Stap 1
Als eerste voer je de algemene gegevens van de relatie in op het tabblad 'Algemeen'. Dit tabblad opent automatisch wanneer je de knop 'Nieuw' hebt geselecteerd. Het tabblad bestaat uit diverse onderdelen. Niet alle onderdelen zijn verplicht bij het invoeren van een relatie. De verplichte velden worden geel getoond. Binnen deze procesbeschrijving worden in ieder geval de verplichte velden beschreven, voor meer informatie omtrent het tabblad 'Algemeen', verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Algemeen).
...
- Het registratienummer wordt automatisch bepaald en vastgelegd. Dit wordt toegekend wanneer je de algemene gegevens van de relatie bewaard bewaart middels de knop 'Opslaan'.
- Bij 'Ingeschreven door / op' wordt automatisch de naam waarmee je bent ingelogd vermeldtvermeld. Ook de inschrijfdatum wordt door Easyflex gevuld. Deze gegevens kun je niet meer wijzigen.
- Bij de locatie wordt automatisch de locatie weergegeven waaraan je als medewerker bent gekoppeld. Ook bij relatiebeheerder wordt automatisch de naam waarmee je bent ingelogd vermeldtvermeld. Deze gegevens kun je, indien gewenst, wijzigen.
...
Bezoekadres & Correspondentieadres
(verplicht)
Je dient het adres van de relatie in te geven, zowel het bezoekadres als het correspondentieadres dienen in te worden ingegevengeven. De velden 'Straat' en 'Plaats' zijn verplicht, maar Easyflex adviseert om direct de volledige adresgegevens in te geven.
Easyflex vult de land gegevens landgegevens standaard met NL (Nederland), ; je kunt deze gegevens, indien gewenst, wijzigen. Vervolgens geef je de postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in. Je zult zien dat de plaats automatisch gevuld wordt aan de hand van de ingegeven postcode.
Wanneer het bezoekadres hetzelfde is als het correspondentieadres, dan kun je deze gegevens kopiëren met behulp van de knop 'Kopiëren'. Je klikt met de muis op de kopieerknop van het bezoekadres en sleept deze naar de kopieerknop van het correspondentieadres en alle gegevens worden in de juiste volgorde geplaatst. Ook kun je met de kopieerknop heel gemakkelijk gegevens uit het bezoekadres en/of correspondentieadres verslepen naar een ander veld binnen Easyflex, maar ook naar documenten buiten Easyflex, denk hierbij aan Word en Excel. Het adres wordt in de juiste volgorde en vorm samengesteld. Je klikt met de muis op de kopieerknop en sleept deze naar de gewenste plaats, het adres wordt in de juiste volgorde en vorm weergegeven.
...
Belangrijkste reden samenwerking
Binnen Easyflex kun je registreren wat de belangrijkste reden is voor de relatie om samen te werken met jouw werkmaatschappij. Wanneer je de knop 'zoeken' activeert, worden de ingevoerde selectieteksten getoond. De belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel worden blauw getoond. De overige selectieteksten worden op alfabetische volgorde getoond. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de argumenten 'Argumenten bibliotheek' naar de argumenten welke die bepalend zijn voor de relatie. Het is dus mogelijk om meerdere redenen op te geven.
...
Belangrijkste specialisme
(verplicht)
Binnen Easyflex kun je registreren wat het belangrijkste specialisme is van de relatie. Deze selectieteksten zijn onbeperkt in te geven (Beheer > SelectietabellenBedrijfsinstellingen > Specialismen). Wanneer je de knop 'zoeken' activeert, worden de ingevoerde selectieteksten getoond. De belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel worden blauw getoond. De overige selectieteksten worden op alfabetische volgorde getoond. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de argumenten bibliotheek naar de argumenten welke bepalend zijn voor de relatie. Het is dus mogelijk om meerdere redenen op te geven. Wanneer er geen selectietabel is ingegeven, hoef je in dit veld niet in te voeren. Wanneer er wel een selectietabel is ingegeven, is dit veld verplicht.
...
