Relatie invoeren

Stap 1
Als eerste voer je de algemene gegevens van de relatie in op het tabblad 'Algemeen'. Dit tabblad opent automatisch wanneer je de knop 'Nieuw' hebt geselecteerd. Het tabblad bestaat uit diverse onderdelen. Niet alle onderdelen zijn verplicht bij het invoeren van een relatie. De verplichte velden worden geel getoond. Binnen deze procesbeschrijving worden in ieder geval de verplichte velden beschreven, voor meer informatie omtrent het tabblad 'Algemeen', verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Algemeen).

Identificatie
Binnen het onderdeel 'identificatie' worden een aantal velden automatisch gevuld.

• Het registratienummer wordt automatisch bepaald en vastgelegd. Dit wordt toegekend wanneer je de algemene gegevens van de relatie bewaart middels de knop 'Opslaan'.
• Bij 'Ingeschreven door / op' wordt automatisch de naam waarmee je bent ingelogd vermeld. Ook de inschrijfdatum wordt door Easyflex gevuld. Deze gegevens kun je niet meer wijzigen.
• Bij de locatie wordt automatisch de locatie weergegeven waaraan je als medewerker bent gekoppeld. Ook bij relatiebeheerder wordt automatisch de naam waarmee je bent ingelogd vermeld. Deze gegevens kun je, indien gewenst, wijzigen.

Zoeknaam
(verplicht)
In dit veld dien je de zoeknaam van de relatie in te geven, deze kan maximaal 16 tekens lang zijn. Alle letters worden automatisch in hoofdletters geplaatst. Het betreft hier vaak een afkorting van de volledige bedrijfsnaam, bijvoorbeeld Bonen Transportbedrijf B.V. wordt Bonen.

Naam
(verplicht)
In dit veld dien je de volledige naam in te geven van de relatie.

Bezoekadres & Correspondentieadres
(verplicht)
Je dient zowel het bezoekadres als het correspondentieadres in te geven. De velden 'Straat' en 'Plaats' zijn verplicht, maar Easyflex adviseert om direct de volledige adresgegevens in te geven. 

Easyflex vult de landgegevens standaard met NL (Nederland); je kunt deze gegevens, indien gewenst, wijzigen. Vervolgens geef je de postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in. Je zult zien dat de plaats automatisch gevuld wordt aan de hand van de ingegeven postcode. 

Wanneer het bezoekadres hetzelfde is als het correspondentieadres, dan kun je deze gegevens kopiëren met behulp van de knop 'Kopiëren'. Je klikt met de muis op de kopieerknop van het bezoekadres en sleept deze naar de kopieerknop van het correspondentieadres en alle gegevens worden in de juiste volgorde geplaatst. Ook kun je met de kopieerknop heel gemakkelijk gegevens uit het bezoekadres en/of correspondentieadres verslepen naar een ander veld binnen Easyflex, maar ook naar documenten buiten Easyflex, denk hierbij aan Word en Excel. Het adres wordt in de juiste volgorde en vorm samengesteld. Je klikt met de muis op de kopieerknop en sleept deze naar de gewenste plaats, het adres wordt in de juiste volgorde en vorm weergegeven.

 kopieerknop

Wij attenderen je op de mogelijkheid om snel en gemakkelijk adresgegevens op te vragen. Dit kan middels de volgende buttons:

 Zoek plaats

Met het zoeken van een plaats wordt de woonplaats bij een postcode gezocht of andersom.

Zoek adres

Wanneer je een volledig postcode en huisnummer ingeeft én wanneer de landcode NL (Nederland) is, is het mogelijk hierbij de straatnaam en plaats te zoeken.

Adres verrijking zoeken

Door het activeren van de knop 'Adres verrijking' worden alle beschikbare gegevens behorende bij de postcode en het huisnummer getoond.

Locatie info

Door het activeren van de knop 'Locatie informatie' kun je heel gemakkelijk locatiekaarten, satellietkaarten en routebeschrijvingen opvragen.

Deze gegevens zijn niet voor elke gebruiker beschikbaar, dit is afhankelijk van de bedrijfsinstellingen binnen jouw werkmaatschappij en het aantal gekochte credits (sommige diensten zijn niet gratis). Voor meer informatie verwijzen wij je naar de algemene beschrijving van de adresgegevens (Algemene gegevens > Adresgegevens).

Postbusadres
In dit veld kun je het postbusadres van de relatie ingeven (Algemene beschrijving > Adresgegevens).

Marketing
In deze rubriek worden gegevens vastgelegd welke betrekking hebben op de marketing van de werkmaatschappij. Wanneer er geen selectietabel is ingegeven, hoef je in deze velden niets in te geven. Wanneer een selectietabel is ingegeven, zijn deze velden verplicht.

