(2021-01) Flexwerker
Algemeen
Waar kan ik ingeven dat de flexwerker een auto van de zaak rijdt?
Kan ik bij een flexwerker een pro forma loonberekening maken?
Kan ik een een groep flexwerkers tegelijk een brief sturen?
Wanneer wordt een flexwerker aangemerkt als parttimer?
Hoe voer je een buitenlands bankrekeningnummer in?
Wat moet ik doen als een flexwerker naar een andere fase gaat?
Hoe kan ik automatisch een cv genereren bij een flexwerker?
Kan ik de einddatum van een plaatsing nog wijzigen?
Wat te doen als ik een functie/opleiding wil toevoegen?
Hoe leg ik vast dat een flexwerker als vakantiekracht gaat werken?
Hoe bereken ik het minimumjeugdloon?
Hoe betaal ik een flexwerker die onder de Wajong valt uit?
Hoe leg ik opvolgend werkgeverschap vast bij een flexwerker?
Flexwerker heeft gemoedsbezwaar, hoe geef ik dit in?
Waar kan ik controleren of wij recht hebben op subsidies voor onze flexwerker?
Arbeidsongeschiktheid
Wie is er verantwoordelijk voor het ziek en beter melden van de flexwerker?
Wanneer wordt de ziekmelding verstuurd van een flexwerker met contract?
Ik heb een e-mail ontvangen van het UWV met daarin een Reflex foutmelding. Wat moet ik doen?
Hoe kun je een flexwerker ziekmelden?
Hoe meld ik een flexwerker beter?
Een flexwerker is overleden, hoe meld ik dat?
Hoe betaal ik de aanvullende 20%/21% ziekengeld uit aan een flexwerker?
Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst zijn arbeidsongeschikt gemeld aan het UWV, hoe kan dat?
Wat is de hoogte van de uitkering bij ziekte?
Wanneer een flexwerker arbeidsongeschikt is, loopt de fasetelling dan door?
Reserveringen
Hoe kan ik handmatig reserveringsstanden van flexwerkers aanpassen?
Hoe kan ik reserveringen automatisch betaalbaar stellen?
Overzicht 'Reserveringen herwaarderen' toont niet alle flexwerkers, waarom niet?
Hoe voer ik een loonbeslag bij een flexwerker in?
Waarom kan ik de aanvangsdatum van een definitieve en geaccordeerde plaatsing niet meer wijzigen?
Waarom kan ik de eenheid 'Uur' niet kiezen i.c.m. het looncomponent 'Reiskostenvergoeding?
Hoe voeg ik een looncomponent toe in de plaatsing met een afwijkend percentage (bv Overwerkuren)?
Tarievenschema is niet zichtbaar in plaatsing, waar heeft dit mee te maken?
Urendeclaraties
Ik kan geen voorschot ingeven op de juiste urendeclaratie, hoe komt dit?
AOW-gerechtigde
Is het mogelijk om een flexwerker die AOW-gerechtigd is langer in fase A, ABU CAO te laten werken?
Wat gebeurt er met een flexwerker die AOW-gerechtigd is die werkzaam is volgens de NBBU CAO?
Wat doet Easyflex als een flexwerker AOW-gerechtigd is?
Hoe werkt de premiekorting oudere werknemers?
Hoe kan ik zien bij welke flexwerker de premiekorting ouderen behoort?
Hoe wordt de premiekorting oudere werknemers verrekend in de loonaangifte?
Fasetelling of (stappen)historie
Ik moet de fasetelling aanpassen, hoe doe ik dat?
Deeltijdbaan
Wanneer mag ik gebruik maken van de optie 'Deeltijdbaan'?
Jaarloon
Hoe wordt het jaarloon van een flexwerker berekend?
Verzekering
Ik moet twee keer het adres bij een flexwerker invoeren, bij domicilie- en woonadres. Kan dat ook anders?
Ja, je kunt met de kopieerknop het woon- en correspondentieadres kopiëren naar het domicilieadres. Zie ook Algemene beschrijving > Kopieerfunctie.
Waar kan ik ingeven dat de flexwerker een auto van de zaak rijdt?
Dit doe je bij de flexwerker op het tabblad 'Fiscaal - sociaal' in het onderdeel 'Gegevens voor loonopgave'.
Kan ik bij een flexwerker een pro forma loonberekening maken?
