06-04-2022 - Versie 2022-07

De Easy update wordt periodiek toegelicht in een webinar op de laatste dinsdag van de maand om 10.00 uur. Je kunt je inschrijven op onze website via https://www.easyflex.nl/trainingen-en-webinars/. Tot dan!

Belangrijke mededelingen

Binnenkort zullen er wijzigingen doorgevoerd worden omtrent het corrigeren van een urendeclaratie via 'Frontoffice > Correcties'

Er zullen binnenkort wijzigingen doorgevoerd worden omtrent het uitvoeren van correcties via 'Frontoffice > Correcties', zodat de correcties die hier worden uitgevoerd in grote lijnen overeenkomen met het terug- en opboeken van urendeclaraties via 'Frontoffice > Urendeclaraties'. Deze wijziging wordt doorgevoerd om ervoor te zorgen dat de correcties overzichtelijk blijven. De belangrijkste wijzigingen zijn:

Wanneer je iets corrigeert via 'Frontoffice > Correcties' zal dit in de toekomst zorgen voor een volledige terug- en opboeking. Stel: er is 5 x 8 normale uren ingegeven voor de flexwerker en relatie. Je corrigeert via 'Frontoffice > Correcties' 1 regel voor de flexwerker, en vermindert de 8 normale uren met 2 uur. In de huidige situatie wordt er een terugboeking voor de flexwerker aangemaakt van - 8 uur en een opboeking voor 6 uur. In de 'nieuwe' situatie zal er een terugboeking voor de flexwerker worden aangemaakt van - 40 uur en een opboeking voor 38 uur.
Het is na het doorvoeren van de wijziging niet meer mogelijk om meerdere correctiedeclaraties aan te maken op één declaratie; dit houdt in dat je bij het bewerken van een declaratie via 'Frontoffice > Correcties' pas op de knop 'Opslaan' moet drukken wanneer je ALLE wijzigingen hebt doorgevoerd. Nadat je op 'Opslaan' hebt gedrukt kan de declaratie namelijk niet meer gecorrigeerd worden, totdat de gecorrigeerde declaratie weer verloond/gefactureerd is.
Het is na het doorvoeren van de wijziging nog wel mogelijk om een enkel gefactureerde declaratie via 'Frontoffice > Correcties' te corrigeren voor de flexwerker, voordat de declaratie verloond is. Andersom geldt dit ook: wanneer een declaratie enkel verloond is kan deze via 'Frontoffice > Correcties' nog steeds gecorrigeerd worden voor de relatie, voordat de declaratie gefactureerd is.

Zodra bovenstaande wijzigingen worden doorgevoerd zal dit worden gecommuniceerd via de Easy Update pagina. Hou deze dus goed in de gaten!

Nieuw / Gerealiseerde wensen

ID-inlezer; lees gemakkelijk en snel identiteitsgegevens in middels MRZ

Module: Frontoffice
Onderdeel: ID-inlezer
Melding: 537630

Vanaf nu is het mogelijk om identiteitsbewijzen zoals paspoort en ID-kaarten welke voorzien zijn van MRZ in te lezen met de ID-inlezer. De MRZ staat voor Machine Readable Zone, wat inhoudt dat deze specifiek is ontwikkeld om digitaal uit te lezen. Het enige wat je hiervoor hoeft te doen is het document uploaden en scannen waarna je vervolgens de flexwerker kunt aanmaken. Raadpleeg hier de procesbeschrijving voor meer informatie. Controleer voordat je begint of je toegang hebt tot dit tabblad in 'Beheer > Programmarechten'.

Bij het vastleggen van een netto vergoeding via tabblad 'Vaste beloningen' kan een maximum per week worden ingegeven wanneer je kiest voor 'Per gewerkte dag'

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 537090

Wanneer je op tabblad 'Vaste beloningen' een netto vergoeding per gewerkte dag vastlegt is het vanaf nu mogelijk om een maximum per week in te geven. Je kunt in het veld 'Maximum dagen per week' een aantal ingeven van 1 t/m 7. Wanneer het aantal gewerkte dagen per week boven het ingegeven maximum aantal dagen per week komt, dan wordt het maximum gehandhaafd.

Er wordt altijd gekeken naar de gewerkte dagen per week (maandag t/m zondag), dus ook wanneer er sprake is van een loontijdvak van een maand. Voorbeeld: er is een maximum ingegeven van 3 per week. De betreffende maand loopt van donderdag de 1e t/m vrijdag de 30e. Er wordt dan een maximum gehanteerd van 3 voor de eerste donderdag t/m zondag, een maximum van 3 per week voor de volledige 3 weken erna, en een maximum van 3 voor de laatste maandag t/m vrijdag.

