Via dit tabblad zie je informatie met betrekking tot de arbeidsovereenkomst en de fase van de flexwerker. Daarnaast kan je hier loonbeslagen en afwijkende reservering percentages vastleggen.
Dienstverbanden
In dit veld worden de dienstverbanden van de flexwerker gearchiveerd. Het betreft hier alleen de dienstverbanden met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde/onbepaalde tijd of voor de duur van een project, tussen de flexwerker en de werkmaatschappij. Overeenkomsten met een uitzendbeding worden niet vastgelegd op dit tabblad. Deze leg je vast vanuit de plaatsing.
Huidige situatie
In dit veld wordt het huidige dienstverband van de flexwerker getoond. Wanneer je de knop 'Historie' activeert, zie je de cao stappen van de flexwerker. Easyflex toont een waarschuwing bij het openen van de historie gegevens omdat het bewerken van de gegevens de werking van Easyflex kan beïnvloeden. Wanneer je opvolgend werkgeverschap hebt vastgelegd bij de flexwerker pas je hierna ook de historie aan om aan te geven in welke fase dit opvolgend werkgeverschap was. Je selecteert de stap welke door Easyflex automatisch is aangemaakt en wijzigt nu de datum 'Vanaf' naar de ingangsdatum van het opvolgend werkgeverschap. Easyflex berekend nu de gewerkte weken door middel van de ingevoerde gegevens bij opvolgend werkgeverschap en je wijzigt indien van toepassing het cao advies voor de flexwerker. Het is ook mogelijk om een autorisatierol vast te leggen voor het bewerken van deze gegevens. Zie hiervoor Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisatie flexwerkers.
Arbeidsovereenkomst
In dit veld wordt de huidige arbeidsovereenkomst van de flexwerker getoond. Wanneer je de knop 'Zoeken' selecteert, kan je een nieuw dienstverband invoeren, beëindigen of verwijderen. Easyflex controleert eerst de autorisatiestatus van de flexwerker. Is deze 'Geel' wordt een melding getoond. Afhankelijk van de autorisatiestatus gegevens binnen de bedrijfsinstellingen, kan je een arbeidsovereenkomst aanmaken of niet. Wanneer de autorisatiestatus van de flexwerker 'Rood' is, kan er geen arbeidsovereenkomst worden aangemaakt, ook niet door de medewerker met de betreffende autorisatierol.
Reden vastlegging
In dit veld kan je een reden voor vastlegging van het dienstverband selecteren. Je kan kiezen voor 'Aangegaan dienstverband' of 'Opvolgend werkgeverschap'. Wanneer je binnen een advies gekozen hebt voor 'Genereer contract voor .......' wordt in dit veld getoond 'Automatisch gegenereerd dienstverband'.
Wanneer er gekozen is voor 'Opvolgend werkgeverschap' wordt er bij het vastleggen van de overeenkomst geen WW-premie vastgelegd.
Ingangsdatum (verplicht)
Easyflex toont automatisch de huidige systeemdatum. Je kan deze aanpassen. Voor het selecteren van een arbeidsovereenkomst activeer je de knop 'Contractadvies'.
Voordat de adviezen getoond worden kan Easyflex je het scherm 'Meldingen m.b.t. arbeidsovereenkomst' tonen. Hierin staan problemen, waarschuwingen of aandachtspunten. Wanneer er een 'Probleem' op staat los je deze eerst op. Hierna kun je pas verder met het aanmaken van een arbeidsovereenkomst.
Bij een ingangsdatum vanaf 01-01-2020 krijg je vervolgens onderstaand scherm te zien waarin je een aantal keuzes dient te maken. De standaard instelling die getoond worden leg je vast in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden'.
De keuzes zijn van invloed op de WW-premie, de loonaangifte en de contractadviezen waar je in de volgende stap een keuze uit kunt maken. Je hebt de keuze uit:
- Uitzenden/payrolling: Uitzendovereenkomst, Payrollovereenkomst of Periode/keten (voor vaste medewerkers hoef je deze keuze niet te maken omdat er altijd sprake is van het Periode/keten systeem)
- Oproepovereenkomst: Ja, Nee of Jaarurennorm
- BBL: N.v.t., BBL of Leeftijdseis (alleen beschikbaar indien jonger dan 18 jaar)
Zodra je kiest voor 'Contractadvies' krijg je alle adviezen te zien die aansluiten bij de gemaakte keuzes en selecteer je het gewenste advies.
Werkgever (opvolgend w.g.)
Wanneer je een arbeidsovereenkomst aanmaakt in verband met opvolgend werkgeverschap, geef je in dit veld de vorige werkgever in. Wanneer deze werkgever een relatie van jouw werkmaatschappij is, kan je deze werkgever opzoeken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Je kunt hier anders ook kiezen voor jullie eigen bedrijfsnaam. Er is sprake van opvolgend werkgeverschap als een flexwerker dezelfde of soortgelijke werkzaamheden voortzet op dezelfde werkplek, maar op grond van een arbeidsovereenkomst met een andere werkgever. De flexwerker zet zijn reeds opgebouwde rechten dan bij de opvolgend werkgever voort.
Soort arbeidsovereenkomst (verplicht)
In dit veld dien je het soort arbeidsovereenkomst in te geven. Wanneer je de regelgeving van de ABU-cao volgt, heb je de keuze uit:
- Voor bepaalde tijd
- Voor de duur van het project
- Voor onbepaalde tijd
Volg je de regelgeving van de NBBU-cao dan heb je de keuze uit:
- Voor bepaalde tijd
- Voor bepaalde tijd volgens het periode-/ketensysteem
- Voor onbepaalde tijd
Wanneer je automatisch een dienstverband genereert, kan je geen keuze maken en wordt de soort arbeidsovereenkomst automatisch gevuld.
