Stap 1: De filterinstellingen van 'Frontoffice > Urendeclaraties'
Wanneer je het tabblad urendeclaraties binnen de module 'Frontoffice' opent, wordt een algemeen scherm geopend waarop je diverse filterinstellingen kunt vastleggen. De uitleg van deze filterinstellingen wordt beschreven in deze eerste stap. Het betreft hier de filterinstellingen voor de declaratieperiode, de filterinstellingen voor de urendeclaraties en de filterinstellingen voor de betrokkenen. Wanneer je meer en/of uitgebreide informatie wenst omtrent de filterinstellingen, verwijzen we je naar de pagina informatie (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).
Filterinstelling declaratieperiode
Binnen de filterinstelling declaratieperiode bepaal je de periode waarvan je de urendeclaraties wil opvragen. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties voor een bepaalde week of maand opvragen, maar ook alle urendeclaraties van een bepaalde locatie of relatiebeheerder. De uiterste datum waarop je de urendeclaraties kunt opvragen is de huidige systeemdatum. Je kunt dus geen urendeclaraties 'in de toekomst' opvragen.
...
F
(Flexwerker)
R
(Relatie)
M
(Medewerker)
B
(Bijlage aanwezig)
In deze vakken staan, afhankelijk van de instelling 'Accorderen urendeclaraties' bij de aanvraag de acties voor de Flexwerker, Relatie en Medewerker. Wanneer de urendeclaraties digitaal worden aangeleverd, wordt er een D getoond. Wanneer de urendeclaraties op papier worden aangeleverd, wordt er een P getoond. Op het moment dat je gebruik maakt van het Wanneer er een * in de kolom zichtbaar is bij een declaratie in vak 'B', dan is er (minimaal) 1 bijlage toegevoegd. Op het moment dat je gebruik maakt van het urenportaal en je hebt aangegeven bij afwijkingen een signaal te willen ontvangen, dan wordt in het vak 'M' een uitroepteken getoond (!). Voor uitleg van de diverse kleuren, verwijzen we je naar de legenda in de pagina informatie (Frontoffice > Urendeclaratie-algemeen).
...
Wanneer er problemen binnen de urendeclaratie zijn en je hebt de autorisatierechten voor fiatteren of er zijn geen autorisatierechten gekoppeld aan fiatteren, is de knop 'Fiatteren' beschikbaar. De ingevoerde en/of gewijzigde gegevens worden nu gefiatteerd en opgeslagen. Heb je geen autorisatierechten, is de knop 'Fiatteren' niet beschikbaar en kun je alleen maar kiezen voor 'Opslaan', de ingevoerde en/of gewijzigde gegevens worden opgeslagen, of 'Annuleren, de ingevoerde of gewijzigde gegevens worden niet opgeslagen.
Nieuwe vergoeding ingeven
Per urendeclaratie kunnen een onbeperkt aantal vergoedingen worden vastgelegd. Er zijn belaste vergoedingen, onbelaste vergoedingen en gecombineerde belaste/onbelaste vergoedingen. Vergoedingen welke zijn ingegeven binnen de plaatsing worden automatisch getoond. Je kunt van elke getoonde kolom details opvragen door het activeren van de knop 'Detail'. Uiteraard kun je ook nieuwe vergoedingen per urendeclaratie ingeven, dit doe je door het activeren van de knop 'Nieuw'. Wanneer je bepaalde Kolommen waarin reserveringen worden opgenomen, worden geel gearceerd indien er meer reserveringen worden opgenomen dan dat er saldo is. Ook wanneer het is toegestaan om negatief te gaan met je saldo reserveringen, worden de vakjes geel gearceerd. Deze 'signalering' vindt alleen per urendeclaratie plaats en niet over meerdere (geaccordeerde of wachtende) urendeclaraties heen.
