FO > Urendeclaraties

Wanneer een flexwerker heeft gewerkt bij een relatie, wordt een urendeclaratie ingevuld. Hierop wordt per dag aangegeven hoeveel uren er zijn gewerkt. Aan de hand van deze urendeclaratie kunnen de uren worden ingegeven voor de verloning. Deze urendeclaratie kan op twee manieren worden aangeleverd, namelijk:

op papier
de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een papieren urendeclaratie
digitaal
de flexwerker en/of relatie leveren de uren aan via een website.

Filterinstelling declaratieperiode

Wanneer je het tabblad 'Urendeclaratie' opent, kun je een of meerdere filters instellen voor de declaratieperiode. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties voor een bepaalde week of maand opvragen, maar ook alle urendeclaraties van een bepaalde locatie of relatiebeheerder. De uiterste datum waarop je de urendeclaraties kunt opvragen is de huidige systeemdatum, je kunt dus geen urendeclaraties 'in de toekomst' opvragen. Wanneer je een filterinstelling hebt geselecteerd en je opent op een later moment wederom het tabblad urendeclaraties, worden dezelfde filterinstellingen op basis van de huidige week en/of periode getoond.

Week

De gegevens over de week worden automatisch gevuld naar aanleiding van de datum welke is ingegeven bij Datum/week. Je kunt in dit veld het weeknummer niet wijzigen.

N.v.t.
er wordt geen filter voor een week ingesteld
jaar-week
alleen de urendeclaraties van de geselecteerde week worden getoond
T/m jaar-week
alle urendeclaraties tot en met de geselecteerde week worden getoond
Huidig jaar t/m week
Alle declaraties van het huidige jaar worden getoond

Het betreft alleen urendeclaraties welke per week worden verloond. Naast je keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde week. Bijvoorbeeld week 2018-20 betreft de periode 16-05-2018 t/m 22-05-2018.

Periode

De filterinstelling bij periode staat standaard op N.v.t.

N.v.t.
er wordt geen filter voor periode ingesteld
jaar-periode
alleen de urendeclaraties van de geselecteerde periode worden getoond, de getoonde periode heeft altijd betrekking op de eerder geselecteerde Datum/week
T/m jaar-periode
alle urendeclaraties tot en met de geselecteerde periode worden getoond, de getoonde periode heeft altijd betrekking op de eerder geselecteerde Datum/week
Huidig jaar t/m week
Alle declaraties van het huidige jaar worden getoond

Het betreft alleen urendeclaraties welke per 4 weken worden verloond. Naast je keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde periode. Bijvoorbeeld periode 2018-05 betreft de periode 25-04-2018 t/m 22-05-2018.

Maand

De filterinstelling bij maand staat standaard op N.v.t. Wanneer je het pijltje selecteert, kun je een keuze maken uit:

N.v.t.
er wordt geen filter voor maand ingesteld
jaar-maand
alleen de urendeclaraties van de geselecteerde maand worden getoond, de getoonde maand heeft altijd betrekking op de eerder geselecteerde Datum/week
T/m jaar-maand
alle urendeclaraties tot en met de geselecteerde maand worden getoond, de getoonde maand heeft altijd betrekking op de eerder geselecteerde Datum/week
Huidig jaar t/m week
Alle declaraties van het huidige jaar worden getoond

Het betreft alleen urendeclaraties welke per maand worden verloond. Naast uw keuze wordt de betreffende periode getoond van de geselecteerde maand. Bijvoorbeeld maand 2005-mei betreft de periode 01-05-2005 t/m 31-05-2005.

Filterinstelling urendeclaraties

Je kunt een of meerdere filters instellen voor de urendeclaraties. Zo kun je bijvoorbeeld alle urendeclaraties opvragen welke door de flexwerker nog niet zijn geaccordeerd of alle urendeclaraties welke zijn afgewikkeld. Easyflex toont je per filterinstelling (optie) het aantal urendeclaraties. Zodra je urendeclaraties hebt bewerkt kun je bij het onderdeel 'Filterinstelling urendeclaraties' op de knop 'verversen' klikken. Je ziet dan de actuele situatie (betreft het aantal urendeclaraties per status).

Accordering flexwerker ontbreekt

Deze optie bevat het aantal urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke nog niet door de flexwerker zijn geaccordeerd

Accordering relatie ontbreekt

Deze optie bevat het aantal urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke nog niet door de relatie zijn geaccordeerd.

Niet ingeleverd

Alle declaraties met status urendeclaratie ontbreekt.