Ja, dit kan in het onderdeel 'Frontoffice > Pro forma loon' en bij een reeds ingeschreven flexwerker via het tabblad 'Pro forma loon'. Om een beter overzicht te krijgen kun je in een urendeclaratie fictief uren ingeven. Zo kun je meteen kijken a.d.h.v. loon normale uren gecombineerd met andere looncomponenten. Let erop dat dit dus steeds kan verschillen als de flexwerker méér of mínder uur werkt.
Ik heb een loonspecificatie maar hierop ontbreekt de balk met informatie omtrent het declaratienummer en tijdvak, hoe kan dit?
Het betreft hier een loonspecificatie waarin alleen geldopnames zijn verloond en/of gecorrigeerd. In de balk met declaratienummer worden alleen uren en vergoedingen getoond, als deze er niet zijn, wordt de balk ook niet getoond.
Kan ik een groep flexwerkers tegelijk een brief sturen?
Via Frontoffice > Matching kun je een selectie maken van de flexwerkers die je een brief wilt gaan sturen. De matchresultaten kun je als batch actie verwerken, dit betekent dat je een bewerkingsopdracht ingeeft voor de geselecteerde groep flexwerkers. Wanneer je kiest voor het verwerken van een batch actie, kun je een selectie maken voor de uitvoer van de selectie. Je kiest hier voor 'Document printen'. Met de selectie 'Document printen' kun je een bestaand document of een standaard brief koppelen aan de geselecteerde flexwerkers.
Nadat je (optioneel) een keuze hebt gemaakt voor de status van de geselecteerde groep, kun je bij bewerking de keuze maken voor 'Bestaand document' of 'Standaard brief genereren'. Wanneer er gegevens van de flexwerker (zoals adresgegevens en naam) in de brief komen te staan dan dien je deze brief eerst vast te leggen onder ' Beheer > Document management > Templates'. Je kiest dan voor 'Standaard brief genereren'.
Wanneer wordt een flexwerker aangemerkt als parttimer?
Op de vraag "Wat is in het kader van de loontijdvakken een parttimer" geeft art. 62 van de Uitvoeringsregeling Loonbelasting 2001 uitsluitsel: voor de bepaling van de loontijdvakken voor iemand die in deeltijd werkt wordt gesproken over de werknemer die doorgaans op minder dan vijf dagen per week werkzaam is''.
Het is dus een persoon die niet op alle dagen werkzaamheden verricht, maar (doorgaans) op minder dan vijf. Het aantal gewerkte uren is hierbij in het geheel niet van belang. Werkt men vijf of meer dagen per week, maar slechts één uur per dag dan gelden de regels van een fulltimer.
Werkt men (doorgaans) vier dagen van 9 of 10 uur (en daarmee het volledige aantal CAO uren) dan is men voor de loontijdvakken te beschouwen als een parttimer.
a. Werknemer werkt vijf dagen per week en elke dag 8 uur (standaard wordt er 40 uur per week), werknemer is voor de salarisadministratie een fulltimer.
b. Werknemer werkt vijf dagen per week alleen minder dan 8 uur (standaard wordt er 40 uur per week gewerkt), werknemer is voor de salarisadministratie een parttimer. Is voor de loontijdvakken een fulltimer.
c. Werknemer werkt vier dagen per week en elke dag 9 uur (standaard wordt er 36 uur per week gewerkt), werknemer is voor de salarisadministratie een fulltimer maar voor de loontijdvakken een parttimer.
d. Werknemer werkt vier dagen per week en elke dag 8 uur (standaard wordt er 36 uur per week gewerkt), werknemer is voor de salarisadministratie een parttimer.
Hoe voer je een buitenlands bankrekeningnummer in?
Bij het invoeren van een buitenlands bankrekeningnummer heb je het volledige IBAN-bankrekeningnummer nodig en de BIC/SWIFT code van de bank. Het nummer op de bankpas is meestal niet het volledige IBAN-bankrekeningnummer. Op het bankafschrift van de flexwerker staat het IBAN nummer. Daarnaast zijn op internet diverse webpagina's te vinden waarmee je het 'reguliere' bankrekeningnummer kunt converteren naar een IBAN-bankrekeningnummer. Ook heb je de BIC/SWIFT code nodig van de bank, ook deze zijn via diverse webpagina's te vinden. Noodzakelijke gegevens voor het invoeren van de BIC/SWIFT code zijn naam, land, adres en plaats van de bank in het buitenland.
Wat moet ik doen als een flexwerker naar een andere fase gaat?