Contractvorm (verplicht)
Na de keuze van het soort contract bij 'Contractadvies' wordt er automatisch een contractvorm ingevuld.
Volgnummer contract
Wanneer een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of voor de duur van het project is geselecteerd, wordt dit veld automatisch door Easyflex gevuld met het volgnummer van het contract. Wanneer dit de eerste arbeidsovereenkomst van de flexwerker is, wordt het cijfer 1 getoond. Wanneer een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd is geselecteerd, blijft dit veld leeg. Er hoeven dan volgens de cao geen contracten te worden geteld. Bij het vastleggen van de arbeidsovereenkomst kan je zelf het volgnummer van het contract nog wijzigen. Dit doe je bijvoorbeeld wanneer er al opvolgende contracten zijn. Of wanneer je een nieuwe overeenkomst vastlegt omdat de indicatie 'Oproepovereenkomst' wijzigt maar er feitelijk geen sprake is van een nieuwe arbeidsovereenkomst. In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers is een autorisatie toegevoegd om het volgnummer te mogen wijzigen. Indien de autorisatie niet is ingesteld heeft iedereen de rechten om het volgnummer aan te passen.
Let op: wanneer je een uitzonderingscontract voor Fase B hebt geselecteerd voor de optie 'BBL’ of 'Leeftijdseis’ wordt het volgnummer voor dit contract niet gevuld. Deze contracten tellen namelijk niet mee voor het aantal contracten dat in Fase B gegeven mag worden.
Nul-urencontract
...
Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is, leg je vast of de dagtabel moet worden toegepast.
Aantal weken dagtabel
Wanneer je hebt aangegeven dat de dagtabel moet worden toegepast geef je hier aan hoeveel weken deze moet worden toegepast.
Aard arbeidsverhouding (verplicht)
In dit veld dien je een arbeidsverhouding te selecteren, de fiscus heeft bepaald dat de volgende keuzes beschikbaar moeten zijn:
- Arbeidsovereenkomst
- Uitzendkracht
- Payrollovereenkomst
Arbeidsovereenkomst:
Deze optie wordt gekozen wanneer er geen sprake is van een uitzendovereenkomst of een payrollovereenkomst. De aard arbeidsverhouding 'Arbeidsovereenkomst' wordt gekozen wanneer er niet aan de criteria van artikel 7:690 BW cq 7:691 BW wordt voldaan.
Uitzendkracht:
Deze optie wordt gekozen wanneer het gaat om het ter beschikking stellen van arbeid zoals opgenomen in artikel 7:690 BW en 7:691 BW, en waarbij de volgende drie criteria cumulatief van toepassing zijn:
a. de opdrachtgever heeft zelf onder zijn verantwoordelijkheid de werknemer geworven en geselecteerd;
b. er is sprake van exclusiviteit. Dat wil zeggen, de werkgever als bedoeld in artikel 7:690 BW en de opdrachtgever zijn voor de opdracht expliciet overeengekomen dat de werknemer via de werkgever uitsluitend en alleen aan de opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld zonder dat de werkgever het recht heeft om de werknemer elders structureel ter beschikking te stellen; en
c. de opdrachtgever draagt verantwoordelijkheid als het gaat om het te voeren personeelsbeleid met betrekking tot de werknemer.
Payroll:
Indien er sprake is voor payrolling dien je een payrollovereenkomst aan te maken. In de loonaangifte wordt onderscheid gemaakt in het soort overeenkomst en het aangeven van de juiste optie in de arbeidsovereenkomst is hiervoor van belang. Vanaf het loonjaar 2020 geldt dat als een flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', er ook alleen plaatsingen kunnen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'. Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen maar een payroll plaatsing (leveringswijze in plaatsing) dan wordt het ook payroll, maar als er geen arbeidsovereenkomst is en zowel payroll als uitzenden vastligt als leveringswijze wordt het uitzenden. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt aan wanneer iemand wordt gepayrolld.
Hoedanigheid
In dit veld selecteer je de hoedanigheid van de flexwerker, dit kan van belang zijn voor het betalen van diverse premies en voor de werknemersverzekeringen. Je hebt de keuze uit:
- Familie van eigenaar
- Vorige eigenaar
- Directeur/DGA
Bepaalde combinaties van 'Aard arbeidsverhouding' en Hoedanigheid' zijn niet mogelijk. Als je bij 'Aard arbeidsverhouding' hebt gekozen voor 'Arbeidsovereenkomst' ben je niet verplicht om een hoedanigheid in te geven. Wanneer je wel een 'hoedanigheid' wilt selecteren zijn alle vier de mogelijkheden beschikbaar. Wanneer je echter een combinatie ingeeft welke niet is toegestaan, toont Easyflex je een foutmelding. Deze codering van de belastingdienst geeft bijzonder omstandigheden voor het verzekerd zijn voor werknemersverzekeringen aan. Als deze situatie zich voordoet, moet de inhoudingsplichtige dit opgeven, met name indien de werknemer verzekerd is voor de werknemersverzekeringen. Wanneer je gekozen hebt voor 'Uitzendkracht' ben je ook niet verplicht om een hoedanigheid in te geven, echter als je wel een hoedanigheid wilt selecteren, kan je alleen kiezen voor 'Familie van eigenaar' en 'Vorige eigenaar'.Op het tabblad cao-overige vind je informatie met betrekking tot de arbeidsovereenkomst en de fase van de flexwerker. Daarnaast leg je hier loonbeslagen en afwijkende reserveringspercentages vast.
