Stap 2 2024-2025

Aanmaken verschillende overzichten

Wanneer je stap 1 hebt afgerond, kun je door naar stap 2. Stap 2 bestaat uit het aanmaken van verschillende overzichten. Denk hierbij aan het uitbetalen van de reserveringen, het aanpassen van de lonen en tarieven en het herwaarderen van de reserveringen. De verschillende overzichten kun je vinden via ‘Backoffice > Overzichten’. Mocht een van de overzichten hier nog niet tussen staan, kun je deze beschikbaar stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'. 

Ons advies is om deze stap in week 51 of 52 uit te voeren. Heb je nog vragen over deze stap? Er is een FAQ beschikbaar voor stap 2 en je kunt het door Easyflex georganiseerde webinar terugkijken. 

2.1 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen' (optioneel)

Met behulp van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' kun je een eindafrekening maken van de opgebouwde reserveringen. In de cao kun je bekijken welke reserveringen uitbetaald dienen te worden. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitbetalen van reserveringen.

Let op: wil je dat er van de uitbetaalde reserveringen een aparte loonspecificatie komt? Raadpleeg dan de FAQ.

2.2 'Backoffice > Overzichten > Collectieve loon/tarief aanpassingen'

Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de uurlonen en/of tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen. Dit hoef je dus niet per plaatsing te doen. Maak dit overzicht ook aan als de uurlonen en tarieven niet wijzigen. Dit overzicht zorgt er namelijk ook voor dat de kostprijzen van 2025 in de plaatsingen komen te staan. Voordat je dit overzicht aanmaakt, moet je wel over de juiste kostprijsfactoren beschikken. Deze zijn vanuit stap 1 van de jaarwissel berekend. Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht. Bekijk hier de FAQ en de boekingsdata. 

Er zijn verschillende mogelijkheden in het overzicht die je kunt gebruiken voor het doorvoeren van gegevens van de jaarwissel.

• Kostprijzen doorvoeren
  Hierbij kun je nagaan welke declaratietijdvakken jullie van toepassing hebben in de plaatsingen; week-, 4-weken en/of maand.
  Let op; het gaat dus om de declaratietijdvakken en niet om het loontijdvak welke je hanteert bij de flexwerkers. Omdat 2025 begint op woensdag, is de eerste datum van het tijdvak verschillend per declaratietijdvak voor week-, 4-weken-, en maand declaratietijdvakken.
  - Voor het doorvoeren van de kostprijs in plaatsingen met week- en 4-weken declaratietijdvakken geef je de ingangsdatum 30-12-2024 in;
  - Voor het doorvoeren van de kostprijs in plaatsingen met maand-declaratietijdvakken geef je de ingangsdatum 01-01-2025 in.

• Ophogen tot minimumloon
  Ingangsdatum 01-01-2025.

• Ophogen lonen en/of tarieven 
  Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.

• Ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema
  Ingangsdatum zelf bepalen a.d.h.v. gegevens die wijzigen.

Let op: Wanneer je gebruik maakt van loon- en/of tarievenschema’s, kun je de lonen, tarieven en onbelaste kilometervergoeding enkel doorvoeren met de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’. Je kan een nieuwe situatie vastleggen in het loon- en/of tarievenschema, waarna je deze middels het overzicht ‘Collectieve loon/tariefaanpassingen’ collectief kunt doorvoeren in de desbetreffende plaatsingen. Ook de kostprijzen voer je in dit geval door middel van de optie ‘Bijwerken aan de hand van loon- en/of tariefschema’, echter hoef je voor enkel de kostprijzen niet eerst een nieuwe situatie vast te leggen in de loon- en/of tarievenschema’s.

2.3 'Backoffice > Overzichten > Afwijkende reserveringspercentages'

Bij het doorvoeren van stap 1 van de jaarwissel zijn de gegevens die met ingang van het nieuwe jaar worden vastgelegd leidend. Dus er wordt dan niet meer gekeken naar de de afwijkende reserveringspercentages die bij de flexwerker vastliggen maar naar de situatie in ‘Beheer’. Met het overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' kun je een overzicht genereren waarop inzichtelijk wordt bij welke flexwerker(s) een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op het tabblad 'Cao-overige'. Hierna kun je de gegevens ook kopiëren naar een nieuwe datum, zodat je dit niet bij alle flexwerkers handmatig vast hoeft te leggen.

Indien je in 2025 de afwijkende reserveringspercentages wilt blijven toepassen, kun je hier het overzicht ‘Afwijkende reserveringspercentages’ voor aanmaken. Maak een keuze voor één specifiek reserveringsschema of kies voor ‘Alle reserveringschema's' en selecteer 'Loonjaar > 2024'. Je kunt dit rapport eerst controleren. Wanneer akkoord kun je middels de optie ‘Kopieer gegevens’ de afwijkende reserveringspercentages naar een nieuwe datum kopiëren. Geef hier de datum 01-01-2025 in.
Mocht je dit niet bij iedereen die op het overzicht staat willen doorvoeren, kun je de afwijkende reserveringspercentages ook handmatig vastleggen bij de flexwerker op het tabblad 'Cao-overige > Afwijkende reservering percentages’.

Let op: Maak het overzicht altijd eerst aan zonder te kopiëren om te controleren welke reserveringsschema’s worden gekopieerd.

2.4 'Backoffice > Overzichten > PAWW Compensatie'

Tijdens de afgelopen verloningen kan er bij flexwerkers een verschil zijn ontstaan tussen de PAWW bijdrage en de PAWW compensatie. Met het overzicht ‘PAWW compensatie’ kun je inzichtelijk krijgen of er inderdaad verschillen zijn ontstaan en bij welke flexwerkers dit het geval is. Middels dit overzicht kun je direct een urendeclaratie laten vullen. 

