Op dit tabblad kun je fiscale gegevens (denk aan gegevens omtrent de loonheffing) en gegevens omtrent sociale verzekeringen van de flexwerker vastleggen.
Het kan voorkomen dat bepaalde onderdelen niet beschikbaar zijn, deze worden dan grijs getoond (i.p.v. wit). Dit kan per medewerker verschillen en is afhankelijk van de autorisatie instellingen in Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisaties > Autorisatie flexwerkers en en in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces.
Basisgegevens
Burgerservicenummer
...
Arbeidsmigrant en Einddatum AM
Vanuit de ABU en NBBU cao: De arbeidsmigrant die voor het eerst voor werk bij die uitzendonderneming naar Nederland komt en door of in opdracht van die uitzendonderneming buiten Nederland wordt geworven, heeft gedurende de eerste twee maanden ten minste recht op een bedrag ter hoogte van het voltijdsminimum (jeugd)loon, ongeacht de contractduur en het aantal gewerkte uren.
In het veld 'Einddatum AM' leg je de datum vast tot wanneer de flexwerker recht heeft op het voltijd minimumloon. Doorgaans zijn dit dus twee maanden, maar als er bijvoorbeeld sprake is van een project kan de tijd ook korter zijn. Zodra een einddatum is ingevuld, komt er automatisch een vinkje te staan bij 'Arbeidsmigrant'. Je hoeft dus zelf de checkbox niet aan te vinken.
In 'Matching' kan via 'Uitvoer samenstellen' de kolom Arbeidsmigrant en de kolom met de einddatum worden toegevoegd. Zo kun je een overzicht maken welke flexwerkers een arbeidsmigrant zijn (geweest).
Tot slot vind je deze informatie terug op de rapporten van de overzichten 'Urendeclaraties' en 'Overzicht Urendeclaraties verwerkt', zodat zowel voor als na verloning gecheckt kan worden of aan de voorwaarden is voldaan.
Datum indiensttreding
In dit veld geef je de datum van indiensttreding voor de flexwerker in. Het kan voorkomen dat Easyflex automatisch de datum indiensttreding aanpast. Dit komt voor wanneer bij de verloning blijkt dat de datum indiensttreding in de toekomst ligt. Easyflex past de datum dan aan naar de huidige verloningsdatum. Indien de flexwerker in het verleden nog niet verloond is, hanteert Easyflex deze nieuwe datum als startdatum en heeft dit geen verdere gevolgen. Indien de flexwerker in het verleden verloond is via Easyflex, wordt tijdens de verloning (na het wijzigen van de 'datum indiensttreding') deze nieuwe datum terug gezet naar de oude datum en worden eventuele premiekortingen niet toegepast. Dit laatste heeft te maken met de inkomstenverhouding voor de Belastingdienst, welke al bestaat en niet zomaar gewijzigd kan worden. Is de flexwerker eerder verloond in Easyflex en is er bij een nieuw dienstverband recht op een korting, kan dit niet automatisch in Easyflex verwerkt worden. Dit dient dan handmatig in de loonaangifte verwerkt te worden. Dit kun je in Easyflex doen bij Backoffice > Loongiften > Betreft: Nog aan te geven > Selecteer gewenste periode > Wijzigen.
...
- Een flexwerker minder dan vijf dagen per week, minder dan 20 dagen per 4-wekenperiode of minder dan het aantal werkbare dagen per maand heeft gewerkt. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden.
- Er halverwege een loontijdvak een switch wordt gemaakt naar een ander loontijdvak (bijvoorbeeld midden in een week naar '4-weken'). Wanneer je een flexwerker halverwege een loontijdvak wilt laten switchen naar een ander loontijdvak dan toont Easyflex je de melding dat dit nadelig is voor de flexwerker en toont je tevens een alternatief. Je bent vrij in de keuze dit advies op te volgen.
- De flexwerker bij indiensttreding geen volledig tijdvak werkt, dus halverwege een tijdvak start. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden.
Aftrekposten alle heffingen
In dit veld worden de aftrekposten zoals pensioenen, VUT en WAO-hiaatregelingen vastgelegd. Deze gegevens kunnen in de loop van het jaar worden gewijzigd en zijn van belang voor de loonberekeningen.
...