Dienstverbanden
In dit veld worden de fasehistorie en de arbeidsovereenkomsten van de flexwerker vastgelegd. Het betreft hier alleen de arbeidsovereenkomsten voor bepaalde of onbepaalde tijd en zonder uitzenbeding. Overeenkomsten met een uitzendbeding worden niet vastgelegd op dit tabblad. Deze leg je vast vanuit de plaatsing.
Huidige situatie
In dit veld wordt de huidige fasestap van de flexwerker getoond. Wanneer je de knop 'Historie' activeert, zie je ook de historische fasestappen van de flexwerker. Easyflex toont een waarschuwing bij het openen van de historie gegevens omdat het bewerken van de gegevens de werking van Easyflex kan beïnvloeden, denk aan contractadviezen die je krijgt en die gebaseerd zijn op historische gegevens.
Wanneer je opvolgend werkgeverschap hebt vastgelegd bij de flexwerker pas je hierna wel zelf de historie aan, om aan te geven in welke fase dit voorgaande werkgeverschap heeft plaatsgevonden. Om dit te doen selecteer je de stap die door Easyflex automatisch is aangemaakt. Je wijzigt nu de datum 'Vanaf' naar de ingangsdatum van het voorgaande werkgeverschap. Easyflex berekent nu de gewerkte weken door middel van de ingevoerde gegevens bij opvolgend werkgeverschap.
Het is mogelijk om een autorisatierol vast te leggen voor het bewerken van deze gegevens. Zie hiervoor Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisaties > Flexwerker.
Arbeidsovereenkomst
In dit veld wordt de huidige arbeidsovereenkomst van de flexwerker getoond. Wanneer je de knop 'Zoeken' selecteert, kan je een nieuwe arbeidsovereenkomst invoeren of een bestaande overeenkomst beëindigen of verwijderen.
Is de autorisatiestatus van de flexwerker 'Rood', dan kan er geen arbeidsovereenkomst worden aangemaakt. Is de autorisatiestatus van de flexwerker 'Geel', dan wordt er een melding getoond. Afhankelijk van de autorisatiestatus gegevens binnen de Bedrijfsinstellingen, kunnen alleen geautoriseerde medewerkers een arbeidsovereenkomst aanmaken.
Arbeidsovereenkomsten
Na het selecteren van de zoekknop achter 'Arbeidsovereenkomst' kun je arbeidsovereenkomsten vastleggen, wijzigen en verwijderen. Hieronder vind je een toelichting op een aantal velden:
Ingangsdatum
Easyflex toont automatisch de huidige systeemdatum. Je kunt deze aanpassen. Vervolgens klik je op 'Contractadvies' en selecteer je de gewenste contractopties.
De standaard instellingen die getoond worden leg je vast (en kun je dus ook aanpassen) in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden. Indien er in de Beheersinstellingen voor elk veld slechts 1 optie beschikbaar is gesteld, wordt onderstaand scherm niet getoond.
De gemaakte keuzes zijn van invloed op de WW-premie, de loonaangifte en de contractadviezen waar je in de volgende stap een keuze uit kunt maken. Zodra je kiest voor 'Contractadvies' krijg je alle adviezen te zien die aansluiten bij de gemaakte keuzes en selecteer je het gewenste advies.
Werkgever (opvolgend w.g.)
Wanneer je een arbeidsovereenkomst aanmaakt in verband met opvolgend werkgeverschap, geef je in dit veld de vorige werkgever in. Wanneer deze werkgever een relatie van jouw werkmaatschappij is, kan je deze werkgever opzoeken door het activeren van de knop 'Zoeken'. Je kunt hier ook kiezen voor jullie eigen bedrijfsnaam, deze dien je dan wel als relatie vast te leggen. Er is sprake van opvolgend werkgeverschap als een flexwerker dezelfde of soortgelijke werkzaamheden voortzet op dezelfde werkplek, maar op grond van een arbeidsovereenkomst met een andere werkgever. De flexwerker zet zijn reeds opgebouwde rechten dan bij de opvolgend werkgever voort.
Volgnummer contract
Wanneer het een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd of voor de duur van het project betreft (in fase B/C of 3/4), wordt dit veld automatisch gevuld met het volgnummer van het contract. Wanneer dit de eerste arbeidsovereenkomst van de flexwerker is, wordt het cijfer 1 getoond. Als het opvolgende contracten betreft wordt het opvolgende nummer getoond. Bij het vastleggen van de arbeidsovereenkomst kun je zelf het volgnummer van het contract nog wijzigen. Dit doe je bijvoorbeeld wanneer er al opvolgende contracten zijn. Of wanneer je een nieuwe overeenkomst vastlegt omdat de indicatie 'Oproepovereenkomst' wijzigt maar er feitelijk geen sprake is van een nieuwe arbeidsovereenkomst. In Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisaties > Flexwerkers kan een autorisatie worden vastgelegd om het volgnummer te mogen wijzigen. Indien de autorisatie niet is ingesteld heeft iedereen de rechten om het volgnummer aan te passen.
Let op: wanneer je een uitzonderingscontract voor Fase B hebt geselecteerd voor de optie 'BBL’ of 'Leeftijdseis’ wordt het volgnummer voor dit contract niet gevuld. Deze contracten tellen namelijk niet mee voor het aantal contracten dat in Fase B gegeven mag worden.
