Om een plaatsing te maken in Easyflex maak je eerst een aanvraag aan. Wanneer er al een aanvraag is, kun je hier direct een plaatsing op maken. Ook wanneer de status al 'Vervuld' is. Een nieuwe aanvraag kun je op de volgende manier vastleggen:
Stap 1: Ga naar 'Frontoffice > Relaties' en selecteer de relatie waarvoor je een aanvraag wil maken. Ga vervolgens naar 'Aanvragen en plaatsingen' en kies voor 'Nieuw'.
Een blanco aanvraag wordt nu geopend op het tabblad 'Algemeen'.
Stap 2: Vul (in ieder geval) de verplichte velden in op tabblad 'Algemeen'. Deze zijn geel gekleurd.
Het type van de aanvraag staat standaard op 'Eenmalig'. Wanneer je de pijltjestoets activeert kun je dit type wijzigen in 'Doorlopend', 'Potentieel' of 'Model'. De informatie die in dit veld wordt getoond zie je ook terug in het algemene scherm bij 'Aanvragen en plaatsingen'. Je kunt dit later altijd nog aanpassen als blijkt dat het type wijzigt.
- Eenmalig: Het betreft een eenmalige aanvraag. Zodra er een plaatsing is gemaakt op dit type aanvraag kun je dit niet meer wijzigen in 'Potentieel'.
- Doorlopend: Je kunt hier doorlopend flexwerkers op voorstellen. Zodra er een plaatsing is gemaakt op dit type aanvraag kun je deze niet meer wijzigen in 'Potentieel'.
- Potentieel: Het is nog niet helemaal zeker dat deze aanvraag wordt uitgezet door de relatie. De relatie heeft je echter wel op de hoogte gesteld en op deze manier verlies je de aanvraag niet uit het oog. Wanneer je een plaatsing maakt op dit type aanvraag is het niet mogelijk de plaatsing te accorderen.
- Model: De relatie zet regelmatig een zelfde aanvraag bij je uit. Een modelaanvraag kun je telkens kopiëren zodat je de aanvraag er niet steeds opnieuw in hoeft te zetten. Het is niet mogelijk een plaatsing aan te maken op dit type aanvraag.
Vervolgens kun je op 2 manieren een functie selecteren:
- Kies bestaand profiel: Wanneer je bij de relatie functieprofielen hebt aangemaakt kun je deze in dit scherm opvragen en een keuze maken. Heb je eerder nog geen functieprofielen aangemaakt, kun je nu ook direct nieuwe functieprofielen vastleggen.
- Functie selecteren: Wanneer je kiest voor het selecteren van een functie toont Easyflex de boomstructuur met daarin alle opgenomen functies. Je kunt de functienaam intypen bij 'Zoeken'. Pas wanneer je een functie hebt geselecteerd kun je ook opleidingen en vaardigheden selecteren.
Let op: Je kunt op dit tabblad ook de leveringswijze selecteren. Standaard staat de instelling op 'Uitzendwerk'.
Je kunt aanvullende informatie voor de aanvraag invullen op de overige tabbladen en indien gewenst de aanvraag afdrukken.
Wanneer je op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aanvragen en plaatsingen' hebt aangegeven dat het veld 'Werkzaamheden' verplicht moet worden ingegeven zal het veld 'Werkzaamheden' in de aanvraag lichtgeel gekleurd zijn, wat betekent dat het veld gevuld moet worden.
Stap 3: Klik op 'Opslaan'.
Na het opslaan van de aanvraag kun je flexwerkers daadwerkelijk gaan plaatsen op deze aanvraag. Zie hiervoor de procesbeschrijving 'Plaatsing invoeren'.