In Easyflex kun je stagiaires inschrijven en verlonen. Je kunt stagiaires uitzenden als flexwerker of zelf in dienst hebben. Wanneer je een flexwerker als stagiair tewerkstelt bij een relatie leg je bij de relatie een aanvraag vast met als functie 'Stagiair' en een plaatsing op basis van uitzending. De persoon is bij jou immers in dienst als een flexwerker en niet als een stagiair.
Het inschrijven van een stagiair die stage komt lopen bij het intermediair bedrijf zelf kan in Easyflex op twee manieren. Je kunt een stagiair inschrijven en verlonen als flexwerker of als vaste medewerker. Schrijf je de stagiair als flexwerker in, dan zijn alle gegevens van deze stagiair toegankelijk voor de vaste medewerkers. Is de stagiair ingeschreven als vaste medewerker, dan zijn de gegevens alleen in te zien door een medewerker die de autorisatie heeft om 'vaste medewerkers' te onderhouden.
Let op! Je dient zelf een stageovereenkomst aan te maken en toe te voegen in Easyflex.
Stap 1: Het inschrijven van een stagiair bij jouw eigen bedrijf (als flexwerker)
Wanneer je een stagiair tewerkstelt bij jouw eigen werkmaatschappij kun je hem/haar inschrijven en verlonen als flexwerker. Je dient hiervoor een aanvraag en plaatsing aan te maken onder de relatie met je eigen bedrijfsnaam. Hieronder wordt beschreven hoe je dit kunt vastleggen.
Het inschrijven van een stagiair is dezelfde procedure als het inschrijven van een flexwerker.
Let op!!! Het is belangrijk om te bepalen of een stagiair(e) een fictief of een feitelijk dienstverband heeft.
Bij een fictief dienstverband:
Op het tabblad 'Flexwerkers > vaste beloningen' leg je de stagevergoeding vast.
Het kan ook voorkomen dat je alleen een stage onkostenvergoeding wilt verstrekken. Je kunt hiervoor een nieuw looncomponent aanmaken in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten' onder 'Vergoedingen / inhoudingen > Vergoedingen belast/onbelast'. Bijvoorbeeld: 'Netto stage onkostenvergoeding'. De vergoeding kun je hierna vastleggen op 'Vaste beloningen' bij de flexwerker (stagiair) onder 'Netto vaste beloningen'. Houd er rekening mee dat de vergoeding alleen geldt voor alle nieuw aan te maken urendeclaraties. Voor de declaraties die worden gegenereerd, omdat er een stageovereenkomst wordt aangemaakt met een ingangsdatum in het verleden, geldt dat de stagevergoeding handmatig dient te worden opgevoerd in de urendeclaraties.
Op het tabblad 'Fiscaal-Sociaal' vink je, indien je bij vaste beloningen gekozen hebt voor een belaste stagevergoeding, alle sociale- en aanvullende verzekeringen uit behalve de ZVW verzekering. Bij een fictief dienstverband zijn de stagiaires namelijk wel verzekerd voor de Wajong en ZW, maar hoeft je geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. In hetzelfde tabblad geef je de studentenregeling in, waardoor de stagiaire weinig tot geen loonheffing hoeft af te dragen.
Bij een feitelijk dienstverband:
Als een stagiair een reële beloning conform het handboek loonheffingen krijgt, bijvoorbeeld het minimum(jeugd)loon, is er een echte dienstbetrekking. Dan gelden de gewone regels voor de loonheffingen en zijn de stagiairs verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Je dient de stagiaire te verlonen als een reguliere flexwerker.
Aanvraag en plaatsing
Wanneer je de stagiair hebt ingeschreven dien je een aanvraag vast te leggen. De aanvraag leg je vast onder de relatie met jouw eigen bedrijfsnaam. Wanneer de relatie (nog) niet bestaat dien je deze aan te maken. Bij het aanmaken van de aanvraag selecteer je als hoofdfunctie 'Stagiair'.
Vervolgens plaats je de stagiair op de aanvraag. Bij het aanmaken van de nieuwe loon -en tariefafspraak kies je bij contractadvies voor het alternatief 'Stageovereenkomst'. Je kiest voor een sectorrisicogroep. Na het aanmaken van de stageovereenkomst accordeer je de loon -en tariefafspraken zonder looncomponenten te hebben vastgelegd in de plaatsing.
Verloning
Er moeten naast het vastleggen van een vergoeding ook uren in de declaratie komen bij een stagiair. Dit kan door 'Loon verlaagde uurlonen' te gebruiken met een percentage van 0%. Die uren zijn nodig voor controle bovenmatig loon, SV-dagen te bepalen en omdat in sommige gevallen WVA gebruikt mag worden. De verloning van een stagiair is hetzelfde als die van een flexwerker.
Stap 2: Het inschrijven van een stagiair bij jouw eigen bedrijf (als vaste medewerker)
Wanneer je een stagiair tewerkstelt bij uw eigen werkmaatschappij kun je deze inschrijven en verlonen als vaste medewerker. Hieronder wordt beschreven hoe je dit kunt vastleggen.