Bij het ingeven van tekstregels op tabblad 'Handmatige facturen' wordt geen btw code meer toegepast

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Facturatie > Handmatige facturen
Melding: 537535

Wanneer je op tabblad 'Facturatie > Handmatige facturen' een tekstregel toevoegt werd voorheen altijd btw code 0 toegevoegd in kolom B op de factuur. Dit is aangepast; wanneer je een handmatige tekstregel ingeeft blijft kolom B voortaan leeg en zal er ook geen btw code voor deze regel worden toegepast in de journaalposten verkopen. Voor e-facturen is het verplicht om een btw code toe te passen bij tekstregels, dus in geval van een e-factuur zal de btw code wel toegevoegd worden.

Tag 'PartyName' is toegevoegd aan e-facturen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Facturatie
Melding: 533597

De tag 'PartyName' is toegevoegd aan e-facturen. Hierin wordt de tenaamstelling van de relatie weergegeven. Dit zorgt ervoor dat de factuur volledig automatisch verwerkt kan worden.

Zoekfunctie toegevoegd bij meld- en werkadressen

Module: Frontoffice
Onderdeel: Relaties
Tabblad: Meld- en werkadressen
Melding: 536636

Op tabblad 'Frontoffice > Relaties > Meld- en werkadressen' is een zoekfunctie toegevoegd. Het is mogelijk om te zoeken op omschrijving, huisnummer, postcode, straat, plaats en achternaam van de contactpersoon.

Uitbreidingen mogelijkheden 'Margefacturatie'

Module: Beheer / Backoffice
Onderdeel: Margefacturen / Overzichten
Overzicht: Margefacturatie
Melding: 534213

Er zijn een aantal uitbreidingen/wijzigingen doorgevoerd m.b.t. margefacturatie:

Er is een zoekveld toegevoegd bij 'Beheer > Margefacturen > Instellingen', waarmee gezocht kan worden op 'code' en 'zoeknaam';
Er zijn filterknoppen toegevoegd bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken per locatie', waarmee je alle factorafspraken kunt verbergen of tonen, en waarmee je alle factorafspraken of alleen de actieve factorafspraken kunt tonen;
Bij 'Beheer > Margefacturen > Factorafspraken' is het mogelijk om een factorschema te kopiëren;
Het is mogelijk om voor looncomponenten van hetzelfde type (zoals bijvoorbeeld 'Loon normale uren' of 'Loon overwerkuren') in één keer één factor in te geven;
Niet gefactureerde looncomponenten (zowel uurlooncomponenten als vergoedingen) kunnen worden geselecteerd voor margefacturatie;
Met behulp van de nieuwe optie 'Omzetverdeling' op het overzicht 'Margefacturatie' kun je afwijken van het standaard gedrag van de omzetverdeling. Als er wordt gekozen voor 'Boven factor voor werkmaatschappij' wordt de verdeling van de omzet omgedraaid;
Het is mogelijk om per ingangsdatum van de loon- en tariefafspraken in de plaatsing een afwijkend factorschema vast te leggen;
Het is mogelijk om bij het aanmaken van handmatige factuurregels een datum in te geven bij 'Geagendeerd voor', zodat alle margefacturen in één keer kunnen worden gefactureerd middels het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties', wanneer er een vinkje wordt gezet bij 'Facturen handmatig';
De regels op het overzicht 'Margefacturatie' worden eerst gesorteerd op declaratienummer, en daarna op datum.

Vanzelfsprekend is de procesbeschrijving 'Margefacturatie' aangepast n.a.v. deze wijzigingen. Raadpleeg hier de procesbeschrijving voor meer informatie. Ook de FAQ is aangepast. Deze kun je hier raadplegen.

Nieuw tabblad 'Urenbestand details' in Frontoffice

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urenbestand details
Melding: 536237

In de module 'Frontoffice' is een nieuw tabblad 'Urenbestand details' beschikbaar (je kunt het tabblad beschikbaar stellen via 'Beheer > Programmarechten'), waarin eventuele foutregels zullen worden getoond. Wanneer een urenbestand verwerkt wordt via 'Backoffice > Urenbestanden' kun je vanaf nu dus zowel via de 'Backoffice' als via de 'Frontoffice' de foutregels raadplegen en oplossen. Op het nieuwe tabblad 'Urenbestand details' geldt het volgende:

Alle regels met de status 'Fout' worden meteen zichtbaar (regels met een andere status niet);
Het urenbestandnummer wordt in dit scherm getoond;
In de kolom 'Verwerker' zal de naam van de medewerker worden getoond die het urenbestand verwerkt heeft (let op: de kolom 'Verwerker' zal alleen gevuld worden bij het verwerken van nieuwe urenbestanden!);
Er kan gefilterd worden op de medewerker die het urenbestand verwerkt heeft;
Indien in de werkmaatschappij is ingesteld dat de locaties afgeschermd moeten worden kan de medewerker alleen flexwerkers/relaties selecteren waartoe hij rechten heeft;
In het nieuwe scherm zijn de knoppen 'Hercoderen', 'Selecteren', 'Controlelijst' en 'Koppelen' aanwezig.

