Overzicht

Dit tabblad toont een overzicht van de templates die binnen de organisatie zijn vastgelegd. Dit kunnen zowel standaard templates uit de templatebibliotheek van Easyflex zijn, als templates die je zelf hebt ontworpen. De filter 'Alleen actieve templates tonen' staat standaard aangevinkt waardoor je bij het openen van het scherm alleen actieve templates te zien krijgt. Dit zijn templates waarvan de einddatum leeg óf nog niet verstreken is. Je kunt het vinkje uitzetten om alle templates te tonen.

Bibliotheek

In dit tabblad vind je alle templates die zijn aangemaakt door Easyflex. Deze kunnen worden gekopieerd waardoor je ze beschikbaar stelt voor gebruik binnen jouw organisatie. De regelgeving die de werkmaatschappij volgt (ABU of NBBU) , bepaalt welke templates in de template bibliotheek aanwezig zijn. Er zijn templates beschikbaar voor flexwerkers, relaties, contactpersonen van relaties en vaste medewerkers. 

Documenten die je vanuit de bibliotheek in gebruik neemt zijn slechts bedoeld als voorbeeld. Easyflex Diensten B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de inhoud van documenten.

Voor de flexwerker heeft Easyflex diverse soorten brieven en overeenkomsten ontworpen. Deze templates beginnen met de letters FW (flexwerker). Zo zijn er bijvoorbeeld  plaatsingsbevestigingen aanwezig (te genereren in de plaatsing), arbeidsovereenkomsten (te genereren in de arbeidsovereenkomst op tabblad cao-overige) en algemene brieven (te genereren op het tabblad Flexwerker > Documenten > Genereren). Ook is er een voorschotkwitantie opgenomen in de template bibliotheek (te genereren bij het vastleggen van een voorschot op tabblad Flexwerker > Verrekeningen > Voorschotten).

Ook voor de relatie heeft Easyflex diverse soorten brieven en overeenkomsten beschikbaar gesteld. Deze templates beginnen met de letters RL (relatie). Zo zijn er standaard bevestigingsbrieven aanwezig (te genereren in de aanvraag en plaatsing) en algemene brieven (te genereren op het tabblad Relatie > Documenten > Genereren).

Kopiëren

Door op de knop ‘Kopiëren’ te klikken, stel je de geselecteerde template beschikbaar voor gebruik binnen de organisatie. Het tabblad ‘Nieuw’ wordt automatisch geopend zodat je de gegevens van de template kunt bewerken. Daarna komt de template op het tabblad 'Overzicht' te staan.

Nieuw / Wijzigen

Wanneer je een nieuwe template wilt maken of een bestaande template wilt wijzigen dien je het tabblad Nieuw / Wijzigen te activeren (de naam van het tabblad wijzigt afhankelijk van de plek waar je je bevindt).

Template type

De template typen waaruit je kunt kiezen worden onderhouden door Easyflex. Selecteer het gewenste type.

Documenttype

Wanneer je kiest voor het template type ‘Plaatsingsbevestiging’ of ‘Overeenkomst’ wordt het documenttype automatisch gevuld. Wanneer je kiest voor één van de overige template typen dien je zelf een documenttype te selecteren. De documenttypen waaruit je kunt kiezen zijn vastgelegd in 'Beheer > Document management > Document beheer > Eigen documenttypen'.

Template naam 

In dit veld dien je de naam van de template te vermelden. Wanneer je een template kopieert wordt de naam door Easyflex ingevuld. Je kunt de naam desgewenst wijzigen.

Bestandsnaam

Het bestand dat je als template wilt gebruiken dient hier geïmporteerd te worden. Activeer hiervoor de knop 'Importeren bestand'. Selecteer vervolgens het door jou aangemaakte document. Wanneer je het bestand geselecteerd hebt, kun je de inhoud van dit bestand inzien door het activeren van de knop 'Informatie'.

Opmaak

Wanneer je het bestand geïmporteerd hebt, dien je aan te geven welke opmaakvorm je in het document wilt hanteren. Je kunt kiezen uit:

• U-vorm; het document zal in formele opmaak worden getoond, bijvoorbeeld Mevrouw de Laat.
• Jij-vorm; het document zal in informele opmaak worden getoond, bijvoorbeeld Hanny de Laat.

Wanneer je een afbeelding hebt geselecteerd kun je geen keuze maken.

Beschikbaar vanaf

Met behulp van dit veld geef je aan vanaf welke datum de template gebruikt mag worden. Easyflex toont hier bij het aanmaken van een nieuwe template automatisch de systeemdatum. Hier kun je desgewenst van afwijken.

Beschikbaar tot en met

Met behulp van dit veld geef je aan tot en met welke datum de template gebruikt mag worden.  Na het verstrijken van de ingevoerde datum is de template niet meer beschikbaar.

Bewerken van document

In dit veld dien je aan te geven of de medewerker het gegenereerde document nog mag bewerken. Je kunt kiezen uit 'Toegestaan' of 'Niet toegestaan'. Wanneer het formaat van de template 'Open office' is, kun je het document niet bewerken.

