ORANJE = linkjes toevoegen
BLAUW = nog controleren
Kopje = Heading 3 (niet dikgedrukt)
...
Wanneer je stap 1 hebt afgerond, kun je door naar stap 2. Stap 2 bestaat uit het aanmaken van verschillende overzichten. Denk hierbij aan het uitbetalen van de reserveringen, het aanpassen van de lonen en tarieven en het herwaarderen van de reserveringen. De verschillende overzichten kun je vinden via ‘Backoffice > Overzichten’. Mocht een van de overzichten hier nog niet tussen staan, kun je deze beschikbaar stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'.
Ons advies is om deze stap in week 51 of 52 uit te voeren. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 2.
2.1 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen' (optioneel)
Met behulp van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' kun je een eindafrekening maken van de opgebouwde reserveringen. In de cao kun je bekijken welke reserveringen uitbetaald dienen te worden. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitbetalen van reserveringen.
Let op: wil je dat er van de uitbetaalde reserveringen een aparte loonspecificatie komt? Raadpleeg dan de FAQ.
2.2 'Backoffice > Overzichten > Collectieve loon/tarief aanpassingen'
Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de uurlonen en/of tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen. Dit hoef je dus niet per plaatsing te doen. Maak dit overzicht ook aan als de uurlonen en tarieven niet wijzigen. Dit overzicht zorgt er namelijk ook voor dat de kostprijzen van 2025 in de plaatsingen komen te staan. Voordat je dit overzicht aanmaakt, moet je wel over de juiste kostprijsfactoren beschikken. Deze zijn vanuit stap 1 van de jaarwissel berekend. Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht. Bekijk hier de FAQ en de boekingsdata.
Er zijn verschillende mogelijkheden in het overzicht die je kunt gebruiken voor het doorvoeren van gegevens van de jaarwissel.
Kostprijzen doorvoeren(ingangsdatum 30-12-2024 voor week- en
Hierbij kun je nagaan welke declaratietijdvakken jullie van toepassing hebben in de plaatsingen; week-, 4-weken declaratietijdvakken en 01-01-2025 voor maand declaratietijdvakkenen/of maand. Let op; het gaat dus om de declaratietijdvakken en niet om het loontijdvak welke je hanteert bij de flexwerkers. Omdat 2025 begint op woensdag 1 januari, is de eerste datum van het tijdvak verschillend per declaratietijdvak voor week-, 4-weken-, en maandverloningen)en maand declaratietijdvakken.
- Voor het doorvoeren van de kostprijs in plaatsingen met week- en 4-weken declaratietijdvakken geef je de ingangsdatum 30-12-2024 in;
- Voor het doorvoeren van de kostprijs in plaatsingen met maand-declaratietijdvakken geef je de ingangsdatum 01-01-2025 in.Ophogen tot minimumloon (ingangsdatum
Ingangsdatum 01-01-2025).Ophogen lonen en/of tarieven (ingangsdatum zelf bepalen) tarieven
Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.Ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema (ingangsdatum
Ingangsdatum zelf bepalen )a.d.h.v. gegevens die wijzigen.
Wanneer je gebruik maakt van vast loon, adviseren we om per 1 januari 2025 een nieuwe situatie vast te leggen en de oude af te sluiten. Dit in verband met het nieuwe minimumuurloon in 2025. Ook dit advies voor ET-regeling?
>> Nog bespreken: Naomi en Joyce van mening dat er een stap voor fw’s > Vaste beloningen in mag. Vorig jaar was dit stap 2.3
...