Aard arbeidsverhouding
In dit veld dien je een arbeidsverhouding te selecteren, of de automatisch geselecteerde arbeidsverhouding te controleren. In de loonaangifte wordt onderscheid gemaakt in het soort overeenkomst en het aangeven van de juiste optie in de arbeidsovereenkomst is hiervoor van belang:
- Arbeidsovereenkomst (wanneer er geen sprake is van een uitzendovereenkomst of payrollovereenkomst)
- Uitzendkracht (wanneer er sprake is van het ter beschikking stellen van arbeids zoals opgenomen in artikel 7:690 BW en 7:691 BW)
- Payrollovereenkomst (indien er sprake is van payrolling)
Payroll in de loonaangifte:
Als de flexwerker een arbeidsovereenkomst heeft met aard arbeidsverhouding 'Payrollovereenkomst', kunnen er ook alleen plaatsingen worden aangemaakt met leveringswijze 'Payroll'.
Indien er geen arbeidsovereenkomst is en alleen een plaatsing met leveringswijze 'Payroll', dan wordt er 'Payroll' meegestuurd in de loonaangifte.
Als er geen arbeidsovereenkomst is en de flexwerker heeft meerdere plaatsingen met zowel leveringswijze 'Payroll' als ook leveringswijze 'Uitzenden', dan wordt 'Uitzenden' meegestuurd in de loonanagifte. Dit omdat de Belastingdienst specifieke eisen stelt aan wanneer iemand wordt gepayrolld.
Hoedanigheid
Als er sprake is van een uitzonderingssituatie selecteer je in dit veld de 'hoedanigheid' van de flexwerker, dit kan van invloed zijn op het betalen van diverse premies voor de werknemersverzekeringen. Je hebt de keuze uit:
- Familie van eigenaar
- Vorige eigenaar
- Directeur/DGA
Oproep
Je hebt de keuze tussen 'Ja', 'Nee', en 'Jaarurennorm'. De gemaakte keuze wordt meegestuurd in de loonaangifte. Na het opslaan van de arbeidsovereenkomst is het niet meer mogelijk om dit veld te wijzigen. Indien de indicatie wijzigt dien je een nieuwe arbeidsovereenkomst vast te leggen. Eventueel Indien er feitelijk geen sprake is van een nieuwe arbeidsovereenkomst kun je desgewenst het volgnummer van de overeenkomst aanpassen'terugzetten' om te voorkomen dat deze arbeidsovereenkomst onterecht wordt meegeteld in de keten.
Contract Uitzonderinguitzondering
Wanneer je bij het vastleggen van een arbeidsovereenkomst gekozen hebt voor een uitzonderingscontract BBL contract wordt dit veld gevuld met één van de volgende opties:
- BBL BBL (Aard arbeidsverhouding 83) (standaard)
In de loonaangifte wordt Code aard arbeidsverhouding 83 aangegeven, ongeacht wat er bij 'Aard arbeidsverhouding' is vastgelegd. Als code 83 wordt aangegeven, is het nodig om de lage WW-premie toe te passen om een foutmelding in de loonaangifte te voorkomen. Voor het toepassen van de lage WW-premie voor BBL’ers is een getekende praktijkovereenkomst verplicht.BBL (Aard arbeidsverhouding niet 83)
In de loonaangifte wordt Code aard arbeidsverhouding 1 of 11 aangegeven. Dit s afhankelijk van de keuze 83 aangegeven, ongeacht wat er bij 'Aard arbeidsverhouding' . Bij 'Arbeidsovereenkomst' wordt het code 1 en bij 'Uitzendkracht' wordt het code 11. De hoge premie kan dan worden toegepast en er is in dat geval geen getekende praktijkovereenkomst nodig. Let op: voor beide opties geldt dat bij wijzigingen hierin een nieuwe plaatsing vereist is, anders blijft de oude code gebruikt worden. - Leeftijdseis
Wanneer je geen uitzonderingscontract gekozen hebt is de Contract uitzondering niet van toepassing.
Loondagen per 4 weken / aantal dagen (verplicht)
In dit veld geef je aan hoe de loondagen per 4 weken verlopen, je hebt de keuze uit 'Regelmatig' of 'Onregelmatig'. Wanneer je voor 'Regelmatig' kiest, moet je ook het aantal dagen op te geven.
Basisloon (verplicht)
In dit veld geef je het basisloon van de flexwerker in. Je geeft het basisloon in om daarna tot een berekening van een uurloon te komen. Na het ingeven van het basisloon kies je de uitbetaal periode. Je hebt de keuze uit:
- Week
- 4-weken
- Maand
Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is dit veld niet beschikbaar.
Aantal uren per week/4-weken/maand (verplicht)
Geef het aantal uur van het contract in. Easyflex rekent nu vanuit het basisloon het uurloon uit. Als de arbeidsovereenkomst een nul-urencontract is dit veld niet beschikbaar.
Bij leegloop loonbetaling
In dit veld geef je aan of er loonbetaling plaats moet vinden bij leegloop. Afhankelijk van de soort arbeidsovereenkomst kan je wel of geen keuze maken. De mogelijkheden zijn:
- Continueren
- Deels uitgesloten
- Volledig uitgesloten
Wanneer je kiest voor 'Continueren' of 'Deels uitgesloten' ben je verplicht om het aantal weken van doorbetaling in te geven. Dit aantal moet liggen tussen 1 week en 26 weken.
Standaard uren per dag
...
- is vastgelegd. Als code 83 wordt aangegeven, is het nodig om de lage WW-premie toe te passen om een foutmelding in de loonaangifte te voorkomen. Voor het toepassen van de lage WW-premie voor BBL’ers is een getekende praktijkovereenkomst verplicht.