Standaard aantal afdrukken

Je kunt in dit veld het standaard aantal af te drukken exemplaren bepalen. Standaard vult Easyflex dit veld met '1'. Indien gewenst kun je dit aantal aanpassen van '0' tot maximaal '9'. Let op! Indien je kiest voor '0'  kan er bij het genereren van documenten vanuit de plaatsing niet meer gekozen worden voor 'Afdrukken'. Bij het genereren van documenten op het tabblad 'Documenten' vanuit de flexwerker of relatie kan er wel nog gekozen worden voor 'Afdrukken' door het aantal hier aan te passen '0' naar het gewenste aantal afdrukken.

Standaard e-mailen

Hier kun je instellen dat een template standaard per e-mail verstuurd moet worden. Als deze instelling op 'Ja' staat, staat het vinkje e-mailen bij deze template standaard aan. 

Lay-out voor 1e pagina

Selecteer de achtergrondlay-out voor de 1e pagina. Indien je kiest voor 'N.v.t.' wordt er geen lay-out als achtergrond gehanteerd. Alleen templates met een template type 'Afbeelding achtergrond' worden in de keuzelijst getoond.

Lay-out voor vervolgpagina's

Selecteer de achtergrondlay-out voor de vervolgpagina's. Wanneer er geen achtergrondlay-out geselecteerd is voor de 1e pagina, dan kun je voor de vervolgpagina's ook geen achtergrondlay-out selecteren. Is er voor de eerste pagina wel een achtergrondlay-out geselecteerd, dan wordt deze lay-out standaard ook voor de vervolgpagina's toegepast. Je kunt er ook voor kiezen om voor de vervolgpagina's een afwijkende lay-out (bijvoorbeeld vervolg briefpapier) te hanteren.

Lay-out(s) toepassen bij

Alleen indien je een achtergrondlay-out hebt geselecteerd dien je in dit veld aan te geven in welke situaties de achtergrondlay-out moet worden toegepast. Je hebt de keuze uit:

• Uitgaande afdruk; de achtergrondlay-out wordt gebruikt indien het document wordt geprint voor extern gebruik
• Interne afdruk; de achtergrondlay-out wordt gebruik indien het document wordt geprint voor intern gebruik
• Digitale verzending; de achtergrondlay-out wordt gebruikt indien het document via e-mail wordt verstuurd

Invulbaar PDF formulier

In dit veld kun je aangeven of het document een invulbaar PDF document betreft. Je kunt kiezen uit 'Ja' of 'Nee'. Wanneer je voor 'Ja' hebt gekozen en de template een formulier bevat met tekstvelden, checkboxen of keuzelijsten dan kunnen deze velden na het genereren van het PDF document nog bewerkt worden. Indien je voor 'Nee' hebt gekozen kan het PDF bestand niet meer bewerkt worden.

Document archiveren

In het veld archivering dien je aan te geven of de medewerker al dan niet verplicht is het document te archiveren. Je kunt kiezen uit ‘Ja’, ‘Nee’ en ‘Optioneel’. Wanneer je hebt gekozen voor ‘Ja’ dan dient het door de medewerker gegenereerde document verplicht gearchiveerd te worden in de documentmap welke je opgeeft in het veld 'Documentmap flexwerkers en/of relaties'. Wanneer je 'Nee' hebt geselecteerd is het voor een medewerker niet mogelijk het gegenereerde document te archiveren. Wanneer je hebt gekozen voor 'Optioneel' kan de medewerker het gegenereerde document naar keuze wel of niet archiveren. 

Standaard archief formaat

Wanneer de module 'Documentmanagement' is afgenomen, is het mogelijk om Word documenten direct vanuit Easyflex om te zetten naar een PDF formaat. Wanner deze module niet is afgenomen, is de optie wel zichtbaar maar staat standaard op 'Word'. De optie 'PDF' kan dan niet worden gekozen. De volgende opties kunnen als standaard archief formaat gekozen worden:

• PDF
• Word

De optie 'PDF' kan alleen gekozen worden, wanneer er bij 'Document archiveren' is gekozen voor 'Ja' of 'Optioneel'. 

Documentmap flexwerkers

Wanneer het template type betrekking heeft op een document voor flexwerkers en je aangegeven hebt dat archiveren 'Optioneel' of 'Verplicht' is, ben je verplicht hier een keuze te maken uit één van de documentmappen van flexwerkers. Wanneer je bij archiveren gekozen hebt voor 'Nee', kun je in dit veld niets ingeven.

Ook archiveren bij

Wanneer je het document ook wilt archiveren voor de relatie of de flexwerker kun je dit aangeven. Let op, dit is alleen mogelijk voor plaatsingsbevestigingen.

Documentmap relaties

Wanneer het template type betrekking heeft op een document voor relaties en je aangegeven hebt dat archiveren 'Optioneel' of 'Verplicht' is, ben je verplicht hier een keuze te maken uit één van de documentmappen van relaties. Wanneer je bij archiveren gekozen hebt voor 'Nee', kun je in dit veld niets ingeven.

Gebruik

In dit tabblad kun je controleren welke templates er momenteel in gebruik zijn. Daarnaast zie je waar de templates gebruikt worden.

Flexwerker

Wanneer de template in gebruik is bij een flexwerker, kun je door de knop ‘Flexwerker’ te activeren direct de betreffende flexwerker raadplegen.

Relatie

Wanneer de template in gebruik is bij een relatie, kun je door de knop ‘Relatie’ te activeren direct de betreffende relatie raadplegen.

Locatie

Wanneer de template in gebruik is bij een locatie, kun je door de knop ‘Locatie’ te activeren direct de betreffende locatie raadplegen.