Easyflex richt een standaard rekeningschema in op basis van 4 of 5 cijfers. bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' is het mogelijk handmatig rekeningen grootboeknummers toe te voegen of te wijzigen. Middels een export en import is het nu ook mogelijk dit in één keer te doen middels een template. Volg hiervoor onderstaande stappen.
Stap 1: Rekeningschema exporteren
Om het bestaande rekeningschema te exporteren of de template ga je naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' en klik je op de export button en kies je voor 'Kopieer beschikbare gegevens met titel naar bestand'. Je kopieert de gegevens met titel in een csv bestand naar een zelfgekozen map.
Stap 2: CSV aanpassen
Het csv bestand bevat 4 kolommen;
- Kolom A; Rekeningsoort
- Kolom B; Rekeningnr
- Kolom C; Rekeningnaam
- Kolom D; Rekeningnr nieuw
Rekeningnummer wijzigen
Om het grootboeknummer te wijzigen geef je in kolom D het nieuwe rekeningnummer in. Laat de overige gegevens staan zodat bij het importeren Easyflex weet welk grootboeknummer je wilt wijzigen.
Rekeningnummer toevoegen
Om een grootboeknummer toe te voegen gebruik je een nieuwe regel en vul je de gegevens in kolom A C en D. Bij rekeningsoort kun je kiezen uit Grootboek, Kostenplaatsen en Kostensoorten. Sla het bestand op als een csv bestand.
Stap 3: Rekeningschema importeren
Ga terug naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema' en klik dit keer op de import button. Na het toevoegen van het bestand worden de aanpassingen per regel verwerkt.
Zodra een regel een fout bevat wordt geen enkele wijziging doorgevoerd. Er volgt een foutmelding 'Importeren niet gelukt. Fout op regel met rekeningnaam: [REKENINGNAAM]'. Je dient het bestand dan aan te passen en opnieuw te importeren. Indien alle aanpassingen gelukt zijn krijg je hier ook een melding van.
Informatie
- Het toevoegen en wijzigen van grootboeknummers wordt genotificeerd per grootboeknummer.
- Het wijzigen of toevoegen van veel grootboeknummers kan wat langer duren.
- Een rekeningnummer mag 1-10 tekens lang zijn.
- Een rekeningnaam mag 1-39 tekens bevatten.
- Een rekeningnaam begint altijd met een hoofdletter of cijfer.
- Rekeningsoort is hoofdlettergevoelig
- Wil je een grootboeknummer wijzigen laat dan altijd het rekeningnummer in kolom B staan, anders wordt het grootboeknummer gezien als nieuw.