Elk jaar wil Easyflex de jaarwissel zo gemakkelijk mogelijk maken. Easyflex bereidt je hierop voor met behulp van webinars en dit stappenplan in het handboek. Deze hulpmiddelen hebben één gezamenlijke basis: de procesbeschrijving. Deze bestaat uit 3 korte stappen en eventuele acties vanuit wettelijke wijzigingen. De stappen voor een Easy jaarwissel bestaan uit:
Deze stappen richten zich op de handelingen die je in Easyflex moet doen om het loonjaar 2023 operationeel te maken en uiteindelijk het loonjaar 2022 af te sluiten. Aanvullende informatie en veel voorkomende vragen vind je gemakkelijk terug in de doorverwijzingen of in de FAQ.
Klik hier voor een overzicht van alle downloads.
Voordat je begint
Wanneer je met stap 1 van de jaarwissel bezig bent, is het niet mogelijk om pro forma's te maken en is het niet mogelijk om te verlonen en/of te factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen. Nadat stap 1 is afgerond, kun je de eventuele acties uitvoeren die voortkomen uit de wettelijke wijzigingen, zoals hieronder beschreven. De aanmaak van verschillende overzichten die hier betrekking op hebben, worden beschreven in stap 2.
Stap 1 kan vanaf vrijdag 9 december uitgevoerd worden.
Wat heb je nodig?
De beschikking van de Belastingdienst met hierop de gedifferentieerde premies Whk en de te betalen Aof premie;
Premie voor de AZV (wanneer je flexwerkers met beding uitzendt);
Pensioengegevens (wanneer je een ander pensioen dan StiPP en/of APG cao codes 17 UTA en 92 Bpf Middelloon toepast) of gegevens van andere aftrekposten zoals Cao-fonds, VUT regeling of WIA hiaat regeling;
Rechten in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen' + 'Beheer > Aansturing overzichten' + 'Backoffice > Overzichten'.
Daarnaast wijzen wij je erop dat alle in dit document opgenomen variabelen zijn verzameld uit de diverse documenten zoals wij deze van de Belastingdienst, de ABU, de NBBU, StiPP en APG hebben mogen ontvangen. Easyflex aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor de juistheid van deze variabelen. Voor het verkrijgen van de juiste voor jullie van toepassing zijnde variabelen verwijzen wij je naar de daarvoor verantwoordelijke instanties.
Wil je de jaarwissel graag een keer oefenen?
Dat kan met de Sandbox die we sinds dit jaar beschikbaar hebben. De Easyflex Sandbox is een testomgeving in Easyflex met de data van gisteren. In deze omgeving kun je zorgeloos situaties nabootsen en testen zonder dat dit consequenties heeft. Veilig complexe situaties testen zonder risico! Zo kun je dus aan de slag in je eigen vertrouwde Easyflex omgeving, zonder dat dit gevolgen heeft. Je bepaalt zelf welke medewerkers je toegang geeft tot deze omgeving en de data wordt elke nacht om 00:00 uur bijgewerkt. We activeren jouw testomgeving voor slechts €25,- per week (per werkmaatschappij).
Heb je vragen over de Easyflex Sandbox of wil je jouw testomgeving activeren? Neem dan contact met ons op via sales@easyflex.nl of bel +31(0)162 – 690 410.
Overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf 2023
Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste wijzigingen vanaf 2023. Een volledig overzicht van alle loontechnische wijzigingen vind je in de nieuwsbrief Loonheffingen 2023 van de Belastingdienst.
Aanpassing onbelaste kilometervergoeding
Met ingang van 01-01-2023 gaat de onbelaste kilometervergoeding van € 0,19 naar € 0,21. Bij het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' met eenheid 'Kilometer' wordt door Easyflex automatisch een splitsing gemaakt tussen het onbelaste en belaste deel. Wanneer sprake is van een maand loontijdvak (+ maanddeclaratie) wordt t/m 31-12-2022 € 0,19 onbelast toegepast en vanaf 01-01-2023 wordt dit € 0,21 onbelast. In geval van een week loontijdvak (+ weekdeclaratie) en 4-wekenloontijdvak (+ 4-wekendeclaratie) wordt in periode 13 en week 52 altijd € 0,19 onbelast toegepast, dus ook op zondag 01-01-2023. Vanaf 02-01-2023 (periode 1 / week 1) wordt automatisch € 0,21 onbelast toegepast. Als momenteel een reiskostenvergoeding van meer dan € 0,19 wordt toegepast, is het verschil dus zichtbaar vanaf de declaratie van week/periode 1/ januari.
Als € 0,19 per kilometer wordt gehanteerd en je wilt dit ophogen naar € 0,21 per kilometer, dan kun je met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' de reiskostenvergoeding van alle plaatsingen in één keer aanpassen naar het wettelijke maximum van € 0,21 op voorwaarde dat het looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast/onbelast' met eenheid 'Kilometer' wordt gebruikt. In stap 2 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod. Mocht je bij week- en vierweken verloningen voor zondag 01-01-2023 de verhoogde onbelaste kilometervergoeding van € 0,21 willen gebruiken, dan kun je een onbelaste vergoeding gebruiken.