Om te zorgen dat een flexwerker in een andere fase komt voer je de volgende handelingen uit:
1. De ingangsdatum van de nieuwe fase leg je vast op het tabblad 'Lonen en tarieven' van de plaatsing.
2. Er moet nu weer een fase geselecteerd worden. Je kiest de sector welke hoort bij de nieuwe fase van de flexwerker.
3. Vervolgens vul je de velden 'Beloningssysteem', 'Loonschaal' en 'Uurloon voor plaatsing' in. Daarna activeer je de knop 'Opslaan'. De tarieven die reeds zijn vastgelegd worden automatisch overgenomen. Indien gewenst kun je deze aanpassen. Middels het activeren van de knop 'Accorderen' leg je de nieuwe gegevens vast.
Hoe kan ik automatisch een cv genereren bij een flexwerker?
Het automatisch genereren van een cv doe je met behulp van een template. Easyflex heeft een template aangemaakt voor een cv, deze kun je selecteren vanuit de template bibliotheek ( 'Beheer > Document management > Templates' ). Wellicht is deze template al beschikbaar gesteld voor de werkmaatschappij. Je kunt nu direct aan de slag:
1. Ga naar het tabblad ' Documenten > Archief' van de flexwerker.
2. Activeer de knop 'Nieuw'.
3. Bij de optie 'Bewerking' kies je voor 'Standaard brief genereren'. Alle velden hieronder worden nu automatisch grijs gekleurd. Je kunt hier verder niets invullen.
4. Activeer vervolgens de knop ' Documentafhandeling'
5. Wanneer je de knop 'Start bewerken document' selecteert, verschijnt automatisch een nieuw blok met daarin een aantal velden. Is er op je computer geen tekstverwerkingsprogramma geïnstalleerd, dan kun je geen documentafhandeling verwerken. Easyflex toont hiervan een melding.
6. T.a.v.: Wanneer er meerdere contactpersonen zijn ingevoerd, bijvoorbeeld bij een relatie, kun je door het activeren van de knop ' zoeken' een contactpersoon, waaraan het document gericht kan worden, selecteren. Dit is niet verplicht. Bij een flexwerker is deze optie niet beschikbaar.
7. Vorm: Wanneer je bij bewerking hebt gekozen voor 'Document importeren en archiveren' wordt dit veld vanuit de eerder ingegeven detailgegevens automatisch gevuld. Ook wanneer je een loonspecificatie, jaaropgave of factuur verwerkt, heb je geen keuze. De vorm is 'Automatisch', het geselecteerde briefhoofd bij de algemene gegevens van de flexwerker is bepalend. Wanneer je echter gekozen hebt voor 'Standaard brief genereren', moet je voordat je een document kunt selecteren eerst een vorm selecteren. Wanneer er bij een flexwerker geen roepnaam is ingegeven, kun je alleen maar kiezen tussen 'Automatisch' en 'U-vorm'. Of documenten in de Jij-vorm ook daadwerkelijk in de Jij-vorm worden aangemaakt, is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen ( Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie ).
8. Document : Wanneer je bij bewerking hebt gekozen voor 'Document importeren en archiveren' wordt dit veld vanuit de eerder ingegeven detailgegevens automatisch gevuld. Ook wanneer je een loonspecificatie, jaaropgave of factuur wilt verwerken, heb je geen keuze. De algemene naam van het document, vastgelegd door Easyflex, wordt getoond. Wanneer je echter hebt gekozen voor 'Standaard brief genereren', kun je met de pijltjes toets een keuze maken uit de eerder aangemaakte documenten en templates ( Beheer > Document management > Templates). Easyflex controleert welke programma's op je computer zijn geïnstalleerd. Door het activeren van de knop 'Print' wordt het scherm 'Documentafhandeling' geopend waarmee je de definitieve opdracht kunt generen.
Hoe kan ik de einddatum van een plaatsing wijzigen?
Als je de definitieve einddatum wilt aanpassen moet je eerst de status van 'Definitief' op 'Voorlopig' zetten. Het wijzigen van een einddatum met status 'Definitief' is alleen mogelijk voor een medewerker die hiervoor is geautoriseerd. In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie marges / uren' ken je de autorisatierol toe. Je kunt nu de einddatum aanpassen of verwijderen.
Wat te doen als ik een functie/opleiding wil toevoegen?
Als een functie of opleiding niet beschikbaar is in Easyflex kunt je deze per mail aanvragen bij support@easyflex.nl. Je moet hiervoor de volgende gegevens aanleveren:
- Discipline (bv. industrieel of administratief)
- Functieniveau (bv. 1,2, of 3)
- Omschrijving van de functie, opleiding (kort en bondig)
- De plaats van de boom waaronder de functie/opleiding geplaatst dient te worden
Hoe leg ik vast dat een flexwerker als vakantiekracht gaat werken?
