Flexwerkers > Fiscaal-sociaal

Op dit tabblad kun je fiscale gegevens (denk aan gegevens omtrent de loonheffing) en gegevens omtrent sociale verzekeringen van de flexwerker vastleggen.

Het kan voorkomen dat bepaalde onderdelen niet beschikbaar zijn, deze worden dan grijs getoond (i.p.v. wit). Dit kan per medewerker verschillen en is afhankelijk van de autorisatie instellingen in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers en in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces.

Basisgegevens

Burgerservicenummer

In dit veld geef je het burgerservicenummer van de flexwerker in. Easyflex controleert dit nummer op bestaanbaarheid aan de hand van de elfproef. Elk burgerservicenummer kan maar éénmalig worden ingegeven, er kunnen dus geen meerdere flexwerkers met hetzelfde burgerservicenummer worden ingevoerd. Ook deze controle voert Easyflex uit. 

In verband met de AVG kan het BSN van een flexwerker in bepaalde situaties verwijderd worden. Dit kan voor flexwerkers die geen actieve plaatsingen en geen actieve verzekeringen (meer) hebben. Alle plaatsingen moeten definitief beëindigd zijn om het BSN te kunnen verwijderen. Verzekeringen moeten een einddatum in het verleden hebben en de beëindiging van de verzekering moet verwerkt/gemeld zijn om het BSN te kunnen verwijderen. Bij het (opnieuw) plaatsen van een flexwerker waarvan het BSN is verwijderd moet het BSN eerst weer worden vastgelegd alvorens de definitieve plaatsing kan worden aangemaakt.

Er zijn enkele uitzonderingen voor het kunnen plaatsen zonder BSN: voor medewerkers die hiervoor geautoriseerd zijn, indien het anoniementarief van toepassing is en in plaatsingen met de leveringswijzen Doorlenen, ZZP en Werving & Selectie.

Arbeidsmigrant en Einddatum AM

Vanuit de ABU en NBBU cao: De arbeidsmigrant die voor het eerst voor werk bij die uitzendonderneming naar Nederland komt en door of in opdracht van die uitzendonderneming buiten Nederland wordt geworven, heeft gedurende de eerste twee maanden ten minste recht op een bedrag ter hoogte van het voltijdsminimum (jeugd)loon, ongeacht de contractduur en het aantal gewerkte uren.

In het veld 'Einddatum AM' leg je de datum vast tot wanneer de flexwerker recht heeft op het voltijd minimumloon. Doorgaans zijn dit dus twee maanden, maar als er bijvoorbeeld sprake is van een project kan de tijd ook korter zijn. Zodra een einddatum is ingevuld, komt er automatisch een vinkje te staan bij 'Arbeidsmigrant'. Je hoeft dus zelf de checkbox niet aan te vinken.

In 'Matching' kan via 'Uitvoer samenstellen' de kolom Arbeidsmigrant en de kolom met de einddatum worden toegevoegd. Zo kun je een overzicht maken welke flexwerkers een arbeidsmigrant zijn (geweest).

Tot slot vind je deze informatie terug op de rapporten van de overzichten 'Urendeclaraties' en 'Overzicht Urendeclaraties verwerkt', zodat zowel voor als na verloning gecheckt kan worden of aan de voorwaarden is voldaan.

Datum indiensttreding

In dit veld geef je de datum van indiensttreding voor de flexwerker in. Het kan voorkomen dat Easyflex automatisch de datum indiensttreding aanpast. Dit komt voor wanneer bij de verloning blijkt dat de datum indiensttreding in de toekomst ligt. Easyflex past de datum dan aan naar de huidige verloningsdatum. Indien de flexwerker in het verleden nog niet verloond is, hanteert Easyflex deze nieuwe datum als startdatum en heeft dit geen verdere gevolgen. Indien de flexwerker in het verleden verloond is via Easyflex, wordt tijdens de verloning (na het wijzigen van de 'datum indiensttreding') deze nieuwe datum terug gezet naar de oude datum en worden eventuele premiekortingen niet toegepast. Dit laatste heeft te maken met de inkomstenverhouding voor de Belastingdienst, welke al bestaat en niet zomaar gewijzigd kan worden. Is de flexwerker eerder verloond in Easyflex en is er bij een nieuw dienstverband recht op een korting, kan dit niet automatisch in Easyflex verwerkt worden. Dit dient dan handmatig in de loonaangifte verwerkt te worden. Dit kun je in Easyflex doen bij Backoffice > Loongiften > Betreft: Nog aan te geven > Selecteer gewenste periode > Wijzigen.

Wij zijn niet bekend met andere gevolgen die er eventueel zijn als de 'Datum indiensttreding' wordt gewijzigd.

