FAQ Stap 1 Jaarwissel 2022-2023

Algemeen

Als ik aan stap 1 van de procesbeschrijving begin, moet ik deze dan afmaken?

Wanneer je de status van het loonjaar 2023 hebt gewijzigd in 'Geactiveerd' moeten alle onderdelen van /wiki/spaces/EP/pages/113180699 gedaan worden. Zolang je bezig bent met stap 1 van de jaarwissel is het niet mogelijk om pro forma's te maken/in te zien en is het niet mogelijk om te verlonen en/of factureren. Bedenk om deze reden goed wanneer je aan deze stap gaat beginnen.

Kan ik met de status 'Geactiveerd' al urendeclaraties invoeren voor 2023?

Nee, de urendeclaraties voor 2023 komen pas beschikbaar wanneer dit loonjaar de status 'Operationeel' heeft. Hiervoor moet je stap 1 van de jaarwissel hebben afgerond. Verder zijn declaraties van 2023 pas vanaf 2023 beschikbaar. Dus wanneer je in december het loonjaar al op 'Operationeel' zet wil dit niet zeggen dat je de uren al in kunt voeren voor 2023. 

Werkkostenregeling

Hoe kan ik de werkkostenregeling inrichten voor 2023?

Ga je voor het eerst de werkkostenregeling toepassen? Dan richt je de gegevens in. Bekijk hier de procesbeschrijving om te zien hoe je dit kunt doen.

In het voorgaande jaar maakte ik al gebruik van de werkkostenregeling. Moet ik dan nog iets doen?

Ja, voor loonjaar 2023 is het nodig om in te stellen dat je de werkkostenregeling wel of niet in Easyflex wilt toepassen. Dit geldt ook voor de afrekenmethode en de inrichting van de looncomponenten. Het bedrag dat je bij fiscaal loon 2023 ingeeft, is een schatting. Easyflex zal voor het berekenen van eventuele naheffing steeds kijken naar het definitieve fiscaal loon dat is voortgekomen uit de verloningen. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Hoe bepaal ik mijn fiscaal loon voor 2023 om te gebruiken voor de werkkostenregeling?

Easyflex toont het fiscaal loon van het huidige jaar. Dit is terug te zien in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren'. Je kunt ervoor kiezen om deze gegevens over te nemen of zelf een schatting in te geven. Wanneer je afwijkt van de gegevens zoals Easyflex deze weergeeft, krijg je hiervan een melding ter controle bij het opslaan. Je mag hier natuurlijk afwijken van het voorgaande jaar. Het heeft geen gevolgen als de schatting voor het fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht 'Werkkostenregeling'.

Hoe geef ik de concernregeling in?

Het is mogelijk om de concernregeling toe te passen. Als je meerdere bedrijven hebt, kun je fiscaal loon van bedrijf A overhevelen naar bedrijf B. In bedrijf B krijg je een hoger fiscaal loon waardoor meer vrije ruimte wordt gecreëerd.

Voorbeeld:
Stel dat je 200.000 euro aan fiscaal loon wilt overhevelen van bedrijf A naar bedrijf B, dan kun je deze 200.000 euro als mutatie opgeven in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon'. In bedrijf A geef je bij 'Concernregeling mutatie op fiscaal loon' -/- 200.000 euro in.

Ga bij de Belastingdienst na of je de concernregeling mag toepassen.

Hoe kan ik zien wat ik in 2022 aan de werkkostenregeling heb gebruikt?

Hiervoor kan in 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Werkkostenregeling' worden aangemaakt. Dit overzicht laat per looncomponent de bedragen zien. Uiteraard wordt dit overzicht alleen gevuld wanneer er in 2022 gebruik is gemaakt van de werkkostenregeling.

Hoe kan ik looncomponenten beschikbaar stellen voor de werkkostenregeling?

Ga je voor het eerst gebruik maken van de werkkostenregeling of wil je voor nieuwe looncomponenten aangeven dat deze onder de werkkostenregeling vallen? Dan kun je dit per looncomponent aangeven. Dit doe je in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'. In de instelling van het looncomponent kies je bij de optie 'Werkkostenregeling' voor 'Ja' als je deze wilt meenemen. Wanneer het looncomponent niet beschikbaar is, staat hier standaard 'n.v.t.'

Hoe kan ik de looncomponenten inrichten voor de werkkostenregeling?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren' kun je bij 'Selecteer looncomponenten' de componenten instellen voor werkkostenregeling. Hier worden de looncomponenten getoond waarbij je in de instelling hebt aangegeven dat de werkkostenregeling op 'Ja' staat. Het Service Center kan niet adviseren over de keuze die je hier maakt. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Belastingdienst en/of je accountant.

Ik heb een probleem op mijn controlelijst omdat de rekeningnummers voor de eindheffing van de werkkostenregeling ontbreken. Wat moet ik nu doen?

In 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Overige werkgeverslasten > Eindheffing werkkostenregeling' kun je op 'Onderhoud' klikken. Kies vervolgens het looncomponent en klik op 'Wijzigen'. Bij 'Journaalpostgegevens > Flexwerkers' dienen nog rekeningnummers te worden gekoppeld. Overleg dit eventueel met je boekhouder.