Indien je gebruik maakt van de aftrekpost CAO-fonds kun je hier het registratienummer van de flexwerker invoeren welke je van het betreffende fonds ontvangt. Let op: Dit nummer geldt voor alle aangemaakte CAO-fondsen, het is niet mogelijk per CAO-fonds een apart nummer in te voeren.
Gegevens voor loonopgave
Deze gegevens zijn van belang voor de loonbelasting, loonopgave en vermelding op de jaaropgave en kunnen meerdere keren per jaar wijzigen door steeds met ingang van de juiste datum een nieuwe situatie vast te leggen. Echter wanneer de gegevens voor 'Tarief bijzondere beloningen' worden gewijzigd, worden deze voor het gehele kalenderjaar gewijzigd en aangepast.
Situatie met ingang van
Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van het loontijdvak. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee situaties vastgelegd, één per 1 januari 2023 en één per 21 juni 2023. Het loontijdvak is 'week' en week 25 wordt verloond. Zondag 25 juni is de laatste dag van dit loontijdvak, voor deze volledige week wordt dan de situatie van 21 juni toegepast. De ingangsdatum van de gegevens voor loonopgave moet minimaal gelijk zijn aan de startdatum van de plaatsing.
Loonheffing berekenen
Je kunt aangeven of er loonheffing voor de flexwerker moet worden berekend. De mogelijkheden zijn:
- Ja, met loonheffingskorting (regulier, er wordt loonheffing berekend en er wordt loonheffingskorting berekend)
- Ja, zonder loonheffingskorting (het werk via de werkmaatschappij is voor de flexwerker een 'tweede baan' en er wordt al ergens anders loonheffingskorting berekend)
- Nee (er wordt geen loonheffing berekend, de fiscus stelt dat er een optie moet zijn om geen loonheffing te berekenen)
- Alleen loonbelasting met heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend)
- Alleen loonbelasting zonder heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend)
- Alleen soc.verzekeringen met heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend)
- Alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend)
- Anoniementarief
De opties 'Alleen loonbelasting met heffingskorting', 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' en 'Anoniementarief' zijn beschikbaar nadat deze in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' zijn geactiveerd en afhankelijk van de autorisatierol te selecteren.
De opties 'Alleen loonbelasting met heffingskorting' en 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' zijn alleen te selecteren als de flexwerker een buitenlands domicilieadres heeft. Met deze opties wordt tijdens de verloning alleen de loonbelasting berekend en geen sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Alleen belastingplichtig’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.
Het alleen inhouden van de loonbelasting is voor medewerkers die niet in Nederland verzekerd zijn voor de sociale premies en alleen loonbelasting moeten afdragen. Hiervoor is een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies nodig. Voor het mogen toepassen en aanvragen van een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies zijn voorwaarden verbonden. Easyflex kan hierover geen advies geven en wij adviseren om je hier eerst goed over te laten informeren. Voor meer informatie kun je terecht bij de Belastingdienst of SVB.
Met de opties 'alleen soc.verzekeringen met heffingskorting' en 'alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting' worden tijdens de verloning alleen de volksverzekeringen belast bij de werknemer en de werknemersverzekeringen bij de werkgever. Er wordt dus geen loonbelasting berekend. De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Uitsluitend premieplichtig voor de AOW, Anw en Wlz’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.
Let op! Als je na toepassing van 'Alleen loonbelasting' een nieuwe ingangsdatum vastlegt met een keuze voor berekening loonheffing waar de sociale verzekeringen wel van toepassing is, dan is het inhaaleffect van toepassing. Met terugwerkende kracht worden de sociale verzekeringen alsnog berekend. Dit heeft te maken met het voortschrijdend cumulatief rekenen.StiPP historie
Leg hier de historische weken vast die mee dienen te tellen in de "wekentelling voor het Basispensioen". Wanneer een flexwerker in dienst komt en deze neemt historie mee leg je deze vast op de zelfde datum als wanneer je de aftrekpost vastlegt. Dus stel de flexwerker komt in dienst op 01-02-2024 en heeft 25 weken historie, dan leg je per 01-02-2024 de aftrekpost "basis" vast en per 01-02-2024 voer je 25 weken "historie" in, dit zorgt er voor dat bij de verloning van de eerste week dit nu voor het Basis Pensioen als 26e week gezien word.
Let op! Houdt rekening met de onderbrekingstermijnen van StiPP om te bepalen of historische weken al dan niet moeten meetellen.