Loonkostenvoordeel

In dit veld geef je aan dat een loonkostenvoordeel voor de flexwerker van toepassing is. Loonkostenvoordeel is een onderdeel van de Wet Tegemoetkoming Loondomein en gaat in per 1 januari 2018. Voor de betreffende flexwerkers dien je, wanneer je geen gebruik maakt van het overgangsrecht, over een doelgroepverklaring te beschikken. Na het selecteren van de 'zoekknop' kun je de juiste begin- en einddatum van het loonkostenvoordeel vastleggen. Er is geen automatische bepaling op de maximale duur, je dient zelf de juiste begin- en einddatum in te geven. Indien de flexwerker in aanmerking komt voor meerdere loonkostenvoordelen kun je deze allemaal vastleggen. Alle voordelen worden gedurende de vastgelegde periodes meegestuurd in de loonaangifte. Het UWV bepaalt vervolgens welke voordelen aan je worden uitgekeerd. Je hebt de keuze uit de volgende vier regelingen:

• Loonkostenvoordeel oudere werknemers

• Loonkostenvoordeel arbeidsbeperkte werknemers
• Loonkostenvoordeel banenafspraak

• Loonkostenvoordeel herplaatsen arbeidsbeperkte werknemers

Afdrachtvermindering onderwijs

De afdrachtvermindering onderwijs is met ingang van 1 januari 2014 afgeschaft. Vanaf deze datum zal in Easyflex geen afdrachtvermindering meer worden toegepast. De afdrachtvermindering onderwijs zal worden vervangen door de Subsidieregeling Praktijkleren. Deze regeling kan niet via Easyflex toegepast worden.

Premiekorting jongeren

De premiekorting jongeren is met ingang van 1 januari 2018 afgeschaft. Vanaf deze datum zal Easyflex geen premiekorting meer toepassen.

Studentenregeling

Door het aanzetten van de studentenregeling kun je bewerkstellingen dat voor de flexwerker de loonheffing berekend wordt op basis van de kwartaaltabel, in plaats van op basis van de week-, 4-weken, of maandtabel. Je kunt voor elk kwartaal aangeven of de studentenregeling/kwartaaltabel van toepassing is.

Je dient de aanvangs- en einddatum van de regeling in te geven. Als je op de knop 'Bijlage' klikt, worden automatisch de datums gevuld van de door jou aangevinkte kwartalen. Heb je bijvoorbeeld kwartaal 1 en 2 aangevinkt, wordt de aanvangsdatum gevuld met 1 januari en de einddatum met 30 juni. Uiteraard kun je ook handmatig de aanvangs- en einddatum ingeven.

Als je het vinkje in kwartaal 4 van het huidige jaar aan hebt staan, zal de studentenregeling automatisch actief zijn in het nieuwe jaar voor kwartaal 1,2,3 en 4.

Loontijdvak

Het loontijdvak bepaalt welke loonheffingstabel wordt toegepast voor de berekening van de inhouding loonheffing op het loon van de flexwerker. Tevens is het loontijdvak van invloed op de termijn waarmee de declaraties van de flexwerker verloond worden. Je hebt de keuze tussen week, 4-weken, maand of dag*.

Je kunt de loontijdvakken niet op elk moment wijzigen. Wanneer er bijvoorbeeld al verloond is voor een bepaalde periode kun je het loontijdvak niet wijzigen. Easyflex toont je in dit geval een melding. Tevens adviseert Easyflex je, om belastingtechnische redenen, om de wijziging in te laten gaan op de eerste dag van de periode welke je selecteert. Wanneer je bijvoorbeeld loontijdvak 'Week' selecteert, geef je bij de ingangsdatum de eerste dag van de week in, bij loontijdvak '4-weken' de eerste dag van de 4-weken periode en bij loontijdvak 'Maand' de eerste dag van de maand. 

*De dagtabel is beschikbaar als optie 'Alleen loonbelasting' op het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces is geactiveerd en afhankelijk van de autorisatierol van de intercedent.

Let op! Indien je het loontijdvak van een flexwerker wijzigt en je hebt een vast bedrag voor het werknemers- en werkgeversgedeelte voor de pensioenregeling vastgelegd, dan dien je deze bedragen ook aan te passen aan het nieuwe loontijdvak.

Wij adviseren voor flexwerkers waarbij het anoniementarief wordt toegepast een loontijdvak van een week te hanteren. Het is namelijk niet toegestaan om de toepassing van het anoniementarief te wijzigen binnen een reeds verloond loontijdvak.

Deeltijdbaan

De optie 'deeltijdbaan' mag alleen toegepast worden als er een duidelijke schriftelijke afspraak met de flexwerker is gemaakt over het aantal uren dat de flexwerker (parttime) per loontijdvak gaat werken. Je kunt hier bijvoorbeeld een plaatsingsbevestiging voor gebruiken.

