Mappen

Easyflex biedt de mogelijkheid om voor flexwerkers en relaties een onbeperkt aantal documentmappen aan te maken. Documentmappen zijn noodzakelijk voor het archiveren van diverse documenten. Denk aan uitzendbevestigingen, arbeidsovereenkomsten e.d. Voorbeelden van documentmappen kunnen zijn ‘Arbeidsovereenkomsten’, ‘Klachten’, ‘Opdrachtbevestigingen, ‘Juridisch’, ‘ Algemene correspondentie’ etc.

Op het scherm verschijnt een overzicht van alle vastgelegde documentmappen. Door het activeren van de knoppen 'Nieuw' en 'Verwijderen' kun je documentmappen toevoegen of verwijderen. Wanneer de documentmap welke je wilt verwijderen in gebruik is omdat er bij flexwerkers en/of relaties documenten onder zijn gearchiveerd, toont Easyflex je de volgende waarschuwing: 'Deze documentmap is in gebruik... Indien u deze map verwijdert worden alle documenten uit deze map verplaatst naar de algemene map. Wilt u deze documentmap verwijderen?' Wanneer je de documentmap wilt verwijderen terwijl deze nog gekoppeld is aan de archivering van een template, krijg je de volgende melding: 'Verwijderen is niet mogelijk omdat de documentmap in gebruik is voor het archiveren van templates…' Easyflex maakt standaard één documentmap aan, genaamd ‘Algemeen’. Deze documentmap kun je niet wijzigen of verwijderen.

Autorisatie

Hier kun je een autorisatierol koppelen aan documentmappen. Hiermee kun je documenten in de betreffende mappen afschermen voor medewerkers zonder de vastgelegde autorisatierol. Indien je geen autorisatierol koppelt is de map voor alle medewerkers toegankelijk. Indien je een autorisatierol vastlegt is de documentmap alleen zichtbaar voor medewerkers met deze rol. Je kunt geen documenten inzien van mappen waar je geen autorisatie voor hebt, maar je kunt ook geen documenten toevoegen aan mappen waar je geen toegang tot hebt. Bij het vastleggen van templates in Beheer kun je wel alle documentmappen selecteren/zien, ook de mappen waar je geen autorisatie voor hebt.