Wanneer je een foutregel oplost op tabblad 'Urenbestand details' kun je het urenbestand opnieuw verwerken via tabblad 'Backoffice > Urenbestanden'.

De knop 'Opnieuw verwerken' wordt op een later moment ook nog toegevoegd. Zodra dit gerealiseerd is zal dit worden gecommuniceerd via de Easy Update pagina.

Meer informatie omtrent het nieuwe tabblad is hier te vinden.

Mogelijkheid om correctieregels uit te sluiten op het overzicht 'Factuurregels exporteren'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Factuurregels exporteren
Melding: 536788

In het geval dat één factuur een opboeking en een terugboeking bevat van dezelfde factuurregels dan stonden deze regels toch op het export bestand. In sommige gevallen wil je deze factuurregels niet exporteren omdat deze tegen elkaar wegvallen. Vanaf nu is het mogelijk om deze correctie regels uit te sluiten op het overzicht 'Factuurregels exporteren'. Klik hier voor meer informatie omtrent deze nieuwe instelling.

Waarschuwing over ET-uitruil wordt weergeven in het tabblad i.p.v. een pop-up

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Vaste beloningen
Melding: 537425

Als je bij 'Flexwerkers > Vaste Beloningen' een looncomponent voor ET-uitruil (huisvesting of overige kosten) toevoegt, kreeg je een pop-up met een waarschuwing. Vanaf nu wordt er geen pop-up meer getoond, maar verschijnt er na het toevoegen een waarschuwing in het scherm zelf.

In het geval dat er één template beschikbaar is, wordt deze template automatisch geselecteerd

Module: Frontoffice
Onderdeel: Flexwerkers
Tabblad: Plaatsingen
Melding: 537427

Op het moment dat er één template beschikbaar is voor het genereren van een overeenkomst en/of plaatsingsbevestiging, was het voorheen nodig om deze template toch te selecteren. Vanaf nu is dat niet meer nodig. De template wordt automatisch geselecteerd.

Dataservice documentatie aangepast

De documentatie van onze dataservice is aangepast. De actuele versie kun je hier in ons online handboek terugvinden.

Verbeterd

Controle verblijfsvergunning bij flexwerkers met Oekraïense nationaliteit aangepast

Op termijn zal een deel van de vluchtelingen uit Oekraïne wellicht in Nederland willen werken. Hoewel zij toegang hebben tot de arbeidsmarkt, heeft de werkgever op dit moment nog een tewerkstellingsvergunning nodig. Het ministerie van SZW heeft besloten dat het aanvragen van die vergunning voor vluchtelingen uit Oekraïne in sommige gevallen niet meer verplicht is. De signalering in Easyflex is hierop aangepast. Bij het vastleggen van een Oekraïense nationaliteit op het tabblad 'Flexwerkers > Identiteitsgegevens' krijg je vanaf nu een waarschuwing om na te gaan of de persoon aan de voorwaarden voldoet om zonder verblijfsvergunning te worden tewerkgesteld. Voor actuele informatie raadpleeg de website van de IND.

Opgelost

Tabblad 'Bijlagen' in de urendeclaratie kan weer geopend worden

Module: Frontoffice
Onderdeel: Urendeclaraties
Melding: 537750

Het kon voorkomen dat het tabblad 'Bijlagen' in de urendeclaratie niet meer geopend kon worden indien er meerdere kostenplaatsen vastlagen en een bijlage was toegevoegd. Dit is opgelost.

Opvolgend werkgeverschap uitgesloten op overzicht 'Leegloop'

Module: Backoffice
Onderdeel: Overzichten
Overzicht: Leegloop
Melding: 537788

Vanaf nu worden arbeidsovereenkomsten van het type 'Opvolgend werkgeverschap' uitgesloten op het overzicht 'Leegloop'.

EF2GO

#2124

Vanaf nu is het mogelijk de menu-items 'inschrijvingen' en 'aanmeldingen' ook voor intercedenten te verbergen in het zijmenu. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer in jouw organisatie één van beide processen niet wordt gebruikt.

Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemene instellingen'. Onder het kopje 'Zijmenu' kun je aangeven welke rollen de inschrijvingen en aanmeldingen mogen zien. Hieraan is de rol intercedent toegevoegd. Wanneer je deze rol verwijdert is het menu-item voor de intercedent niet meer zichtbaar.

Wanneer je het menu-item verbergt voor de intercedent raden wij aan het menu-item ook voor alle andere rollen te verbergen. Wanneer je niets aanpast zullen beide menu-items zichtbaar blijven.

Roemeense vertalingen beschikbaar

#2313

Vanaf nu is standaard de Roemeense vertaling beschikbaar in EF2GO. De Roemeense vertalingen worden periodiek onderhouden. Bij de oplevering van een nieuwe functionaliteit zal enige tijd later de vertaling beschikbaar komen.