(2021-02) 10-12-2020 - Versie 2020-25

Recente ontwikkelingen

22-12-2020 Foutmelding over onbekende kostprijzen bij het maken van nieuwe loon- en tariefafspraken met tarievenschema's is opgelost

Module: Frontoffice
Onderdeel: Plaatsingen
Tabblad: Lonen en tarieven
Melding: 534648

Als je een nieuwe loon- en tariefafspraak maakte met ingang van 01-01-2021 en je maakt daarbij gebruik van loon- en tarievenschema's dan kon het voorkomen dat je een foutmelding kreeg dat niet alle kostprijzen bekend zijn. Dit probleem is opgelost.

22-12-2020 Urendeclaratie werd niet gevuld met standaard uren of gaf een foutmelding, dit is opgelost

Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 534644

Het kon voorkomen dat bij het openen urendeclaratie je een foutmelding kreeg dat er geen kostprijzen bekend zijn of dat de uren niet in de urendeclaratie gevuld werden. Deze foutmelding kon je ook krijgen bij het verwerken van urenbestanden. Dit is opgelost.

22-12-2020 Aanvang plaatsing met vast loon vanaf 1-1-2021 en 4-weken loontijdvak gaf bij het maken van een proforma een onbekende fout. Dit is opgelost

Module: Frontoffice
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 534653

Op het moment je een plaatsing hebt die vanaf 01-01-2021 en de flexwerker of vaste medewerker heeft een loontijdvak van 4-weken en het vast loon werd gebruikt dan gaf de proforma van periode 2020-13 een onbekende fout. Dit is opgelost

14-12-2020 De ‘voorlopige’ cijfers van StiPP zijn bekend en verwerkt in Easyflex

De ‘voorlopige’ cijfers van StiPP zijn bekend en verwerkt in Easyflex. Heb je de jaarwissel al uitgevoerd dan dienen de kostprijzen opnieuw berekend te worden door een controlelijst aan te maken (Beheer > Controlelijst > 2021).

Heb je stap 2.2 ‘Collectieve loon/tarief aanpassingen voor alle plaatsingen’ van de jaarwissel al uitgevoerd dan dien je deze nogmaals voor de kostprijzen uit te voeren.

Overzicht signaleringen mislukte bij combinatie aanzegtermijn en verzekeringen, dit is opgelost

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Signaleringen
Melding: 534572

Het overzicht 'Signaleringen' mislukte bij een combinatie van het signaleren op 'Aanzegtermijn' en 'Verzekeringen'. Dit probleem is opgelost. Het overzicht kan weer aangemaakt worden met een combinatie van deze signaleringen.

Verloning kon falen in specifieke situatie met opname vakantiedagen in de kolom 'VD', dit is opgelost

Module: Backoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 534571

In specifieke situaties met onder andere opname vakantiedagen in de kolom 'VD', kon de verloning falen. Dit had te maken met een 'ontbrekend' percentage voor vakantiedagen. Het probleem is opgelost.

Het corrigeren van declaraties voor flexwerkers met een lage ww-premie was niet in elke situatie mogelijk, dit is opgelost 

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Urendeclaraties/correcties
Melding: 534576

In specifieke situaties kon het voorkomen dat declaraties niet gecorrigeerd konden worden. Dit is opgelost.

Belangrijke mededelingen

De jaarwissel naar 2021 kan worden uitgevoerd

De percentages en premies voor 2021 zijn bekend en verwerkt in Easyflex. De jaarwissel naar 2021 kan nu worden uitgevoerd en de kostprijzen kunnen worden berekend. De processtappen van de jaarwissel kun je terugvinden in ons online handboek bij (2021-02) Jaarwissel 2020 - 2021 1.
Je kunt je ook aanmelden om deel te nemen aan de Webinar Easy overgaan naar 2021.

Overzicht 'Signalering transitievergoeding' binnenkort niet meer beschikbaar

Het overzicht 'Signalering transitievergoeding' gaat binnenkort verdwijnen uit Easyflex. Dit overzicht kon alleen nog gebruikt worden voor resultaten waarvan de 'Datum transitievergoeding' vóór 01-01-2020 lag, in verband met de gewijzigde regelgeving vanaf die datum. Vanaf 01-01-2020 bestaat er namelijk recht op een transitievergoeding vanaf de eerste dag van het dienstverband. Het overzicht is daarom niet meer van toepassing en dus binnenkort niet meer aan te maken. Oude aangemaakte overzichten kunnen wel nog steeds geraadpleegd worden via 'Backoffice > Exporteren en printen'.

