(2022-04) Plan4Flex

Plan4Flex is een planningssysteem waarin ook de urenregistratie verwerkt kan worden. Vanuit Plan4Flex kunnen de uren geëxporteerd worden naar een CSV bestand. Dit urenbestand kan in Easyflex geïmporteerd en verwerkt worden. Op deze manier hoef je geen dubbele urenregistratie te verwerken. Om het proces goed te laten voorlopen is het belangrijk dat in Easyflex eenmalig een juiste urenbestanddefinitie wordt gezet. Het proces/de inrichting ziet er als volgt uit:

Stap 1: Exporteer de uren vanuit Plan4Flex
Vanuit Plan4Flex exporteer je de uren naar een CSV bestand. Let erop dat de uren in 'tijdnotatie' vermeld zijn (bijvoorbeeld 8:30).

Stap 2: Maak een urenbestand-definitie aan
Ga in Easyflex naar ‘Beheer > Urenbestand-definities’ en maak een nieuwe definitie aan. Vul het tabblad ‘Algemeen’ volledig in. De inrichting kan per klant verschillen. Moeten er bijvoorbeeld automatisch plaatsing worden aangemaakt? Bevat het urenbestand uren voor één specifieke relatie? Wat moet de declaratiestatus worden; gereed voor verwerking of gereed voor eindaccordering? Deze vragen kun je jezelf stellen. Wij kunnen hierin niet adviseren. 

Stap 3: Vul het tabblad 'bestandsformaat' in de urenbestand-definitie
Vul het tabblad ‘Bestandsformaat’ volledig in. Het importeren gebeurt altijd vanaf rij 2, dus dit kun je hier aangeven. Zet bij de scheidingstekens alleen een vinkje bij ‘Puntkomma’. Het aantal kolommen van de definitie betreft 18 en dien je te definiëren.

Welke kolommen precies gedefinieerd dienen te worden is afhankelijk van het gewenste resultaat. Moet bijv. bij het automatisch aanmaken van de plaatsing de functie uit het urenbestand overgenomen worden dan moet ook de functiecode gedefinieerd worden en bij de volgende stap gehercodeerd.

Stap 3: Hercodeer de looncomponenten in de urenbestand-definitie
Op het tabblad ‘Hercoderen’ dien je in ieder geval de looncomponenten te hercoderen. Kies bij de looncomponenten voor ‘Tijdnotatie’. Indien van toepassing kun je ook andere gegevens hercoderen.

Stap 4: Importeer het urenbestand in Easyflex
Nu is de urenbestanddefinitie klaar en kun je het CSV bestand uit Plan4Flex importeren in Easyflex. Dit doe je via 'Backoffice > Urenbestanden’. Door op ‘Toevoegen’ te klikken importeer je het CSV bestand.
Daarna kun je op ‘Verwerken’ klikken om de uren daadwerkelijk te verwerken in Easyflex (en eventueel automatisch plaatsingen aan te maken).

Verwerking urenbestand
Als het urenbestand verwerkt is dan kunnen de regels op de status ‘Verwerkt’, ‘Deels verwerkt’ of ‘Fout’ staan.

- Bij ‘Verwerkt’ is de regel verwerkt in de urendeclaratie in Easyflex.
- Bij ‘Fout’ kon de regel niet verwerkt worden.
- Bij ‘Deels verwerkt’ zijn er meerdere regels in het urenbestand die betrekking hebben op een urendeclaratie van een flexwerker. Als één regel een fout bevat dan wordt geen enkele regel geïmporteerd en komt op de status op 'Deels verwerkt' te staan. 

Als de fout opgelost is, kun je het bestand opnieuw verwerken.
Als je een foutmelding op een regel krijgt kan dit verschillende oorzaken hebben zoals een onjuiste hercodering. Onder de knop ‘Resultaten’ en ‘Detail’ kun je de fouten raadplegen.

Tip! Wil je in meerdere werkmaatschappijen dezelfde urenbestanddefinities toepassen dan kun je via ‘Beheer > Urenbestand-definities’ het bestand exporteren en op dezelfde locatie in een andere werkmaatschappij importeren. Dit bespaart veel handmatig werk.