Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:
...
Elke declaratie bevat een popup pop-up hint waarin informatie over de urendeclaratie wordt getoond. Wanneer je de cursor van de muis boven de declaraties zet wordt de popup pop-up hint weergegeven. De volgende gegevens worden getoond
- Declaratienummer
- Naam van de medewerker welke de declaratie heeft geaccordeerd
- Datum en tijd waarop de declaratie is geaccordeerd
- Datum en tijd waarop de declaraties declaratie is verloond
- Datum en tijd waarop de declaratie is verloondgefactureerd
Let op: de popup pop-up hint die getoond wordt bij de urendeclaratie, toont onder andere de naam van de medewerker welke de declaratie heeft geaccordeerd. De naam die getoond wordt is afhankelijk van de manier waarop de urendeclaratie is ingevuld of geaccordeerd.
...
Wanneer je een urendeclaratie gaat bewerken, toont Easyflex een scherm met diverse velden. Easyflex voert direct een controle uit. Wanneer de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft, wordt er gecontroleerd of er uurlonen zijn vastgelegd welke niet overeenkomen met uurlonen vastgelegd binnen de arbeidsovereenkomst van de flexwerker. Ook controleert Easyflex of er voor de geselecteerde declaratieperiode meerdere afspraken zijn vastgelegd omtrent de vergoedingen en inhoudingen. Wanneer dit het geval is, toont Easyflex je een melding en dien je een keuze te maken van welke loon- en tariefafspraken de vergoeding en inhoudingen moeten worden toegepast.
Let op: bij een plaatsing op basis van doorlenen of ZZP kun je binnen de urendeclaratie geen reserveringen ingeven.
In het eerste venster bovenaan wordt de informatie getoond van de flexwerker en van de relatie. Ook wordt het loontijdvak getoond waarin de betreffende declaratie zal worden verloond. Wanneer er bij de flexwerker meerdere declaratieperiodes zijn vastgelegd, kan het dus zijn dat bij het selecteren van een bepaalde dag in de periode een ander loontijdvak wordt getoond. Tevens wordt het declaratienummer van de urendeclaratie getoond, het nummer van de plaatsing, het totaal aantal verloonde uren in deze plaatsing wordt getoond, de functie van de plaatsing en de woon/werk afstand in kilometers en minuten (van woon- en correspondentieadres flexwerker tot meld-/werkadres plaatsing).
Algemeen
In dit venster wordt algemene informatie getoond over de betreffende declaratie. Je kunt denken aan de accordering, wie heeft de declaratie geaccordeerd of, wanneer je gebruik maakt van het urenportaal, eventuele signaleringen zoals een afwijkend resultaat van de flexwerker en de relatie. Ook is hier terug te zien als uren via flexwerker.com, inlener.com of een urenbestand zijn aangeleverd.
Indien er sprake is van een oproepplaatsing wordt hier zichtbaar dat het een oproepplaatsing betreft en wordt het aantal uur uit de plaatsing (zoals ingegeven op tabblad 'Periode en locatie') getoond. Wanneer er sprake is van een payrollplaatsing wordt de cao zoals geselecteerd bij de relatie op tabblad 'Overige gegevens' zichtbaar.
Indien er een loonschema wordt toegepast in de loon- en tariefafspraak die van toepassing is op de declaratie, wordt de code van dit loonschema getoond. Het declaratietijdvak is bepalend en dus niet het loontijdvak. Het loonschema wordt geladen bij het voor de eerste keer openen van de urendeclaratie en/of bij het herstellen van de urendeclaratie. Als een declaratie dus reeds geopend is geweest en je legt vervolgens een nieuwe loon- en tariefafspraak met ander loonschema vast, dan dien je de urendeclaratie dus te herstellen. Indien er in een urendeclaratie 1 of meerdere loon- en tariefafspraken van toepassing zijn, krijg je altijd een pop-up te zien met daarin de vraag welke loon- en tariefafspraak je wilt toepassen op de vergoedingen en inhoudingen. Deze keuze bepaalt ook welk loonschema getoond wordt.
Let op: bij een plaatsing op basis van doorlenen of ZZP kun je binnen de urendeclaratie geen reserveringen ingeven.