Nieuwe velden bij invoeren loonbeslag t.b.v. SNG koppeling

Bij de loonbeslagen (Frontoffice > Flexwerker > Cao-overige > Loonbeslagen) zijn t.b.v. de SNG koppeling twee nieuwe velden toegevoegd:

• Coördinerend deurwaarder:  De coördinerend deurwaarder is de deurwaarder waaraan de derde- beslagene afdracht plichtig is. Er wordt bij samenloop van meerdere beslagen één coördinerend deurwaarder aangewezen. De coördinerend deurwaarder krijgt taken met betrekking tot de berekening van de beslagvrije voet, het innen en verdelen van betalingen en de communicatie richting schuldenaren, andere beslagleggers en inhoudingsplichtigen.
• Vereenvoudigd derdenbeslag: Een vereenvoudigd derdenbeslag is een beslaglegging opgelegd door overheden zonder rechtelijke uitspraak.
  Standaard staat de instelling uitgevinkt wat betekent dat er geen sprake is van een coördinerend deurwaarder en/of vereenvoudigd derdenbeslag. 

Heb je een koppeling met SNG? Dan is het belangrijk om deze velden vanaf nu goed toe te passen en de lopende loonbeslagen hierop te controleren.

Controleer BSN's van testflexwerkers

In de specificaties van de loonaangifte 2021 staat vermeld dat er geen BSN's mogen worden aangeleverd die beginnen met het cijfer 8 of 9. Wij hebben gemerkt dat er in Easyflex toch flexwerkers zijn waar een BSN vastligt dat begint met het cijfer 8 of 9. Dit betreft (test)flexwerkers die nooit verloond zijn. Bij deze willen we je verzoeken om BSN's van (test)flexwerkers die beginnen met een 8 of 9 te verwijderen uit Easyflex of aan te passen naar een ander fictief BSN. Dit om te voorkomen dat jouw testflexwerker niet ineens geen BSN meer heeft, aangezien wij op de eerstvolgende productie alle BSN's zullen verwijderen die er op dat moment nog instaan en beginnen met het cijfer 8 of 9. Via Matching kun je een lijst uitdraaien van de BSN's van jouw flexwerkers.

Nieuw / Gerealiseerde wensen

Vergoedingen met 5 cijfers voor de komma vast kunnen leggen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 531866

Het was eerst mogelijk om een vergoeding tot maximaal € 9.999,99 vast te leggen. Vanaf nu kun je vergoedingen met de eenheid 'Bedrag' vastleggen met vijf cijfers voor de komma dus maximaal € 99.999,99.

Premie HollandZorg per maand berekenen

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Verzekeraar
Melding: 528605

HollandZorg werkt met een maandpremie. Dit is wat er gecommuniceerd wordt via de polis. Echter, flexwerkers hebben vaak een een verzekering per week. Easyflex werkt met een dagpremie. Om elke maand tot eenzelfde premie te komen, deelt HollandZorg de maandpremie door 30. HollandZorg rekent dus met 360 dagen per jaar, terwijl Easyflex rekent met 365 dagen per jaar. Dit kan op jaarbasis dus voor een verschil zorgen. Om die reden is er in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud' een nieuwe rekenwijze voor HollandZorg genaamd 'maandpremie'. Automatisch wordt er dan omgerekend naar week- en dagpremie en is dus zodoende eenvoudig aan te passen. Bekijk hier de berekening. Deze nieuwe functie geldt alleen voor HollandZorg en niet voor Zorg en Zekerheid.

Code incidentele inkomstenvermindering in te stellen bij ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’

Module: Beheer
Onderdeel: Bedrijfsinstellingen
Tabblad: Looncomponenten
Melding: 532423

Op het moment dat de medewerker niet 100% van zijn loon doorbetaald krijgt en er geen sprake is van een afwijkend soort inkomstenverhouding dan moet de code incidentele inkomstenvermindering meegestuurd worden in de loonaangifte. Voor ziekte werd dit al automatisch gedaan en vanaf nu kun je dit zelf instellen voor ziekte, aanvullend geboorteverlof, onbetaald verlof en stakingsdagen.

Bij de looncomponenten ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ is het veld ‘Inkomstenvermindering' toegevoegd en kun je kiezen voor ziekte, aanvullend geboorteverlof, onbetaald verlof en stakingsdagen. Vanaf 2021 wordt dan de code incidentele inkomstenvermindering meegestuurd in de loonaangifte.

Let op:
Voor 2021 dienen de bestaande looncomponenten onder ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Loon verlaagde uurlonen’ hierop gecontroleerd te worden.
Alle looncomponenten onder ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ die geen ‘Afwijkend soort IKV’ hebben krijgen standaard de instelling ‘Ziekte’. Indien dit niet van toepassing is, bijvoorbeeld omdat het een looncomponent voor aanvullend geboorteverlof is, dient dit aangepast te worden.
Het aanpassen van bestaande looncomponenten is mogelijk tot de eerste verloning in 2021. Daarna is het veld disabled.