- BBL (Aard arbeidsverhouding niet 83)
Afhankelijk van de keuze bij 'Aard arbeidsverhouding' wordt in de loonaangifte in het geval van 'Arbeidsovereenkomst' Code aard arbeidsverhouding 1 aangegeven, en in het geval van 'Uitzendkracht' wordt Code aard arbeidsverhouding 11 aangegeven. De hoge premie kan dan worden toegepast en er is in dat geval geen getekende praktijkovereenkomst nodig.
Let op! Voor beide opties geldt dat bij wijzigingen hierin een nieuwe plaatsing vereist is, anders blijft de oude code gebruikt worden.
Situatie met ingang van
Binnen het bestaande contract kan een mutatiedatum worden vastgelegd waarmee het basisloon per geselecteerde periode en/of het aantal uren per geselecteerde periode kan worden gewijzigd. Stel, een werknemer heeft een contract van 01-01-2023 t/m 31-12-2023 en per 15-06-2023 krijgt de werknemer een loonsverhoging. Door middel van de knop 'Nieuw' kan binnen het bestaande contract een situatie per 15-06-2023 worden vastgelegd met daarin het nieuwe loon.
In de loonaangifte staan de contractgegevens zoals ze gelden op de laatste dag van het aangiftetijdvak. Als het betreffende aangiftetijdvak al verstreken is, worden de nieuwe contractgegevens voor dat aangiftetijdvak alleen gecorrigeerd indien er na de contractwijziging een nieuwe verloning of een herrekening plaatsvindt.
Houd er rekening mee dat het wijzigen van contracten ook invloed heeft op de berekening van het eventueel herzien van de WW-premie bij onbepaalde tijd contracten. Ook heeft het invloed op de berekening van de transitievergoeding en de gedeeltelijk hersteldmeldingen naar het UWV. Daarnaast worden gewijzigde contractgegevens ook gebruikt voor de overzichten 'Signaleringen' (op verschil tussen plaatsing loon en contractloon), 'Arbeidsovereenkomsten', 'Automatisch uitbetalen' en 'Leegloop' (nieuw en oud).
De mutatiedatum met gewijzigde contractgegevens kan in de template worden opgenomen door in het document het volgende mergefield toe te voegen: AO:situatie_ingangsdatum.
Sectorrisicogroep
Kies de sectorrisicogroep welke van toepassing is. De sectorrisicogroepen die actief zijn op de ingangsdatum van de arbeidsovereenkomst worden getoond. Je kunt een keuze maken uit de sectorrisicogroepen welke die zijn aangemaakt in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sector risicogroepen voor flexwerkers/vaste medewerkers met een arbeidsovereenkomst (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sector risicogroepen).
Einddatum / Reden UWV
Wanneer je een arbeidsovereenkomst hebt gekozen voor bepaalde tijd, dien je in dit veld de einddatum van de arbeidsovereenkomst in te geven. Ook geef je de reden van beëindigen aan. Deze reden wordt bij het eindigen van de inkomstenverhouding meegestuurd in de loonaangifte. De te selecteren redenen redenen zijn conform de richtlijnen van de Belastingdienst en als volgt:
- Opzegging WG proeftijd = 01 Opzegging 01 Opzegging door de werkgever binnen de proeftijd Opzegging
- Ontbinding rechter WG UWV = 02 Opzegging door de werkgever met toestemming van UWV
- Ontbinding rechter WG = 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever
- Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever 03 Ontbinding door rechter op verzoek van de werkgever
- Wederzijds goedvinden WG = 04 Beëindiging arbeidsovereenkomst met wederzijds goedvinden op initiatief van de werkgever
- Arbeidsongeschiktheid UWV = 05 Opzegging door de werkgever vanwege langdurige arbeidsongeschiktheid met toestemming van UWV
- Economische reden UWV = 06 Opzegging door de werkgever vanwege bedrijfseconomische redenen met toestemming van het UWV
- Beëindigd door WN = 20 Einde 20 Einde arbeidsovereenkomst door opzegging werknemer, door toedoen werknemer of op initiatief van de werknemer
- Op staande voet = 21 Opzegging 21 Opzegging door werkgever om dringende reden (ontslag op staande voet)
- Einde arbeidsovereenkomst arbeidsverhouding = 30 Einde van rechtswege vanwege verstrijken duur arbeidsovereenkomst arbeidsverhouding voor bepaalde tijd
- Van rechtswege overig = 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)Overige reden = 99 31 Einde van rechtswege, om een andere reden (intreden ontbindende voorwaarde, pensionering, overlijden, e.d.)
- Loopt door bij nieuwe WG = 91 De arbeidsverhouding loopt door bij een nieuwe werkgever
- Opgevolgd bij dezelfde WG = 92 De arbeidsverhouding wordt zonder onderbreking opgevolgd door een nieuwe arbeidsverhouding bij dezelfde werkgever
- Overige reden = 99 Een andere, hiervoor niet genoemde reden
Let op: Na het archiveren van de arbeidsovereenkomst is de het veld 'Reden UWV' disabled en niet meer te wijzigen. indien Indien je de reden wilt wijzigen kun je de einddatum wijzigen en weer terugzetten, het veld 'Reden UWV' is dan weer te wijzigen.
Bepaling einde project
Wanneer je een arbeidsovereenkomst hebt gekozen voor de duur van het project, dien je in dit veld bepaling einde project in te geven.
Toelichting beëindiging
In dit veld kan je een toelichting ingeven voor beëindiging van de arbeidsovereenkomstis dan weer te wijzigen.
Afwijkend cao advies
Indien er sprake is van een seizoenscontract mag de ketentelling na een onderbreking van 3 maanden opnieuw beginnen. Wanneer de checkbox 'Afwijkend cao advies' is aangevinkt zal het afwijkende cao advies toegepast worden bij het opvragen van het contractadvies. Je kunt kiezen voor seizoensarbeid indien:
...