In het eerste venster bovenaan wordt de informatie getoond van de flexwerker en van de relatie. Ook wordt het loontijdvak getoond waarin de betreffende declaratie zal worden verloond. Wanneer er bij de flexwerker meerdere declaratieperiodes zijn vastgelegd, kan het dus zijn dat bij het selecteren van een bepaalde dag in de periode een ander loontijdvak wordt getoond. Tevens wordt het declaratienummer van de urendeclaratie getoond, het nummer van de plaatsing, het totaal aantal verloonde uren in deze plaatsing wordt getoond, de functie van de plaatsing en de woon/werk afstand in kilometers en minuten (van woon- en correspondentieadres flexwerker tot meld-/werkadres plaatsing).
Kolommen waarin reserveringen worden opgenomen, worden geel gearceerd indien er meer reserveringen worden opgenomen dan dat er saldo is. Ook wanneer het is toegestaan om negatief te gaan met je saldo reserveringen, worden de vakjes geel gearceerd. Deze 'signalering' vindt alleen per urendeclaratie plaats en niet over meerdere (geaccordeerde of wachtende) urendeclaraties heen.
Algemeen
In dit venster wordt algemene informatie getoond over de betreffende declaratie. Je kunt denken aan de accordering, wie heeft de declaratie geaccordeerd of, wanneer je gebruik maakt van het urenportaal, eventuele signaleringen zoals een afwijkend resultaat van de flexwerker en de relatie. Ook is hier terug te zien als uren via flexwerker.com, inlener.com of een urenbestand zijn aangeleverd.
Indien er sprake is van een oproepplaatsing wordt hier zichtbaar dat het een oproepplaatsing betreft en wordt het aantal uur uit de plaatsing (zoals ingegeven op tabblad 'Periode en locatie') getoond. Wanneer er sprake is van een payrollplaatsing wordt de cao zoals geselecteerd bij de relatie op tabblad 'Overige gegevens' zichtbaar. Ook wordt de betaalfrequentie van de flexwerker zichtbaar. Tot slot kun je bij 'Aantekeningen' van flexwerkers en relaties (tabblad 'Algemeen') ook ervoor kiezen om deze te tonen in dit veld in de urendeclaratie.
Loontijdvak pro formaAnchor proforma proforma
...
Wanneer je de knop pro forma relatie totaal selecteert wordt een pro forma factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'. Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt.
- Pro forma e-factuur
Wanneer je de knop pro forma e-factuur selecteert wordt de pro forma e-factuur van de betreffende declaratie getoond.
...
Door het selecteren van de knop 'Detail', kun je in de urendeclaratie het probleem raadplegen. Na je aanpassing activeer je de knop 'Opslaan'.
...
| 8:00 |
|---|
Wanneer een kolom met reserveringen geel is gekleurd, worden er meer uren opgenomen dan dat er saldo is voor de betreffende reservering. Op het tabblad ‘Reserveringen’ kun je eventueel nakijken wat het actuele saldo is.
Kolommen in de urendeclaratie
Datum
...
Wanneer een flexwerker kort verzuim, feestdagen en/of vakantiedagen wenst op te nemen, geef je het aantal op te nemen uren per kolom in. Wanneer de reservering voor feestdagen collectief is, kunnen alleen op feestdagen uren worden ingegeven. Deze dagen worden door Easyflex geel gemarkeerd. Bijvoorbeeld tweede paasdag, Koninginnedag. Wanneer je meer dan 8:00 uur ingeeft, toont Easyflex je een waarschuwing: 'Let op: Opname feestdagen meer dan 8:00 uren...' Wanneer de reservering voor feestdagen individueel is, kunnen op alle dagen feestdagen uren worden ingegeven. Betreft het geen échte feestdag, toont Easyflex hiervan een melding: 'Let op: Deze dag is geen feestdag...'. Binnen individuele feestdagen reservering, wordt geen waarschuwing getoond wanneer er meer dan 8:00 uren worden ingegeven. Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Reserveringen' worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
ADV / TVT / DIV
Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij kunnen er kolommen worden getoond met ADV (Arbeidsduurverkorting), TVT (Tijd voor Tijd) of DIV (Diverse). Wanneer een flexwerker uren in deze
Indien er in de plaatsing van de flexwerker een looncomponent staat waarbij ORT van toepassing is krijg je een melding in het tabblad 'Urenspecificatie' van de urendeclaratie wanneer je Vakantiedagen opneemt en nog geen bedrag hebt ingevuld bij de ORT-reservering. Via deze melding word je er op geattendeerd dat je een bedrag achter 'ORT-reservering' moet invullen in het tabblad 'Reserveringen' van de urendeclaratie.