Er wordt bij de verloning gecontroleerd of de flexwerker een volledig loontijdvak heeft gewerkt. Wanneer de flexwerker een volledig loontijdvak heeft gewerkt wordt de loonbelastingtabel toegepast van het loontijdvak (weektabel, 4-wekentabel of maandtabel). Heeft de flexwerker geen volledig loontijdvak maar een gedeeltelijk loontijdvak gewerkt dan wordt de optie 'deeltijdbaan' gecontroleerd. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden (weektabel, 4-wekentabel of maandtabel). Anders worden de daadwerkelijk gewerkte dagen toegepast op basis van de dagtabel. Voor meer informatie omtrent het toepassen van de tijdvaktabellen verwijzen wij je naar het handboek Loonheffingen van de Belastingdienst.

Er is sprake van een gedeeltelijk loontijdvak wanneer:

• Een flexwerker minder dan vijf dagen per week, minder dan 20 dagen per 4-wekenperiode of minder dan het aantal werkbare dagen per maand heeft gewerkt. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden.
• Er halverwege een loontijdvak een switch wordt gemaakt naar een ander loontijdvak (bijvoorbeeld midden in een week naar '4-weken'). Wanneer je een flexwerker halverwege een loontijdvak wilt laten switchen naar een ander loontijdvak dan toont Easyflex je de melding dat dit nadelig is voor de flexwerker en toont je tevens een alternatief. Je bent vrij in de keuze dit advies op te volgen.
• De flexwerker bij indiensttreding geen volledig tijdvak werkt, dus halverwege een tijdvak start. Wanneer de optie 'Deeltijdbaan' aangevinkt is zal Easyflex bekijken of volgens de regels van de Belastingdienst de tijdvaktabel toegepast kan worden.        

Aftrekposten alle heffingen

In dit veld worden de aftrekposten zoals pensioenen, VUT en WAO-hiaatregelingen vastgelegd. Deze gegevens kunnen in de loop van het jaar worden gewijzigd en zijn van belang voor de loonberekeningen.

Situatie met ingang van

Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van het loontijdvak. Deze gegevens worden toegepast voor het volledige loontijdvak. Bijvoorbeeld: er zijn twee situaties vastgelegd; basispensioen per 1 januari 2023 en pluspensioen per 21 juni 2023. Het loontijdvak is 'week' en week 25 wordt verloond. Zondag 25 juni is de laatste dag van dit loontijdvak, voor deze volledige week wordt dan de situatie van 21 juni (pluspensioen) toegepast. Bij een ingangsdatum halverwege een loontijdvak, zal automatisch het pensioen berekend worden over het gehele loontijdvak.

Door middel van het overzicht 'Signaleringen' kan voor StiPP Pensioen automatisch een situatie worden vastgelegd dan wel verwijderd (afhankelijk van de signalering). Meer informatie hierover is te lezen in de pagina-informatie van het overzicht.

Aftrekposten met vast bedrag

Veel aftrekposten werken met premiepercentages die je inricht in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten. Het aanvinken van de aftrekpost met ingang van de juiste ingangsdatum is dan voldoende. Er zijn ook pensioenfondsen waarbij de premie bestaat uit een vast bedrag. Met de gegevens van het betreffende pensioenfonds bereken je zelf de bedragen die van toepassing zijn voor het werknemers- en werkgeversgedeelte. Let op! Je dient de bedragen te herleiden naar het loontijdvak (week, 4-weken of maand) dat je hebt geselecteerd bij de medewerker! De premies voor het werknemers- en werkgeversgedeelte dien je altijd voor het gehele loontijdvak vast te leggen, ook als een medewerker halverwege het loontijdvak start. Easyflex herleidt deze bedragen automatisch naar de daadwerkelijk gewerkte periode. Let op! Als je het loontijdvak van de flexwerker wijzigt dan dien je ook de bedragen voor het werknemers- en werkgeversgedeelte hierop aan te passen.

Er is ook een informatie knop beschikbaar. Deze knop laat informatie zien over aftrekposten die zijn vastgelegd in een eventuele andere werkmaatschappij. Om de informatie knop te kunnen zien moet je een samenwerking hebben met een andere werkmaatschappij en moet de betreffende flexwerker bekend zijn in deze werkmaatschappij op basis van het registratienummer. De knop is bedoeld om snel te kunnen zien of de flexwerker al een actieve aftrekpost heeft in een andere werkmaatschappij.

