Overzicht
Dit tabblad toont een overzicht van de templates die binnen de organisatie zijn vastgelegd. Dit kunnen zowel standaard templates uit de templatebibliotheek van Easyflex zijn, als templates die je zelf hebt ontworpen.
De filter 'Alleen actieve templates tonen' staat standaard aangevinkt waardoor je bij het openen van het scherm alleen actieve templates te zien krijgt. Dit zijn templates waarvan de einddatum leeg óf nog niet verstreken is. Je kunt het vinkje uitzetten om alle templates te tonen.
Bibliotheek
In dit tabblad vind je alle templates die zijn aangemaakt door Easyflex. Deze kunnen worden gekopieerd waardoor je ze beschikbaar stelt voor gebruik binnen uw jouw organisatie. De regelgeving welke die de werkmaatschappij volgt bepaalt volgt (ABU of NBBU) , bepaalt welke templates in de template bibliotheek aanwezig zijn. Er zijn templates beschikbaar voor flexwerkers, relaties, contactpersonen van relaties en vaste medewerkers.
De door jou geselecteerde documenten Documenten die je vanuit de bibliotheek in gebruik neemt zijn slechts bedoeld als voorbeeld. Easyflex Diensten B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van documenten.
Als je een bepaalde template uit de template bibliotheek van Easyflex wilt zoeken, dan kunt je filteren op 'Template type' en 'Opmaak'.
Voor de flexwerker heeft Easyflex diverse soorten brieven en overeenkomsten ontworpen. Deze templates beginnen met de letters FW (flexwerker). Zo zijn er standaard bijvoorbeeld plaatsingsbevestigingen aanwezig die vanuit een plaatsing kunnen worden gegenereerd. Ook zijn er standaard overeenkomsten voor flexwerkers en vaste medewerkers aanwezig. Het betreft hier overeenkomsten met uitzendbeding voor flexwerkers en overeenkomsten voor bepaalde en onbepaalde tijd voor flexwerkers en vaste medewerkers. Deze kun jegenereren vanuit de arbeidsovereenkomst. Daarnaast zijn er algemene brieven voor de flexwerker beschikbaar. Deze brieven kunnen worden gegenereerd vanuit het documentenarchief van de flexwerker. Tenslotte heeft Easyflex ook (te genereren in de plaatsing), arbeidsovereenkomsten (te genereren in de arbeidsovereenkomst op tabblad cao-overige) en algemene brieven (te genereren op het tabblad Flexwerker > Documenten > Genereren). Ook is er een voorschotkwitantie opgenomen in de template bibliotheek . Deze voorschotkwitantie kan worden gegenereerd bij het invoeren (te genereren bij het vastleggen van een voorschot bij een flexwerker.Flexwerker
Relatie
Voor op tabblad Flexwerker > Verrekeningen > Voorschotten).
Ook voor de relatie heeft Easyflex diverse soorten brieven en overeenkomsten ontworpenbeschikbaar gesteld. Deze templates beginnen met de letters RL (relatie). Zo zijn er standaard bevestigingsbrieven aanwezig die vanuit (te genereren in de aanvraag en plaatsing kunnen worden gegenereerd. Verder zijn er ook voor de relatie algemene brieven beschikbaar. Deze brieven kunnen worden gegenereerd vanuit het documentenarchief van de relatie) en algemene brieven (te genereren op het tabblad Relatie > Documenten > Genereren).
Kopiëren
Door op de knop ‘Kopiëren’ te activeren klikken, stel je de geselecteerde template beschikbaar voor gebruik binnen de organisatie. Het tabblad ‘Nieuw’ wordt automatisch geopend zodat je de gegevens van de template kunt bewerken. Daarna komt de template op het tabblad 'Overzicht' te staan.
Nieuw / Wijzigen
Wanneer je een nieuwe template wilt maken of een bestaande template wilt wijzigen dien je het tabblad nieuwNieuw / wijzigen Wijzigen te activeren . Afhankelijk van de handeling die je gaat verrichten (nieuw/wijzigen) zal ook de naam van het tabblad veranderen. De standaard getoonde tabbladnaam is ‘Nieuw’. Templates kunnen worden vastgelegd voor o.a. uitzendbevestigingen, arbeidsovereenkomsten, facturen en loonspecificaties. Zonder templates kun je deze documenten niet genereren en dus geen flexwerkers tewerkstellen.wijzigt afhankelijk van de plek waar je je bevindt).
Template type
De template typen waaruit je kunt kiezen worden onderhouden door Easyflex. Met behulp van de pijltjestoets kun je de verschillende template typen opvragenSelecteer het gewenste type.
Documenttype
Wanneer je kiest voor het template type ‘Plaatsingsbevestiging’ of ‘Overeenkomst’ wordt het documenttype automatisch gevuld. Wanneer je kiest voor één van de overige template typen dien je zelf een documenttype te selecteren. De documenttypen waaruit je kunt kiezen zijn vastgelegd in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen'.
...
In dit veld dien je de naam van de template te vermelden. Wanneer je een template kopieert wordt de naam door Easyflex ingevuld. Je kunt de naam desgewenst wijzigen.
...
Het bestand dat je als template wilt gebruiken dient hier geïmporteerd te worden. Activeer hiervoor de knop 'Importeren bestand'. Selecteer vervolgens het door jou aangemaakte document. Wanneer je het bestand geselecteerd hebt, kun je de inhoud van dit bestand inzien door het activeren van de knop 'Informatie'.
Taal
Selecteer de taal waarin de template is opgemaakt. Je kunt kiezen uit de talen die ook beschikbaar zijn in EF2go. De standaardwaarde is Nederlands. Naar eigen inzicht kan dit worden gewijzigd. Bij templates van het type ‘Afbeelding achtergrond’ en ‘E-mailtemplate’ is het veld disabled en kan de taal 'Nederlands' dus niet worden aangepast.
Opmaak
Wanneer je het bestand geïmporteerd hebt, dien je aan te geven welke opmaakvorm je in het document wilt hanteren. Je kunt kiezen uit:
...
In dit veld dien je aan te geven of de medewerker het gegenereerde document nog mag bewerken. Je kunt kiezen uit 'Toegestaan' of 'Niet toegestaan'. Wanneer het formaat van de template 'Open office' is, kun je het document niet bewerken.
Standaard e-mail template
Hier kun je een standaard e-mail template selecteren die je standaard mee wil sturen met het aangemaakte document. Je dient deze template vooraf aan te maken.
Standaard aantal afdrukken
...
In dit tabblad kun je controleren welke templates er momenteel in gebruik zijn. Daarnaast zie je waar de templates gebruikt worden.
Flexwerker
Wanneer de template in gebruik is bij een flexwerker, kun je door de knop ‘Flexwerker’ te activeren direct de betreffende flexwerker raadplegen.
...