ADV / TVT / DIV
Afhankelijk van de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij kunnen er kolommen worden getoond met ADV (Arbeidsduurverkorting), TVT (Tijd voor Tijd) of DIV (Diverse). Wanneer een flexwerker uren in deze categorie(en) wenst op te nemen, geef je het aantal op te nemen uren per kolom in. Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Reserveringen' worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
...
Afhankelijk van de autorisatie instellingen in de bedrijfsinstellingen ' Beheer Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonspecificaties' kun kun je deze tekst aanpassen of niet. Automatisch wordt de standaard tekst voor de loonspecificatie weergegeven. Als je dit veld leeg maakt en je wilt wil de gegevens bewaren, vult Easyflex deze regel ook automatisch met de standaard tekst. De standaardtekst wordt onderhouden in de bedrijfsinstellingen 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'.
...
Nadat je de eenheid van de vergoeding hebt geselecteerd, activeer je de knop 'Selecteren'. Wanneer je bij 'Eenheid' gekozen hebt voor 'Uur', 'Dag' of 'Gewerkte dag', wordt het 'Aantal' automatisch gevuld met de gegevens uit de urendeclaratie, mits deze al zijn ingegeven. Dit aantal is nu ook de basis voor de berekening van de vergoeding. Heb je bijvoorbeeld bij 'Eenheid' gekozen voor 'Uur' en binnen de urendeclaratie zijn 38 uren ingegeven, wordt het aantal automatisch vastgesteld op '38:00'.
Het scherm met detailgegevens wordt geopend en je dient hier de juiste gegevens voor de uitbetaling en facturering in te geven.
Reserveringen
De reserveringen van de flexwerker worden getoond. Je kunt binnen deze velden wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld opname van uren en/of geld. Pas bij de verloningsrun wordt bepaald of deze uren en/of bedragen ook daadwerkelijk uitbetaald kunnen worden aan de flexwerker. Dit is namelijk afhankelijk van het opgebouwde saldo van de flexwerker én of de werkmaatschappij een negatief reserveringssaldo toestaat 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'.
Sector risicogroep
De sector risicogroep waarin deze urendeclaratie wordt verloond, wordt in dit veld getoond. Wanneer de urendeclaratie in meerdere risicogroepen wordt verloond (bijvoorbeeld een gedeelte via uitzendbeding en een gedeelte via een arbeidsovereenkomst), worden er meerdere risicogroepen getoond.
Reservering
De diverse reserveringen worden getoond, elke reservering heeft een aparte regel. Dit tabblad is niet beschikbaar wanneer de plaatsing gemaakt is op basis van doorlenen of ZZP.
Saldo geld
Het totaal saldo in geld wordt weergegeven. Het totaal saldo voor personen in de sectorrisicogroepen IB + IIB en periode/keten wordt in uren weergegeven.
Uurloon
Het uurloon dat geldig is op de laatste dag van het declaratietijdvak, wordt getoond. Hier kunnen echter uitzonderingen voor zijn:
- Indien in de declaratie de datum 1 januari of 1 juli staat en de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid > Peildatum uurloon reserveringen' op 'Eerste dag van het declaratietijdvak' staat
- Indien in 'Flexwerker > Vaste beloningen' een afwijkend uurloon reserveringen is ingesteld
Saldo uren
Het totaal saldo in uren wordt weergegeven.
Uren declaratie
Wanneer je binnen de urenspecificatie opname van reserveringsuren hebt ingegeven, worden deze uren in deze kolom getoond.
Opname uren
Wanneer de flexwerker reserveringsuren wilt opnemen uit de gespaarde reserveringen, kun je in deze kolom het aantal uren ingeven dat uitbetaald dient te worden. De optie is beschikbaar bij alle reserveringen, behalve bij 'vakantiegeld' en 'opname uit persoonlijk opleidingenbudget (p.o.b.)', hier is namelijk alleen opname in geld mogelijk. Of je feestdagen kunt ingeven, is afhankelijk van het reserveringenbeleid van de werkmaatschappij, hierin wordt bepaald of de feestdagen collectief of individueel mogen worden opgenomen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'). Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Uren' worden wel geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.het 'Aantal' automatisch gevuld met de gegevens uit de urendeclaratie, mits deze al zijn ingegeven. Dit aantal is nu ook de basis voor de berekening van de vergoeding. Heb je bijvoorbeeld bij 'Eenheid' gekozen voor 'Uur' en binnen de urendeclaratie zijn 38 uren ingegeven, wordt het aantal automatisch vastgesteld op '38:00'.
