BI > Autorisatie flexwerkers

Op dit tabblad kun je aan bepaalde rollen autorisatie verlenen voor acties en/of wijzigingen uit te voeren. Alleen de medewerker met deze rol is dan geautoriseerd om bepaalde gegevens bij een flexwerker in te voeren, te wijzigen of te verwijderen. Het gaat hierbij om de volgende onderdelen:

• Autorisatie-instelling loonbelasting - uwv - aftrekposten
• Autorisatie arbeidsovereenkomsten
• Autorisatiestatus
• Autorisatie overige instellingen

Autorisatie - instelling loonbelasting - uwv - aftrekposten

Je kunt hier de autorisatie instellen voor het invoeren of wijzigen van bepaalde gegevens welke op het tabblad 'fiscaal - sociaal' bij de flexwerker worden getoond (Frontoffice > Flexwerker > fiscaal - sociaal). Alleen de medewerker met deze rol is geautoriseerd om bepaalde gegevens in te voeren of te wijzigen.

Loonbelasting

Je kunt een autorisatie instellen voor het invoeren en/of wijzigen van loonbelastinggegevens bij een flexwerker. Deze loonbelastinggegevens omvatten binnen het tabblad 'fiscaal - sociaal' de velden:

• Gegevens voor loonopgave
• Studentenregeling
• Loontijdvak
• Aftrekposten alle heffingen
• Sociale en aanvullende verzekeringen

Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft elke medewerker de rechten om in bovenstaande velden gegevens in te voeren en/of te wijzigen, mits deze uiteraard programmarechten heeft voor Frontoffice. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij je een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

UWV

Je kunt een autorisatie instellen voor het invoeren en/of wijzigen van UWV (Sociale en aanvullende verzekeringen) gegevens bij een flexwerker. Het veld 'Sociale en aanvullende verzekeringen' vind je terug bij een flexwerker binnen het tabblad 'fiscaal - sociaal'. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft elke medewerker de rechten om gegevens in dit veld in te voeren en/of te wijzigen. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Aftrekposten

Je kunt een autorisatie instellen voor het invoeren en/of wijzigen van aftrekposten bij een flexwerker. Het veld 'Aftrekposten alle heffingen' vind je terug bij een flexwerker binnen het tabblad 'fiscaal - sociaal'. Wanneer je geen autorisatie toekent, heeft elke medewerker de rechten om gegevens in dit veld in te voeren en/of te wijzigen. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Autorisatie arbeidsovereenkomsten

In deze rubriek bepaal je de autorisatie voor het aanmaken van arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd en arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.

Voor bepaalde tijd fase A / 1-2

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd fase A / 1-2 bij flexwerkers aan te maken en te beëindigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd fase A / 1-2 aan te maken en te beëindigen.

Voor bepaalde tijd fase B / 3

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd fase B / 3 bij flexwerkers aan te maken en te beëindigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om arbeidsovereenkomsten voor bepaalde tijd fase B / 3 aan te maken en te beëindigen.

Voor onbepaalde tijd

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd bij flexwerkers aan te maken en te mogen beëindigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd aan te maken en te beëindigen.

Wijzigen volgnummer:

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om het volgnummer bij het aanmaken van een nieuwe arbeidsovereenkomst te wijzigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om het volgnummer te wijzigen bij het aanmaken van een nieuwe arbeidsovereenkomst

Maximum aantal contracten

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om het maximum aantal contracten aan te passen op tabblad 'Cao-overige' bij flexwerkers. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om het maximaal aantal contracten aan te passen. 

Verlonen na contract

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om te mogen verlonen na de einddatum van het laatste contract. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Als je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om te mogen verlonen na de einddatum van het contract. 

Deze autorisatie is ook van invloed op het verwerken van urenbestanden en tijdberichten. 

In de urendeclaratie is het zonder autorisatie niet mogelijk om uren na de einddatum in te geven. De reden is zichtbaar in het informatieveld van de declaratie. De blokkade kun je opheffen door een nieuwe loon- en tariefafspraak en/of arbeidsovereenkomst vast te leggen als je uren wilt invoeren na deze datum.

Aandachtspunten:

• Eindafrekening van reserveringen kunnen altijd uitbetaald worden.
• Vergoedingen/inhoudingen zoals een transitievergoeding kunnen altijd verloond worden.
• Plaatsingen met de leveringswijze doorlenen en zzp zijn uitgesloten van blokkade omdat deze flexwerkers niet verloond worden.

