Deze procesbeschrijving is van toepassing op alle e-mails die verstuurd worden via de mailpartij Flowmailer, waarmee wij samenwerken. Flowmailer zorgt er mede voor dat e-mails beter en veiliger worden verstuurd en kan kosteloos worden ingeschakeld. Neem hiervoor contact op met Easyflex.
Gebruik maildomein activeren
Op het tabblad ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > E-mailbeleid’ kun je bij ‘Verstuur e-mail namens’ aangeven dat deze vanuit de klant verstuurd dient te worden. Middels de drie puntjes open je het het detailscherm waar het e-maildomein ingesteld kan worden. Indien Flowmailer nog niet is ingesteld voor je werkmaatschappij krijg je hierover een waarschuwing bij het instellen van een maildomein.
De instellingen voor het e-maildomein hebben alleen invloed op de afzender, dat wil zeggen de naam die van de ontvanger naast de mail ziet. Bijvoorbeeld. “Uitzendbureau B.V. afzender@uitzendbureau.nl". Zonder een afzender in te stellen ziet de ontvanger 'Uitzendbureau B.V. no-reply@easyflex.nl'. Vul deze velden in in overleg met je domeinbeheerder, want voor het domein moeten een aantal DNS-records worden vastgelegd.
Als er op de mail wordt gereageerd wordt dit doorverwezen naar het algemene e-mailadres, of het adres van de locatie/medewerker indien beschikbaar en aangevinkt in “E-mailbeleid”.
Instellen e-maildomein
Er zijn drie invulbare velden:
Gewenst maildomein
Domein die je wil machtigen om e-mail te versturen. Let op: de vervolgstappen machtigen Easyflex om namens dit domein e-mail te versturen. Je kan ook een subdomein machtigen, bijvoorbeeld Uitzendbureau.nl - Vacatures van alle uitzendbureaus .
Gewenste Return-Path
Dit is een subdomein van het gewenste maildomein die voor technische redenen wordt gebruikt (als een mail niet afgeleverd kan worden wordt het mailsysteem hierdoor op de hoogte gesteld). Dit is niet iets wat de ontvanger van de mail normaal ziet. De Return-Path voor easyflex.nl is bijvoorbeeld e.easyflex.nl. De domeinbeheerder maakt uiteindelijk een aantal DNS-records aan voor zowel het gewenste maildomein als de gewenste Return-Path.
Afzender voor procesmails
de uiteindelijke afzender die de ontvanger van de mail te zien krijgt. Omdat er via dit adres alleen mails verstuurd worden door Easyflex raden wij ‘no-reply’ aan – zoals genoemd is dit niet het adres waar de reacties op de mail naartoe gaan, enkel wat de ontvanger ziet als afzender.
Nadat de domeinaanvraag is vastgelegd kun je op ‘Verifiëren’ klikken om te kijken welke DNS records al correct zijn en welke nog aangemaakt moeten worden. Let op: zodra je de verificatie start en alles in orde is, wordt per direct je ingestelde domein/afzender gebruikt voor alle uitgaande mail.
Het is mogelijk om een domein te gebruiken voor meerdere werkmaatschappijen, maar dit kun je nog niet zelf instellen. Neem hiervoor contact op met Easyflex om het domein over te laten nemen bij andere werkmaatschappijen.
Aanpassen e-maildomein
Als je van domein wil wisselen kun je een nieuwe domeinaanvraag starten. Je oude domein wordt pas vervangen op het moment dat de verificatie volledig is geslaagd.
Mocht je een typefout hebben gemaakt is het mogelijk om tijdens het verificatieproces het domein in te trekken. Dit heeft geen gevolgen voor uitgaande mail, omdat het om een nog niet bevestigd domein gaat.