Gereed voor accorderen

Deze optie bevat alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke gereed zijn voor eindaccordering. Deze eindaccordering dient te worden uitgevoerd door een medewerker van de werkmaatschappij.

Signaal actief

Deze optie bevat alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke een signaal actief hebben. Dit signaal is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal en je als standaard instelling hebt ingevoerd dat je een signaal wilt ontvangen.

Met opmerking

Deze optie bevat alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke een opmerking bevatten van de relatie en/of de flexwerker. Dit is alleen van toepassing wanneer je gebruik maakt van het urenportaal.

In de wacht

Dit zijn alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode met de status 'Wachten'. Wanneer het proces 'verlonen' wordt opgestart, blijven deze urendeclaraties in de wacht staan en worden niet verwerkt.

Geaccordeerd

Deze optie bevat alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke volledig geaccordeerd zijn. Deze urendeclaraties worden bij het starten van het proces 'verlonen' verwerkt.

In bewerking

Deze optie bevat alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke in bewerking zijn. Deze status is voor declaraties waarvan het verlonings- en/of factureerproces is opgestart of wanneer er een correctie op de declaratie heeft plaatsgevonden.

Afgewikkeld

Alle urendeclaraties welke reeds zijn verwerkt, krijgen de status 'afgewikkeld'.

Vervallen

Deze optie bevat alle urendeclaraties in de geselecteerde declaratieperiode welke de status 'vervallen' hebben.

Legenda

De kolommen F (Flexwerker), R (Relatie) en M (Medewerker) kunnen een bepaalde kleur bevatten. In deze legenda wordt een overzicht getoond van de diverse kleuren. Wanneer een kolom geen kleur (wit) bevat, verwacht Easyflex van deze persoon geen actie. In de kolommen kan de letter 'P' of 'D' worden getoond. 'P' betekent urendeclaratie aangeleverd op papier, 'D' betekent urendeclaratie digitaal aangeleverd. Naast de gekleurde kolommen wordt de status van de papieren of digitale declaratie weergegeven.

Actie voor (blauw)

Wanneer de kolom blauw is gekleurd, betekent dit dat er een actie is voor de betreffende persoon. Bijvoorbeeld wanneer een flexwerker en/of relatie de urendeclaratie nog niet heeft geaccordeerd, terwijl dit wel de bedoeling is (dit is per plaatsing verschillend). De status van de declaratie is dan: Urendeclaratie ontbreekt.
Wanneer de kolom voor de medewerker blauw is gekleurd, betekent dit dat de flexwerker en/of relatie reeds geaccordeerd heeft, de actie is nu voor de medewerker. De status van de declaratie is dan: Gereed voor eindaccordering.

Geaccordeerd (groen)

De urendeclaratie kan worden geaccordeerd door de relatie, flexwerker of beide. Deze keuze kan per relatie, aanvraag of plaatsing worden bepaald 'Frontoffice > Relatie > Overige gegevens' en 'Frontoffice > Relatie > Aanvragen en plaatsingen'. Wanneer de flexwerker en/of relatie de accordering in orde heeft gemaakt, wordt de kolom groen gekleurd.

Wachten (groen)

Wanneer een urendeclaratie 'gereed is voor eindaccordering' of 'geaccordeerd voor verwerking', kan de medewerker van de werkmaatschappij deze urendeclaratie op 'Wachten' zetten. Dit betekent dat bij het starten van het proces 'Verlonen' de urendeclaratie met de status 'Wachten' niet verwerkt wordt.

In bewerking (rood)

Wanneer het proces ‘Verlonen’ of ‘Factureren’ is gestart, worden alle urendeclaraties met de status ‘Geaccordeerd voor verwerking’ verloond of gefactureerd. Wanneer dit proces is opgestart, verandert de status van de urendeclaratie automatisch in ‘In bewerking’. Wanneer een urendeclaratie deze status heeft, kun je geen gegevens meer wijzigen. Je kunt er wel voor kiezen om de urendeclaratie deels te corrigeren. Indien de declaratie alleen is verloond, kun je kiezen voor Corrigeren > terugboeken flexwerker of terug- en opboeken flexwerker. Indien de declaratie alleen is gefactureerd kun je kiezen voor Corrigeren > terugboeken relatie of terug- en opboeken relatie.

In bewerking (correctie) (rood)

Een declaratie welke een correctie bevat heeft altijd de status 'In bewerking (correctie)'. Wanneer een urendeclaratie deze status heeft, kun je geen gegevens meer wijzigen.

