisnummer B) kun je de knop 'Locatie informatie' activeren.
Reisafstand
De reisafstand in kilometers wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Reistijd
De reistijd in minuten wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Wanneer je meer informatie wenst over de bestemming of je wil een exacte routebeschrijving, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres worden (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) binnen de locatie informatie als 'Locatie B' vermeld.
Uren
Het totaal aantal uren dat in deze plaatsing is verloond wordt getoond.
Totaal
Hier wordt het aantal gewerkte uren aangegeven die voor deze flexwerker bij de relatie zijn verloond. Je kunt op de 'informatieknop' klikken om de verdeling van deze gewerkte uren te kunnen zien over bijvoorbeeld: normale- en overwerkuren.
Signaleren bij / actief
Wanneer je bij een bepaald aantal gewerkte uren een signalering wil ontvangen dan geef je hier aan bij hoeveel gewerkte uren je deze signalering wilt ontvangen. Klik ook het vakje 'actief' aan. Wanneer je tijdens het invoeren van een urendeclaratie op dit aantal uren komt, krijg je een waarschuwing te zien. Ook het draaien van het overzicht 'Signaleringen' geeft deze signaleringen aan.
De ingevoerde gegevens op dit tabblad worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'.
Stap 3: Vereiste documenten (optioneel)
Op dit tabblad worden de documenten getoond die als verplicht zijn aangemerkt via:
- 'Beheer > Document Management > Documentbeheer > Eigen documenttypen'
- 'Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist'
- 'Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist'
Zonder het genereren van de verplichte document op dit tabblad kun je niet verder met het vastleggen van de plaatsing.
Stap 4: Factuurgegevens (optioneel)
Factuuradres
Het factuuradres dat is ingegeven bij 'Relatie > Facturatie > Adressen' wordt hier zichtbaar. Indien er op tabblad 'Relatie > Facturatie > Adressen' afwijkende factuuradressen zijn vastgelegd kunnen deze in de plaatsing ook worden geselecteerd door op de knop met de 3 puntjes te drukken.
Kostenplaatscode
Wanneer er bij de relatie op tabblad 'Kostenplaatsen' kostenplaatsen zijn vastgelegd is het mogelijk om een kostenplaats in de plaatsing te selecteren. De uren die worden verwerkt op deze plaatsing zullen dan automatisch op deze kostenplaats terecht komen (tenzij je dit in de urendeclaratie handmatig aanpast).
Kostenplaatsnaam
Indien je bij 'Kostenplaatscode' een kostenplaats hebt geselecteerd zal de naam van de kostenplaats automatisch in het veld 'Kostenplaatsnaam' worden weergegeven.
Extra vermelding op de nota
Indien gewenst kun je hier een tekst ingeven die als extra vermelding op de factuur terecht zal komen.
Inkoopordernummer
Hier kun je een inkoopordernummer vastleggen t.b.v. e-facturatie. Het nummer dat je hier vastlegt zal in de tag 'OrderReference' zichtbaar worden op de e-factuur. Het is alleen mogelijk om een inkoopordernummer vast te leggen, te wijzigen of te verwijderen indien bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'.
Aanlevering urendeclaraties
Je kunt hier een keuze maken uit:
- Week
- 4-weken
- Maand
Afhankelijk van de keuze die je hier maakt zullen er weekdeclaraties, 4-wekendeclaraties of maanddeclaraties beschikbaar worden om in te vullen.
Accorderen urendeclaraties
Hier kun je aangeven hoe en door wie de declaraties worden geaccordeerd. De opties die hier worden getoond zijn afhankelijk van de opties die geselecteerd zijn op tabblad 'Overige gegevens' bij de relatie. Er zijn in totaal 6 opties beschikbaar:
- Ondertekenen relatie en flexwerker
- Ondertekenen relatie
- Ondertekenen flexwerker
- Accorderen relatie en flexwerker
- Accorderen relatie
- Accorderen flexwerker
Wanneer je voor de optie 'Ondertekenen' kiest gaat Easyflex er vanuit dat de uren handmatig ingevuld zullen worden in de urendeclaratie. Als er gebruik wordt gemaakt van een urenportaal moet je de optie 'Accorderen' selecteren.