APG Inkomstenverhouding

Voor de aftrekpost APG kan hier worden aangegeven wat de datum in- en uit dienst is. Indien de inkomstenverhouding niet is gevuld terwijl er al wel premie is berekend en er wordt een aanlevering van gegevens gedaan, dan wordt de inkomstenverhouding bepaald door Easyflex. De bepaling door Easyflex van de datum in dienst heeft de volgende voorwaarden:

• APG pensioen staat aan
• Er is nog geen inkomstenverhouding datum vastgelegd

Als aan deze voorwaarden is voldaan, dan wordt de datum aan de hand van de volgende punten bepaald:

• Datum in dienst
• Datum 'aan' van APG pensioen
• Startdatum aangiftetijdvak APG. (Maand of 4-weken)

De te gebruiken datum wordt dan:

1. De eerder vastgelegde datum
2. De kleinste datum van datum in dienst en APG pensioenlevering
1. Datum wordt vervroegd naar startdatum aangifte tijdvak APG pensioenlevering.

De inkomstenverhouding ten behoeve van APG kan ook handmatig worden vastgelegd.

Als de datum handmatig is vastgelegd en de inkomstenverhouding is nog niet gebruikt in een aanlevering, dan is deze volledig aan te passen of te verwijderen. Zodra de inkomstenverhouding is verwerkt in een pensioenlevering, dan is de datum in dienst alleen binnen het tijdvak aan te passen. De datum uit dienst is altijd in te geven indien niet aanwezig. Als deze wel aanwezig is, dan is de datum wel te verlaten, maar niet te vervroegen. In geval APG pensioen alleen in een plaatsing is ingesteld en dus niet als nieuwe situatie bij 'Aftrekposten alle heffingen' in 'Fiscaal-sociaal' dan is het nodig om de datum uit dienst handmatig in te geven om een einde inkomstenverhouding bericht te sturen naar APG.

Indien de inkomstenverhouding dient te worden ingetrokken kan dit worden aangegeven. De intrekking wordt in de eerstvolgende aanlevering samen met alle bijbehorende inkomstenperioden ingetrokken. Echter voor de daarop volgende aanleveringen dienen wel alle perioden binnen de inkomstenverhouding ook te worden gecorrigeerd naar 0,00. Als de inkomstenverhouding is ingetrokken, maar er staat nog premie in een periode binnen de inkomstenverhoudingsperiode, dan wordt de inkomstenverhouding opnieuw verstuurd met premies in de betreffende inkomstenperioden.

Bij het ingeven van een inkomstenverhouding met een datum in het verleden wordt in het scherm volgende melding getoond:
Let op: Voor deze inkomstenverhouding dient nog een heraanlevering gedaan te worden. Totdat de aanlevering is gedaan is het nog mogelijk om de inkomstenverhouding te wijzigen of verwijderen.

Als op de 'Intrekking' knop is gedrukt en daar is akkoord op gegeven, maar achteraf was dat niet de bedoeling, dan kan er door er nog een keer op te klikken de intrekking worden teruggedraaid. Dit kan echter alleen als er nog niet is aangeleverd.

CAO-fonds

Indien je gebruik maakt van de aftrekpost CAO-fonds kun je hier het registratienummer van de flexwerker invoeren welke je van het betreffende fonds ontvangt. Let op: Dit nummer geldt voor alle aangemaakte CAO-fondsen, het is niet mogelijk per CAO-fonds een apart nummer in te voeren. 

Gegevens voor loonopgave

Deze gegevens zijn van belang voor de loonbelasting, loonopgave en vermelding op de jaaropgave en kunnen meerdere keren per jaar wijzigen door steeds met ingang van de juiste datum een nieuwe situatie vast te leggen. Echter wanneer de gegevens voor 'Tarief bijzondere beloningen' worden gewijzigd, worden deze voor het gehele kalenderjaar gewijzigd en aangepast.

Situatie met ingang van

Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van het loontijdvak. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee situaties vastgelegd, één per 1 januari 2023 en één per 21 juni 2023. Het loontijdvak is 'week' en week 25 wordt verloond. Zondag 25 juni is de laatste dag van dit loontijdvak, voor deze volledige week wordt dan de situatie van 21 juni toegepast. De ingangsdatum van de gegevens voor loonopgave moet minimaal gelijk zijn aan de startdatum van de plaatsing.

Loonheffing berekenen

Je kunt aangeven of er loonheffing voor de flexwerker moet worden berekend. De mogelijkheden zijn:

• Ja, met loonheffingskorting (regulier, er wordt loonheffing berekend en er wordt loonheffingskorting berekend)
• Ja, zonder loonheffingskorting (het werk via de werkmaatschappij is voor de flexwerker een 'tweede baan' en er wordt al ergens anders loonheffingskorting berekend)
• Nee (er wordt geen loonheffing berekend, de fiscus stelt dat er een optie moet zijn om geen loonheffing te berekenen)
• Alleen loonbelasting met heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend)
• Alleen loonbelasting zonder heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de loonbelasting wordt berekend)
• Alleen soc.verzekeringen met heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend)
• Alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting (herleidingssituatie, alleen de volksverzekeringen en werknemersverzekeringen worden berekend)
• Anoniementarief

De opties 'Alleen loonbelasting met heffingskorting', 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' en 'Anoniementarief' zijn beschikbaar nadat deze in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonproces' zijn geactiveerd en afhankelijk van de autorisatierol te selecteren.