Relaties > Facturatie > Instellingen Factuurinstellingen
BTWBtw-identificatienummer
Je kunt hier het BTW btw-nummer van de relatie ingeven. Voor relaties in Nederland is dit nummer opgebouwd uit 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers. Voor relaties in het buitenland, maar binnen de EU, kun je het BTWbtw-identificatienummer ingeven volgens de regels van het land. Wanneer het land van de relatie een land is buiten de EU, kun je geen BTWbtw-identificatienummer ingeven.
...
BIC/SWIFT Code
Wanneer je bij 'Soort rekeningnummer' heeft gekozen voor 'Bank EU (IBAN)' ben je verplicht om een BIC/SWIFT code in te geven. De BIC/SWIFT code is een internationale code die banken gebruiken voor betalingsverkeer. Iedere bank heeft een eigen BIC code. Daardoor komen internationale betalingsoverdrachten bij de juiste bank terecht. De BIC wordt ook wel SWIFT adres of SWIFT code genoemd.
Het selecteren van een BIC/SWIFT code kun je doen door de knop 'Zoeken' te selecteren. Wanneer je een IBAN nummer van een bank in Nederland heeft ingevoerd, zal de BIC/SWIFT CODE code automatisch gevuld worden.
...
- Kostenplaats
van elke kostenplaats wordt een aparte factuur gegenereerd - Flexwerker
van elke flexwerker wordt een aparte factuur gegenereerd - Week
van elke week wordt een aparte factuur gegenereerd
Je kunt ook meerdere opties aanvinken, zo kun je bijvoorbeeld een factuur per week per kostenplaats genereren of een factuur per week per flexwerker e.d.
Gewerkte uren op de factuur
Je kunt aangeven hoe de gewerkte uren van de flexwerker op de factuur getoond moeten worden. Je hebt de keuze uit twee mogelijkheden:
- Cumuleren per week
het totaal aantal uren van de flexwerker wordt per week getoond, bijvoorbeeld week 3 totaal 40.00 uur. - Specificeren per dag
het aantal uren van de flexwerker wordt per dag getoond, - Inkoopnummer
Wanneer je ingesteld hebt dat er e-facturen gegenereerd moeten worden voor de relatie, en het inkoopordernummer moet op de e-factuur worden getoond, dan zet je het vinkje aan bij 'Inkoopnummer'. Let op:
- Je kunt alleen een inkoopordernummer vastleggen, wijzigen of verwijderen op tabblad 'Factuurgegevens' in de plaatsing wanneer je bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'.
- Als bij de relatie niet is ingesteld dat de factuur moet worden gesplitst per inkoopnummer zal het inkoopnummer ook niet op de e-factuur worden vermeld.
Je kunt ook meerdere opties aanvinken, zo kun je bijvoorbeeld een factuur per week per kostenplaats genereren of een factuur per week per flexwerker enz.
Gewerkte uren op de factuur
Je kunt aangeven hoe de gewerkte uren van de flexwerker op de factuur getoond moeten worden. Je hebt de keuze uit twee mogelijkheden:
- Cumuleren per week
het totaal aantal uren van de flexwerker wordt per week getoond, bijvoorbeeld week 3 totaal 40.00 uur. - Specificeren per dag
het aantal uren van de flexwerker wordt per dag getoond, bijvoorbeeld maandag 8.00 uur, dinsdag 8.00 uur.
...
Betaaltermijn in dagen
Afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen én de eventueel gekozen autorisatierol, staat de betaaltermijn vast of kun je een keuze maken (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren > Betaaltermijn in dagen).
BTW Btw berekenen
Wanneer je een BTWbtw-identificatienummer hebt ingegeven en het land van de relatie bij het factuuradres is Nederland, kun je een keuze maken tussen:
- Levering in Nederland
Je brengt BTW btw in rekening - Levering in Nederland (BTW btw verlegd)
Je brengt geen BTW btw in rekening
Wanneer je geen BTWbtw-identificatienummer hebt ingegeven, wordt standaard de keuze 'Levering in Nederland' getoond en kun je geen keuze maken.
Wanneer je een BTWbtw-identificatienummer hebt ingegeven en het land bij het factuuradres is een land binnen de EU, wordt standaard de keuze 'Levering naar landen binnen de EU' getoond en kun je geen keuze maken.