AOW-leeftijd
Per 1 januari 2023 is de AOW-leeftijd 66 jaar en 10 maanden. Easyflex heeft dit aangepast.
Herziening lage WW-premie
Vanaf 2022 is de herzieningsgrond in werking getreden bij het meer dan 30% afwijken van het aantal contracturen. In een selectief aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast. Deze zijn als volgt:
- Combinatie onbepaalde tijd contract JA, schriftelijk JA en oproep NEE
- Studentenbaan. Flexwerkers t/m 21 jaar die niet meer dan 48 uur per 4-weken of 52 uur per maand werken
- BBL
- Uitkering werknemersverzekeringen
In geval van de eerstgenoemde geldt vanaf 2022 dat mogelijk de lage premie moet worden herzien. Vanaf 2022 geldt namelijk dat zodra je 30% meer verloonde uren hebt dan het aantal vastgelegde contracturen en er zijn minder dan 35 contracturen per week, de lage premie moet worden herzien in de hoge premie. Alle dienstbetrekkingen over het hele kalenderjaar tellen mee om te bepalen of sprake is van een 30%-herzieningssituatie, dus ook van de laatste aangifteperiode. Daarom kan de berekening pas na afloop van het kalenderjaar worden gemaakt. Herziening van de WW-premie op deze herzieningsgrond is dus pas mogelijk bij of na afloop van de aangifte over de maand december of periode 13.
Om hier inzicht in te krijgen, kan hiervoor het nieuwe overzicht ‘Herziening lage premie’ worden aangemaakt. In stap 2 en stap 3 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod.
Dit overzicht wordt op een later moment beschikbaar gesteld. Dit zal t.z.t. te lezen zijn in de Easy Update.
PAWW
Vanaf augustus is voor de ABU en NBBU cao de PAWW toegepast. Sindsdien is het door het maximeren van de compensatie en het VCR-rekenen van de bijdrage mogelijk dat een flexwerker te veel of juist te weinig compensatie heeft gehad. Om dit verschil te dichten, kan het overzicht 'PAWW-compensatie' worden gebruikt. Je krijgt dan inzicht in het verschil én er kunnen declaraties worden aangemaakt om het verschil te compenseren dan wel in te houden. Voor flexwerkers die nog in dienst zijn, is het aan te raden om het overzicht aan te maken na de laatste verloning van het loonjaar 2022, zodat het uiteindelijke verschil bekend is.
In stap 2 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod.
StiPP pensioenregeling
Franchise in basisregeling
De werkgeverspremie in de Basisregeling wordt gelijkgetrokken naar die van de Plusregeling. Dit betekent dat per 1 januari 2023 de werkgeverspremie 8% van de pensioengrondslag bedraagt. De pensioengrondslag is daarbij gelijk aan die voor de Plusregeling. Dit houdt tevens in dat voor de Basisregeling een franchise wordt toegepast. In de basisregeling blijft gelden dat er geen werknemersbijdrage is.
Opbouw reserveringen in referteperiode
Tot en met 2022 gold de regel dat als een flexwerker met StiPP-pensioen reserveringen opnam die waren opgebouwd in de referteperiode deze niet meetelden in de pensioengrondslag. Vanaf 2023 verandert dit. Uitbetaalde reserveringen die zijn opgebouwd in de referteperiode worden vanaf 2023 onderdeel van de pensioengrondslag van StiPP, ook als de reserveringen zijn opgebouwd in de wachttijd vóór 2023.
Wijzigingen fasetelling
Overgangsregeling
Met ingang van loonjaar 2022 is fase A/1-2 en B/3 verkort. Dit betekent onder andere het volgende: voor de uitzendkracht die al voor 3 januari 2022 met de telling van de gewerkte weken in fase A/1-2 is gestart geldt vanaf 2 januari 2023 een termijn van 52 gewerkte weken i.p.v. 78 gewerkte weken. Bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst in fase A/1-2 met een startdatum voor 03-01-2022 en een einddatum op of na 02-01-2023 wordt daarom al de volgende melding getoond in Easyflex: 'Let op: per 3 januari 2022 geldt dat uitzendovereenkomsten met een looptijd langer dan 3 januari 2023 worden aangemerkt als het eerste contract in fase B/3. Pas eventueel de einddatum van de arbeidsovereenkomst aan. Raadpleeg de cao voor meer informatie.'
Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je m.i.v. december 2021 een overeenkomst voor fase A/1-2 hebt vastgelegd die duurt tot na januari 2023. Het is in dat geval belangrijk dat de overeenkomst wordt beëindigd zodra er sprake is van 52 gewerkte weken, want de flexwerker stroomt dan in in fase B/3. Om dit correct toe te passen adviseren we je om hier tijdig op te controleren. Hiervoor kun je het overzicht 'Signalering overgangsregeling' gebruiken.