Relatie kent ons van
Binnen Easyflex kun je registreren waar de relatie de werkmaatschappij van kent. Wanneer je de pijltjestoets selecteert, zie je de belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel. Wanneer er meer dan 10 selectieteksten zijn ingevoerd, kun je met de knop 'zoeken' de overige selectieteksten opvragen.

Belangrijkste reden samenwerking
Binnen Easyflex kun je registreren wat de belangrijkste reden is voor de relatie om samen te werken met jouw werkmaatschappij. Wanneer je de knop 'zoeken' activeert, worden de ingevoerde selectieteksten getoond. De belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel worden blauw getoond. De overige selectieteksten worden op alfabetische volgorde getoond. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de 'Argumenten bibliotheek' naar de argumenten die bepalend zijn voor de relatie. Het is dus mogelijk om meerdere redenen op te geven. 

Branche
In dit veld kun je de branche selecteren waarin de relatie werkzaam is. Wanneer je kiest voor de knop 'zoeken', toont Easyflex alle branchecodes en kun je in de boomstructuur zoeken. Deze branches en boomstructuur worden beheerd door Easyflex. Wanneer je een branche hebt geselecteerd en je wenst meer informatie over deze branche, kun je de knop 'informatie' activeren. Easyflex toont vervolgens een venster met daarin de informatie over de branche.

Kwalificatie
De gegevens in deze rubriek zijn van belang voor de kwalificatie van de relatie.

Belangrijkste specialisme
(verplicht)
Binnen Easyflex kun je registreren wat het belangrijkste specialisme is van de relatie. Deze selectieteksten zijn onbeperkt in te geven (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Specialismen). Wanneer je de knop 'zoeken' activeert, worden de ingevoerde selectieteksten getoond. De belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel worden blauw getoond. De overige selectieteksten worden op alfabetische volgorde getoond. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de argumenten bibliotheek naar de argumenten welke bepalend zijn voor de relatie. Het is dus mogelijk om meerdere redenen op te geven. Wanneer er geen selectietabel is ingegeven, hoef je in dit veld niet in te voeren. Wanneer er wel een selectietabel is ingegeven, is dit veld verplicht.

Relatiestatus
In dit veld geef je de status van de relatie. Wanneer je een relatie invoert, krijgt deze automatisch de status 'marketing doelgroep'. Dit betekent dat je nog geen actie heeft ondernomen naar deze relatie toe, alleen de marketing gegevens zijn bekend. Wanneer je contact hebt met de relatie, kun je de status wijzigen naar 'prospect'. Easyflex toont altijd de huidige systeemdatum achter de status, zo kun je exact zien wanneer de status van een relatie is aangepast. Deze aanpassingen worden ook altijd opgeslagen in de notificaties van de relatie. Wanneer de relatie een debiteurennummer krijgt, wordt de relatiestatus automatisch 'actief'. Je kunt handmatig de status van 'actief' wijzigen naar 'passief' of 'verloren'.

Kwalificatie
(verplicht)
Binnen Easyflex kun je registreren wat de kwalificatie van een relatie is. Deze selectieteksten zijn onbeperkt in te geven (Beheer > Selectietabellen). Wanneer je de pijltjestoets selecteert, ziet je de belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel. Wanneer er meer dan 10 selectieteksten zijn ingevoerd, kun je met de knop 'zoeken' de overige selectieteksten opvragen. Wanneer er geen selectietabel is ingegeven, hoef je in dit veld niet in te voeren. Wanneer er wel een selectietabel is ingegeven, is dit veld verplicht.

Communicatie
In deze rubriek kun je de communicatiegegevens van de relatie vastleggen (Algemene beschrijving > Communicatie).

Stap 2
Nadat de algemene gegevens van de relatie zijn ingevoerd, kun je de factuurgegevens vastleggen. Binnen deze factuurgegevens is het voornaam om een debiteurennummer vast te leggen of aan te vragen, zonder debiteurennummer kunnen er geen aanvragen en plaatsingen worden vastgelegd. Binnen deze procesbeschrijving worden in ieder geval de verplichte velden beschreven, voor meer informatie omtrent het tabblad 'Facturatie' verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Facturatie).

Relaties > Facturatie > Adressen Standaard factuuradres
Het factuuradres dat Easyflex toont, is overgenomen uit de algemene adresgegevens van de relatie. Dit adres kun je, indien gewenst, aanpassen (Algemene beschrijvingen > Adresgegevens).

Postbusadres
Wanneer je in de algemene adresgegevens van de relatie een postbusadres hebt ingegeven, wordt ook dit adres overgenomen. Dit adres kun je, indien gewenst, aanpassen (Algemene beschrijvingen > Adresgegevens).