Vervallen (grijs)

Wanneer er een urendeclaratie foutief is aangemaakt, kun je deze op 'Vervallen' zetten. Een vervallen urendeclaratie kun je wel weer activeren door 'Bewerken' te selecteren of een keuze voor de flexwerker en/of relatie te wijzigen.

Afgewikkeld (donker grijs)

Wanneer een urendeclaratie geheel verwerkt is en het proces 'Verlonen' is afgerond, krijgt de urendeclaratie de status 'Afgewikkeld'. Wanneer een urendeclaratie afgewikkeld is, kun je geen wijzigen meer aanbrengen. Wil je alsnog gegevens wijzigen, moet je hiervoor een correctie door te voeren. Wanneer je alleen extra uren of nog een vergoeding moet verwerken in dezelfde week kun je beter een extra urendeclaratie aanmaken. Dit doe je door de urendeclaratie van de betreffende week aan te vinken en onderaan op het tabblad op 'Extra' te klikken. Er wordt dan een extra urendeclaratie van die week aangemaakt.

Indien je toch wilt corrigeren kun je de betreffende declaratie selecteren en kiezen voor ‘Corrigeren’.

Let op: Wij adviseren je om de opties 'Terug- en opboeken flexwerker' en 'Terug- en opboeken flexwerker en relatie' niet te gebruiken wanneer je een correctie wilt maken op een declaratie van een flexwerker waarbij de ET-uitruil is toegepast en een declaratie van een vaste medewerker. In beide gevallen is het namelijk noodzakelijk dat eerst het het totaal tijdvak van die periode op 0 komt. Dit kan alleen wanneer er ná de terugboeking en vóór de nieuwe opboeking een verloning wordt gedraaid. Na de verloning kan er door de knop 'Extra' een nieuwe declaratie worden aangemaakt waarin de gegevens voor de nieuwe opboeking kunnen worden ingevoerd.

Indien je kiest voor een van de opties behorende bij ‘terugboeken’ wordt er een extra urendeclaratie gegenereerd met de status ‘In bewerking (correctie)’. Je hebt nu twee urendeclaraties van één week: de originele urendeclaratie en een extra declaratie waarin het terugboeken van de uren is doorgevoerd. Indien je kiest voor een van de opties behorende bij ‘terug- en opboeken’ wordt er een extra urendeclaratie gegenereerd met de status ‘In bewerking (correctie)’. Daarnaast wordt er nog een extra urendeclaratie aangemaakt waarin je de gecorrigeerde opboeking kunt doorvoeren. Je komt automatisch in deze urendeclaratie terecht. In deze declaratie worden de uren uit de originele urendeclaratie overgenomen. Deze kun je aanpassen (middels de knop ‘Detail’) of verwijderen, zodat de juiste uren verloond en/of gefactureerd worden. Je kunt zelf een status aan deze declaratie meegeven, bijvoorbeeld ‘geaccordeerd voor verwerking’ of ‘wachten’.

Meldingen m.b.t. declaratie

Wanneer het in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Declaratiesignaleringen' zo is ingesteld krijg je bij het openen van een urendeclaratie een pop-up scherm waarin een waarschuwing wordt weergegeven over het pensioen of een fasewijziging. Hier kan zelfs een blokkade aan vast hangen.

Hinttekst in een urendeclaratie

Elke declaratie bevat een popup hint waarin informatie over de urendeclaratie wordt getoond. Wanneer je de cursor van de muis boven de declaraties zet wordt de popup hint weergegeven. De volgende gegevens worden getoond

Declaratienummer
Naam van de medewerker welke de declaratie heeft geaccordeerd
Datum en tijd waarop de declaratie is geaccordeerd
Datum en tijd waarop de declaraties is verloond
Datum en tijd waarop de declaratie is verloond

Let op: de popup hint die getoond wordt bij de urendeclaratie, toont onder andere de naam van de medewerker welke de declaratie heeft geaccordeerd. De naam die getoond wordt is afhankelijk van de manier waarop de urendeclaratie is ingevuld of geaccordeerd.

Inlezen urenbestanden
Indien je in 'Beheer > urenbestand-definities' gekozen hebt voor de declaratiestatus ‘Gereed voor eindaccordering’, dien je urendeclaratie handmatig geaccordeerd te worden en wordt de naam van de medewerker getoond die de urendeclaratie heeft geaccordeerd. Indien je gekozen hebt voor de declaratiestatus ‘Geaccordeerd voor verwerking’ wordt bij de urendeclaratie de naam getoond van de medewerker die het urenbestand heeft ingelezen.

Overzicht 'Uitbetalen reserveringen'
Bij het gebruik van het overzicht ‘Uitbetalen reserveringen’ wordt de naam getoond van de medewerker die het overzicht heeft aangemaakt.