Het invoeren van een stagiair als vaste medewerker werkt op dezelfde wijze als het normaal inschrijven van een vaste medewerker. Wanneer je de stagiair inschrijft als vaste medewerker wordt het loontijdvak automatisch overgenomen, zodra je bij het aanmaken van de stageovereenkomst de periode voor uitbetalen selecteert (week, maand of 4-weken). Nadat je alle verplichte velden/tabbladen hebt ingevuld kun je de stageovereenkomst voor jouw stagiair aanmaken. Met het aanmaken van de stageovereenkomst worden er urendeclaraties aangemaakt waarin de stagevergoeding kan worden geplaatst.
Op het tabblad 'Fiscaal-Sociaal' vink je, indien je de stagiair verloont op basis van een belaste stagevergoeding, alle sociale- en aanvullende verzekeringen uit behalve de ZVW verzekering. Bij een fictief dienstverband zijn de stagiaires namelijk wel verzekerd voor de Wajong en ZW maar hoeft je geen premies werknemersverzekeringen te berekenen.
Aanmaken stageovereenkomst
Op het tabblad 'Frontoffice > Flexwerkers > Cao - overige' worden binnen het veld 'Dienstverbanden' de arbeidsovereenkomsten van de medewerker gearchiveerd. Het betreft hier alleen de dienstverbanden met een overeenkomst voor bepaalde/onbepaalde tijd of voor de duur van een project, tussen de medewerker en de werkmaatschappij. Wanneer u de knop 'zoeken' activeert kun je een nieuw dienstverband invoeren.
Vervolgens activeer je de knop 'Nieuw'. Nu kun je detailinformatie betreffende het dienstverband vastleggen. Maak de arbeidsovereenkomst aan zoals je dat normaal doet. Kies bij 'Aard arbeidsverhouding' voor de optie 'Stageovereenkomst'.
Stap 3: Het inschrijven van een stagiair bij een relatie
Wanneer je een stagiair tewerkstelt bij één van je relaties, kun je de stagiair inschrijven en verlonen als flexwerker. Je dient hiervoor een aanvraag en plaatsing aan te maken onder de relatie. Hieronder wordt beschreven hoe je dit kunt vastleggen.
Inschrijven stagiair
Het inschrijven van een stagiair is dezelfde procedure als het inschrijven van een flexwerker (en werkt hetzelfde zoals bij stap 1).
Let op! Het is belangrijk te bepalen of een stagiair(e) een fictief of een feitelijk dienstverband heeft.
Bij een fictief dienstverband:
Op het tabblad 'Flexwerkers > vaste beloningen' leg je de stagevergoeding vast. Houd er rekening mee dat de vergoeding alleen geldt voor alle nieuw aan te maken urendeclaraties. Voor de declaraties die worden gegenereerd omdat er een stageovereenkomst wordt aangemaakt met een ingangsdatum in het verleden, geldt dat de stagevergoeding handmatig dient te worden opgevoerd in de urendeclaraties.
Op het tabblad 'Fiscaal-Sociaal' vink je, indien je bij vaste beloningen gekozen heeft voor een belaste stagevergoeding, alle sociale- en aanvullende verzekeringen uit behalve de ZVW verzekering. Bij een fictief dienstverband zijn de stagiaires namelijk wel verzekerd voor de Wajong en ZW maar hoef je geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. Op hetzelfde tabblad geef je de studentenregeling in, waardoor de stagiaire weinig tot geen loonheffing hoeft af te dragen.
Bij een feitelijk dienstverband:
Wanneer een stagiair een reële beloning conform het handboek loonheffingen krijgt, bijvoorbeeld het minimum(jeugd)loon, is er een echte dienstbetrekking. Dan gelden de gewone regels voor de loonheffingen en zijn de stagiairs verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. Je dient de stagiaire te verlonen als een reguliere flexwerker.
Aanvraag en plaatsing
Wanneer je de stagiair hebt ingeschreven dien je een aanvraag vast te leggen. De aanvraag leg je vast onder de relatie. Wanneer de relatie niet bestaat dien je deze aan te maken.
Je selecteert in de plaatsing van de stagiair, bij het aanmaken van nieuwe loon -en tariefafspraken voor het alternatief 'Stageovereenkomst'. Je kiest voor een sectorrisicogroep. Na het aanmaken van de stageovereenkomst accordeert u de loon -en tariefafspraken zonder looncomponenten te hebben vastgelegd in de plaatsing.
Verloning
Er moeten naast het vastleggen van een vergoeding ook uren in de declaratie komen bij een stagiair. Voor stagiairs met een stagevergoeding kan dit door het looncomponent 'Loon verlaagde uurlonen' te gebruiken met een percentage van 0%. Die uren zijn nodig voor controle bovenmatig loon, SV-dagen te bepalen en omdat in sommige gevallen WVA gebruikt mag worden. De verloning van een stagiair is hetzelfde als die van een flexwerker.