Reserveringen

Is het noodzakelijk om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken of kunnen bestaande reserveringsschema’s ook worden gewijzigd?

Het is niet noodzakelijk om nieuwe reserveringsschema’s aan te maken. Je kunt de bestaande reserveringsschema’s ook wijzigen. Per ingangsmaand kunnen andere percentages worden ingegeven.

Hoe kan ik de percentages in het reserveringsschema controleren?

Je kunt dit controleren aan de hand van de tabellen in het document 'Percentages reserveringsschema's' van de jaarwissel. Klik hier om naar de downloads te gaan.

Kan ik alle ingegeven percentages in één keer controleren?

Het controleren van de percentages kan door de verschillende reserveringsschema's te raadplegen via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'. Op het overzicht 'Bedrijfsinstellingen (parameters)' (aanmaken vanuit 'Backoffice > Overzichten') kun je alle ingegeven percentages in één oogopslag controleren.

Wat is het verschil tussen individueel en collectief reserveren?

Indien je kiest voor individueel reserveren, dan wordt de feestdagenreservering voor elke flexwerker met een uitzendovereenkomst met beding apart gereserveerd. De flexwerker kan dan op een feestdag uit zijn privé tegoed uren/geld opnemen. Tevens kan de flexwerker ook uren/geld opnemen uit dit tegoed wanneer het geen feestdag is. Indien je kiest voor collectief reserveren, dan wordt het bedrag niet voor elke flexwerker apart gereserveerd maar wordt het bedrag in het collectieve reserveringstegoed opgenomen. Je kunt de flexwerker nu alleen op feestdagen uit dit collectief tegoed uren/geld uitkeren. Dit geldt alleen voor flexwerkers met beding.

Kan ik het reserveringenbeleid gedurende het hele jaar nog wijzigen?

Nee, zodra je één verloning hebt uitgevoerd in het nieuwe loonjaar kun je deze instelling gedurende het betreffende loonjaar niet meer wijzigen. Dit is conform de voorschriften van de ABU en NBBU-cao. 

Hoe neem ik de voorziening van de eindejaarsuitkering mee in de kostprijs?

Dit kun je inrichten met een van onderstaande opties:

1. Een voorziening treffen in de reserveringsschema's zodat het onderdeel wordt van de kostprijs:

- Kies in het reserveringsschema voor 'Toevoegen' en vul de code en omschrijving in;
- Kies bij de aangemaakte regel voor 'Wel toepassen' en geef het gewenste percentage in;
- Koppel een grootboekrekening nummer (wanneer je een nieuw rekeningnummer wilt gebruiken, maak je deze eerst aan op tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema') aan de zojuist aangemaakte opslagcode: Ga hiervoor naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Algemene voorzieningen > Wijzigen > Flexwerkers > Rekening per opslagcode > Selecteer de nieuw aangemaakte opslag code > Wijzigen' > Selecteer een grootboek rekeningnummer.
Doe dit voor de regels 'Kosten voorziening werkmij' en voor 'Voorziening werkmij'. 

2. Een voorziening treffen door gebruik te maken van de reservering 'Arbeidsvoorwaardenbedrag'. Let op: De opbouw en opname hiervan wordt opgenomen in de loonaangifte. Het advies is om dit alleen te gebruiken als er daadwerkelijk een uitbetaling gaat plaatsvinden. 

- Selecteer in het reserveringsschema de regel 'Arbeidsvoorwaardenbedrag I' of 'Arbeidsvoorwaardenbedrag II';
- Kun je op deze regel al een keuze maken voor 'Wel toepassen'? Vul dan het gewenste percentage in;
- Wordt er aangegeven dat er nog geen looncomponent beschikbaar is? Ga dan naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten > Arbeidsvoorwaardenbedrag I/II > Arbeidsvoorwaardenbedrag I/II > Onderhoud > Nieuw > Flexwerkers' > Koppel grootboek rekeningnummers aan alle regels.
- Na het aanmaken van de controlelijst (van het jaar 2022) kun je nu een percentage ingeven in het 'reserveringsschema' bij de regel(s) Arbeidsvoorwaardenbedrag.

Sociale verzekeringen

Wat moet ik precies controleren bij de sociale verzekeringen?

De instellingen die voor 2022 stonden ingegeven, zijn automatisch voor je mee overgenomen naar 2023. Je dient de percentages te controleren. Verder zijn er sociale verzekeringen die aan de hand van beschikkingen van de Belastingdienst ingevoerd moeten worden. Je kunt de percentages controleren in het handboek loonheffingen van de Belastingdienst. Klik hier om naar de downloads van Easyflex te gaan.

Wat moet ik invoeren bij 'Werkgeverslasten over reserveringen'?