Autorisatiestatus

De gegevens in deze rubriek hebben betrekking op de autorisatiestatus van de flexwerker (Frontoffice > Flexwerker > Algemeen > Kwalificatie > Autorisatiestatus).

Autorisatiestatus wijzigen

In dit veld kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol om de autorisatiestatus van een flexwerker te wijzigen. Wanneer je de optie aanvinkt, ben je verplicht een rol te selecteren. Wanneer je geen autorisatie verleent, heeft elke medewerker de rechten om de autorisatiestatus te wijzigen. Wanneer je echter aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij je een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Autorisatie plaatsing/ao

Wanneer de autorisatiestatus van een flexwerker 'Geel' is, kun je autorisatie verlenen aan een medewerker met een bepaalde rol. Alleen deze medewerker kan autorisatie geven voor plaatsing of het aanmaken van een arbeidsovereenkomst voor de flexwerker. Wanneer je geen autorisatie toekent, kan elke medewerker een flexwerker plaatsen of een arbeidsovereenkomst aanmaken waarvan de autorisatiestatus geel is. Wanneer je aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen. Wanneer de autorisatiestatus van een flexwerker 'rood' is, is het voor geen enkele medewerker mogelijk om deze flexwerker te plaatsen.

Autorisatie overige instellingen

In deze rubriek kun je de autorisatie bepalen voor overige instellingen.

Stappenhistorie wijzigen

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het aanpassen van de historie en huidige situatie van een flexwerker. (Frontoffice > Flexwerker > Cao - overige). Wanneer je geen autorisatie toekent, is het voor elke medewerker mogelijk de stappenhistorie per flexwerker te wijzigen. Wanneer je aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Wijzigen WW-premie

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het wijzigen van de WW-premie bij de flexwerker. (Frontoffice > Flexwerker > Cao - overige). Wanneer je geen autorisatie toekent, is het voor elke medewerker mogelijk de WW-premie te wijzigen. Wanneer je aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Let op! De autorisatie is alleen van toepassing wanneer er is verloond na de ingangsdatum van de ingegeven regel.

Verwijderen IDbewijzen

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het verwijderen van ID bewijzen van flexwerkers. Het betreft hier de IDbewijzen van de flexwerker welke zijn opgeslagen in de documentmap van de flexwerker. Wanneer je geen autorisatie toekent, is het voor elke medewerker mogelijk IDbewijzen te verwijderen. Wanneer je aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen.

Plaatsen zonder BSN

Normaliter is het niet toegestaan om flexwerkers zonder een burgerservicenummer te plaatsen of daarvoor een arbeidsovereenkomst aan te maken. In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het plaatsen zonder een BSN nummer. Wanneer je geen autorisatie toekent, is het voor geen enkele medewerker mogelijk te plaatsen zonder een BSN nummer. Als je hier een rol selecteert is het voor alle medewerkers die deze rol hebben mogelijk om flexwerkers zonder een BSN nummer te plaatsen en arbeidsovereenkomsten aan te maken.

Loonkostenvoordeel

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het vastleggen en aanpassen van het loonkostenvoordeel bij de flexwerker. (Frontoffice > Flexwerker > Fiscaal-sociaal). Wanneer je geen autorisatie toekent, is het voor elke medewerker mogelijk het loonkostenvoordeel vast te leggen per flexwerker. Wanneer je aan niemand deze rechten wilt toekennen, adviseren wij om een rol aan te maken en deze aan geen enkele medewerker toe te kennen. 

Inkomstenverhouding

In dit veld kun je de autorisatie instellen voor het vastleggen van een afwijkend inkomstenverhoudingnummer op tabblad 'Aangiften en meldingen' bij de flexwerker. Dit kan van belang zijn wanneer je in het verleden verloond hebt vanuit een ander pakket, en bent overgestapt naar Easyflex. Zonder het ingeven van een afwijkend inkomstenverhoudingnummer zal Easyflex namelijk altijd automatisch IKV 1 aanleveren bij de eerstvolgende loonaangifte. 

Wanneer je geen autorisatie toekent is het voor geen enkele medewerker mogelijk om een afwijkend inkomstenverhoudingnummer vast te leggen op tabblad 'Aangiften en meldingen'. 

Autorisatie arbeidsongeschiktheid

In dit veld kun je een autorisatie instellen om historische arbeidsongeschiktheidsmeldingen te mogen vastleggen bij flexwerkers. Indien er geen autorisatie is vastgelegd hebben alle medewerkers de rechten om historische arbeidsongeschiktheidsmeldingen vast te leggen.