Factuur t.a.v.
In dit veld kun je aangeven ter attentie van welke contactpersoon de factuur gestuurd dient te worden. Je kunt met de knop 'zoeken' een contactpersoon zoeken en selecteren. Wanneer je geen contactpersoon hebt ingevoerd, is het mogelijk om vanuit dit tabblad alsnog een contactpersoon in te voeren. Het invoeren van een contactpersoon wordt beschreven in stap 4. Met de knop 'informatie' kun je de volledige gegevens van de contactpersoon opvragen.

Afwijkende factuuradressen
Wanneer een relatie de facturen niet op één hetzelfde adres wenst te ontvangen, kun je meerdere afwijkende factuuradressen ingeven. Op het scherm verschijnt een overzicht van alle vastgelegde afwijkende factuuradressen. 

Relaties > Facturatie > Instellingen Factuurinstellingen
Btw-identificatienummer
Je kunt hier het btw-nummer van de relatie ingeven. Voor relaties in Nederland is dit nummer opgebouwd uit 9 cijfers, de letter B en 2 cijfers. Voor relaties in het buitenland, maar binnen de EU, kun je het btw-identificatienummer ingeven volgens de regels van het land. Wanneer het land van de relatie een land is buiten de EU, kun je geen btw-identificatienummer ingeven.

Soort rekeningnummer
In het veld 'Soort rekeningnummer' heb je de volgende opties:

• N.v.t.
• Bank (EU IBAN)

Rekeningnummer
In dit veld kun je het bankrekeningnummer van de relatie ingeven. Easyflex controleert het nummer op bestaanbaarheid.

BIC/SWIFT Code
Wanneer je bij 'Soort rekeningnummer' heeft gekozen voor 'Bank EU (IBAN)' ben je verplicht om een BIC/SWIFT code in te geven. De BIC/SWIFT code is een internationale code die banken gebruiken voor betalingsverkeer. Iedere bank heeft een eigen BIC code. Daardoor komen internationale betalingsoverdrachten bij de juiste bank terecht. De BIC wordt ook wel SWIFT adres of SWIFT code genoemd. 
Het selecteren van een BIC/SWIFT code kun je doen door de knop 'Zoeken' te selecteren. Wanneer je een IBAN nummer van een bank in Nederland heeft ingevoerd, zal de BIC/SWIFT code automatisch gevuld worden. 

Kredietbeperking
In dit veld kun je aangeven welke afspraken je met de relatie hebt gemaakt omtrent kredietbeperking (korting bij betaling). De opties welke worden getoond zijn afhankelijk van de mogelijkheden welke zijn geselecteerd in de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren) én de betaalwijze van de relatie. Standaard wordt altijd de optie 'Niet berekenen' getoond. Wanneer er binnen de bedrijfsinstellingen gekozen is voor 'Niet berekenen'' kun je in dit veld verder geen keuze maken. Wanneer er binnen de bedrijfsinstellingen gekozen is voor 'Berekenen' kun je een keuze maken tussen deze optie en de optie 'Niet berekenen'. Het percentage van de kredietbeperking is eerder vastgelegd binnen de bedrijfsinstellingen, op de factuur wordt dit kortingspercentage getoond. Echter wanneer de betaalwijze van de relatie middels een automatische incasso bij bank of giro is vastgelegd, is een keuze niet mogelijk en is dit veld automatisch gevuld met 'Niet berekenen'.

Factuur splitsen per
Je kunt ervoor kiezen om de factuur te splitsen. Je kunt een keuze maken uit de volgende mogelijkheden:

• Kostenplaats
  van elke kostenplaats wordt een aparte factuur gegenereerd
• Flexwerker
  van elke flexwerker wordt een aparte factuur gegenereerd
• Week
  van elke week wordt een aparte factuur gegenereerd
  
• Inkoopnummer
  Wanneer je ingesteld hebt dat er e-facturen gegenereerd moeten worden voor de relatie, en het inkoopordernummer moet op de e-factuur worden getoond, dan zet je het vinkje aan bij 'Inkoopnummer'. Let op: 
  - Je kunt alleen een inkoopordernummer vastleggen, wijzigen of verwijderen op tabblad 'Factuurgegevens' in de plaatsing wanneer je bij de betreffende relatie op tabblad 'Facturatie > Instellingen' een vinkje hebt gezet bij 'Factuur splitsen per inkoopnummer'.
  -  Als bij de relatie niet is ingesteld dat de factuur moet worden gesplitst per inkoopnummer zal het inkoopnummer ook niet op de e-factuur worden vermeld. 

Je kunt ook meerdere opties aanvinken, zo kun je bijvoorbeeld een factuur per week per kostenplaats genereren of een factuur per week per flexwerker enz.