Over de opgebouwde reserveringen ben je op het moment van uitbetaling ook sociale lasten verschuldigd. De kosten ontstaan op het moment dat de reserveringen worden opgebouwd. Het percentage dat je hier ingeeft is een optelsom van de volgende kostprijspercentages: ZVW premie, WW hoge premie, gedifferentieerde premie Aof, premie Wko, gedifferentieerde premie Whk, AZV premies. Je kunt Easyflex de optelsom laten maken door op 'Geef indicatie' te klikken. Hierna heb je de keus om dit voorgestelde percentage over te nemen. Omdat het slechts een globale indicatie betreft, is het niet noodzakelijk om dit percentage 100% nauwkeurig vast te stellen.

Ik heb op de controlelijst een melding dat de sociale verzekering niet is ingericht, maar dat is wel zo. Wat nu?

Het is belangrijk dat bij alle sociale verzekeringen voor ieder loonheffingennummer een percentage is ingevuld. Deze kun je controleren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'. Wanneer het percentage '0' is, dien je een '0' in te geven en niet het veld leeg te laten.

Wat moet ik invoeren bij AZV?

De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Indien je geen verzekering hebt afgesloten en de aanvulling zelf verstrekt, dien je een eigen inschatting van de kosten te maken. Het is mogelijk om een 'fictief' deel op te nemen, waarbij je het beste uit kan gaan van het premie werkgeversdeel van 2022. 

Financieel

Wij hebben een nieuw financieel pakket voor 2023. Wat nu?

De gegevens van het nieuwe pakket kunnen ingevoerd worden in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'. Klik hier voor het document 'Easyflex en uw financiële administratie'. Hierin staat meer informatie over het inrichten van een nieuw financieel pakket.

Waar moet ik rekening mee houden bij het kiezen van een factuurnummer voor 2023?

Je dient rekening te houden met het maximum aantal cijfers dat door je boekhoudpakket wordt ondersteund. Het maximum aantal cijfers in Easyflex is 8. Indien je minder dan 8 cijfers ingeeft, wordt dit in Easyflex op de factuur automatisch aangevuld met voorloopnullen. Indien je dat niet wilt, kun je dit instellen via tabblad 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen > Niet vermelden van'. 

Hebben jullie voorbeelden van factuurnummers voor 2023?

Voor het jaar 2023 kun je bijvoorbeeld beginnen met factuurnummer 20230001 (de 2023 van het loonjaar 2023) of 23000001 (de 23 van het loonjaar 2023).

Wat gebeurt er als ik in dit tabblad niets wijzig?

Als je hier niets wijzigt, heeft de eerste factuur van 2023 factuurnummer 1.

We hebben Reeleezee als financieel pakket. Welk volgnummer dienen we nu te kiezen voor de factuur?

Reeleezee geeft aan dat het volgnummer bij hen altijd dient door te lopen en bij een nieuw jaar niet weer op 1 mag beginnen. Je kunt voor het volgnummer voor het jaar 2023 beginnen met 20230001 (de 2023 van het loonjaar 2023) of 23000001 (de 23 van het loonjaar 2023). 

Pensioen

Voor mijn afwijkende pensioenregeling geldt per 01-01-2023 een andere maximum grondslag. Waar moet ik dit invoeren?

Je kunt de grondslagen invoeren in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Percentages'.

Per 2023 heb ik een nieuwe pensioenregeling. Waar kan ik die invoeren?

Het toevoegen van de pensioenregeling in Easyflex betreft een aantal stappen. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het toevoegen van een nieuwe pensioenregeling. 

De gegevens voor 2023 van APG (anders dan CAO code 17 of 92) / Algemene Pensioenregeling zijn nog niet bekend. Kan ik verder met stap 1 van de jaarwissel?

Ga naar 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten' en selecteer loonjaar 2023. Kies voor 'Onderhoud > Wijzigen' bij de pensioenregeling en ga naar een willekeurig tabblad en sla deze op, ook al heb je niets gewijzigd. Doe dit bij alle pensioenregelingen die vastliggen (behalve StiPP). Je kunt nu verder met de stappen van de jaarwissel. Vergeet natuurlijk niet de gegevens van de pensioenregeling te wijzigen zodra deze bekend zijn.

Controlelijst

Ik heb de controlelijst aangemaakt, maar 2023 is nog niet operationeel. Wat nu?

Het is belangrijk om de controlelijst ook in te zien na het aanmaken. Wanneer er nog problemen op de controlelijst staan, moeten deze eerst opgelost worden om stap 1 van de jaarwissel af te kunnen ronden.

Wat gebeurt er als alle problemen op de controlelijst zijn opgelost?

Het loonjaar 2023 wordt automatisch ingesteld op 'Operationeel'. Het jaar 2023 is nu beschikbaar in de 'Backoffice' en 'Frontoffice' module.

Ik heb op de controlelijst meldingen staan die ik moet controleren?

Op de controlelijst staan standaard meldingen van het type ‘Controleer’. Dit zijn geen problemen, maar aandachtspunten om te controleren.

1. Instelling ‘Netto Equivalent WML’ bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten'.
Deze melding wordt altijd getoond als je het berekenen van het ‘Netto Equivalent WML’ in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' hebt geactiveerd.

2. Instellingen ruilvoet bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'
Deze melding wordt altijd getoond als je de overwerkuren hebt aangevinkt voor het berekenen van de bruto uitruil in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Flexwerkers'.