Reverse billing

Reverse billing is een proces waarbij de werkmaatschappij zelf een factuur opstelt voor de goederen en diensten die een ZZP’er levert. Het betreft hier de factuur die de ZZP'er aan de werkmaatschappij stuurt in het geval van een tussenkomstovereenkomst. Het gaat dus niet om de factuur die de ZZP'er rechtstreeks aan de inlener stuurt in het geval van een bemiddelingsovereenkomst. Om gebruik te kunnen maken van Reverse billing dien je contact op te nemen met onze Sales afdeling. Aan het gebruik van Reverse billing zijn extra kosten verbonden. Zodra Reverse billing is geactiveerd voor de werkmaatschappij kan de volgende procesbeschrijving worden aangehouden.

1. Programmarechten

In ‘Beheer > Programmarechten’ stel je voor de geselecteerde rol(len) de tabbladen beschikbaar die hieronder dikgedrukt zijn:

• ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’

• ‘Frontoffice > Flexwerkers > ZZP’ >

  • ZZP
  • Reverse billing
  • Facturen

2. Grootboeknummers

In ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema’ kun je nieuwe rekeningnummers toevoegen voor de btw inkoop. Als het rekeningschema van Easyflex wordt gehanteerd, dan kunnen de volgende nieuwe grootboeknummers worden aangehouden:

3. Rekeningnummers koppelen

De toegevoegde grootboeknummers voeg je toe in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen’ bij het tabje ‘btw inkoop’.

Daarnaast is het van belang dat bij ‘Overige rekeningen’ een grootboeknummer is/wordt gekoppeld aan ‘Crediteuren’. Als dit niet vastligt kan er geen journaalpost inkopen worden gegenereerd. Als rekeningnummer kan 1400 (bij 4-cijferig rekeningschema) of 14000 (bij 5-cijferig rekeningschema) worden gebruikt. Dit is een bestaand rekeningnummer en zou niet extra gemaakt hoeven te worden.

Tot slot is het nodig om bij ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie’ een dagboekcode inkoopboek vast te leggen.

4. Vereiste velden

Om reverse billing bij de flexwerker te kunnen inrichten, is het nodig om de volgende velden in te voeren:

• Het btw-nummer van de werkmaatschappij in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Algemeen’;

• Het btw-nummer en het KvK-nummer van de ZZP’er in ‘Frontoffice > Flexwerker > ZZP’;

• Het bankrekeningnummer van de ZZP’er in ‘Frontoffice > Flexwerker > Betalingen’;

• Een crediteurennummerreeks in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren’. Desgewenst kan een autorisatierol worden vastgelegd voor het wijzigen van het crediteurennummer bij de flexwerker (de eerste invoer kan wel worden gedaan). De reeks crediteurennummer mag geen overlap hebben met de reeks debiteurennummers.

Zonder deze gegevens kan reverse billing niet worden ingericht bij de flexwerker.

5. Inrichting reverse billing

Het tabblad ‘ZZP’ bij de flexwerker is onderverdeeld in 3 subtabbladen. Het eerste item is het gelijknamige ‘ZZP’. Dit is onveranderd gebleven. Hier dient onder andere het btw- en KvK-nummer van de ZZP’er te worden ingegeven om Reverse billing te kunnen gebruiken.

Het tweede item is ‘Reverse billing’.  Hier worden de factuurgegevens vastgelegd. Daarnaast leg je hier ook de btw-instelling vast (waarbij het goed is om te weten dat als bij de ZZP’er of de relatie btw verlegd wordt ingesteld, wordt dit toegepast op zowel de inkoopfactuur als de verkoopfactuur) en het crediteurennummer. Het crediteurennummer moet uniek zijn en wordt automatisch gevuld op basis van de nummerreeks in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Crediteuren'. Tot slot kan bij ‘Reverse billing actief’ een vinkje worden gezet. Staat het vinkje 'Reverse billing' aan dan worden er vanaf dat moment inkoopfacturen gegenereerd. Staat dit vinkje uit, dan vindt er (zoals nu ook al het geval is bij de ZZP'er) geen verloning plaats en kun je alleen de inlener factureren.

Het derde item is ‘Facturen’ waar de Reverse billing facturen komen te staan. Vanuit hier kunnen de gegenereerde inkoopfacturen worden ingezien en worden verzonden naar de betreffende ZZP’er.

6. Verloning en boekhouding

Vooropgesteld: er dient een plaatsing te zijn met leveringswijze ‘ZZP’er’. Als Reverse billing actief is bij de flexwerker kan in de declaratie de inkoopfactuur worden bekeken met de pro forma van de flexwerker (Loontijdvak pro forma). Als er meerdere declaraties zijn geaccordeerd leidt dit tot één reverse billing factuur; de gegevens op de factuur worden gesplitst per declaratie.

Het overzicht ‘Verlonen/factureren urendeclaraties' zorgt voor de afwikkeling van de urendeclaraties en het genereren van de Reverse billing factuur en de ‘normale' factuur voor de inlener. Het vinkje 'Verlonen' leidt in het geval van Reverse billing tot een inkoopfactuur waarbij factuurdatum gelijk is aan de aanmaakdatum van de factuur. De betaaltermijn die vermeld wordt op de Reverse billing factuur is altijd de 'Standaard betaaltermijn’ uit 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Debiteuren’.