Het scherm met detailgegevens wordt geopend en je dient hier de juiste gegevens voor de uitbetaling en facturering in te geven.
Reserveringen
De reserveringen van de flexwerker worden getoond. Je kunt binnen deze velden wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld opname van uren en/of geld. Pas bij de verloningsrun wordt bepaald of deze uren en/of bedragen ook daadwerkelijk uitbetaald kunnen worden aan de flexwerker. Dit is namelijk afhankelijk van het opgebouwde saldo van de flexwerker én of de werkmaatschappij een negatief reserveringssaldo toestaat 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'.
Sector risicogroep
De sector risicogroep waarin deze urendeclaratie wordt verloond, wordt in dit veld getoond. Wanneer de urendeclaratie in meerdere risicogroepen wordt verloond (bijvoorbeeld een gedeelte via uitzendbeding en een gedeelte via een arbeidsovereenkomst), worden er meerdere risicogroepen getoond.
Reservering
De diverse reserveringen worden getoond, elke reservering heeft een aparte regel. Dit tabblad is niet beschikbaar wanneer de plaatsing gemaakt is op basis van doorlenen of ZZP.
Saldo geld
Het totaal saldo in geld wordt weergegeven. Het totaal saldo voor personen in de sectorrisicogroepen IB + IIB en periode/keten wordt in uren weergegeven.
Uurloon
Het uurloon dat geldig is op de laatste dag van het declaratietijdvak, wordt getoond. Hier kunnen echter uitzonderingen voor zijn:
- Indien in de declaratie de datum 1 januari of 1 juli staat en de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid > Peildatum uurloon reserveringen' op 'Eerste dag van het declaratietijdvak' staat
- Indien in 'Flexwerker > Vaste beloningen' een afwijkend uurloon reserveringen is ingesteld
Saldo uren
Het totaal saldo in uren wordt weergegeven.
Uren declaratie
Wanneer je binnen de urenspecificatie opname van reserveringsuren hebt ingegeven, worden deze uren in deze kolom getoond.
Opname uren
Wanneer de flexwerker reserveringsuren wil opnemen uit de gespaarde reserveringen, kun je in deze kolom het aantal uren ingeven dat uitbetaald dient te worden. De optie is beschikbaar bij alle reserveringen, behalve bij 'vakantiegeld' en 'opname uit persoonlijk opleidingenbudget (p.o.b.)', hier is namelijk alleen opname in geld mogelijk. Of je feestdagen kunt ingeven, is afhankelijk van het reserveringenbeleid van de werkmaatschappij, hierin wordt bepaald of de feestdagen collectief of individueel mogen worden opgenomen ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'). Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Uren' worden wel geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
Indien bij de flexwerker op het tabblad 'Betalingen' het automatisch uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen aanstaat, dan wordt in de declaratie bij deze kolom en de regel 'vakantiedagen' de waarde 'Bovenwettelijk' te staan. Zodra je ervoor kiest voor 'Opnemen alles' of 'Maximum', dan komt er de waarde 'Alles' te staan en wordt het volledige saldo Vakantiedagen uitbetaald.
Let op: op het moment dat je kiest voor 'Opnemen alles' of 'Maximum' en je sluit de declaratie af (ongeacht met welke status) en je heropent de declaratie, dan wordt de waarde hersteld naar de defaultwaarde dus 'Bovenwettelijk'.
Opname geld
Wanneer de flexwerker reserveringsgeld wilt wil opnemen uit de gespaarde reserveringen, kun je in deze kolom het bedrag ingeven dat uitbetaald dient te worden. Deze optie is alleen beschikbaar bij de reserveringen 'vakantiegeld', 'opname uit persoonlijk opleidingenbudget (p.o.b.)', 'arbeidsvoorwaardenbedrag I' en 'arbeidsvoorwaardenbedrag II'. Bij de overige reserveringen is alleen opname in uren mogelijk. Reserveringen opgenomen in deze kolommen worden niet geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht. Reserveringen opgenomen in het onderdeel 'Uren' worden wel geteld voor de UWV en LB als dagen waarop arbeid is verricht.
...
In het overzicht is van de urendeclaraties is een kolom toegevoegd, deze kolom heeft de de naam B. Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie, dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd.