Tijdregistratiesysteem
Worden de uren aangeleverd via tijdregistratiesysteem Nedap PEP? Dan dien je bij 'Tijdregistratiesysteem' te kiezen voor 'Atimo'.
Aparte factuur
Wanneer je het vinkje bij 'Aparte factuur' aanzet zal er altijd een aparte factuur worden gegenereerd voor de relatie met alleen de uren die op deze plaatsing verwerkt zijn.de reeds geselecteerde flexwerker).
Bestemming
Zodra je een flexwerker hebt geselecteerd, rekent Easyflex direct de globale reisafstand in kilometers en de reistijd in minuten uit. Deze gegevens worden berekend volgens de postcodetabel (van postcode A naar postcode B). Indien je een exacte routebeschrijving wenst (van postcode + huisnummer A naar postcode + huisnummer B) kun je de knop 'Locatie informatie' activeren.
Reisafstand
De reisafstand in kilometers wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Reistijd
De reistijd in minuten wordt berekend volgens de postcodetabel en wordt getoond wanneer er een flexwerker is geselecteerd. Het betreft de afstand van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker tot het meld- en werkadres binnen de plaatsing.
Wanneer je meer informatie wenst over de bestemming of je wil een exacte routebeschrijving, selecteer je de knop 'Locatie informatie'. De gegevens van het woon- en correspondentieadres van de flexwerker (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) worden binnen de locatie informatie als 'Locatie A' vermeld. De gegevens van het door jou geselecteerde meld- en werkadres worden (indien volledig ingevuld met postcode én huisnummer) binnen de locatie informatie als 'Locatie B' vermeld.
Uren
Het totaal aantal uren dat in deze plaatsing is verloond wordt getoond.
Totaal
Hier wordt het aantal gewerkte uren aangegeven die voor deze flexwerker bij de relatie zijn verloond. Je kunt op de 'informatieknop' klikken om de verdeling van deze gewerkte uren te kunnen zien over bijvoorbeeld: normale- en overwerkuren.
Signaleren bij / actief
Wanneer je bij een bepaald aantal gewerkte uren een signalering wil ontvangen dan geef je hier aan bij hoeveel gewerkte uren je deze signalering wilt ontvangen. Klik ook het vakje 'actief' aan. Wanneer je tijdens het invoeren van een urendeclaratie op dit aantal uren komt, krijg je een waarschuwing te zien. Ook het draaien van het overzicht 'Signaleringen' geeft deze signaleringen aan.
De ingevoerde gegevens op dit tabblad worden bewaard door het activeren van de knop 'Opslaan'. Wil je de gegevens niet opslaan, activeer je de knop 'Annuleren'.
Stap 3: Vereiste documenten (optioneel)
Op dit tabblad worden de documenten getoond die als verplicht zijn aangemerkt via:
- 'Beheer > Document Management > Documentbeheer > Eigen documenttypen'
- 'Frontoffice > Flexwerkers > Documenten > Vereist'
- 'Frontoffice > Relaties > Documenten > Vereist'
Zonder het genereren van de verplichte document op dit tabblad kun je niet verder met het vastleggen van de plaatsing.
Stap 4: Factuurgegevens (optioneel)
Factuuradres
Het factuuradres dat is ingegeven bij 'Relatie > Facturatie > Adressen' wordt hier zichtbaar. Indien er op tabblad 'Relatie > Facturatie > Adressen' afwijkende factuuradressen zijn vastgelegd kunnen deze in de plaatsing ook worden geselecteerd door op de knop met de 3 puntjes te drukken.