Tip: Dit overzicht wil je na de laatste verloning van 2024 aanmaken. Wanneer je deze stap in 2024 doet, kun je het overzicht alvast inplannen op een datum ('Wanneer verwerken > Op datum'). Geef een datum in ná jullie dag van verlonen en laat het rapport per mail sturen.

2.5 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen herwaarderen'

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren, die worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerkers of vaste medewerkers tijdens het opbouwen van de reserveringen een lager uurloon hadden dan bij de opname van de reserveringen, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is. Met behulp van dit overzicht wordt de stand in geld aangepast naar een saldo op basis van het laatst gehanteerde uurloon. De verschillen in geld worden in dit overzicht gelijk gesteld en de gewijzigde gegevens worden klaargezet voor de journaalpost. Je kunt dit overzicht ook aanmaken voor flexwerkers in sectorrisicogroep IA en IIA, omdat voor de reservering 'Tijd voor tijd' het saldo in uren leidend is.

Tip: Maak dit overzicht altijd eerst ‘pro forma' aan. Zijn de resultaten akkoord, maak het overzicht dan 'definitief’ aan.

Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET-regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil t/m 2024 reserveringen op kunnen bouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren.

2.6 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Door het overzicht 'Reserveringen' aan te maken met de optie 'Actuele stand', kun je de stand van de reserveringen controleren. Nu hangt het er vanaf welke stand reserveringen je wilt zien; is dit de stand van reserveringen van einde van het jaar (dus op de datum 31-12-2024) óf de stand van reserveringen na de laatste verloning van 2024. We adviseren je om het overzicht nu al in te stellen op de gewenste datum(s) bij 'Wanneer verwerken > Op datum’ en laat het rapport per mail sturen.

Voorbeeld: Je verwerkt altijd op donderdag de verloning van de voorgaande week. Dan kun je dit overzicht instellen op (één van) de gewenste datum(s), afhankelijk van welke gegevens je wilt zien:

• 31-12-2024: Hierin zitten dan de verloonde gegevens t/m deze datum. Dit is dan de stand op 31-12-2024 maar in dit voorbeeld heb je dan de verloonde gegevens t/m week 51-2024 inzichtelijk;

• 04-01-2025: Hierin zitten dan de verloonde gegevens t/m deze datum, waarin we er in dit voorbeeld van uitgaan dat je t/m week 52-2024 volledig hebt verwerkt. Deze instelling geeft de daadwerkelijke stand van de reserveringen weer na de laatste verloning van 2024.

2.7 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage premie' 

In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd. Vanaf 2022 geldt hier echter nog wel een extra regel: er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35 uur per week. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast.
Zoals te lezen is op pagina ‘Algemeen 2024-2025’ is de urengrens voor de contracturen vanaf 2025 bijgesteld van 35 uur naar 30 uur per week.

Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is, maar ook wie tegen de grens zit (zodat hierop geanticipeerd kan worden), kan het overzicht 'Herziening lage premie' worden gebruikt. Tot en met 2024 wordt hier dus gekeken naar de urengrens van 35 uur. Voor flexwerkers waarvoor de lage premie herzien moet worden, dient eerst de WW-premie op tabblad 'Cao-overige' aangepast te worden per de juiste datum naar 'Hoge premie - herzien'. Vervolgens dienen de flexwerkers herrekend te worden door middel van het overzicht 'Herrekenen verloningen'. In de eerstvolgende loonaangifte wordt dan de hoge WW-premie berekend en de tag 'Herzien' meegestuurd. 

Let op: Zorg dat je het overzicht ‘Herziening lage premie’ aanmaakt voordat het loonjaar wordt gesloten. Met het aanmaken van het overzicht wordt namelijk inzichtelijk bij welke flexwerkers is afgeweken zodat dit nog kan worden gecorrigeerd. Wanneer het loonjaar al is afgesloten en blijkt dat de herziening nog gedaan dient te worden, is het nodig dat het loonjaar voor 2024 weer door Easyflex wordt geopend.

2.8.1 ‘Flexwerkers > Vaste beloningen > Vast loon’ (optioneel)

Wanneer je gebruik maakt van ‘Vast loon’, adviseren we om een nieuwe situatie vast te leggen en de oude vaste beloning af te sluiten. Dit in verband met de berekening en controle op het nieuwe minimumuurloon 2025. Voor loontijdvakken van week- en 4-weken geef je de ingangsdatum 30-12-2024 in. Voor het loontijdvak maand geef je de ingangsdatum 01-01-2025 in.

Bekijk de volledige procesbeschrijving voor meer informatie.

2.8.2 ‘Flexwerkers > Vaste beloningen > ET-uitruil huisvesting’ (optioneel)

De maximale in rekening te brengen totale kosten voor huisvesting worden vanaf 2025 bepaald aan de hand van het Prijs Kwaliteitssysteem (PKS). Bij de invoer van ‘ET-uitruil huisvesting’ (op tabblad ‘Vaste beloningen’) is het mogelijk om het vinkje aan te zetten bij ‘Prijs-kwaliteitssysteem’. Dit doe je uiteraard alleen wanneer de huisvesting voor deze flexwerker aan de voorwaarden voldoet. Het is mogelijk om voor meerdere flexwerkers tegelijk hetzelfde huurbedrag én de instelling van het Prijs Kwaliteitssysteem (PKS) door te voeren. Dit kan middels een batch actie via ‘Frontoffice > Matching’. Klik hier voor meer informatie over de batch actie. Voor meer informatie over het Prijs Kwaliteitssysteem (PKS) kun je de volgende FAQ raadplegen.

Stap 2 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 3 te gaan.