Wanneer het land bij het factuuradres een land buiten de EU is, wordt standaard de keuze 'Levering naar landen buiten de EU' getoond en kun je geen keuze maken.
In plaatsingen en urendeclaraties kun je per looncomponent nog afwijken van de standaard BTW btw-instelling van de relatie.
...
Op de factuur naar de relatie wordt deze verdeling getoond, zodat de relatie precies weet wat er moet worden overgemaakt op welke rekening. Wanneer je bij een bepaalde rekening een percentage invoert, berekent Easyflex automatisch het resterende percentage dat op de betaalrekening overgemaakt dient te worden. Splitsing van de factuur is alleen mogelijk wanneer binnen de bedrijfsinstellingen rekeningnummers zijn ingegeven in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bankgegevens en toegekend voor de G-rekening en rekening LB dienst (in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bank-/girorekeningen)Rekeninggebruik'.
Factoring / derden rekening
Je kunt per relatie bepalen hoe de factuur dient te worden betaald. Je hebt de keuze uit:
...
Business to business
Het Business to business Business Incasso kun je gebruiken voor het incasseren van jouw zakelijke klanten. Het Business to business Business Incasso onderscheidt zich van het Business Business to Consumer Incasso door het feit dat de geïncasseerde geen terugboekrecht heeft. Om gebruik te maken van het Business to business Business Incasso moet je nieuwe machtigingen vragen aan je klanten. De klant moet zijn machtiging laten registreren bij zijn bank.
...
Machtiging ID
Bij beide bovenstaande opties dient er een 'Machtiging ID' te worden ingegeven. Dit machtiging ID mag zelf worden toegekend en met een unieke combinatie zijn met het incassant incassanten ID (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bank-/girorekeningenBankgegevens).
Datum ondertekening
De datum ondertekening is de datum dat de machtiging voor automatische incasso is ondertekend.
...
- Tarief in declaratieregels
de relatie wordt gefactureerd op basis van de tarieven in de loon- en tariefafspraak in de plaatsing of urendeclaratie. - Loonkosten met opslag
de relatie wordt gefactureerd op basis van de loonkosten met opslag. Na een verloning dien je in 'Backoffice > Artiesten facturatie' het factuurtarief vast te stellen voordat je de factuur kunt aanmaken middels het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'
Standaard staat deze optie ingesteld op 'Tarief in declaratieregels'.
Intraconcern relatie
Wanneer de relatie een onderdeel is van de werkmaatschappij, dien je het veld 'intraconcern relatie' aan te vinken. Wanneer een flexwerker geplaatst wordt bij deze relatie, zal Easyflex automatisch de CAO bepalingen omtrent intraconcern uitzenden hanteren.
Kredietlimiet
Wanneer binnen de bedrijfsinstellingen een kredietlimiet is ingegeven, wordt dit standaard kredietlimiet automatisch bij elke nieuwe debiteur toegekend. Bij reeds bestaande debiteuren kun je een kredietlimiet aanvragen of toekennen. Welke keuze mogelijkheid je hebt is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Wanneer je alleen rechten hebt om een kredietlimiet aan te vragen, toont Easyflex een scherm waarmee je een verzoek voor het toekennen van een kredietlimiet kunt verzenden. Dit verzoek wordt verzonden naar de medewerker met de autorisatierol voor het toekennen van een kredietlimiet. Je kunt eventueel aanvullende informatie met het verzoek meesturen. Wanneer dit verzoek verzonden is, wordt de status van het kredietlimiet 'Aangevraagd'. Wanneer er geen autorisatierol gekozen is binnen de bedrijfsinstellingen voor het toekennen van een kredietlimiet, kan elke medewerker het kredietlimiet van een relatie toekennen en/of wijzigen.
Extra vermelding op factuur
Een vaste factuurtekst per relatie vul je in bij 'Extra vermelding op factuur'. Deze tekst komt bovenaan in de eerste kolom te staan.
Verzendwijze
Binnen deze velden kun je diverse factuurinstellingen van de relatie ingeven.
Factureerfrequentie
Binnen de factureerfrequentie leg je vast wanneer de facturen voor de relatie worden aangemaakt. Easyflex stelt de factureerfrequentie automatisch in op 'wekelijks'. Je kunt deze betaalfrequentie wijzigen door het activeren van de pijltjestoets.