Tip: Bij het gebruik van meerdere looncomponenten, bijvoorbeeld uitkering en aanvulling, ziet Easyflex niet of totaal hiervan 100% loon is. Controleer daarom goed of de totale uitbetaling 100% is en er geen inkomstenvermindering van toepassing is of dat de totale uitbetaling lager dan 100% is en er wel sprake is van inkomstenvermindering. Richt hierop de looncomponenten goed in.

Raadpleeg het handboek loonheffingen van de Belastingdienst voor een correcte toepassing.

In communicatiemodule mogelijk om alleen medewerker van eigen locatie te tonen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Communicatie
Tabblad: Collega's
Melding: 533023

Middels de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemeen' is het mogelijk om met het vinkje 'alleen eigen locatie zichtbaar in communicatiemodule' te activeren. Wanneer het vinkje is ingeschakeld zullen alleen de medewerkers getoond worden die aan dezelfde locatie zijn gekoppeld als de medewerker die is ingelogd.

Declaratiesignalering mogelijk bij arbeidsongeschiktheid

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 532399

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' is het mogelijk om een signalering in te stellen op arbeidsongeschiktheid. Indien er een declaratie wordt bewerkt in de periode van de arbeidsongeschiktheid zal hier een melding van getoond worden. HIerbij is het mogelijk om te waarschuwen of te blokkeren.

Mogelijk om contactopties met Easyflex aan te passen voor gebruikers

Module: Frontoffice
Onderdeel: Communicatie
Melding: 534287

In 'Beheer > Programmarechten' is het mogelijk om de rechten voor 'Teamviewer', 'stel een vraag', 'mijn easyflex' en 'chat' per rol in te stellen.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je in ons online handboek terugvinden bij 'Documenten > Easyflex documenten'.

Verbeterd

Relatiebeheerders van andere locatie(s) worden voortaan afgeschermd in 'Urendeclaraties'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Urendeclaraties
Melding: 534168

In het scherm 'Frontoffice > Urendeclaraties' kun je filteren op relatiebeheerder. De medewerkers van de werkmaatschappij die je vervolgens te zien krijgt, werden niet afgeschermd op locatie indien dit ingeschakeld is. Vanaf nu is dat wel het geval als afschermen van locaties is ingeschakeld.

PDF overzicht van Pensioenaanlevering APG toont vanaf 2021 uren ipv dagen

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Pensioenaanlevering (APG)
Melding: 534247

Het overzicht 'Pensioenaanlevering' voor APG toont vanaf 2021 uren in plaats van dagen op het PDF bestand. Indien het overzicht wordt aangemaakt voor het loonjaar 2020 en eerder, worden nog wel dagen getoond.

Notificatie bij herrekenen flexwerker

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Notificaties
Melding: 534362

Vanaf nu wordt er een automatische notificatie aangemaakt bij de flexwerker wanneer deze herrekend is. Let op: er wordt altijd een notificatie aangemaakt wanneer een flexwerker herrekend wordt, ook wanneer er geen netto loon mutatie is.

Bij aanmaken van plaatsing via urenbestand is het mogelijk om deze niet standaard op maandag in te laten gaan, maar op de eerste werkdag

Module: Beheer
Onderdeel: Urenbestand-definities
Tabblad: Algemeen
Melding: 523332

Wanneer in de urenbestanddefinitie is gekozen om een plaatsing aan te maken, zijn er nu twee opties beschikbaar. De eerste optie is 'Maandag van de week', en de nieuwe optie is 'De datum van de eerste urenregel'. Hiermee is het mogelijk om een plaatsing een ingangsdatum te geven die overeenkomt met de eerste dag dat er uren zijn geboekt. Deze instelling is terug te vinden in 'Beheer > Urenbestand-definities > Algemeen> Plaatsing startdatum'. Hier zijn twee opties beschikbaar.

Boekingsdatum bepaalt welke reserveringen vermeld worden op de loonspecificatie

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 534481

De boekingsdatum van de verloning bepaalt welke reserveringen op de loonspecificatie worden getoond. Indien de boekingsdatum in 2020 ligt, worden de percentages van 2020 getoond. Wanneer het boekingsjaar 2021 is, zullen de percentages van 2021 getoond worden.