Notificaties
Op dit tabblad worden automatisch notificaties aangemaakt door Easyflex naar aanleiding van gemaakte wijzigingen in de gegevens van de urendeclaratie. Op dit moment wordt het klikken op de knop 'Bewerken' genotificeerd en wordt er nog niet gekeken naar of er daadwerkelijk gegevens in de urendeclaratie zijn bewerkt. Zo kun je in ieder geval zien dat deze urendeclaratie is 'bewerkt' door een medewerker.
Standaard knoppen
Binnen elk onderdeel van de urendeclaratie, worden een aantal standaard knoppen getoond, te weten:
...
- Alle gegevens herstellen
Alle ingevoerde gegevens worden verwijderd uit de urendeclaratie. De standaard loon- en tariefafspraken uit de plaatsing en de automatisch uit te betalen reserveringen worden opnieuw aangemaakt in de urendeclaratie. - Actuele loon- en tariefafspraken toepassen
Alle ingevoerde gegevens worden bijgewerkt aan de hand van de meest actuele loon- en tariefafspraak. Dit is handig ingeval met terugwerkende kracht een andere loon- en tariefafspraak moet worden gebruikt. Bijvoorbeeld: er staan 40 normale uren in declaratie week 1 2023 met een uurloon van € 15 en een tarief van € 25. De declaratie is nog niet verloond. Vervolgens wordt het uurloon en het tarief aangepast in de plaatsing naar respectievelijk € 20 en € 30. In de declaratie wordt door middel van deze optie het uurloon en het tarief geüpdatet. De volgende zaken zijn belangrijk om te weten:
- Indien in de declaratie handmatig een looncomponent is toegevoegd, wordt hiervan niet het tarief aangepast;
- Indien het uurloon is gewijzigd, heeft dit gevolgen voor vergoedingen als er een percentage van het uurloon is vastgelegd;- Indien het uurloon is gewijzigd, wordt ook het uurloon van de reserveringen gewijzigd. Bij meerdere loon- en tariefafspraken in een declaratietijdvak wordt het uurloon uit de meest recente afspraak voor deze vergoeding gebruikt;
- Indien er sprake is van meerdere loon- en tariefafspraken binnen het declaratietijdvak en in een van de loon- en tariefafspraken is een looncomponent niet meegenomen, wordt de melding getoond dat dit looncomponent niet overal bijgewerkt kan worden zonder dat er een datum wordt genoemd.
Het kan natuurlijk ook voorkomen dat er al verloond is en je toch met terugwerkende kracht een wijziging wil toepassen. Een reden kan zijn dat er een andere sector moest worden gebruikt. Hiervoor kan het volgende stappenplan worden gevolgd:
Voor flexwerker Y is week 1 t/m 4 in sector 1 reeds verloond, maar dit zou sector 2 moeten zijn. Wijzig de sector nog niet in de plaatsing. Het is namelijk van belang dat er wordt teruggeboekt met de oude gegevens. Er verandert dus niets aan de werkwijze van corrigeren maar het verwerken van de opboeking wordt makkelijker:
1. Bij alle declaraties kies je voor terug- en opboeken flexwerker;
2. Geef de opboekingen de status 'Wachten' zodat ze nog niet verloond kunnen worden;
3. Controleer of er geen nieuwe declaraties zijn geaccordeerd;
4. Ga naar het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties', selecteer de betreffende flexwerker en verloon de terugboekingen;
5. Controleer of de terugboekingen zijn verwerkt en het tijdvak 0 is;
6. Ga naar de plaatsing, maak een nieuwe loon- en tariefafspraak aan met ingang van week 1 of indien die al bestaat deze verwijderen en opnieuw vastleggen met de juiste sector.
7. Accordeer de loon- en tariefafspraak en ga naar de urendeclaraties;
8. Open de opboekingen die op 'Wachten' staan, klik op de dropdown bij 'Declaratie herstellen' en vervolgens 'Actuele loon- en tariefafspraken toepassen'
9. De looncomponenten zijn blijven staan en bevatten nu de gegevens uit de nieuwe/bijgewerkte loon- en tariefafspraak
10. Controleer de pro forma('s)
In bovenstaand scenario is alleen rekening gehouden met een wijziging van de sector. De sector(risicogroep) van opnamen wordt niet aangepast. - Alle gegevens herstellen m.b.v. opgave website
Deze optie is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal. Je kunt na het bewerken van de urendeclaratie alles herstellen naar de online ingevoerde gegevens. - Alle gegevens verwijderen
Alle ingevoerde uren in de urendeclaratie worden verwijderd en op nul gesteld. Je kunt nu nieuwe uren ingeven.
...