Gewerkte uren op de factuur
Je kunt aangeven hoe de gewerkte uren van de flexwerker op de factuur getoond moeten worden. Je hebt de keuze uit twee mogelijkheden:

• Cumuleren per week
  het totaal aantal uren van de flexwerker wordt per week getoond, bijvoorbeeld week 3 totaal 40.00 uur.
• Specificeren per dag
  het aantal uren van de flexwerker wordt per dag getoond, bijvoorbeeld maandag 8.00 uur, dinsdag 8.00 uur.

Standaard staat deze keuze op 'Cumuleren per week'.

Betaalwijze
De betaalwijze van een relatie staat standaard 'Op rekening'. Wanneer je bij de overige gegevens een bankrekeningnummer hebt ingevuld, heb je ook de mogelijkheid om te kiezen voor 'Incasso van EU (SEPA)'. 

Betaaltermijn in dagen
Afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen én de eventueel gekozen autorisatierol, staat de betaaltermijn vast of kun je een keuze maken (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren > Betaaltermijn in dagen).

Btw berekenen
Wanneer je een btw-identificatienummer hebt ingegeven en het land van de relatie bij het factuuradres is Nederland, kun je een keuze maken tussen:

• Levering in Nederland 
  Je brengt btw in rekening
• Levering in Nederland (btw verlegd) 
  Je brengt geen btw in rekening

Wanneer je geen btw-identificatienummer hebt ingegeven, wordt standaard de keuze 'Levering in Nederland' getoond en kun je geen keuze maken.

Wanneer je een btw-identificatienummer hebt ingegeven en het land bij het factuuradres is een land binnen de EU, wordt standaard de keuze 'Levering naar landen binnen de EU' getoond en kun je geen keuze maken.
Wanneer het land bij het factuuradres een land buiten de EU is, wordt standaard de keuze 'Levering naar landen buiten de EU' getoond en kun je geen keuze maken.

In plaatsingen en urendeclaraties kun je per looncomponent nog afwijken van de standaard btw-instelling van de relatie. 

Betaling via
Je kunt per relatie bepalen hoe de factuur betaald dient te worden. Je kunt een verdeling maken, zodat bepaalde percentages van de factuur op een andere rekening overgemaakt dienen te worden, te weten:

• G-rekening
• Rekening LB dienst
• Betaalrekening

Op de factuur naar de relatie wordt deze verdeling getoond, zodat de relatie precies weet wat er moet worden overgemaakt op welke rekening. Wanneer je bij een bepaalde rekening een percentage invoert, berekent Easyflex automatisch het resterende percentage dat op de betaalrekening overgemaakt dient te worden. Splitsing van de factuur is alleen mogelijk wanneer binnen de bedrijfsinstellingen rekeningnummers zijn ingegeven in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bankgegevens en toegekend voor de G-rekening en rekening LB dienst in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeninggebruik'.

Factoring / derden rekening
Je kunt per relatie bepalen hoe de factuur dient te worden betaald. Je hebt de keuze uit:

• Factormaatschappij
• Derden rekening

Als de factuur in zijn geheel wordt verpand aan de factormaatschappij zet je de optie ´Factormaatschappij´ op 'Ja, is verpand' en de optie ´derden rekening´ op 'Niet toepassen'. Wanneer je alleen de derden rekening wilt toepassen op de facturen zet je de optie ´Factormaatschappij´ op 'Nee, niet verpand' en de optie ´derden rekening´ op 'Ja, toepassen'. Indien beide opties van toepassing zijn op de factuur zet je de opties op ´Ja, is verpand' en 'Ja, toepassen'.

SEPA Incasso
Binnen deze velden kun je diverse overige gegevens ingeven t.b.v. de factuurgegevens. Deze velden zijn allemaal optioneel, je bent dus niet verplicht om deze velden in te geven.

Eerste incasso van reeks
Wanneer er sprake is van de eerste incasso in een reeks, kun je dit aanvinken bij ‘Eerste incasso van reeks’. Let op: wanneer je deze optie aanvinkt, duurt het 5 werkdagen wanneer deze verwerkt wordt. Bij de eerst volgende incasso zal er een verwerkingstermijn van 2 werkdagen gehanteerd worden. Na het aanmaken van de eerste factuur, wordt het vinkje automatisch door Easyflex uitgezet.

Soort incasso
Bij 'Soort incasso' zijn er 2 opties mogelijk:

• Business to Consumer
• Business to Business

Business to Consumer
Je huidige machtigingen in Nederland blijven geldig voor het Business to Consumer Incasso. Om van de Business to Consumer Incasso gebruik te maken, voeg je extra gegevens toe aan de machtiging. Dit is vanuit Europese Regelgeving een vereiste voor het gebruik van het Europees Incasso. Het Business to Consumer Incasso kun je gebruiken voor het incasseren van uw particuliere en uw zakelijke klanten.