In stap 2 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod.
Doorbetaalde vakantiedagen
Per 2 januari 2023 tellen weken met doorbetaalde vakantie ook mee voor de wekentelling. De standaardwaarde bij het looncomponent 'Vakantiedagen' ('Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten') wordt aangepast: Bij 'Tellen uren voor de fasetelling' komt te staan: 'Ja, alleen uren uitbetaald via urentab' (dit volgt nog). Als er in de declaratie uren zijn ingegeven bij VD op het tabblad 'Urenspecificatie', dan telt deze week mee als gewerkte week in fase A/1-2; als er opname van vakantiedagen heeft plaatsgevonden op het tabblad 'Reserveringen', dan telt de week niet mee als gewerkte week in fase A/1-2.
Vaste eindejaarsuitkering
De vaste eindejaarsuitkering is vanaf 01-01-2023 onderdeel van de ABU- en NBBU-cao. Deze uitkering wordt onderdeel van de inlenersbeloning.
- Onder vaste eindejaarsuitkeringen worden alle inkomensbestanddelen verstaan die jaarlijks dan wel anders periodiek repeterend worden uitgekeerd, zoals een 13de maand, eindejaarsuitkering en kerstgratificatie.
- Toekenning vindt plaats volgens de bij de opdrachtgever geldende afspraken, zoals het moment van uitbetalen (bepaalde datum en/of bij einde dienstverband) en de voor de toekenning geldende voorwaarden.
- Mogelijk zijn bij de opdrachtgever afspraken gemaakt om de vaste eindejaarsuitkering onder te brengen in een systeem van uitruil van arbeidsvoorwaarden, zoals een individueel keuzebudget (IKB), en wordt dat (deel van de) uitruilregeling niet reeds aan de flexwerker uitbetaald. In dat geval wordt de vaste eindejaarsuitkering die herleidbaar is in de uitruilregeling, bij de opdrachtgever toegekend aan de flexwerker onder dezelfde voorwaarden als van toepassing bij de opdrachtgever.
Uitgangspunt is dat de hoogte, het tijdstip en de voorwaarden door de opdrachtgever worden bepaald.
Je hebt verschillende opties voor het verwerken van deze eindejaarsuitkering. Zo kun je dit op het moment van uitbetaling aan de flexwerker middels een looncomponent ingeven en deze door factureren.
Er zijn ook manieren om deze vaste eindejaarsuitkering mee te nemen in de kostprijs. Ga naar de FAQ om te bekijken hoe dat in zijn werk gaat.
Werkkostenregeling
In 2023 wordt de vrije ruimte verruimd. De vrije ruimte per 1 januari 2023 is 3,0% voor de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Boven een fiscale loonsom van € 400.000 geldt 1,18%. Easyflex heeft dit aangepast.
Reserveringsschema's
Met ingang van januari 2023 worden weer nieuwe reserveringspercentages toegepast. Deze nieuwe percentages overschrijven/overrulen afwijkende reserveringspercentages met een vroegere ingangsdatum die vastliggen bij flexwerkers op het tabblad 'Cao-overige'. Om te zien bij welke flexwerkers een afwijkend reserveringspercentage vastligt, kan het overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' worden aangemaakt. In stap 2 van deze jaarwissel procesbeschrijving komt dit aan bod.
Sociale verzekeringen
In 2023 zijn er geen nieuwe sociale verzekeringen. Wel is de Loonaangifte (en daarbij Loonaangifte historisch) uitgebreid met het premieloon Whk en de Awf-uitkering. Meer informatie hierover lees je in de nieuwsbrief Loonheffingen 2023.
Zorgverzekering
Nominale premie
De nominale premie voor de zorgverzekering is voor 2023 vastgesteld op € 1649. Dit betekent dat tot en met dit bedrag onder NeWML mag worden ingehouden. Indien de premie hoger uitvalt, mag het verschil niet meer onder NeWML worden ingehouden. De betalingen voor de verzekeringen bedragen gezamenlijk per betalingstermijn van het loon ten hoogste het bedrag van de geraamde gemiddelde nominale premie die een verzekerde voor een zorgverzekering betaalt, gedeeld door het aantal betalingstermijnen. Concreet houdt dit in dat bij een flexwerker met een loontijdvak 'week' er maximaal € 31,71 onder NeWML mag worden ingehouden voor de zorgpremie. Per maand komt dit neer op € 137,42.
Update 15-12-2022: Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid heeft het Besluit minimumloon en minimumvakantiebijslag gewijzigd. Werkgevers mogen de gemiddelde nominale premie + 10% inhouden op het minimumloon, waardoor de gehele premie kan worden ingehouden.
Maandpremie
Daarnaast is het vanaf 2023, net zoals bij HollandZorg, ook bij Zorg & Zekerheid mogelijk om een maandpremie vast te leggen.
...