Afsluiten loonjaar 2023
Wanneer je stap 1 en 2 goed hebt doorlopen, kun je in januari het oude loonjaar gaan afsluiten (stap 3). Ons advies is om dit vanaf de derde week van januari te doen. Je kunt namelijk nog tot het afsluiten van het loonjaar 2023 gegevens verwerken in loonjaar 2023. Denk hierbij aan nabetalingen en correcties.
...
Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 3.
3.1 'Backoffice > Overzichten > Werkkostenregeling'
Pas je de werkkostenregeling in Easyflex toe? Maak dan het overzicht 'Werkkostenregeling' aan voor loonjaar 2023. Controleer het rapport, voordat je de laatste loonaangifte van 2023 aanmaakt. Hierop kun je namelijk zien of je binnen de vrije ruimte bent gebleven. Wanneer dit niet het geval is en je dus eindheffing gaat betalen, wordt dit in de laatste loonaangifte van 2023 meegestuurd naar de Belastingdienst.
Pas je de werkkostenregeling buiten Easyflex toe en moet je eindheffing betalen? Ga dan naar 'Backoffice > Loonaangifte'. Kies bij 'Betreft' voor 'Nog aan te geven loonaangifte', loonjaar 2023 en selecteer het laatste aangiftetijdvak. Klik op wijzigen en voer bij 'Eindheffing overschr. forfait.werkkostenregeling' in de kolom mutatie het bedrag van de eindheffing in.
...
Om te controleren wat er aan te geven staat op de loonaangifte, kun je het overzicht ‘Loonaangiften (historisch)' voor loonjaar 2023 aanmaken. Zet het vinkje aan bij de optie 'Nog aan te geven'.
...
Het loonjaar kan door verschillende redenen op 'Afgesloten' komen te staan. Dit is daarna niet meer aan te passen. Bekijk de FAQ om te voorkomen dat het loonjaar per ongeluk al eerder afgesloten wordt dan dat de bedoeling is.
3.4 'Backoffice > Overzichten > Loonaangifte'
De loonaangifte voor de laatste aangifteperiode van 2023 kan pas worden gedaan als de status van het loonjaar 2023 'In afsluitfase' staat (stap 3.3). Let erop dat na het uitvoeren van deze stap (stap 3.4) het loonjaar 2023 definitief afgesloten wordt en er geen correcties op dit loonjaar meer kunnen plaatsvinden. De laatste loonaangifte van 2023 moet je handmatig aanmaken. Zo kun je zelf bepalen wanneer je het loonjaar definitief wilt afsluiten. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte van 2023 is het loonjaar 'Afgesloten'. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'.
3.5 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage premie'
...
In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst (dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, is het overzicht 'Herziening lage premie' gemaakt. Na het aanmaken van de laatste loonaangifte kan dit overzicht worden aangemaakt. Om de WW-premie bij de flexwerkers te corrigeren, is het nodig dat loonjaar 2023 geopend wordt. Neem hiervoor contact op met het Service Center.
...
Bovenstaande geldt ook voor de pensioenaanlevering van APG. Heb je na het aanmaken van de laatste APG pensioenaanlevering van loonjaar 2023 nog urendeclaraties van 2023 verwerkt of correcties uitgevoerd? Maak dan het overzicht 'Pensioenaanleveringen' nogmaals handmatig aan voor de laatste periode van 2023.
...
Wil je voor je eigen administratie een rapport met alle jaaropgaven? Maak dan dit overzicht aan. Het is niet nodig dit rapport te printen, maar door de aanmaak kun je deze wel altijd weer inzien vanuit 'Backoffice > Exporteren en printen'.
3.10 'Backoffice > Overzichten > Loonstaat'
...
Als je een overzicht wilt van de stand van de reserveringen per einde loonjaar, dan kun je deze aanmaken met dit overzicht. Je kunt dit overzicht te allen tijde voor de gewenste datum aanmaken. Omdat dit overzicht ook in stap 2 is aangemaakt, kun je het resultaat van dit overzicht met het vorige vergelijken. Zo ondervang je eventuele correcties en herwaarderingen die nog zijn doorgevoerd.
...
Om te voorkomen dat er boekingen in de financiële administratie ontbreken, na bijvoorbeeld het verwerken van het overzicht 'Reserveringen herwaarderen', kun je de 'Journaalposten lonen' en de 'Journaalposten verkopen/inkopen' aanmaken. Net zoals bij de loonaangifte maak je dit overzicht handmatig aan, zodat je zelf kunt bepalen wanneer je de laatste journaalpost van 2023 wilt aanmaken.
...