Het betaaltermijn bij ‘Business to Consumer’ is minimaal 2 werkdagen. Als het een eerste incasso in reeks betreft zal dit 5 werkdagen zijn.

Business to business
Het Business to Business Incasso kun je gebruiken voor het incasseren van jouw zakelijke klanten. Het Business to Business Incasso onderscheidt zich van het Business to Consumer Incasso door het feit dat de geïncasseerde geen terugboekrecht heeft. Om gebruik te maken van het Business to Business Incasso moet je nieuwe machtigingen vragen aan je klanten. De klant moet zijn machtiging laten registreren bij zijn bank.

Het betaaltermijn bij ‘Business to business’ is minimaal 1 werkdag.

Machtiging ID
Bij beide bovenstaande opties dient er een 'Machtiging ID' te worden ingegeven. Dit machtiging ID mag zelf worden toegekend en met een unieke combinatie zijn met het incassanten ID (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Bankgegevens).

Datum ondertekening
De datum ondertekening is de datum dat de machtiging voor automatische incasso is ondertekend.

Debiteurenadministratie
In dit veld kun je de debiteurenadministratie van de relatie vastleggen. Pas wanneer de relatie in het bezit is van een debiteurennummer, kunnen er aanvragen en plaatsingen worden vastgelegd bij de relatie.

Debiteurennummer
Door middel van het selecteren van de knop 'zoeken' kun je een debiteurennummer aanvragen of toekennen. Welke keuze mogelijkheid je hebt is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Wanneer je geen rechten hebt om een debiteurennummer aan te vragen, toont Easyflex een scherm waarmee je een verzoek voor het toekennen van een debiteurennummer kunt verzenden. Dit verzoek wordt verzonden naar de medewerker met de autorisatierol voor het toekennen van debiteurennummers. Je kunt eventueel aanvullende informatie met het verzoek meesturen. Wanneer dit verzoek verzonden is, wijzigt de status van het debiteurennummer van 'Niet aangevraagd' in 'Aangevraagd'. De medewerker met de betreffende autorisatierol ontvangt nu een actie met hierin het verzoek tot het toekennen van een debiteurennummer. Het verzoek kan in behandeling worden genomen, het verzoek kan gelijk worden verwerkt of het verzoek wordt niet gehonoreerd. In alle gevallen ontvangt de aanvrager van het verzoek een bericht, zodat deze weet wat de status is van het verzoek. Wanneer er geen autorisatierol gekozen is binnen de bedrijfsinstellingen voor het toekennen van debiteurennummers, wordt het nummer gelijk toegekend. Er is echter wel een verschil tussen het automatisch toekennen van debiteurennummers en het niet automatisch toekennen van debiteurennummers. Ook deze mogelijkheid wordt ingesteld binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Wanneer het toekennen van debiteurennummers automatisch gebeurd, toont Easyflex het eerste nummer dat vrij is en kun je dit nummer niet meer wijzigen. Wanneer het toekennen van debiteurennummers niet automatisch gebeurd, toont Easyflex het eerste nummer dat vrij is, maar kun je dit nummer nog wijzigen.

Factuur naar debiteur
Het is mogelijk om de factuur van de relatie naar een afwijkend debiteurennummer te sturen. Dit kun je doen door een afwijkend debiteurennummer op te geven. Het factuuradres en de overige factuurgegevens worden nu automatisch overgenomen van de instellingen zoals deze zijn vastgelegd bij het afwijkend debiteurennummer. De gegevens van het veld 'autorisatiestatus' worden niet overgenomen, deze zijn relatie gebonden en kunnen nog altijd, onafhankelijk van de debiteurennummers, worden gewijzigd. Je kunt pas een afwijkend debiteurennummer selecteren als de relatie zelf ook een debiteurennummer heeft. Op de factuur wordt uiteindelijk alleen het afwijkend debiteurennummer getoond. Wanneer je bij dit afwijkende debiteurennummer een verzamelnota wenst, kun je deze optie aanvinken. Alle leveringen van de diverse relaties worden dan op één verzamelnota getoond, er wordt wel een subtotaal per relatie weergegeven. Je kunt het afwijkende debiteurennummer handmatig ingeven of opzoeken. 

Extra factuurinstellingen Artiesten facturering
In dit veld kunt je vastleggen hoe je artiesten (en beroepssporters) wilt factureren. Je hebt de keuze uit:

• Tarief in declaratieregels
  de relatie wordt gefactureerd op basis van de tarieven in de loon- en tariefafspraak in de plaatsing of urendeclaratie.
• Loonkosten met opslag
  de relatie wordt gefactureerd op basis van de loonkosten met opslag. Na een verloning dien je in 'Backoffice > Artiesten facturatie' het factuurtarief vast te stellen voordat je de factuur kunt aanmaken middels het overzicht 'Verlonen/factureren urendeclaraties'

Standaard staat deze optie ingesteld op 'Tarief in declaratieregels'.