Afdrukken/archiveren van nieuw contract
Easyflex voert een conflictcontrole uit wanneer je een nieuwe arbeidsovereenkomst wilt afdrukken en/of archiveren. Deze conflictcontrole controleert of er plaatsingen zijn vastgelegd welke mogelijk kunnen conflicteren met de arbeidsovereenkomst.
Contract
Wanneer alle velden zijn ingegeven gebruik selecteer je de knop 'start Start bewerken document'. Easyflex creëert nu een arbeidsovereenkomst volgens de ingegeven gegevensJe selecteert de juiste template om de arbeidsovereenkomst op te maken en vervolgens te printen, e-mailen of aan te bieden voor digitale ondertekening.
Signaleren aanzegtermijn
Wanneer je een arbeidsovereenkomst genereert wordt er automatisch een vinkje gezet voor het signaleren op het aanzegtermijn. Wanneer je geen signalering wenst kun je het vinkje uitzetten. Als twee contracten hetzelfde volgnummer hebben, dan worden beide contracten aan- of uitgevinkt.
WW-premie
Situatie met ingang van
Wanneer Hier leg je de knop 'Nieuw' kiest, wordt er een nieuw scherm 'Ingangsdatum WW-premie ' geopend. In dit scherm voer je een nieuwe ingangsdatum voor vast die van toepassing is op de arbeidsovereenkomst van de flexwerker. Bij het vastleggen van een WW-premie. Met de knop 'Nieuw' kun je kiezen voor de opties nieuwe situatie heb je de keuze uit 'Hoge premie' en 'Lage premie'. Via de knop 'Wijzig' kun je de reeds vastgelegde premie wijzigen. Welke opties dan beschikbaar zijn is afhankelijk Bij het wijzigen van een reeds vastgelegde ingangsdatum zijn er verschillende opties beschikbaar, afhankelijk van of er in die periode al verloond is en/of aangifte loonaangifte gedaan is. De mogelijke opties zijn:
- Lage premie
Indien de situatie voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst voor het mogen toepassen van de lage premie pas je deze toe. De standaard voorwaarden zijn dat er sprake moet zijn van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en welke geen oproep- of 0-urenovereenkomst is. - Hoge premie
In alle ander gevallen pas je de hoge premie toe. - Hoge premie - herzien
Van herzien is er sprake als de standaard voorwaarden voor de lage premie nog wel van toepassing zijn maar de hoge premie met terugwerkende kracht moet worden toepast vanwege een van de volgende redenen:
- de onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst uiterlijk 2 maanden na aanvang van de dienstbetrekking eindigt;
- er in een kalenderjaar 30% meer uren verloond zijn dan in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd. - Hoge premie - correctie
Je kiest voor de optie correctie als je per ongeluk hebt verloond met de verkeerde premie of er een verkeerde situatie was vastgelegd.
Bij het aanmaken van een arbeidsovereenkomst of een plaatsing wordt automatisch een WW-premie vastgelegd op basis van het soort arbeidsovereenkomst en/of soort plaatsing.
Naast de WW-premie geef je in dit scherm ook aan of de 'Studentenbaan' voor deze flexwerker van toepassing is. Indien de studentenbaan nog aan staat terwijl de flexwerker de leeftijd van 21 jaar bereikt heeft, volgt er een melding op de controlelijst van de flexwerker. Er kan niet verloond worden indien de studentenbaan en lage premie nog aan staat bij een flexwerker van 21 jaar of ouder. Leg met ingang van de dag waarop de flexwerker 21 jaar wordt een nieuwe situatie vast met de studentenbaan uitgevinkt en de van toepassing zijnde WW-premie.
Tot slot kun je instellen of er een schriftelijke overeenkomst aanwezig is. Deze instelling is alleen van toepassing voor overeenkomsten met beding en staat in dat geval standaard op 'Nee'. Je kunt deze desgewenst aanpassen naar 'Ja'. De gekozen instelling wordt meegestuurd in de Loonaangifte.
Raadpleeg het handboek Loonheffingen van de Belastingdienst voor meer informatie over het toepassen van de WW-premie.
Let op: De instelling op de eerste dag van het aangiftetijdvak bepaalt de WW-premie voor het aangiftetijdvak.
Studentenbaan
Hier kun je zien of de 'Studentenbaan' is aangezet of niet
- Lage premie
Deze selecteer je indien de situatie voldoet aan de voorwaarden van de Belastingdienst voor het mogen toepassen van de lage. De standaard voorwaarden zijn dat er sprake moet zijn van een schriftelijke arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd en welke geen oproep- of 0-urenovereenkomst is. - Hoge premie
In alle ander gevallen pas je de hoge premie toe. - Hoge premie - herzien
Van herzien is er sprake als de standaard voorwaarden voor de lage premie nog wel van toepassing zijn maar de hoge premie met terugwerkende kracht moet worden toegepast vanwege een van de volgende redenen:
- de onbepaalde tijd arbeidsovereenkomst uiterlijk 2 maanden na aanvang van de dienstbetrekking eindigt;
- er in een kalenderjaar 30% meer uren verloond zijn dan in de arbeidsovereenkomst is vastgelegd.
Deze optie is pas beschikbaar zodra er is verloond. - Hoge premie - correctie
Je kiest voor de optie correctie als je per ongeluk hebt verloond met de verkeerde premie of er een verkeerde situatie was vastgelegd.
Bij het aanmaken van een arbeidsovereenkomst of een plaatsing wordt automatisch een WW-premie vastgelegd op basis van het soort arbeidsovereenkomst en/of soort plaatsing.