Factuur verzendwijze
In dit veld kun je de verzendwijze van de factuur bepalen. Je hebt de keuze uit:
- Per post
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per post verzonden kunnen worden - Via e-mail
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'e-mailadres' een adres heeft ingegeven - Via website/balie
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze digitaal via de website kunnen worden geraadpleegd door de relatie
...
- 'Verlonen/factureren urendeclaraties'
Standaard staat deze optie ingesteld op 'Tarief in declaratieregels'.
Intraconcern relatie
Wanneer de relatie een onderdeel is van de werkmaatschappij, dien je het veld 'intraconcern relatie' aan te vinken. Wanneer een flexwerker geplaatst wordt bij deze relatie, zal Easyflex automatisch de CAO bepalingen omtrent intraconcern uitzenden hanteren.
Kredietlimiet
Wanneer binnen de bedrijfsinstellingen een kredietlimiet is ingegeven, wordt dit standaard kredietlimiet automatisch bij elke nieuwe debiteur toegekend. Bij reeds bestaande debiteuren kun je een kredietlimiet aanvragen of toekennen. Welke keuze mogelijkheid je hebt is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Wanneer je alleen rechten hebt om een kredietlimiet aan te vragen, toont Easyflex een scherm waarmee je een verzoek voor het toekennen van een kredietlimiet kunt verzenden. Dit verzoek wordt verzonden naar de medewerker met de autorisatierol voor het toekennen van een kredietlimiet. Je kunt eventueel aanvullende informatie met het verzoek meesturen. Wanneer dit verzoek verzonden is, wordt de status van het kredietlimiet 'Aangevraagd'. Wanneer er geen autorisatierol gekozen is binnen de bedrijfsinstellingen voor het toekennen van een kredietlimiet, kan elke medewerker het kredietlimiet van een relatie toekennen en/of wijzigen.
Extra vermelding op factuur
Een vaste factuurtekst per relatie vul je in bij 'Extra vermelding op factuur'. Deze tekst komt bovenaan in de eerste kolom te staan.
Verzendwijze
Binnen deze velden kun je diverse factuurinstellingen van de relatie ingeven.
Factureerfrequentie
Binnen de factureerfrequentie leg je vast wanneer de facturen voor de relatie worden aangemaakt. Easyflex stelt de factureerfrequentie automatisch in op 'wekelijks'. Je kunt deze betaalfrequentie wijzigen door het activeren van de pijltjestoets.
Factuur verzendwijze
In dit veld kun je de verzendwijze van de factuur bepalen. Je hebt de keuze uit:
- Per post
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per post verzonden kunnen worden - Via e-mail
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'e-mailadres' een adres heeft ingegeven - Via website/balie
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze digitaal via de website kunnen worden geraadpleegd door de relatie - Via e-mail (pdf + xml)
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail als pdf- en xml-bestand verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'E-mailadres 1' tenminste een e-mailadres hebt ingegeven en e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) vastligt. - Via e-mail (xml)
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail als xml-bestand verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'E-mailadres 1' tenminste een e-mailadres hebt ingegeven en e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) vastligt. - Via PEPPOL-netwerk
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze via het PEPPOL-netwerk verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar als e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) en een PEPPOL-id van de relatie vastligt. - PEPPOL-netwerk en e-mail (pdf)
alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze via het PEPPOL-netwerk verzonden kunnen worden. Daarnaast wordt er een pdf-versie per e-mail verzonden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'E-mailadres 1' tenminste een e-mailadres hebt ingegeven en e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) en een PEPPOL-id van de relatie vastligt.
E-mailadres
Het e-mailadres is een verplicht veld wanneer de verzendwijze van de factuur 'via e-mail' is. De facturen worden, na verwerking, automatisch naar dit e-mail adres verzonden.
Afw. e-mail template
Hier kun je een afwijkende e-mail template selecteren. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'E-mail template relatie' in 'Beheer > Document management > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende e-mail template wordt deze template gebruikt voor het verzenden van de begeleidende e-mail bij de factuur. Indien je geen afwijkende e-mail template selecteert wordt de e-mail template die vastligt in 'Beheer > Locaties > Lay-outs en templates > Factuur - U-vorm of Factuur - Jij-vorm'. Indien er op deze locatie ook geen afwijkende e-mail template is vastgelegd wordt de e-mail template uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Factuur > E-mail template' gebruikt.