Wanneer er voor de flexwerker meerdere pensioensituaties vastliggen dan wordt de meest recente situatie met de daarbij behorende historie meegenomen. Stel de flexwerker had op 01-06-2022 Basispensioen en een historie van 10 weken, hierna is de flexwerker over gegaan naar Pluspensioen, de flexwerker is uit dienst gegaan en is na een lange onderbreking elders opnieuw gaan werken, hierna komt de flexwerker terug in dienst op 01-02-2024 met een historie van 3 weken basispensioen, dan leg je in Easyflex het basis pensioen vast per 01-02-2024 en een historie van 3 weken. De oude historie van 10 weken wordt nu niet meegenomen in de nieuwe telling. Mocht de situatie leiden tot een omgekeerde situatie waarbij de oude historie van 10 weken wel mee moet tellen dan leg je deze historische weken dus ook nu weer vast met ingang van de meest recente ingangsdatum van de aftrekpost.
Gegevens voor loonopgave
Deze gegevens zijn van belang voor de loonbelasting, loonopgave en vermelding op de jaaropgave en kunnen meerdere keren per jaar wijzigen door steeds met ingang van de juiste datum een nieuwe situatie vast te leggen. Echter wanneer de gegevens voor 'Tarief bijzondere beloningen' worden gewijzigd, worden deze voor het gehele kalenderjaar gewijzigd en aangepast.
Situatie met ingang van
Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van het loontijdvak. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee situaties vastgelegd, één per 1 januari 2023 en één per 21 juni 2023. Het loontijdvak is 'week' en week 25 wordt verloond. Zondag 25 juni is de laatste dag van dit loontijdvak, voor deze volledige week wordt dan de situatie van 21 juni toegepast. De ingangsdatum van de gegevens voor loonopgave moet minimaal gelijk zijn aan de startdatum van de plaatsing.
Loonheffing berekenen
Je kunt aangeven of er loonheffing voor de flexwerker moet worden berekend. De mogelijkheden zijn:
| Loonheffing berekenen | Uitleg |
|---|---|
| Ja, met loonheffingskorting | Regulier, er wordt loonheffing berekend en er wordt loonheffingskorting berekend |
| Ja, zonder loonheffingskorting | Het werk via de werkmaatschappij is voor de flexwerker een 'tweede baan' en er wordt al ergens anders loonheffingskorting berekend |
| Ja, met loonheffingskorting incl. AOK | Regulier, er wordt loonheffing berekend en er wordt loonheffingskorting inclusief alleenstaande-ouderenkorting berekend |
| Nee | Er wordt geen loonheffing berekend, de fiscus stelt dat er een optie moet zijn om geen loonheffing te berekenen |
| Alleen lb met loonheffingskorting | Herleidingssituatie, alleen de loonbelasting met heffingskorting wordt berekend |
| Alleen lb zonder loonheffingskorting | Herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend |
| Alleen lb met lh-korting incl. AOK | Herleidingssituatie, alleen de loonbelasting met heffingskorting inclusief alleenstaande-ouderenkorting wordt berekend |
| Alleen sv met lh-korting | Herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen met heffingskorting wordt berekend |
| Alleen sv zonder lh-korting | Herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend |
| Alleen sv met lh-korting incl. AOK | Herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen met heffingskorting inclusief alleenstaande-ouderenkorting wordt berekend |
Anoniementarief | Wanneer een werkgever de identiteit van een werknemer niet goed vastlegt, dan wordt deze gezien als anonieme werknemer en is het anoniementarief van toepassing. Het anoniementarief is 52%. |
De herleidingssituaties en het anoniementarief komen alleen beschikbaar indien deze in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' zijn geactiveerd en afhankelijk van de autorisatierol te selecteren.
De opties 'Alleen lb met loonheffingskorting', 'Alleen lb zonder loonheffingskorting' en 'Alleen lb met lh-korting incl. AOK' zijn alleen te selecteren als de flexwerker een buitenlands domicilieadres heeft. Met deze opties wordt tijdens de verloning alleen de loonbelasting berekend en geen sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Alleen belastingplichtig’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.
Het alleen inhouden van de loonbelasting is voor medewerkers die niet in Nederland verzekerd zijn voor de sociale premies en alleen loonbelasting moeten afdragen. Hiervoor is een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies nodig. Voor het mogen toepassen en aanvragen van een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies zijn voorwaarden verbonden. Easyflex kan hierover geen advies geven en wij adviseren om je hier eerst goed over te laten informeren. Voor meer informatie kun je terecht bij de Belastingdienst of SVB.