Correcties
Indien je een declaratie teruggeboekt, wordt de naam getoond van de medewerker die de originele declaratie geaccordeerd heeft en dus niet de naam van de medewerker die de correctie heeft uitgevoerd. Indien je kiest voor terug- en opboeken wordt in de declaratie van de opboeking wel de naam getoond van de medewerker die de declaratie van de opboeking heeft geaccordeerd.

Urenportaal
Indien je in 'Beheer > urendeclaraties website' hebt ingesteld dat de declaratiestatus ‘Gereed voor eindaccordering’ is, dient de urendeclaratie handmatig geaccordeerd te worden en wordt de naam getoond van de medewerker die de declaratie geaccordeerd heeft. Indien je hebt ingesteld dat de declaratiestatus ‘Geaccordeerd voor verwerking is’ en de declaratie wordt op het urenportaal als laatste geaccordeerd door de relatie, wordt de naam van de relatiebeheerder van de relatie getoond. Indien de declaratie op het urenportaal als laatste geaccordeerd wordt door de flexwerker, wordt de naam van de relatiebeheerder van de flexwerker getoond.

Bewerken van de urendeclaratie

Wanneer je een urendeclaratie gaat bewerken, toont Easyflex een scherm met diverse velden. Easyflex voert direct een controle uit. Wanneer de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft, wordt er gecontroleerd of er uurlonen zijn vastgelegd welke niet overeenkomen met uurlonen vastgelegd binnen de arbeidsovereenkomst van de flexwerker. Ook controleert Easyflex of er voor de geselecteerde declaratieperiode meerdere afspraken zijn vastgelegd omtrent de vergoedingen en inhoudingen. Wanneer dit het geval is, toont Easyflex je een melding en dien je een keuze te maken van welke loon- en tariefafspraken de vergoeding en inhoudingen moeten worden toegepast.

Let op: bij een plaatsing op basis van doorlenen of ZZP kun je binnen de urendeclaratie geen reserveringen ingeven.

In het eerste venster bovenaan wordt de informatie getoond van de flexwerker en van de relatie. Ook wordt het loontijdvak getoond waarin de betreffende declaratie zal worden verloond. Wanneer er bij de flexwerker meerdere declaratieperiodes zijn vastgelegd, kan het dus zijn dat bij het selecteren van een bepaalde dag in de periode een ander loontijdvak wordt getoond. Tevens wordt het declaratienummer van de urendeclaratie getoond, het nummer van de plaatsing, het totaal aantal verloonde uren in deze plaatsing wordt getoond, de functie van de plaatsing en de woon/werk afstand in kilometers en minuten (van woon- en correspondentieadres flexwerker tot meld-/werkadres plaatsing).

Algemeen
In dit venster wordt algemene informatie getoond over de betreffende declaratie. Je kunt denken aan de accordering, wie heeft de declaratie geaccordeerd of, wanneer je gebruik maakt van het urenportaal, eventuele signaleringen zoals een afwijkend resultaat van de flexwerker en de relatie. Ook is hier terug te zien als uren via flexwerker.com, inlener.com of een urenbestand zijn aangeleverd.

Indien er sprake is van een oproepplaatsing wordt hier zichtbaar dat het een oproepplaatsing betreft en wordt het aantal uur uit de plaatsing (zoals ingegeven op tabblad 'Periode en locatie') getoond. Wanneer er sprake is van een payrollplaatsing wordt de cao zoals geselecteerd bij de relatie op tabblad 'Overige gegevens' zichtbaar.

Loontijdvak pro forma

Easyflex biedt de mogelijkheid om direct na het ingeven van de uren een pro forma loonberekening te maken. Je selecteert de knop 'Loontijdvak (pro forma)' en Easyflex toont je een loonspecificatie specifiek voor het loontijdvak van deze flexwerker. Wanneer een flexwerker gedurende een loontijdvak meerdere urendeclaraties heeft, wordt er op deze pro forma loonspecificatie een berekening gemaakt van alle urendeclaraties met de status 'Geaccordeerd voor verwerking' en 'Afgewikkeld'. Een pro forma berekening is een voorbeeld berekening, er wordt geen daadwerkelijke uitbetaling gedaan. Je kunt op deze manier exact aan de flexwerker laten zien hoeveel deze gaat verdienen naar aanleiding van de ingegeven uren, vergoedingen, inhoudingen en reserveringen. Op de loonspecificatie wordt de tekst 'Pro forma' weergegeven, zodat er geen onduidelijkheid kan ontstaan over daadwerkelijk verloonde uren en uren berekend door middel van een pro forma berekening.