De opties 'Alleen loonbelasting met heffingskorting' en 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' zijn alleen te selecteren als de flexwerker een buitenlands domicilieadres heeft. Met deze opties wordt tijdens de verloning alleen de loonbelasting berekend en geen sociale verzekeringen (volksverzekeringen en werknemersverzekeringen). De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Alleen belastingplichtig’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.

Het alleen inhouden van de loonbelasting is voor medewerkers die niet in Nederland verzekerd zijn voor de sociale premies en alleen loonbelasting moeten afdragen. Hiervoor is een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies nodig. Voor het mogen toepassen en aanvragen van een A1-verklaring voor sociale verzekeringspremies zijn voorwaarden verbonden. Easyflex kan hierover geen advies geven en wij adviseren om je hier eerst goed over te laten informeren. Voor meer informatie kun je terecht bij de Belastingdienst of SVB. 

Met de opties 'alleen soc.verzekeringen met heffingskorting' en 'alleen soc.verzekeringen zonder heffingskorting' worden tijdens de verloning alleen de volksverzekeringen belast bij de werknemer en de werknemersverzekeringen bij de werkgever. Er wordt dus geen loonbelasting berekend. De berekening van alleen de loonbelasting is de herleidingssituatie ‘Uitsluitend premieplichtig voor de AOW, Anw en Wlz’ zoals die is vastgelegd door de Belastingdienst. Hiervoor zijn aparte loonbelastingtabellen.

Let op! Als je na toepassing van 'Alleen loonbelasting' een nieuwe ingangsdatum vastlegt met een keuze voor berekening loonheffing waar de sociale verzekeringen wel van toepassing is, dan is het inhaaleffect van toepassing. Met terugwerkende kracht worden de sociale verzekeringen alsnog berekend. Dit heeft te maken met het voortschrijdend cumulatief rekenen.

Wij adviseren voor flexwerkers waarbij het anoniementarief wordt toegepast een loontijdvak van een week te hanteren. Het is namelijk niet toegestaan om de toepassing van het anoniementarief te wijzigen binnen een reeds verloond loontijdvak.

Fiscaal woonland

Hier leg je het fiscale woonland van de flexwerker vast. Het fiscale woonland is van invloed op de in te houden loonheffing. Je hebt de keuze uit:

• Nederland
• Landenkring
• Derde landen
• België (vanaf 01-01-2020)
• Suriname/Aruba (vanaf 01-01-2020)

Indien je bij 'Loonheffing' kiest voor 'Anoniementarief' wordt het fiscaal woonland automatisch gevuld met 'N.v.t.' omdat het fiscale woonland geen invloed heeft op het anoniementarief.

Loonbelastingverklaring

Als je op de datumknop klikt kun je hier een model loonbelastingverklaring inzien en downloaden. Ook kun je hier voor de betreffende ingangsdatum een kopie van de ondertekende loonbelastingverklaring importeren en archiveren. Indien je een document hebt vastgelegd verschijnt er een icoontje naast het datumveld.

A1-Verklaring

Als je bij 'Loonheffing berekenen' hebt gekozen voor de optie 'Alleen loonbelasting met heffingskorting' of 'Alleen loonbelasting zonder heffingskorting' dan komt de optie 'A1-verkl.' beschikbaar. Je kunt dan een A1-verklaring vastleggen via importeren bestand. Wanneer je een bijlage hebt vastgelegd wordt naast de datum een icoontje getoond.

Aanduiding soort inkomen

Easyflex toont in dit veld automatisch de optie 'Flexwerkers/vaste medewerkers'. Voor vaste medewerkers kun je deze optie (indien gewenst) wijzigen naar 'Directeuren NV/BV wel verzekerd svw' of 'Directeuren NV/BV niet verzekerd svw'. Indien je kiest voor 'Directeuren NV/BV niet verzekerd svw' mag je het verlaagde premiepercentage voor de ZVW toepassen (per 2013 is dit de werknemersbijdrage ZVW).

Let op: als je de optie 'Directeuren NV/BV niet verzekerd svw' kiest zullen de instellingen voor de sociale en aanvullende verzekeringen automatisch worden aangepast. Dit wordt toegepast tijdens het verlonen. In het onderdeel 'Sociale en aanvullende verzekeringen' blijven alle sociale verzekeringen aangevinkt staan. Je hoeft hier zelf geen aanpassingen te maken.