Kostenplaatscode
Wanneer er bij de relatie op tabblad 'Kostenplaatsen' kostenplaatsen zijn vastgelegd is het mogelijk om een kostenplaats in de plaatsing te selecteren. De uren die worden verwerkt op deze plaatsing zullen dan automatisch op deze kostenplaats terecht komen (tenzij je dit in de urendeclaratie handmatig aanpast).
Kostenplaatsnaam
Indien je bij 'Kostenplaatscode' een kostenplaats hebt geselecteerd zal de naam van de kostenplaats automatisch in het veld 'Kostenplaatsnaam' worden weergegeven.
Extra vermelding op de nota
Indien gewenst kun je hier een tekst ingeven die als extra vermelding op de factuur terecht zal komen.
Inkoopordernummer
Hier kun je een inkoopordernummer vastleggen t.b.v. e-facturatie. Het nummer dat je hier vastlegt zal in de tag 'OrderReference' zichtbaar worden op de e-factuur. Het is alleen mogelijk om een inkoopordernummer vast te leggen, te wijzigen of te verwijderen indien bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'.
Aanlevering urendeclaraties
Je kunt hier een keuze maken uit:
- Week
- 4-weken
- Maand
Afhankelijk van de keuze die je hier maakt zullen er weekdeclaraties, 4-wekendeclaraties of maanddeclaraties beschikbaar worden om in te vullen.
Accorderen urendeclaraties
Hier kun je aangeven hoe en door wie de declaraties worden geaccordeerd. De opties die hier worden getoond zijn afhankelijk van de opties die geselecteerd zijn op tabblad 'Overige gegevens' bij de relatie. Er zijn in totaal 6 opties beschikbaar:
- Ondertekenen relatie en flexwerker
- Ondertekenen relatie
- Ondertekenen flexwerker
- Accorderen relatie en flexwerker
- Accorderen relatie
- Accorderen flexwerker
Wanneer je voor de optie 'Ondertekenen' kiest gaat Easyflex er vanuit dat de uren handmatig ingevuld zullen worden in de urendeclaratie. Als er gebruik wordt gemaakt van een urenportaal moet je de optie 'Accorderen' selecteren.
Tijdregistratiesysteem
Worden de uren aangeleverd via tijdregistratiesysteem Nedap PEP? Dan dien je bij 'Tijdregistratiesysteem' te kiezen voor 'Atimo'.
Betalingstermijn in dagen
In dit veld word de betaaltermijn in dagen getoond die is ingesteld in het tabblad 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'.
Aparte factuur
Wanneer je het vinkje bij 'Aparte factuur' aanzet zal er altijd een aparte factuur worden gegenereerd voor de relatie met alleen de uren die op deze plaatsing verwerkt zijn.
Afwijkend BTW tarief reverse billing
Zodra je in het tabblad 'Werk en personeel' hebt gekozen voor 'Leveringswijze > ZZP'er' kun je in dit veld een afwijkend BTW tarief vastleggen. De BTW instellingen die in de plaatsingen worden ingegeven zijn leidend en zullen dus worden gebruikt voor de berekening van de Reverse Billing factuur van de ZZP'er ongeacht wat er is ingevuld in het tabblad 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing'. Een uitzondering hierbij is wanneer er bij de relatie, waarbij de ZZP'er werkzaam is, de BTW instelling 'BTW verlegd' of 'Levering BTW vrij in Nederland' heeft ingesteld. Deze zal altijd leidend zijn voor de berekening van de Reverse Billing factuur indien er in het tabblad 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing' 'Levering in Nederland' staat ingesteld, in combinatie met de instelling in de plaatsing 'N.v.t.' of 'Levering in Nederland'.
Het drop-down menu zal niet ingeschakeld zijn wanneer de 'KOR-regeling' is aangevinkt bij 'Frontoffice > Flexwekers > zzp > Reverse Billing', aangezien je hierbij alleen de mogelijkheid hebt tot de BTW instelling 'Levering BTW vrij in Nederland'.
Margefacturatie
Standaard factorafspraak locatie van relatie
...