Intraconcern relatie
Wanneer de relatie een onderdeel is van de werkmaatschappij, dien je het veld 'intraconcern relatie' aan te vinken. Wanneer een flexwerker geplaatst wordt bij deze relatie, zal Easyflex automatisch de CAO bepalingen omtrent intraconcern uitzenden hanteren.

Kredietlimiet
Wanneer binnen de bedrijfsinstellingen een kredietlimiet is ingegeven, wordt dit standaard kredietlimiet automatisch bij elke nieuwe debiteur toegekend. Bij reeds bestaande debiteuren kun je een kredietlimiet aanvragen of toekennen. Welke keuze mogelijkheid je hebt is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren). Wanneer je alleen rechten hebt om een kredietlimiet aan te vragen, toont Easyflex een scherm waarmee je een verzoek voor het toekennen van een kredietlimiet kunt verzenden. Dit verzoek wordt verzonden naar de medewerker met de autorisatierol voor het toekennen van een kredietlimiet. Je kunt eventueel aanvullende informatie met het verzoek meesturen. Wanneer dit verzoek verzonden is, wordt de status van het kredietlimiet 'Aangevraagd'. Wanneer er geen autorisatierol gekozen is binnen de bedrijfsinstellingen voor het toekennen van een kredietlimiet, kan elke medewerker het kredietlimiet van een relatie toekennen en/of wijzigen.

Extra vermelding op factuur
Een vaste factuurtekst per relatie vul je in bij 'Extra vermelding op factuur'. Deze tekst komt bovenaan in de eerste kolom te staan.

Verzendwijze
Binnen deze velden kun je diverse factuurinstellingen van de relatie ingeven. 

Factureerfrequentie
Binnen de factureerfrequentie leg je vast wanneer de facturen voor de relatie worden aangemaakt. Easyflex stelt de factureerfrequentie automatisch in op 'wekelijks'. Je kunt deze betaalfrequentie wijzigen door het activeren van de pijltjestoets.

Factuur verzendwijze
In dit veld kun je de verzendwijze van de factuur bepalen. Je hebt de keuze uit:

• Per post 
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per post verzonden kunnen worden
• Via e-mail
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'e-mailadres' een adres heeft ingegeven
• Via website/balie
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze digitaal via de website kunnen worden geraadpleegd door de relatie
• Via e-mail (pdf + xml)
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail als pdf- en xml-bestand verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'E-mailadres 1' tenminste een e-mailadres hebt ingegeven en e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) vastligt.
• Via e-mail (xml)
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze per e-mail als xml-bestand verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'E-mailadres 1' tenminste een e-mailadres hebt ingegeven en e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) vastligt.
• Via PEPPOL-netwerk
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze via het PEPPOL-netwerk verzonden kunnen worden. Deze optie is alleen beschikbaar als e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) en een PEPPOL-id van de relatie vastligt.
• PEPPOL-netwerk en e-mail (pdf)
  alle facturen worden zodanig verwerkt dat deze via het PEPPOL-netwerk verzonden kunnen worden. Daarnaast wordt er een pdf-versie per e-mail verzonden. Deze optie is alleen beschikbaar wanneer je bij 'E-mailadres 1' tenminste een e-mailadres hebt ingegeven en e-facturatie is ingericht bij de relatie. Hierbij is het nodig dat de standaard NLCIUS 1.0 (UBL 2.1) en een PEPPOL-id van de relatie vastligt.

E-mailadres
Het e-mailadres is een verplicht veld wanneer de verzendwijze van de factuur 'via e-mail' is. De facturen worden, na verwerking, automatisch naar dit e-mail adres verzonden.

Afw. e-mail template

Hier kun je een afwijkende e-mail template selecteren. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'E-mail template relatie' in 'Beheer > Document management > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende e-mail template wordt deze template gebruikt voor het verzenden van de begeleidende e-mail bij de factuur. Indien je geen afwijkende e-mail template selecteert wordt de e-mail template die vastligt in 'Beheer > Locaties > Lay-outs en templates > Factuur - U-vorm of Factuur - Jij-vorm'. Indien er op deze locatie ook geen afwijkende e-mail template is vastgelegd wordt de e-mail template uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Factuur > E-mail template' gebruikt.