Met de opties 'Alleen sv met lh-korting', 'Alleen sv zonder lh-korting' en 'Alleen sv met lh-korting incl. AOK' worden tijdens de verloning alleen de volksverzekeringen belast bij de werknemer en de werknemersverzekeringen bij de werkgever. Er wordt dus geen loonbelasting berekend. De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Uitsluitend premieplichtig voor de AOW, Anw en Wlz’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.
Let op! Als je na toepassing van 'Alleen loonbelasting' een nieuwe ingangsdatum vastlegt met een keuze voor berekening loonheffing waar de sociale verzekeringen wel van toepassing is, dan is het inhaaleffect van toepassing. Met terugwerkende kracht worden de sociale verzekeringen alsnog berekend. Dit heeft te maken met het voortschrijdend cumulatief rekenen.
Vanaf 2024 kunnen ook andere inhoudingsplichtigen dan de SVB de alleenstaande-ouderenkorting (AOK) toepassen. De alleenstaande-ouderenkorting is een heffingskorting voor een werknemer/uitkeringsgerechtigde die:
Voor het hele kalenderjaar of een deel daarvan een AOW-uitkering voor een alleenstaande heeft of daar recht op heeft.
En het kalenderjaar geen of een gedeeltelijke AOW-uitkering voor een alleenstaande heeft omdat hij vóór de AOW-leeftijd in het buitenland woonde of omdat hij vanwege geloofsovertuiging gemoedsbezwaard is en daarom geen (volledige) AOW-uitkering heeft opgebouwd.
Een AOW-uitkering voor gehuwden krijgt, maar niet meer samenwoont omdat de partner bijvoorbeeld in een verzorgingstehuis woont. Deze opties zijn alleen beschikbaar indien je een datum kiest in 2024. Een flexwerker kan dit zelf aangeven op zijn loonbelastingverklaring.
Klik hier voor meer informatie over heffingskortingen voor AOW-gerechtigden.
Indien de werknemer ervoor kiest de alleenstaande-ouderenkorting toe te laten passen via de werkmaatschappij, is het van belang dat de werknemer erop wordt gewezen dat de korting maar door één inhoudingsplichtige mag worden toegepast en dat de toepassing van de korting bij de SVB moet worden beëindigd door de werknemer zelf.
Wij adviseren voor flexwerkers waarbij het anoniementarief wordt toegepast een loontijdvak van een week te hanteren. Het is namelijk niet toegestaan om de toepassing van het anoniementarief te wijzigen binnen een reeds verloond loontijdvak.
...
Voor de verschillende tarieven kun je het 'Handboek Loonheffingen' van de Belastingdienst raadplegen. Je kunt er ook voor kiezen het tarief voor bijzondere beloningen zelf te bepalen. Daarvoor wijzig je de instelling naar 'Handmatig' en vervolgens geef je het percentage voor bijzondere beloning inhandmatig in te geven. Daarvoor wijzig je de instelling naar 'Handmatig' en vervolgens geef je het percentage voor bijzondere beloning in. Let op: voor het verhogen van het tarief is een akkoord van de werknemer nodig; voor het verlagen van het tarief dient de werknemer een 'machtiging lager percentage' aan te vragen bij de Belastingdienst.
Extra % loonheff.
Wanneer er extra loonheffing berekend moet worden, kun je hier het percentage ingeven. Het gaat om een extra percentage bovenop de berekende loonheffing. Als een flexwerker bijvoorbeeld 50% extra loonheffing wil betalen over een loonheffing van € 103,00, dan is de extra loonheffing 50% van € 103,00 en de totale loonheffing € 103,00 x 1,5 = € 154,50.
...
Als je een artiest, beroepssporter, artiestengezelschap of sportploeg uitzend of detacheert dan kan het zijn dat je loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moet berekenen en afdragen op grond van een speciale regeling: de artiesten- en beroepssportersregeling. Bijzonder aan deze regeling is dat je geen premie volksverzekeringen en bijdrage ZVW inhoudt op de gage (beloning). Op de factuur voor de relatie wordt een BTW tarief van 6% gehanteerd. In het handboek vind je een uitgebreide procesbeschrijving over de inrichting. Je geeft hier aan wat voor soort artiest of beroepssporter de flexwerker is.