Door het selecteren van de leveringswijze 'Vakantiewerk' kun je aangeven of het een vakantiekracht betreft. De leveringswijze kun je al vastleggen in de aanvraag . In de plaatsing wordt automatisch de keuze getoond welke is geselecteerd in de aanvraag. Als er in de aanvraag niet is aangegeven dat het om vakantiewerk gaat kun je de leveringswijze bij het aanmaken van de plaatsing alsnog in 'Vakantiewerk' wijzigen. De leveringswijze in een lopende plaatsing is niet aan te passen. Als je een flexwerker uit een lopende plaatsing wilt tewerkstellen als vakantiekracht dien je een nieuwe plaatsing aan te maken.
Hoe bereken ik het minimumjeugdloon?
Om het minimumjeugdloon per uur te berekenen wordt uitgegaan van het 'Wettelijk bruto minimumloon' per maand of week. Afhankelijk van de leeftijd gebruik je een percentage van het minimumloon. Als voorbeeld, een 15-jarige heeft een loon dat 30 % van het wettelijk bruto minimumloon is. De berekening is als volgt:
- Het wettelijk bruto minimumloon per week is € 322,75. Het minimum weekloon van een 15-jarige is € 322,75 x 0.3 = € 96,825. Dit bedrag wordt afgerond op 0.05 cent, dus € 96,85
- Het uurloon is € 96,85 : 40 uur = € 2,42125. Als het bedrag naar beneden wordt afgerond is € 2,42 euro, maar 40 uur * € 2,42 = € 96,80 euro. Dit is te weinig en daarom is het minimum uurloon € 2,43 euro voor een persoon van 15 jaar.
Er ligt wel een notificatie vast van een voorschot maar het voorschot staat niet in Easyflex, hoe kan dat?
Bij het aanmaken van een voorschot bij de flexwerker in het tabblad 'Voorschot' wordt een notificatie gemaakt zodra je een voorschot archiveert. Als er vervolgens wordt gekozen voor 'Annuleren' in plaats van 'Opslaan', blijft toch die notificatie staan. Nu is het net alsof er een voorschot is ingegeven en niet is verrekend maar uiteindelijk is deze niet opgeslagen en kan het voorschot niet verrekend worden. Je kunt een nieuw voorschot aanmaken zodat het voorschot alsnog verrekend wordt.
Hoe betaal ik een flexwerker die onder de Wajong valt uit
Een flexwerker welke onder de Wajong valt krijgt minder loon dan het wettelijk minimumloon. Om dit lagere percentage loon uit te betalen dien je het looncomponent 'Verlaagde uurlonen' te gebruiken. Indien de premiekorting Wajong in ' Frontoffice > Flexwerkers > Fiscaal - sociaal ' aan is gevinkt, dan vindt er geen controle plaats op het minimumloon bij het vastleggen van de lonen- en tarievenafspraak in de plaatsing.
Hoe leg ik opvolgend werkgeverschap vast bij een flexwerker?
Om opvolgend werkgeverschap bij een flexwerker vast te leggen dien je een aantal stappen te doorlopen, deze stappen zullen hieronder in het kort worden beschreven:
1. Je gaat bij de flexwerker naar het tabblad 'Opvolgend werkgeverschap', hier leg je de gewerkte weken vast van de flexwerker voordat hij bij jullie in dienst kwam.
2. Je gaat bij de flexwerker naar het tabblad 'Cao-overige'. Hier ga je links bovenin naar 'Dienstverbanden' en je kiest voor 'Historie'. Hier kun je de fases vastleggen die de flexwerker al heeft doorlopen. Ook de huidige fase leg je hier vast, altijd met als einddatum de datum van vandaag.
3. Je kunt bij de flexwerker in het tabblad 'Cao-overige', onder 'Dienstverbanden' arbeidsovereenkomsten vastleggen. Als je contracten vastlegt die de flexwerker heeft gehad bij de oude werkgever dan kiest je voor 'Opvolgend werkgeverschap'. Voor het huidige contract kies je voor 'Aangegaan dienstverband'.
4. Nu kun je een plaatsing vastleggen voor de flexwerker.
Flexwerker heeft gemoedsbezwaar, hoe geef ik dit in?