Tarief bijzondere beloningen

Aan de hand van het geschatte jaarloon van een flexwerker wordt bepaald welk percentage wordt toegepast voor bijzondere beloningen. Het percentage voor bijzondere beloningen is van toepassing bij de verloning van looncomponenten waarbij is aangegeven dat deze verloond worden via de loonbelastingtabel voor bijzondere beloningen, bijvoorbeeld overwerkuren, vakantiegeld, feestdagen e.d. Met de 'i'-knop kunnen de jaarlonen van vorige kalenderjaren worden bekeken.

Standaard toont Easyflex de optie 'Automatisch'. Het jaarloon van de flexwerker wordt dan op de volgende wijze berekend: uurloon van de plaatsing van de eerste verloning in Easyflex x 2250. Met 'eerste verloning' wordt elke eerste verloning bedoeld die plaatsvindt nadat het jaarloon op 0 is gezet. Het jaarloon wordt automatisch aan het begin van het nieuwe loonjaar op 0 gezet. Ook kun je het jaarloon (gedurende het loonjaar) handmatig op 0 zetten. Indien je een nieuwe situatie vastlegt bij 'Gegevens voor loonopgave' zal automatisch het jaarloon voor het betreffende loonjaar worden getoond indien de flexwerker reeds is verloond in dat loonjaar. 

Voor de verschillende tarieven kun je het 'Handboek Loonheffingen' van de Belastingdienst raadplegen. Je kunt er ook voor kiezen het tarief voor bijzondere beloningen zelf te bepalen. Daarvoor wijzig je de instelling naar 'Handmatig' en vervolgens geef je het percentage voor bijzondere beloning in.

Extra % loonheff.

Wanneer er extra loonheffing berekend moet worden, kun je hier het percentage ingeven. Het gaat om een extra percentage bovenop de berekende loonheffing. Als een flexwerker bijvoorbeeld 50% extra loonheffing wil betalen over een loonheffing van € 103,00, dan is de extra loonheffing 50% van € 103,00 en de totale loonheffing € 103,00 x 1,5 = € 154,50.

Bijtelling auto/fiets

In dit veld dien je aan te geven of de flexwerker een auto of fiets van de zaak heeft. Standaard toont Easyflex de optie 'Nee'. Je kunt dit indien gewenst aanpassen, je hebt de keuze uit;

• Nee
  Flexwerker heeft geen auto van de zaak.
• Ja, met bijtelling privégebruik
  Flexwerker heeft een auto van de zaak en heeft bijtelling op het loon en/of een eigen bijdrage.
• Ja, geen bijtelling (verklaring bel. dienst)
  Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar er is een 'Verklaring geen privé-gebruik auto' van de belastingdienst, zodat de flexwerker geen bijtelling en/of eigen bijdrage heeft.
• Ja, geen bijtelling (afspraak werkgever)
  Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar er geldt een collectieve afspraak vanuit de werkgever naar de belastingdienst, zodat de flexwerker geen bijtelling en/of eigen bijdrage heeft.
• Ja, geen bijtelling (ander bewijs)
  Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar hij/zij kan bewijs aanleveren aan de belastingdienst dat hij/zij niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden, er hoeft geen bijtelling en/of eigen bijdrage berekend te worden.
• Ja, geen bijtelling (afwisselend gebruik)
  Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar hij/zij kan bewijs aanleveren aan de belastingdienst dat de auto met 1 of meer collega’s doorlopend afwisselend gebruikt wordt.
• Ja, geen bijtelling (auto zonder CO2)
  Flexwerker heeft een auto van de zaak, maar het betreft een auto zonder CO2 uitstoot waarvoor de bijtelling 0 % is.
• Ja, geen bijtelling (zakelijke bestelauto)
  Flexwerker heeft een bestelauto van de zaak, maar er is een 'Verklaring geen privé-gebruik bestelauto' van de belastingdienst, zodat de flexwerker geen bijtelling en/of eigen bijdrage heeft.
• Fiets, met bijtelling privégebruik
  Flexwerker heeft een fiets van de zaak en heeft een bijtelling op het loon en/of een eigen bijdrage.

Wanneer je voor 'Nee' hebt gekozen, hoef je verder niets in te geven. Heb je voor een van de 'Ja' situaties gekozen, kun je de knop 'Zoeken' selecteren. In het scherm dat vervolgens geopend wordt leg je het bedrag van de bijtelling op jaarbasis en het bedrag van de eigen bijdrage op jaarbasis vast. Je neemt hier dus 25% van de cataloguswaarde van de auto of 7% van de cataloguswaarde van de fiets op. Heb je gekozen voor de situatie 'Ja, met bijtelling privégebruik' ben je verplicht een bedrag voor bijtelling in te geven. Je hebt twee keuzes voor de methode van berekening van de bijtelling:

• Aantal kalenderdagen in loontijdvak
  Bij de loonberekening wordt het jaarbedrag berekend op basis van het aantal kalenderdagen van het loontijdvak dat bij de flexwerker is vastgelegd. Is het loontijdvak bijvoorbeeld week wordt het jaarbedrag maal 7 (dagen per week) gedaan en daarna gedeeld door 365 (dagen per jaar). Let op: in een schrikkeljaar deel je dit door 366 (dagen per jaar). 
• Vast bedrag per loontijdvak
  Bij de loonberekening wordt het jaarbedrag berekend op basis van het aantal loontijdvakken in het kalenderjaar. Als bij de flexwerker bijvoorbeeld een week loontijdvak is vastgelegd wordt het jaarbedrag gedeeld door 52 (weken). Indien het bedrag halverwege het loontijdvak van de flexwerker wordt vastgelegd of beëindigd, dan wordt de bijtelling op dag basis berekend. Bijvoorbeeld 5200 (bijtelling op jaarbasis) / 52 (weken) / 7 (dagen) * 3 (aantal dagen wel bijtelling) = 42,86 bijtelling in de betreffende week.

Indien er sprake is van een loontijdvak van een dag, dan wordt dit voor deze berekeningen gezien als een week.

Let op: Om tot het volledige jaarbedrag te komen, kies je voor 'Vast bedrag per loontijdvak'.

Lening zonder rente en/of kosten

Hier geef je aan dat deze flexwerker een personeelslening heeft afgesloten waarvan de rente- en/of kostenvoordelen niet tot het loon zijn gerekend. Vanaf het loonjaar 2016 dient het bedrag van de rente- en/of kostenvoordeel meegegeven te worden in de aangifte loonheffingen. Dit bedrag kan hier worden ingegeven.

Vervoer vanwege inhoudingsplichtige

In de volgende situaties is sprake van vervoer vanwege de werkgever:

• Je organiseert het vervoer van de werknemer, bijvoorbeeld met een personeelsbus of door een auto of fiets van de zaak ter beschikking te stellen.
• Je regelt dat je werknemer meerijdt in het privévervoermiddel van een collega, die daarvoor een vergoeding ontvangt.
• Je werknemer reist per openbaar vervoer met vervoerbewijzen die je hebt gekocht en aan hem hebt verstrekt.

Je mag in deze situaties geen onbelaste kilometervergoeding betalen.

Arbeidsgehandicapt

Het is mogelijk om vast te leggen of een flexwerker arbeidsgehandicapt is. Je hebt de keuze uit:

• Geen arbeidshandicap
• Arbeidshandicap
  De flexwerker is arbeidsgehandicapt en Easyflex controleert op het minimumloon (geen loondispensatie). De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.
• Arbeidshandicap met loondispensatie
  De flexwerker is arbeidsgehandicapt en heeft recht op loondispensatie. Easyflex controleert niet op het minimumloon. De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.
• Jonggehandicaptenkorting
  De flexwerker is arbeidsgehandicapt en heeft recht op de jonggehandicaptenkorting. Easyflex controleert op het minimumloon (geen loondispensatie). De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.
• Jonggehandicaptenkorting met loondispensatie
  De flexwerker is arbeidsgehandicapt en heeft recht op de jonggehandicaptenkorting en op loondispensatie. Easyflex controleert niet op het minimumloon. De status 'Arbeidsgehandicapt' wordt o.a. meegestuurd in ziekmeldingen naar UWV.

Artiest en beroepssporters

Als je een artiest, beroepssporter, artiestengezelschap of sportploeg uitzend of detacheert dan kan het zijn dat je loonbelasting en premies werknemersverzekeringen moet berekenen en afdragen op grond van een speciale regeling: de artiesten- en beroepssportersregeling. Bijzonder aan deze regeling is dat je geen premie volksverzekeringen en bijdrage ZVW inhoudt op de gage (beloning). Op de factuur voor de relatie wordt een BTW tarief van 6% gehanteerd. In het handboek vind je een uitgebreide procesbeschrijving over de inrichting. Je geeft hier aan wat voor soort artiest of beroepssporter de flexwerker is.

Verzekering

In dit onderdeel leg je de zorgverzekering voor buitenlandse flexwerkers vast. Dit betreft meestal een verzekering van HollandZorg of Zorg en Zekerheid. De aan- en/of afmeldingen van verzekeringen wordt dagelijks automatisch door Easyflex verzorgd. Elke ochtend en elke avond wordt er een bericht naar de verzekeringsinstantie gestuurd met daarin de mutaties. Het rapport hiervan vind je terug in Backoffice > Exporteren en printen.

Voordat je de verzekering bij flexwerkers kunt aanzetten, dien je eerst de gegevens van de verzekeraar vast te leggen in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar. De verzekering bij Zorg en Zekerheid kun je alleen vastleggen bij flexwerkers met een buitenlands domicilieadres. Op het moment dat er geen Burgerservicenummer van de flexwerker aanwezig is, kan de verzekering niet aangemeld worden. Je kunt de verzekering wel activeren en verlonen in Easyflex. De flexwerker komt dan op het rapport van het overzicht 'Aan- en afmeldingen verzekering' te staan met de volgende melding: Flexwerker kan niet worden aangemeld, omdat er nog geen burgerservicenummer bekend is.