Nieuwe vergoeding ingeven
Per urendeclaratie kunnen een onbeperkt aantal vergoedingen worden vastgelegd. Er zijn belaste vergoedingen, onbelaste vergoedingen en gecombineerde belaste/onbelaste vergoedingen. Vergoedingen welke zijn ingegeven binnen de plaatsing worden automatisch getoond. Je kunt van elke getoonde kolom details opvragen door het activeren van de knop 'Detail'. Uiteraard kun je ook nieuwe vergoedingen per urendeclaratie ingeven, dit doe je door het activeren van de knop 'Nieuw'. Wanneer je bepaalde gegevens wilt verwijderen, activeer je de knop 'Verwijderen'.
...
- Alle gegevens herstellen
Alle ingevoerde gegevens worden verwijderd uit de urendeclaratie. De standaard loon- en tariefafspraken uit de plaatsing en de automatisch uit te betalen reserveringen worden opnieuw aangemaakt in de urendeclaratie. - Alle gegevens Actuele loon- en tariefafspraken toepassen
Alle ingevoerde gegevens worden bijgewerkt aan de hand van de meest actuele loon- en tariefafspraak. Meer info is te vinden op de pagina-informatie van 'Urendeclaraties'. - Alle gegevens herstellen m.b.v. opgave website
Deze optie is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal. Je kunt na het bewerken van de urendeclaratie alles herstellen naar de online ingevoerde gegevens. - Alle gegevens verwijderen
Alle ingevoerde uren in de urendeclaratie worden verwijderd en op nul gesteld. Je kunt nu nieuwe uren ingeven.
Declaratiemutaties
Kostenplaats selecteren
De knop 'Kostenplaats' geeft je de mogelijkheid om te kiezen voor een kostenplaats. Je krijgt een scherm te zien waar je de zoekknop kunt aanklikken, de kostenplaatsen die bij de betreffende relatie horen worden getoond. Wanneer je vervolgens kiest voor 'Selecteren' dan wijzig je de kostenplaats in deze declaratie (let op: de uren die je vóór het selecteren van de kostenplaats hebt ingevoerd zijn NIET aangepast. Dit om meerdere kostenplaatsen in één week te kunnen gebruiken), wanneer je voor 'Opslaan' kiest dan wordt de kostenplaats in de plaatsing vastgelegd en dus in alle volgende urendeclaraties. Wanneer je geen kostenplaats wilt selecteren/opslaan dan kies je voor 'Annuleren'.
Lonen wijzigen
De knop 'Lonen wijzigen' geeft de mogelijkheid om het basisuurloon voor alle looncomponenten op het tabblad 'Urenspecificatie' aan te passen inclusief eventuele prestatietoeslag. Let op! eventuele vergoedingen op basis van het uurloon (maar ook Vast Loon) of reserveringen die worden opgenomen op het tabblad 'Reserveringen' blijven ongewijzigd. Is er sprake van ET-uitruil dan wordt het uurloon van de reserveringen niet aangepast. Daarnaast is het belangrijk om te weten dat er geen controle plaatsvindt op het minimum uurloon. Zodra het ingevoerde uurloon lager is dan het minimum uurloon, dan wordt het vakje paars.
Tarieven wijzigen
De knop 'Tarieven wijzigen' geeft de mogelijkheid om het tarief per looncomponenten op het tabblad 'Urenspecificatie' aan te passen. Let op! maak je gebruik van een factor of marge dan wordt deze omgezet in een tarief na het wijzigen van het tarief.
Gereed
Wanneer je klaar bent met het invoeren van uren, vergoedingen, inhoudingen, reserveringen, mededelingen en overige, kun je de knop 'Gereed' activeren. Echter wanneer er nog kolommen zijn die 'rood' of 'blauw' zijn, is de knop 'Gereed' niet beschikbaar. Je dient eerst het probleem op te lossen en/of te fiatteren. De urendeclaratie wordt nu gereed gemaakt voor de verloning. Je bent verplicht nog een aantal velden in te vullen.
...