Signalering contracten met hetzelfde volgnummer t.b.v. de aanzegtermijn

Module: Backoffice / Frontoffice
Onderdeel: Overzichten / Flexwerkers
Tabblad: Signaleringen / Cao-overig
Melding: 533573

Het is al mogelijk om contracten hetzelfde volgnummer te geven. Echter, als je een contract aanmaakt met hetzelfde volgnummer, wordt er alleen gesignaleerd op het laatste contract en dus niet over de hele periode. Als het tweede contract vijf maanden duurt, werd hier dus niet op gesignaleerd. Vanaf nu is het mogelijk om bij het tabje 'cao-overig > arbeidsovereenkomst' twee contracten met hetzelfde volgnummer als één te laten tellen voor de signalering van de aanzegtermijn.

Opgelost

Weer automatische statuswijziging van flexwerkers naar 'Actief' bij vastleggen/heropenen van een plaatsing

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Algemeen
Melding: 533104

Flexwerkers met een status anders dan 'Ingeschreven' kregen geen automatische statuswijziging naar 'Actief' bij het vastleggen van een plaatsing. Dit probleem is opgelost. Ook bij het heropenen van een plaatsing door het verwijderen van de einddatum wijzigt de status vanaf nu naar 'Actief'.

In sommige situaties onbekende fout na herrekening van flexwerker met ET. Dit is opgelost.

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Tabblad: Herrekenen verloningen
Melding: 531914

Op het rapport van het overzicht 'Herrekenen Verloningen' kreeg je bij flexwerkers met ET soms de melding dat er een onbekende fout tijdens de verloning is opgetreden. Dit is opgelost.

Met het corrigeren van vakantiegeld en/of vakantiedagen werd in sommige gevallende verkeerde loonheffingentabel of aanduiding gebruikt. Dit is opgelost.

Module: Frontoffice
Onderdeel: Verloning
Melding: 532979

Wanneer je bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid’ voor automatische uitbetaling vakantiegeld de instelling op 'witte tabel’ hebt staan en in de verloning automatisch uitbetalen bovenwettelijke vakantiedagen en vakantiegeld toepast, kon het voorkomen dat met het corrigeren hiervan de verkeerde tabel werd toegepast. Dit is opgelost.

Voorbeeld: Voor het automatisch uitbetalen staat de instelling op ‘Witte tabel’. De instelling voor de loonbelastingtabel staat bij het looncomponent vakantiedagen ook op witte tabel (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten). Bij de flexwerker staat het vinkje aan bij direct uitbetalen van bovenwettelijke vakantiedagen en vakantiegeld. Bij een verloning van normale uren wordt voor de direct uitbetaalde vakantiedagen en vakantiegeld de witte tabel toegepast. Als je vervolgens terug- en opboeken flexwerker doet, de terugboeking eerst verloont en daarna de opboeking, dan werd voor het vakantiegeld de tabel bijzondere beloningen toegepast. Dat was niet goed en is nu opgelost.

EF2GO

Mogelijk om gewerkte tijden in te voeren in een urendeclaratie

#1047/1097
Vanaf heden is het voor pilotklanten mogelijk om in een urendeclaratie werktijden en/of pauzes op te geven. Op basis van een vastgelegde CAO worden deze werktijden ontrafeld naar uren op de juiste looncomponenten.
Bij het versturen van de declaratie naar Easyflex wordt er een urenbestand aangemaakt die ervoor zorgt dat de uren in de declaratie komen.

Bij interesse voor het kunnen declareren van uren op basis van tijdsregistratie, kun je contact opnemen met sales.

Aanpassingen tabblad loonopgave /loontijdvak

#1202
Het tabblad 'loonopgave / loontijdvak' is hernoemd naar 'fiscaal - sociaal'. Wanneer er meerdere opgaven of tijdvakken vastliggen, wordt nu alleen de opgave met actieve datum getoond. De overige tijdvakken en bijbehorende gegevens worden zichtbaar door deze te selecteren in het dropdown menu.

Verzekeringen inzien en vastleggen

#1203
Op het tabblad 'Fiscaal - sociaal' (voorheen loonopgave/loontijdvak) is het nu mogelijk om verzekeringen van de flexwerker in te zien en vast te leggen. Ook de verzekeringen uit het verleden en toekomstige verzekeringen kunnen worden ingezien. De volgende gegevens van een verzekering worden dan getoond: verzekeraar, collectiviteit/polis, aanduiding, ingangsdatum, einddatum, reden van uitschrijven (indien aanwezig) en E106.

KvK en BTW-nummer veld beschikbaar bij inschrijving en aanmelding

#98
De velden KvK nummer en BTW nummer zijn toegevoegd als mogelijke velden bij een inschrijving of aanmelding. Wanneer deze velden worden ingevuld, zullen ze op de flexwerkerkaart getoond worden.
Het is ook mogelijk om bij een reeds ingeschreven flexwerker een KvK of BTW nummer toe te voegen door de flexwerkerkaart te bewerken.