2.3 'Backoffice > Overzichten > Afwijkende reserveringspercentages'
Bij het doorvoeren van stap 1 van de jaarwissel zijn de gegevens die met ingang van het nieuwe jaar worden vastgelegd leidend. Dus er wordt dan niet meer gekeken naar de de afwijkende reserveringspercentages die bij de flexwerker vastliggen maar naar de situatie in ‘Beheer’. Met het overzicht '‘Afwijkende reserveringspercentages' kun je een overzicht genereren waarop inzichtelijk wordt bij welke flexwerker(s) een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op het tabblad '‘Cao-overige'. Kies bij het aanmaken van dit overzicht voor 'Alle reserveringschema's' en 'Loonjaar > 2024'. Als een afwijkend percentage ook in 2025 gehanteerd moeten worden, dien je een nieuwe situatie vast te leggen bij de flexwerker met ingang van 01-01-2025. Met het overzicht ‘Afwijkende reserveringspercentages' kun je een overzicht genereren waarop inzichtelijk wordt bij welke flexwerker(s) een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op het tabblad ‘Cao-overige'. Kies bij het aanmaken van dit overzicht Hierna kun je de gegevens ook kopiëren naar een nieuwe datum, zodat je dit niet bij alle flexwerkers handmatig vast hoeft te leggen.
Indien je in 2025 de afwijkende reserveringspercentages wilt blijven toepassen, kun je hier het overzicht ‘Afwijkende reserveringspercentages’ voor aanmaken. Maak een keuze voor één specifiek reserveringsschema of kies voor ‘Alle reserveringschema's' en selecteer 'Loonjaar > 2024'. Wanneer er in 'Beheer’ een nieuwe situatie wordt vastgelegd, wordt er vanaf dat moment niet meer gekeken naar de de afwijkende reserveringspercentages die bij de flexwerker vastliggen maar naar de situatie in 'Beheer’. Indien je in 2025 de afwijkende reserveringspercentages wil blijven toepassen, Je kunt dit rapport eerst controleren. Wanneer akkoord kun je middels de optie ‘Kopieer gegevens’ de afwijkende reserveringspercentages naar een nieuwe datum kopiëren. Je kunt hiervoor het overzicht aanmaken met ingang van Geef hier de datum 01-01-2025 waarbij je de optie 'Alle reserveringsschema's' selecteert of een keuze maakt uit een van de schema's. in.
Mocht je dit niet bij iedereen die op het overzicht staat willen doorvoeren, kun je de afwijkende reserveringspercentages ook handmatig vastleggen bij de flexwerker op het tabblad 'Cao-overige > Afwijkende reservering percentages’.
Tip: Maak het overzicht altijd eerst aan zonder te kopiëren om te controleren welke schema's worden gekopieerd.
2.4 'Backoffice > Overzichten > PAWW Compensatie'
Tijdens de afgelopen verloningen kan er bij flexwerkers een verschil zijn ontstaan tussen de PAWW bijdrage en de PAWW compensatie. Met het overzicht 'PAWW compensatie' kun je inzichtelijk krijgen of er inderdaad verschillen zijn ontstaan en bij welke flexwerkers dit het geval is. Middels dit overzicht kun je direct een urendeclaratie laten vullen. Bekijk hier de werking van het overzicht.
Tip: Dit overzicht wil je na de laatste verloning van 2024 aanmaken. Wanneer je deze stap in 2024 doet, kun je het overzicht alvast inplannen op een datum ('Wanneer verwerken > Op datum'). Geef een datum in ná jullie dag van verlonen in en laat het rapport per mail sturen.
2.5 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen herwaarderen'
Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren, die worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerkers of vaste medewerkers tijdens het opbouwen van de reserveringen een lager uurloon hadden dan bij de opname van de reserveringen, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is. Met behulp van dit overzicht wordt de stand in geld aangepast naar een saldo op basis van het laatst gehanteerde uurloon. De verschillen in geld worden in dit overzicht gelijk gesteld en de gewijzigde gegevens worden klaargezet voor de journaalpost. Je kunt dit overzicht ook aanmaken voor flexwerkers in sectorrisicogroep IA en IIA, omdat voor de reservering 'Tijd voor tijd' het saldo in uren leidend is.
Tip: Maak dit overzicht altijd eerst 'pro ‘pro forma' aan. Zijn de resultaten akkoord, maak het overzicht dan 'definitief' definitief’ aan.
Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET-regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen t/m 2024 reserveringen op kunnen bouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hier voor meer informatie over dit overzicht.
2.6 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'
Door het overzicht '‘Reserveringen' aan te maken met de optie 'Actuele stand', kun je de stand van de reserveringen controleren. Wij adviseren je om dit overzicht na de laatste verloning in 2024 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 51 of november) en na de laatste verloning van declaraties uit 2024 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 52 of december) aan te maken.Op deze manier krijg je inzichtelijk wat de stand van de reserveringen is op 29-12-2024 of Nu hangt het er vanaf welke stand reserveringen je wilt zien; is dit de stand van reserveringen van einde van het jaar (dus op de datum 31-12-2024 en wat ) óf de stand van de reserveringen is na de laatste verloning van 2024. Tip: Je kunt dit overzicht instellen op datum. Wanneer je wekelijks verloont, We adviseren je om het overzicht nu al in te stellen op de gewenste datum(s) bij 'Wanneer verwerken > Op datum’ en laat het rapport per mail sturen.
Voorbeeld: Je verwerkt altijd op donderdag de verloning van de voorgaande week. Dan kun je dit overzicht alvast instellen op (één van) de gewenste datum
4 / 31 december 2024 en 4 januari 2025 (dit is de zaterdag van week 1). In dit voorbeeld gaan we er van uit dat je vóór 8 januari 2025 je laatste verloning van 2024 verwerkt.
>> Bespreken: Waarom geven we ook die optie voor inplannen in het jaar 2024, wanneer je er van uit gaat dat je achteraf verloond. Nu roept het vragen op dat ze 2 x aan moeten maken. Of bv voorbeelden geven > wanneer je achteraf verloond, dan die datum en binnen tijdvak verlonen die datum(s), afhankelijk van welke gegevens je wilt zien:
31-12-2024: Hierin zitten dan de verloonde gegevens t/m deze datum. Dit is dan de stand op 31-12-2024 maar in dit voorbeeld heb je dan de verloonde gegevens t/m week 51-2024 inzichtelijk;
04-01-2025: Hierin zitten dan de verloonde gegevens t/m deze datum, waarin we er in dit voorbeeld van uitgaan dat je t/m week 52-2024 volledig hebt verwerkt. Deze instelling geeft de daadwerkelijke stand van de reserveringen weer na de laatste verloning van 2024.
2.7 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage premie'
In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst ( dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Vanaf 2022 geldt hier echter nog wel een extra regel: er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35 uur per week. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Ook voor 2024 is dit van toepassing.
Zoals te lezen is op pagina ‘Algemeen 2024-2025’ is de urengrens voor de contracturen vanaf 2025 bijgesteld van 35 uur naar 30 uur per week.
Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, maar ook wie tegen de grens zit (zodat hierop geanticipeerd kan worden), kan het overzicht 'Herziening lage premie' worden gebruikt. T/m 2024 wordt hier dus gekeken naar de urengrens van 35 uur. Voor flexwerkers waarvoor de lage premie herzien moet worden dient eerst de WW-premie op tabblad 'Cao-overige' aangepast te worden per de juiste datum naar 'Hoge premie - herzien' per de juiste datum. Vervolgens dienen de flexwerkers herrekend te worden door middel van het overzicht 'Herrekenen verloningen'. In de eerstvolgende loonaangifte wordt dan de hoge WW-premie berekend en de tag 'Herzien' meegestuurd.
Let op: Zorg dat je het overzicht ‘Herziening lage premie’ aanmaakt voordat het loonjaar wordt gesloten. Met het aanmaken van het overzicht wordt namelijk inzichtelijk bij flexwerkers is afgeweken zodat dit nog kan worden gecorrigeerd. Wanneer het loonjaar al is afgesloten en blijkt dat de herziening nog gedaan dient te worden, is het nodig dat het loonjaar voor 2024 weer door Easyflex wordt geopend.
Stap 2 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 3 te gaan.