Verzekering
In dit onderdeel leg je de zorgverzekering voor buitenlandse flexwerkers vast. Dit betreft meestal een verzekering van HollandZorg of Zorg en Zekerheid. De aan- en/of afmeldingen van verzekeringen wordt dagelijks automatisch door Easyflex verzorgd. Elke ochtend en elke avond wordt er een bericht naar de verzekeringsinstantie gestuurd met daarin de mutaties. Het rapport hiervan vind je terug in Backoffice > Exporteren en printen.
...
Er is ook een informatie knop beschikbaar. Deze knop laat informatie zien over verzekeringen die zijn vastgelegd in een eventuele andere werkmaatschappij. Om de informatie knop te kunnen zien moet je een samenwerking hebben met een andere werkmaatschappij en moet de betreffende flexwerker bekend zijn in deze werkmaatschappij op basis van het registratienummer. De knop is bedoeld om snel te kunnen zien of de flexwerker al een actieve zorgverzekeringen heeft in een andere werkmaatschappij.
Wanneer er belangrijke persoonlijke informatie mist voor het vastleggen van de verzekering bij de flexwerker word je hier op geattendeerd doormiddel van een rode tekst in het verzekeringen scherm. Wanneer er geen rode regels zichtbaar zijn kan de flexwerker zonder problemen bij de verzekering worden aangemeld.
Einddatum
Wanneer de verzekering een einddatum heeft en deze is ook gemeld bij de verzekeraar, dan is het niet meer mogelijk deze te verwijderen. Als blijkt dat de flexwerker toch langer doorwerkt dien je de einddatum te verleggen naar een datum in de toekomst. Indien er geen einddatum is vastgelegd en je beëindigt de plaatsing van de flexwerker dan toont Easyflex je hiervan een melding.
...
Wanneer je het tabblad opent worden alle sociale- en aanvullende verzekeringen getoond welke binnen de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij zijn vastgelegd. Deze sociale- en aanvullende verzekeringen zijn automatisch geselecteerd. Dit betekent dat bij verloning van de flexwerker door Easyflex de wettelijke bepalingen worden toegepast. Dit geschiedt o.a. op basis van de leeftijd van de flexwerker. Als een verzekering staat aangevinkt wil dit zeggen dat de wet wordt gevolgd (of deze nu wel of niet toegepast moet worden staat hierbuiten), als een verzekering staat uitgevinkt wil dit zeggen dat de wet niet wordt gevolgd. Het is daarom erg belangrijk dat je niet zomaar verzekeringen uitvinkt!
| Premie | Indien geselecteerd | Indien niet geselecteerd | Toelichting |
|---|---|---|---|
ZVW | Premie wordt berekend | premie wordt niet berekend | Wanneer een flexwerker niet verzekerd is voor de AWBZ is in principe ook geen premie verschuldigd voor de ZVW. Je mag de selectie dan uitzetten. |
| WW (Awf) | Met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend | premie wordt niet berekend | Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend. |
| Sectorpremie WW (Wgf) | Met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend | premie wordt niet berekend | Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend. |
| WIA basispremie | Met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend | premie wordt niet berekend | Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend. |
| WIA gedifferentieerde premie | Met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend | premie wordt niet berekend | Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend. |
| AZV | Met uitzondering van de in de toelichting vermelde situatie zal premie worden berekend | premie wordt niet berekend | Voor flexwerkers die op de eerste dag van de maand AOW gerechtigde zijn zal geen premie worden berekend. |
Situatie met ingang van
Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van het loontijdvak. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee situaties vastgelegd, één per 1 januari 2023 en één per 21 juni 2023. Het loontijdvak is 'week' en week 25 wordt verloond. Zondag 25 juni is de laatste dag van dit loontijdvak, voor deze volledige week wordt dan de situatie van 21 juni toegepast.
...
Wanneer je een sociale- en/of aanvullende verzekering activeert of deactiveert, dien je de reden hiervan in te geven. Alleen bij het wijzigen van de premie WW (Awf) vult Easyflex automatisch de reden 'particulier verzekerde' in.
Peildatum
Wanneer je het tabblad Fiscaal-sociaal opent, wordt automatisch de huidige systeemdatum getoond. Je kunt de fiscale en sociale gegevens op elke gewenste peildatum opvragen. Je geeft de betreffende datum in en selecteert de knop 'Verversen'. De gegevens worden getoond zoals deze van toepassing zijn op de door jou ingegeven peildatum.