Afw. achtergrond lay-out
Hier kun je een afwijkende achtergrond lay-out voor de factuur vastleggen. De keuzes die worden getoond zijn vastgelegd als 'Afbeelding achtergrond' in 'Beheer > Templates'. Als je hier kiest voor een afwijkende achtergrond geldt dit voor deze relatie en wordt de instelling in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Achtergrond lay-out' niet langer gehanteerd vanaf de eerstvolgende facturatie. De reeds aangemaakte facturen zullen niet veranderen. Je kunt deze wel opnieuw genereren met een afwijkende achtergrond. Je kiest dan eerst bij 'Afw. achtergrond lay-out' de gewenste lay-out en kiest voor 'Ok'. Daarna klik je op tabblad 'Facturen' op de betreffende facturen en kiest voor 'Opnieuw aanmaken'. Door de knop 'Opnieuw aanmaken' word er opnieuw gekeken naar instellingen zoals de achtergrond lay-out en de positionering van adresgegevens. Nu kun je de factuur opnieuw afdrukken of e-mailen met de gewijzigde achtergrond lay-out. Wanneer je gebruik maakt van een 'Afwijkend debiteurennummer' wordt de afwijkende achtergrond lay-out gehanteerd zoals dit is ingesteld bij de afwijkende debiteur.

Afw. vertaling

Hier kun je een afwijkende taal t.b.v. van de facturen vastleggen. De talen die in 'Beheer > Vertalingen' beschikbaar zijn gesteld, zijn zichtbaar. Standaard staat de instelling op n.v.t. Dan wordt de taal van de locatie gevolgd. Als die ook op 'n.v.t.' staat, is de taal Nederlands. Als je wil afwijken van de taal bij de locatie, kun je hier een andere taal selecteren.

Extra afdrukken
Wanneer is gekozen voor de verzendwijze 'Per post' kun je eventueel extra afdrukken genereren.

Stap 3
De belangrijkste en verplichte gegevens zijn nu allemaal ingegeven. Bij de relatie kunnen nu aanvragen worden ingegeven en er kunnen flexwerkers worden geplaatst. Echter kunnen er nog meer zaken worden vastgelegd om de registratie van de relatie compleet te maken. Zo kun je bijvoorbeeld diverse bedrijfsgegevens vastleggen. Binnen deze procesbeschrijving worden in ieder geval de verplichte velden beschreven, voor meer informatie omtrent het tabblad 'Bedrijfsgegevens' verwijzen wij je naar de referentiegids ((Frontoffice > Relatie > Bedrijfsgegevens).

Piekmaanden
Je kunt in dit veld de piekmaanden van de relatie ingeven door deze aan te vinken. In de tabel daaronder worden voor het lopende jaar en de twee voorafgaande jaren het aantal gerealiseerde plaatsingen als statistiekgegeven getoond. Zo kun je dus in één oogopslag het, eventuele, verschil zien tussen wat je als piekmaanden hebt geselecteerd en de daadwerkelijke piekmaanden aan de hand van de plaatsingen. Wanneer je met de muis over een blauw gekleurd blokje gaat, wordt als 'hint' het aantal plaatsingen in cijfers getoond, bijvoorbeeld 10.

Overige specialismen
Bij de kwalificatie gegevens in het tabblad 'Algemeen' dien je in te geven wat het belangrijkste specialisme is van de relatie. Deze reden(en) worden ook in dit tabblad getoond. Je kunt, indien gewenst, de redenen en volgorde wijzigen door het activeren van de knop 'Redenen wijzigen'. Aangebrachte wijzigingen worden dan automatisch ook gewijzigd in het tabblad 'Algemeen'.

Jaargebonden gegevens
In deze rubriek kun je jaargebonden gegevens van de relatie noteren. Je kunt kiezen voor het huidige jaar en de twee voorafgaande jaren. De velden welke kunnen worden ingevuld zijn:

• Aantal werknemers
• Jaaromzet
• Budget flexwerkers

Bedrijfslogo
In dit veld kun je het bedrijfslogo van de relatie opslaan. Dit logo wordt dan ook op het identificatiepanel getoond. Hoe je een logo en/of foto kunt vastleggen, lees je in de referentiegids (Algemene beschrijving > Foto/grafisch bestand invoegen).

Reden waarom voor samenwerking is gekozen
Bij de marketing gegevens in het tabblad 'Algemeen' dien je in te geven wat de belangrijkste reden is voor de relatie om samen te werken met de werkmaatschappij. Deze reden(en) worden ook in dit tabblad getoond. Je kunt, indien gewenst, de redenen en volgorde wijzigen door het activeren van de knop 'Redenen wijzigen'. Aangebrachte wijzigingen worden dan automatisch ook gewijzigd in het tabblad 'Algemeen'. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de argumenten bibliotheek naar de argumenten welke bepalend zijn voor de relatie. 