Je kunt handmatig sociale verzekeringspremies uitzetten en instellen dat er geen loonheffing wordt ingehouden, dit kun je doen op tabblad 'Fiscaal-sociaal'. Indien dit de bedoeling is kun je de bedragen echter niet aan een andere begunstigde overmaken.
Waar kan ik controleren of wij recht hebben op subsidies voor onze flexwerkers?
Op de website www.subsidiecalculator.nl kun je een online subsidiecalculator raadplegen. Naast de hoogte van de bedragen geeft de calculator achtergrondinformatie over de subsidies en regelingen en de te ondernemen acties. Deze website linkt door naar organisaties waar je de subsidie of regeling kunt aanvragen.
Wie is er verantwoordelijk voor het ziek en beter melden van de flexwerker?
De flexwerker (zonder contract/met beding) meldt zich ziek. Je voert dit in bij ' Frontoffice > Flexwerkers> Arbeidsongeschiktheid '. De meldingen worden automatisch door Easyflex verstuurd naar het UWV. De flexwerker is zelf verantwoordelijk voor het beter melden bij het UWV. Het UWV meldt via Easyflex terug wanneer de flexwerker beter is indien de flexwerker zichzelf hersteld meldt bij het UWV.
Flexwerkers met contract (zonder beding) melden zich ook ziek bij het uitzendbureau. Je voert dit in bij ' Frontoffice > Flexwerkers> Arbeidsongeschiktheid'. Flexwerkers met contract moeten zichzelf beter melden bij het uitzendbureau Het UWV blijft hierbuiten, het uitzendbureau is verantwoordelijk en moet ook zorgen voor doorbetaling tijdens ziekte. LET OP: dit geldt niet voor degenen die ziek zijn in het vangnet (bijvoorbeeld zwangerschapsverlof, orgaandonatie), dan betaalt het UWV.
Wanneer wordt de ziekmelding verstuurd van een flexwerker met contract?
De ziekmelding wordt verstuurd op de dag dat het contract afloopt.
Ik heb een e-mail ontvangen van het UWV met daarin een Reflex foutmelding. Wat moet ik doen?
Het niet juist verwerken heeft hoogstwaarschijnlijk de volgende reden: je indeling voor de kortings-, midden- of opslagklasse (die je elk jaar van de Belastingdienst krijgt) is nog niet bekend bij het UWV of de indeling in Easyflex van de sectorpremie WW-Wgf (bedrijfsinstellingen > sociale verzekeringen) is niet dezelfde indeling als op de beschikking staat.
Je kunt met de beschikking (indeling klasse uitzendbedrijven voor het betreffende jaar) voor de risicogroep waar je de foutmelding van hebt ontvangen, de instellingen in Easyflex controleren. Dit doe je in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen.
Wanneer de instellingen in Easyflex gelijk zijn aan de beschikking kun je contact opnemen met het UWV. Wij adviseren dit per e-mail te doen waarin je de beschikkingen mee stuurt. Zij kunnen dan de instellingen voor je nakijken en eventueel aanpassen. Indien de instellingen in Easyflex afwijken van de gegevens op de beschikking dan dien je dit in Easyflex aan te passen. Na het aanpassen van deze instellingen dient er door Easyflex herrekend te worden en hier zijn kosten aan verbonden. Wij adviseren je dan ook om contact op te nemen met het Service Center van Easyflex hierover.
Hoe kun je een flexwerker ziek melden?
Je selecteert hiervoor de betreffende flexwerker en gaat naar het tabblad 'Arbeidsongeschiktheid'. Alle eventueel eerder vastgelegde meldingen worden weergegeven. Bij 'Actie' moet je kunnen kiezen voor 'Vastleggen arbeidsongeschiktheid'. Als dit niet het geval is, is een eerdere melding nog niet definitief afgehandeld. (zie voor uitgebreide uitleg de referentiegids 'Flexwerker > Arbeidsongeschiktheid'). Je selecteert de actie 'Vastleggen arbeidsongeschiktheid' door het activeren van de knop 'Uitvoeren'. Easyflex gaat nu controleren of de flexwerker tewerkgesteld is (geplaatst) en/of er een arbeidsovereenkomst bij de flexwerker is vastgelegd. Als dit het geval is kun je verder met het vastleggen van de arbeidsongeschiktheidsmelding.
Wanneer de flexwerker niet geplaatst is en/of er is geen arbeidsongeschiktheid vastgelegd kun je de flexwerker niet ziekmelden in Easyflex. Let op: de arbeidsongeschi