Studentenbaan
Naast de WW-premie geef je in dit scherm ook aan of de 'Studentenbaan' voor deze flexwerker van toepassing is. De wet omtrent de WW-premie kent een uitzondering voor contracten van medewerkers jonger dan 21 jaar. De lage WW-premie is voor deze medewerkers niet afhankelijk van de aard van het arbeidscontract, maar het aantal verloonde uren in het aangiftetijdvak.
Voor een medewerker jonger dan 21 jaar mag je de lage WW-premie toepassen indien die medewerker per aangiftetijdvak niet meer dan 48 uur bij 4-wekenaangifte en 52 uur bij maandaangifte werkt. Ga je over deze uren heen dan moet je de hoge premie toepassen. Staat bij een medewerker de studentenbaan op ‘ja’ en staat de WW-premie op ‘laag’ dan signaleert Easyflex in de urendeclaratie op het verloonde aantal uren in het aangiftetijdvak van het loonheffingennummer waarop verloond wordt. Op het moment je de declaratie accordeert (of een proforma urendeclaratie aanmaakt) en je gaat over de urennorm heen dan geeft Easyflex een foutmelding. Je dient dan eerst de WW-premie aan te passen naar de hoge premie voordat je de urendeclaratie kunt accorderen. Worden de uren via een urenbestand of een portaal ingevoerd en de urendeclaratie direct op 'Geaccordeerd voor verwerking' gezet dan krijgt deze een signalering en wordt niet verloond. Zodra je de WW-premie aanpast naar de hoge premie, krijg je de vraag of je de reeds verloonde declaraties opnieuw wilt klaarzetten voor verloning. Op die manier wordt bij de eerstvolgende verloning de WW-premie over de reeds verloonde declaraties opnieuw berekend. Je hoeft dus niet meer handmatig het overzicht 'Herrekenen verloningen' te starten.
Let op! Voor de controle op het aantal uren tellen we per loonheffingennummer. Dus heeft de flexwerker meerdere plaatsingen van hetzelfde L-nummer dan worden de uren opgeteld. Maar heeft de flexwerker meerdere plaatsingen met een ander L-nummer, dan worden deze uren niet opgeteld! Als deze situatie in jouw werkmaatschappij van toepassing is dien je hier dus zelf alert op te zijn.
Ovk. met beding schriftelijk
Je kunt hier zelf aangeven verloningen' te starten.
Let op! Voor de controle op het aantal uren tellen we per loonheffingennummer. Dus heeft de flexwerker meerdere plaatsingen van hetzelfde L-nummer dan worden de uren opgeteld. Maar heeft de flexwerker meerdere plaatsingen met een ander L-nummer, dan worden deze uren niet opgeteld! Als deze situatie in jouw werkmaatschappij van toepassing is dien je hier dus zelf alert op te zijn.
Indien de studentenbaan nog aan staat terwijl de flexwerker de leeftijd van 21 jaar bereikt heeft, volgt er een melding op de controlelijst van de flexwerker. Er kan niet verloond worden indien de studentenbaan en lage premie nog aan staat bij een flexwerker van 21 jaar of ouder. Leg met ingang van de dag waarop de flexwerker 21 jaar wordt een nieuwe situatie vast met de studentenbaan op 'Nee' en de van toepassing zijnde WW-premie.
Schriftelijke overeenkomst
Je geeft hier zelf aan of de uitzendovereenkomst met uitzendbeding schriftelijk is vastgelegd. Standaard staat de instelling op 'Nee'. Dit kun je dus handmatig , mits een een ander instelling bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden' is vastgelegd.
Je kan dit in 'Ja' wijzigen wanneer de uitzendovereenkomst met uitzendbeding schriftelijk is vastgelegd. Wanneer de flexwerker een contract heeft is de instelling altijd 'Ja' en wordt er niet naar deze individuele instelling gekeken.
WW-premie
Hier kunt je zien welke WW-premie van toepassing is.
...
Na invoer van een datum zal Easyflex je een cao-advies geven voor de flexwerker.
Vraag advies
Wanneer je op de knop 'vraag advies' klikt opent Easyflex een scherm met een advies en alle mogelijke alternatieven. Je kan in het adviesscherm de Contract uitzondering aanpassen. Wanneer je hier kiest voor 'BBL' of 'Leeftijdseis' worden de adviezen aangepast zodat deze aansluiten bij het gekozen Contract uitzondering. Met de optie 'Selecteer' volg je het gegeven advies op, met de optie 'Genereer contract voor alternatief ... (nummer alternatief)' volg je een bepaald alternatief op. Easyflex geeft bij elk advies of alternatief korte uitleg omtrent de gegevens van de betreffende fase. Zo wordt er bijvoorbeeld vermeld of er sprake is van loondoorbetalingsverplichtingzonder uitzendbeding heeft, wordt er in de Loonaangifte altijd 'Ja' meegestuurd en wordt er niet naar deze individuele instelling gekeken.
Raadpleeg het handboek Loonheffingen van de Belastingdienst voor meer informatie over het toepassen van de WW-premie.
Let op: De instelling op de eerste dag van het aangiftetijdvak bepaalt de WW-premie voor het aangiftetijdvak.
Advies
Na invoer van een datum zal Easyflex je een cao-advies geven voor de flexwerker. Dit is hetzelfde cao-advies als wat je krijgt wanneer je een nieuwe arbeidsovereenkomst of nieuwe loon- en tariefafspraak maakt.
Maximum aantal contracten
...