De 'verloning' van een ZZP'er zonder Reverse billing zorgt voor een 'Journaalpost lonen'. Als Reverse billing aanstaat en er wordt een Reverse billing factuur gegenereerd, dan leidt dit tot een 'Journaalpost inkopen'. Deze is aan te maken door middel van het overzicht 'Journaalposten verkopen/inkopen’ (voorheen ‘Journaalposten verkopen’). Bij de selectiecriteria kies je bij ‘Soort boekingen’ voor ‘Inkopen’. Journaalposten inkopen werkt voor alle financiële pakketten.

7. Verzenden van de Reverse billing factuur

Middels het overzicht 'Facturen relaties' kunnen de aangemaakte Reverse billing facturen worden verzonden naar de ZZP'er(s). De facturen worden gemaild naar het e-mailadres zoals is ingesteld op tabblad 'Flexwerker > ZZP > Reverse billing'. Het is natuurlijk ook mogelijk om de Reverse billing facturen per ZZP'er af te drukken of te e-mailen vanuit tabblad 'Flexwerker > ZZP > Facturen'. 

De Reverse billing facturen kunnen geëxporteerd worden middels het overzicht 'Facturen administratie'. 

8. Betalen van de Reverse billing factuur

De ZZP-facturen kunnen worden betaald. Zodra de Reverse billing factuur is gegenereerd, kan dat op twee manieren:

1. In het tabje ‘ZZP > Facturen’ zijn alle Reverse billing facturen terug te vinden. Er is een kolom ‘B’ die staat voor ‘Betaald’ (ook te vinden bij ‘Relaties > Facturen’). Standaard staat er nog geen vinkje bij ‘B’.  Zolang de factuur nog niet als ‘Betaald’ is gemarkeerd, komt het bedrag van elke factuur terug op het overzicht ‘Saldilijst’ en ‘Aanmaken betaalopdrachten’. Elke factuur komt dus apart op de saldilijst en het betaalbestand te staan. In geval van uitbetaling van 10 facturen tegelijk, vinden er 10 transacties plaats. Dit komt, omdat ze elk een eigen betalingskenmerk hebben.
   
   Het overzicht ‘Saldilijst’ dient als controle voorafgaand aan het definitief aanmaken van de betaling. In de saldilijst staan alle flexwerkers bij elkaar. In het overzicht ‘Aanmaken betaalopdrachten’ is het mogelijk om alleen betalingen van ‘Reverse billing facturen’ te doen door het gelijknamige veld aan te vinken. Je kunt er ook voor kiezen om het te combineren met de reguliere loonbetalingen. Als het overzicht is afgerond, staan alle betalingen in het exportbestand dat je kunt inlezen bij de bank, zoals je gewend bent.
   
   Op het moment dat de betaalopdracht definitief is aangemaakt, wordt de betreffende Reverse billing factuur bij de ZZP’er automatisch gemarkeerd als betaald en komt die zodoende niet meer op de saldilijst en betaalopdrachten voor.

2. Handmatige betaling, zoals voorheen de enige optie was. In het tabje ‘Facturen’ selecteer je de betreffende factuur en zet je zelf een vinkje bij de kolom ‘B’ (van Betaald).

Het is mogelijk om een betaling voor een Reverse billing factuur te blokkeren of te laten vervallen nadat je de betaalopdracht hebt aangemaakt. Dit kan via ‘Backoffice > Betalingsverkeer’. Hiervoor kan desgewenst een autorisatierol worden vastgelegd in ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie betalingen’.

Let op: een negatieve factuur (b.v. vanwege een correctie) wordt net zoals bij reguliere facturen bij een relatie niet automatisch verrekend met een nieuwe factuur. Je kunt dit bedrag handmatig inhouden op een nieuwe factuur.  

9. Exporteren crediteuren

Middels het overzicht ‘Exporteren crediteuren’ kun je een exportbestand aanmaken van alle crediteuren (alle ZZP’ers waarbij reverse billing is geactiveerd en die beschikbaar over een crediteurennummer) zodat je deze kunt importeren in je boekhoudpakket. Het overzicht kan momenteel alleen aangemaakt worden indien je gebruik maakt van het financiële pakket ‘Exact online’. Gebruik je een ander financieel pakket en wil je ook het overzicht ’Exporteren crediteuren' kunnen gebruiken? Neem dan contact op met ons Service Center.

Aandachtspunten

• Indien de facturen gesplitst moeten worden per declaratie is het nodig deze één voor één te accorderen en te ‘Verlonen'. Indien er meerdere declaraties de status 'geaccordeerd’ hebben en je start op dat moment de verloning, dan komen alle geaccordeerde declaraties op één factuur (wel worden de uren gesplitst per declaratie vermeld);

• De factuurnummer beginnen bij elke ZZP’er met factuurnummer '1' en lopen verder op.

• Er kunnen geen aparte btw codes voor de inkoop worden vastgelegd. Dat betekent dat in de journalisering van de inkoopfacturen nu dezelfde btw nummers gehanteerd worden als in de journaalposten verkopen.