Wat de relatie belangrijk vindt
Binnen Easyflex kun je registreren wat de relatie belangrijk vindt. Deze selectieteksten zijn onbeperkt in te geven (Beheer > Selectietabellen). Wanneer je de knop 'Argumenten wijzigen' activeert, worden de ingevoerde selectieteksten getoond. De belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel worden blauw getoond. De overige selectieteksten worden op alfabetische volgorde getoond. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de argumenten bibliotheek naar de argumenten welke bepalend zijn voor de relatie. Het is dus mogelijk om meerdere redenen op te geven. 

Mailcriteria
Binnen Easyflex kun je registreren wat de mailcriteria van de relatie is. Deze selectieteksten zijn onbeperkt in te geven (Beheer > Selectietabellen). Wanneer je de knop 'Argumenten wijzigen' activeert, worden de ingevoerde selectieteksten getoond. De belangrijkste criteria (top 10) van de ingevoerde selectietabel worden blauw getoond. De overige selectieteksten worden op alfabetische volgorde getoond. Met de pijltjestoetsen kun je de selectieteksten overzetten van de argumenten bibliotheek naar de argumenten welke bepalend zijn voor de relatie. Het is dus mogelijk om meerdere redenen op te geven. 

Stap 4

Je kunt bij relaties één of meerdere contactpersonen vastleggen. Wanneer je het tabblad opent, verschijnt een overzicht van alle reeds ingevoerde contactpersonen. Binnen deze procesbeschrijving wordt alleen het tabblad 'Algemeen' beschreven, voor meer informatie omtrent de overige tabbladen van 'Contactpersonen' verwijzen wij je naar de referentiegids (Frontoffice > Relatie > Factuurgegevens).

Invoeren nieuwe contactpersoon
Wanneer je een nieuwe contactpersoon wilt invoeren, selecteer je de knop 'Nieuw'. Er wordt nu een algemeen tabblad geopend, in dit tabblad kun je de algemene gegevens van de contactpersoon vastleggen.

Identificatie
Persoonsnummer
Iedere contactpersoon krijgt een identiek persoonsnummer. Dit nummer wordt automatisch door Easyflex toegekend wanneer je kiest voor het opslaan van de gegevens.

Geslacht
Je dient hier het geslacht van de contactpersoon vast te leggen. Easyflex opent het scherm met geslacht 'Onbekend geslacht'. Als het geslacht van de contactpersoon niet bekend is, kun je deze optie laten staan. Is het geslacht van de contactpersoon wel bekend, kun je met de pijltjestoets de keuze wijzigen in 'Man' of 'Vrouw'.

Persoonlijke gegevens
Roepnaam / Briefvorm / Titel
In het veld roepnaam kun je, indien bekend, de roepnaam van de contactpersoon ingeven. De eerste letter van de roepnaam wordt automatisch als hoofdletter weergegeven. Voor de correspondentie naar de contactpersoon is de Jij-vorm of de U-vorm mogelijk. Wanneer je een roepnaam ingeeft, wordt automatisch de Jij-vorm getoond. Met behulp van het pijltje kun je deze keuze, indien gewenst, wijzigen naar de U-vorm. Of de documenten aan de contactpersoon ook daadwerkelijk in de Jij-vorm worden aangemaakt, is afhankelijk van de instellingen binnen de bedrijfsinstellingen (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie). Wanneer de contactpersoon een titel bezit, kun je deze selecteren, je kunt een keuze maken uit mr., ir., ing., drs., dr. of prof.

Achternaam / Voorl. / Voorv.
In dit veld is de achternaam verplicht. De eerste letter van de achternaam wordt automatisch als hoofdletter weergegeven. De voorletter(s) wordt automatisch als hoofdletter weergegeven, het ingeven van andere leestekens (bijv. , .) is niet mogelijk. Indien er in de naam ook voorvoegsels voorkomen, kunnen deze in het veld voorvoegsels worden ingegeven.

Meisjes achternaam / Voorv.
Wanneer het geslacht van een contactpersoon Vrouw is, kan in dit veld de meisjes achternaam en voorvoegsels worden ingegeven. De eerste letter van de meisjes achternaam wordt automatisch als hoofdletter weergegeven. Indien er in de naam ook voorvoegsels voorkomen, kunnen deze in het veld voorvoegsels worden ingegeven.

Adresgegevens
In dit veld geef je de adresgegevens van de contactpersoon in. Dit kunnen de zakelijke adresgegevens of de privé adresgegevens van de contactpersoon zijn. Het land is verplicht (Algemene beschrijving > Adresgegevens).

Communicatiemiddelen
In dit veld geef je de communicatiemiddelen van de contactpersoon in (Algemene beschrijving > Communicatiemiddelen).

Algemene informatie
Je kunt in dit veld algemene informatie invoeren betreffende de contactpersoon. Je kunt ook een foto inscannen van de contactpersoon (Algemene beschrijving > Foto/grafisch bestand invoegen).