In dit veld wordt de fase bij plaatsing en de historie en de huidige cao status van de flexwerker getoond. Afhankelijk van welke regelgeving je werkmaatschappij volgt, wordt hier getoond:
- ABU cao
- NBBU caoVPO cao
- Periode-/ketensysteem
- Wettelijk beding
...
In deze kolom wordt detail informatie getoond. Wanneer een flexwerker geplaatst is met uitzendbeding, wordt in deze kolom een rode balk getoond. Deze rode balk geeft aan hoelang de betreffende cao status nog duurt, het zgn. tijdsbestek van de betreffende cao status. Bijvoorbeeld nog 31 weken.
Wanneer een flexwerker geplaatst ismet een contract voor bepaalde tijd, wordt het volgnummer van het contract in deze kolom getoond. Het volgnummer is het nummer van huidige contract. Is dit contract het huidige contract, worden er haken [ ] omheen getoond. Is een flexwerker geplaatst met een contract voor onbepaalde tijd, wordt in deze kolom OBT getoond, dit betekent Onbepaalde Tijd. Is dit contract het huidige contract, worden er haken [ ] omheen getoond.
...
Wanneer je voor een aflossingswijze met beslagvrije voet hebt gekozen dan volg je de wettelijke regeling aangaande een loonbeslag. Easyflex berekent dan welk bedrag er overgemaakt moet worden naar de flexwerker. Onderdelen waarover dit berekend wordt zijn bijvoorbeeld loon normale uren, uren arbeidsongeschiktheid, vakantiedagen etceteraetc. De door je betaalde onkostenvergoedingen blijven buiten de berekening van de beslagvrije voet. Deze kosten worden gezien als vergoedingen voor door de flexwerker gemaakte kosten.
Wanneer er overwerkuren en/of vakantiegeld wordt uitbetaald, gaat dit gehele extra bedrag naar het loonbeslag. Let op: dit gebeurt alleen wanneer er in dit loontijdvak geen andere componenten worden uitbetaald. Zodra er dus ook andere looncomponenten (zoals normale uren) worden uitbetaald gaan worden uitbetaald. Zodra er dus ook andere looncomponenten (zoals normale uren) worden uitbetaald gaan overwerkuren en/of vakantiegeld mee in de berekening van de beslagvrije voet zodat de flexwerker altijd de beslagvrije voet krijgt. Een uitzondering op deze regels is de belaste vergoeding: 'PAWW-compensatie'. Indien alleen deze compensatie wordt uitbetaald samen met het vakantiegeld en/of overwerkuren gaat dit gehele bedrag nog steeds naar het loonbeslag. Indien er naast de PAWW-compensatie en het vakantiegeld en/of de overwerkuren nog een andere component wordt uitbetaald, gaan de overwerkuren en/of vakantiegeld mee in de berekening van de beslagvrije voet zodat de flexwerker altijd de beslagvrije voet krijgt.
Advies indien er sprake is van de wettelijke regeling:
Kies voor "Beslagvrije voet per beschikbare arbeidsdag".
Neem van de vordering het beslagvrije bedrag, deel dat bedrag door respectievelijk 5, 20 of 21,75 (afhankelijk of er op de vordering een bedrag per week, 4-weken of maand is vermeld) en leg dat bedrag vast in de rubriek "vrije voet".
...
Nieuwe gegevens worden pas opgeslagen nadat de knop 'Vastleggen' is geactiveerd. Indien je kiest voor het verwijderen van gegevens, stelt Easyflex eerst een controle vraag.
...
Salarisindicatie
Wanneer de flexwerker een salarisindicatie geeft, kan je deze in dit veld ingeven.
Minimum eis
In dit veld kan je aangeven of de salarisindicatie een minimum eis van de flexwerker is.
Standaard uurloon plaatsing
Hier kan je een standaard uurloon voor plaatsing invullen. Bij elke plaatsing die je voor de flexwerker aanmaakt zal automatisch dit uurloon worden toegepast. Indien gewenst kan je dit in de plaatsing nog aanpassen. Het ingegeven uurloon mag niet lager zijn dan het wettelijk minimum uurloon.
Spaarregelingen overheid
Per 1 januari 2012 vervalt de spaarloonregeling. Easyflex heeft dit voor je aangepast zodat dit vanaf 2012 niet meer ingehouden zal worden. De levensloopregeling wordt vanaf 2012 alleen opengehouden voor deelnemers die op 31 december 2011 minimaal € 3.000,- inclusief rendement op hun levenslooprekening hebben staan.
Voor beide regelingen hoef je niets aan te passen in Easyflex, dit hebben wij gedaan.
Je kan het overzicht 'Spaarregelingen' aanmaken om te controleren welke flexwerkers deelnemen aan de levensloopregelingkan je aangeven of de salarisindicatie een minimum eis van de flexwerker is.
Standaard uurloon plaatsing
Hier kan je een standaard uurloon voor plaatsing invullen. Bij elke plaatsing die je voor de flexwerker aanmaakt zal automatisch dit uurloon worden toegepast. Indien gewenst kan je dit in de plaatsing nog aanpassen. Het ingegeven uurloon mag niet lager zijn dan het wettelijk minimum uurloon.
Margefacturatie
Standaard factorafspraak
...
Alle aanwezige reserveringsschema's van de werkmaatschappij worden getoond. Het reserveringsschema (of meerdere indien van toepassing) dat op de dag zelf is gekoppeld aan de betreffende flexwerker wordt standaard getoond en heeft twee pijltjes ervoor. Niet-operationele reserveringsschema's zijn roodgekleurd. Door het activeren van de pijltjestoets open je de reserveringsschema's en kan je het gewenste schema selecteren.
...