Pro forma huidige declaratie

Wanneer je de knop pro forma huidige declaratie selecteert wordt de pro forma loonberekening van de betreffende declaratie getoond. Wanneer de flexwerker in hetzelfde loontijdvak meerdere urendeclaraties heeft, wordt er bij de berekening van deze pro forma alleen rekening gehouden met de declaraties welke reeds verloond zijn. Urendeclaraties met de status 'Wachten' of 'Geaccordeerd voor verwerking' zullen niet meegenomen worden in de pro forma berekening.

Pro forma flexwerker

Wanneer je de knop pro forma flexwerker selecteert wordt de pro forma loonberekening van de flexwerker getoond. Wanneer de flexwerker meerdere urendeclaraties met de status 'Geaccordeerd voor verwerking' heeft, worden de pro forma berekeningen van de verschillende loontijdvakken op aparte loonspecificaties getoond. Urendeclaraties met de status 'wachten' worden niet meegenomen in de pro forma berekening.

Let op: bij een plaatsing op basis van doorlenen of ZZP is deze knop niet beschikbaar.

Factuur (pro forma)

Naast het maken van een pro forma loonspecificatie biedt Easyflex ook de mogelijkheid om direct na het ingeven van de uren een pro forma factuur te maken. Je selecteert de knop 'Factuur (pro forma)' en Easyflex toont je een factuur specifiek voor deze urendeclaratie. Een pro forma berekening is een voorbeeldberekening, er wordt geen daadwerkelijke factuur aangemaakt. Je kunt op deze manier exact aan de relatie laten zien hoeveel deze moet betalen naar aanleiding van de ingegeven uren, vergoedingen, inhoudingen en reserveringen. Op de factuur wordt de tekst 'Pro forma' weergegeven, zodat er geen onduidelijkheid kan ontstaan over daadwerkelijk factureerde uren en uren berekend middels een pro forma berekening.

Als voor de relatie een afwijkende vertaling is vastgelegd (via de locatie of bij de relatie zelf), dan krijg je bij het klikken op 'Factuur (pro forma)' de vertaalde factuur te zien. Door middel van de dropdown kan de keuze worden gemaakt of de pro forma in het Nederlands of de andere taal wordt geopend. Dit geldt niet voor de e-factuur.

Pro forma factuur

Wanneer je de knop pro forma factuur selecteert wordt de pro forma factuur van de betreffende declaratie getoond.

Pro forma relatie totaal

Wanneer je de knop pro forma relatie totaal selecteert wordt een pro forma factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'. Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt.

Pro forma e-factuur

Wanneer je de knop pro forma e-factuur selecteert wordt de pro forma e-factuur van de betreffende declaratie getoond.

Pro forma e-factuur relatie totaal

Wanneer je de knop pro forma e-factuur relatie totaal selecteert wordt een pro forma e-factuur voor de relatie gemaakt met alle declaraties welke geaccordeerd zijn voor verwerking. Hierbij wordt rekening gehouden met de gegevens zoals ingevuld onder 'Frontoffice > Relatie > Facturatie > Instellingen'. Let op: indien bij factuurrun gekozen is voor de optie 'Produceren in eerstvolgende factuurrun na loonafrekening' is het mogelijk dat de definitieve factuur afwijkt, omdat op het moment van het maken van de pro forma nog niet bekend is of eerst verloond of gefactureerd wordt.

Nieuwe gegevens invoeren

Je kunt diverse nieuwe gegevens invoeren binnen de urendeclaratie, te weten:

Urenspecificatie

Wanneer je het tabblad 'Urenspecificatie' opent, toont Easyflex een overzicht van de betreffende week. Binnen het onderdeel urenspecificatie kun je de gewerkte uren per dag ingeven. Je kunt pas uren ingeven op de exacte ingangsdatum van de plaatsing. Wanneer een plaatsing bijvoorbeeld in een bepaalde week op donderdag begint, kun je in de urendeclaratie van de betreffende week op maandag, dinsdag en woensdag geen uren ingeven. Deze dagen worden grijs getoond (zie voorbeeld). De uren moeten worden ingegeven als tijd, met achter de dubbele punt (:) maximaal 60 minuten. Bijvoorbeeld 7 uur en 3 kwartier, wordt 7:45. In plaats van een dubbele punt, kun je ook een gewone punt ingeven.

Boven elke kolom wordt een hint getoond. Hierin wordt de tekst getoond welke ook op de loonspecificatie wordt getoond. Bij overwerk- en onregelmatige uren wordt ook het percentage voor de relatie getoond.