Afw. achtergrond lay-out
Hier kun je een afwijkende achtergrond lay-out voor de factuur vastleggen. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'Afbeelding achtergrond' in 'Beheer > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende achtergrond geldt dit voor deze relatie en wordt de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Achtergrond lay-out' niet langer gehanteerd vanaf de eerstvolgende facturatie. De reeds aangemaakte facturen zullen niet veranderen. Je kunt deze wel opnieuw genereren met een afwijkende achtergrond. Je kiest dan eerst bij 'Afw. achtergrond lay-out' de gewenste lay-out en kiest voor 'Ok'. Daarna klik je op tabblad 'Facturen' op de betreffende facturen en kiest voor 'Opnieuw aanmaken'. Door de knop 'Opnieuw aanmaken' word er opnieuw gekeken naar instellingen zoals de achtergrond lay-out en de positionering van adresgegevens. Nu kun je de factuur opnieuw afdrukken of e-mailen met de gewijzigde achtergrond lay-out. Wanneer je gebruik maakt van een 'Afwijkend debiteurennummer' wordt de afwijkende achtergrond lay-out gehanteerd zoals dit is ingesteld bij de afwijkende debiteur'Afbeelding achtergrond' in 'Beheer > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende achtergrond geldt dit voor deze relatie en wordt de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Achtergrond lay-out' niet langer gehanteerd vanaf de eerstvolgende facturatie. De reeds aangemaakte facturen zullen niet veranderen. Je kunt deze wel opnieuw genereren met een afwijkende achtergrond. Je kiest dan eerst bij 'Afw. achtergrond lay-out' de gewenste lay-out en kiest voor 'Ok'. Daarna klik je op tabblad 'Facturen' op de betreffende facturen en kiest voor 'Opnieuw aanmaken'. Door de knop 'Opnieuw aanmaken' word er opnieuw gekeken naar instellingen zoals de achtergrond lay-out en de positionering van adresgegevens. Nu kun je de factuur opnieuw afdrukken of e-mailen met de gewijzigde achtergrond lay-out. Wanneer je gebruik maakt van een 'Afwijkend debiteurennummer' wordt de afwijkende achtergrond lay-out gehanteerd zoals dit is ingesteld bij de afwijkende debiteur.
Afw. vertaling
Hier kun je een afwijkende taal t.b.v. van de facturen vastleggen. De talen die in 'Beheer > Vertalingen' beschikbaar zijn gesteld, zijn zichtbaar. Standaard staat de instelling op n.v.t. Dan wordt de taal van de locatie gevolgd. Als die ook op 'n.v.t.' staat, is de taal Nederlands. Als je wil afwijken van de taal bij de locatie, kun je hier een andere taal selecteren.
Extra afdrukken
Wanneer is gekozen voor de verzendwijze 'Per post' kun je eventueel extra afdrukken genereren.
...
Overige specialismen
Bij de kwalificatie gegevens in het tabblad 'Algemeen' dien je in te geven wat het belangrijkste specialisme is van de relatie. Deze reden(en) worden ook in dit tabblad getoond. Je kunt, indien gewenst, de redenen en volgorde wijzigen door het activeren van de knop 'Redenen wijzigen'. Aangebrachte wijzigingen worden dan automatisch ook gewijzigd in het tabblad 'Algemeen'.
Jaar gebonden Jaargebonden gegevens
In deze rubriek kun je jaar gebonden jaargebonden gegevens van de relatie noteren. Je kunt kiezen voor het huidige jaar en de twee voorafgaande jaren. De velden welke kunnen worden ingevuld zijn:
- Aantal werknemers
- Jaaromzet
- Budget flexwerkers
Bedrijfslogo
In dit veld kunt u kun je het bedrijfslogo van de relatie opslaan. Dit logo wordt dan ook op het identificatiepanel getoond. Hoe je een logo en/of foto kunt vastleggen, lees je in de referentiegids (Algemene beschrijving > Foto/grafisch bestand invoegen).
...