Er is ook een informatie knop beschikbaar. Deze knop laat informatie zien over verzekeringen die zijn vastgelegd in een eventuele andere werkmaatschappij. Om de informatie knop te kunnen zien moet je een samenwerking hebben met een andere werkmaatschappij en moet de betreffende flexwerker bekend zijn in deze werkmaatschappij op basis van het registratienummer. De knop is bedoeld om snel te kunnen zien of de flexwerker al een actieve zorgverzekeringen heeft in een andere werkmaatschappij.

Einddatum

Wanneer de verzekering een einddatum heeft en deze is ook gemeld bij de verzekeraar, dan is het niet meer mogelijk deze te verwijderen. Als blijkt dat de flexwerker toch langer doorwerkt dien je de einddatum te verleggen naar een datum in de toekomst. Indien er geen einddatum is vastgelegd en je beëindigt de plaatsing van de flexwerker dan toont Easyflex je hiervan een melding.

E106

Als je kiest voor 'Ja' dan wordt er door de verzekeraar een E106 formulier naar het buitenlandse adres van de verzekerde gestuurd. Hiermee kunnen zij naar hun verzekeraar in het thuisland, zodat ze daar geen premie hoeven te betalen. Dit is alleen beschikbaar voor HollandZorg.

Handmatig

Met de knop 'Handmatig' achter het veld waar je de ingangsdatum en einddatum van de verzekering invoert kun je de aan- en/of afmelding markeren als handmatig aangegeven. De aan- of afmelding wordt dan niet meer automatisch verstuurd en ook niet getoond op het overzicht 'Aan-/afmeldingen verzekering'. Het handmatig markeren wordt genotificeerd en de notificatie hiervan kun je terugvinden in het tabblad 'Notificaties' bij de flexwerker. Dit kan van toepassing zijn als je wijzigingen in verzekeringen hebt doorgevoerd op het portaal, welke je vervolgens niet meer in Easyflex kunt verwerken. Bijvoorbeeld: Je hebt op het portaal een flexwerker afgemeld voor een verzekering. In Easyflex staat deze nog open. Geef je in Easyflex bij de flexwerker een einddatum voor de verzekering in, dan krijg je een foutmelding op de afmelding omdat deze flexwerker al afgemeld is. Je kunt dan de einddatum markeren als handmatig afgemeld zodat de verzekering in Easyflex afgesloten wordt maar de afmelding niet meer wordt verstuurd naar de verzekeraar.

Sociale en aanvullende verzekeringen

Wanneer je het tabblad opent worden alle sociale- en aanvullende verzekeringen getoond welke binnen de bedrijfsinstellingen van de werkmaatschappij zijn vastgelegd. Deze sociale- en aanvullende verzekeringen zijn automatisch geselecteerd. Dit betekent dat bij verloning van de flexwerker door Easyflex de wettelijke bepalingen worden toegepast. Dit geschiedt o.a. op basis van de leeftijd van de flexwerker. Als een verzekering staat aangevinkt wil dit zeggen dat de wet wordt gevolgd (of deze nu wel of niet toegepast moet worden staat hierbuiten), als een verzekering staat uitgevinkt wil dit zeggen dat de wet niet wordt gevolgd. Het is daarom erg belangrijk dat je niet zomaar verzekeringen uitvinkt!

Situatie met ingang van

Bij de verloning van urendeclaraties wordt gecontroleerd welke instellingen er bekend zijn op de laatste dag van het loontijdvak. Deze gegevens worden toegepast. Bijvoorbeeld; er zijn twee situaties vastgelegd, één per 1 januari 2023 en één per 21 juni 2023. Het loontijdvak is 'week' en week 25 wordt verloond. Zondag 25 juni is de laatste dag van dit loontijdvak, voor deze volledige week wordt dan de situatie van 21 juni toegepast.

Reden

Wanneer je een sociale- en/of aanvullende verzekering activeert of deactiveert, dien je de reden hiervan in te geven. Alleen bij het wijzigen van de premie WW (Awf) vult Easyflex automatisch de reden 'particulier verzekerde' in. 

Peildatum

Wanneer je het tabblad Fiscaal-sociaal opent, wordt automatisch de huidige systeemdatum getoond. Je kunt de fiscale en sociale gegevens op elke gewenste peildatum opvragen. Je geeft de betreffende datum in en selecteert de knop 'Verversen'. De gegevens worden getoond zoals deze van toepassing zijn op de door jou ingegeven peildatum.