...
Het vastleggen van de algemene instellingen van een urenbestand-definitie wordt uitgelegd in stap 1;
Het specificeren van het formaat van een urenbestand is stap 2;
Het hercoderen van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 3;
Een urenbestand kan bestaan uit gegevens van meerdere relaties. Voor deze relaties kunt u kun je ook standaard instellingen vastleggen. Dit is stap 4;
E-mail instellingen instellen (alleen beschikbaar met Urenbestanden Premium) vind je in stap 5;
3 voorbeelden van urenbestand-definities en bijbehorende urenbestanden vind je in stap 6;
Het importeren en verwerken van een urenbestand wordt uitgelegd in stap 7;
Hoe een urenbestand wordt verwerkt wordt uitgelegd in stap 8.
...
In 'Beheer > Urenbestand-definities' worden alle aangemaakte urenbestand-definities van de werkmaatschappij in een overzicht getoond. Door het activeren van de knop 'Nieuw' kun je een nieuwe urenbestand-definitie aanmaken. Als je een bestaande urenbestand-definitie wil aanpassen of verwijderen activeer je de knoppen 'Wijzigen' of 'Verwijderen'. Hieronder wordt uitgelegd hoe je de algemene instellingen van een urenbestand-definitie kunt vastleggen.
...
Urenbestand-definities - Algemeen
...
Nieuwe urenbestand-definitie vastleggen
...
Relatie
Looncomponent
Eenheid
Als je de eenheid 'Uren (decimaal)' selecteert dienen de uren bijvoorbeeld als 7.98 te worden genoteerd in het urenbestand. Maak je gebruik van de Plan4Flex urenbestanden? In dat geval kies je altijd voor 'Uren (tijdnotatie)'.Percentage
Bedrag inhouden
Belast / onbelast
Uren sparen
Als je het looncomponent 'loon overwerkuren' of 'loon onregelmatige uren' selecteert kun je aangeven of de uren gespaard of uitbetaald dienen te worden. Indien je kiest voor 'Flexwerker instelling' houdt Easyflex rekening met de instelling per flexwerker op tabblad 'Betalingen'.
...
Kostenplaatsen aanmaken indien deze niet bestaan
Indien je deze optie aanvinkt worden automatisch kostenplaatsen aangemaakt als deze in een urenbestand staan en niet bekend zijn in Easyflex. In 'Frontoffice > Relaties > Kostenplaatsen' worden deze vastgelegd.Business units aanmaken indien deze niet bestaan
Indien je deze optie aanvinkt worden automatisch business units aangemaakt als deze in een urenbestand staan en niet bekend zijn in Easyflex. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Business units' worden deze vastgelegd. Je dient wel op het tabblad'Bestandsformaat' aan te geven dat er kostenplaatsen in het urenbestand staan. De kostenplaatsen worden dan in de urendeclaraties opgenomen.
Vergoedingen/inhoudingen automatisch overnemen uit de plaatsing
Indien er in de plaatsing vergoedingen en/of inhoudingen staan welke een eenheid op basis van uren of dagen hebben dan kunnen deze automatisch worden overgenomen en opgevoerd in urendeclaraties tijdens het verwerken van urenbestanden. Het betreft vergoedingen/inhoudingen met de eenheid 'Uur', 'Dag (ma t/m vr)' en 'Declaratietijdvak'. Je hoeft de vergoedingen en/of inhoudingen dan niet meer handmatig op te voeren in de urendeclaratie of ze in een urenbestand toe te voegen als aparte regel. Deze worden met het verwerken van een urenbestand automatisch voor je verwerkt in de urendeclaratie.Uitbetalen reserveringen
Je kunt kiezen uit de volgende 3 opties:N.v.t.: Opgenomen vakantie uren van urenbestand worden uitbetaald. Indien direct uitbetalen van de bovenwettelijke vakantie uren is aangevinkt op tabblad 'Betalingen' worden deze ook uitbetaald.
Automatisch overnemen uit tabblad 'Betalingen': Bovenwettelijke vakantie uren, indien direct uitbetalen is aangevinkt, worden uitbetaald, opgenomen vakantie uren van urenbestand niet.
Overnemen uit 'Betalingen', opname VD volledig uitb.: Opgenomen vakantie uren van urenbestand worden uitbetaald en bovenwettelijke vakantie uren, indien direct uitbetalen is aangevinkt, worden ook uitbetaald.
Declaratiestatus
De urendeclaraties krijgen standaard de hier vastgelegde 'Status' nadat het urenbestand is verwerkt. Je heb de keuze uit 'Geaccordeerd voor verwerking' en 'Gereed voor eindaccordering'. De urendeclaraties kun je direct verlonen en/of factureren als de status 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd. De urendeclaraties dienen nog geaccordeerd te worden voor verwerking als de status 'Gereed voor eindaccordering' is geselecteerd.Loonafrekening (deze optie is alleen beschikbaar als de declaratiestatus 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd)
Het moment waarop de urendeclaraties worden verloond. De beschikbare keuzes zijn afhankelijk van de instellingen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces'.Facturatie (deze optie is alleen beschikbaar als de declaratiestatus 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd)
Het moment waarop de urendeclaraties worden gefactureerd. De beschikbare keuzes zijn afhankelijk van de instellingen in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Factureerproces'.
...
N.v.t.
Er wordt geen gebruik gemaakt van een loon- en/of tarievenschema.Automatisch
Er wordt automatisch een loon- en/of tarievenschema geselecteerd geselecteerd.Standaard loon- en/ of tarievenschema
Je kunt een standaard loon- en/of tarievenschema selecteren die gebruikt dient te worden bij het aanmaken van de plaatsing.Urenbestand
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema dat je in het urenbestand hebt opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.
...
Urenbestand
Easyflex gebruikt het loon- en/of tarievenschema dat je in het urenbestand hebt opgenomen.Handmatig
Easyflex selecteert geen loon- en/of tarievenschema in de plaatsing. Je dient het loon- en/of tarievenschema handmatig vast te leggen.
Bij ‘Uurloon plaatsing’ kun je vanuit het urenbestand het uurloon aangeven waarmee de plaatsing aangemaakt dient te worden. Dit is handig wanneer je geen loonschema gebruikt.
Als je deze optie aan vinkt wordt het uurloon dat op de eerste datumregel van de flexwerker zichtbaar is toegepast in de plaatsing. Let op: dit hoeft niet per se de bovenste regel in het urenbestand te zijn; er wordt gekeken naar de eerste datum. Dus stel: ik heb op de eerste regel “03-01” met uurloon 15,-, en op de 2e regel “01-01” met uurloon 20,-, dan wordt 20,- het uurloon in de plaatsing (dus op basis van het uurloon dat op de eerste datum wordt vermeld).
Indien het tarief berekent wordt op basis van een tarieffactor of marge kun je in het veld 'Tariefberekening met uurloon uit' aangeven of het tarief berekend berekent dient te worden op basis van het uurloon in de plaatsing of op basis van het uurloon uit het urenbestand (indien op beide plekken een afwijkend uurloon is vastgelegd).
...
Urenbestanden kunnen betrekking hebben op meerdere relaties. In het tabblad 'Urenbestand definities > Instellingen' kunt u kun je per relatie vastleggen of er automatisch plaatsingen worden aangemaakt als het urenbestand uren van flexwerkers bevat die niet zijn geplaatst bij één van de relaties. Net zoals op het tabblad 'Urenbestand definitie > Algemeen' kun je een aantal standaard instellingen vastleggen met betrekking tot de plaatsing. Hieronder wordt beschreven welke instellingen je kunt vastleggen.
...