Momenteel kan er nog gebruik gemaakt worden van de koppeling zolang deze werkt. Indien er iets veranderd aan de kant van Frontline zal Easyflex niet mee veranderen en de koppeling zal uiteindelijk verwijderd worden. Ook zullen er op het Service Center geen vragen meer beantwoordt worden omtrent CTI.
CTI staat voor Computer Telefonie Integratie. Easyflex ondersteunt deze module. Met CTI kunt je je telefoonverkeer heel gemakkelijk koppelen aan Easyflex. CTI herkent vastgelegde telefoonnummers van flexwerkers, relaties en medewerkers (collega's). Wanneer een flexwerker, relatie of medewerker (collega) belt, wordt in Easyflex een berichtje getoond met daarin de gegevens van de beller en de mogelijkheid om direct de kaart van de flexwerker, relatie of medewerker te openen. Uiteraard kun je ook via het bericht het binnenkomende telefoontje beantwoorden.
Benodigdheden
Om gebruik te kunnen maken van de CTI diensten in Easyflex moet je per locatie beschikken over een CTI telefooncentrale en CTI server.
Algemeen
Er zijn een aantal instellingen welke binnen de serverinstellingen van de telefooncentrale ingesteld dienen te worden. Deze instellingen zijn:
- Locatie (van CTI)
Plaats waar het telefoontoestel staat - Toestelnummer
Het nummer van het telefoontoestel - Gebruiker
Gebruiker van het toestel - Wachtwoord
Wachtwoord voor gebruiker van het toestel
Je dient in alle vier deze instellingen hetzelfde (toestel) nummer in te geven. Het toestelnummer is dus de naam van de gebruiker en het wachtwoord. Deze specificaties dien je zelf vast te leggen in je eigen telefooncentrale. De software voor CTI staat op een server. Deze server heeft een hostnaam, welke door jou zelf is bepaald. Deze hostnaam dien je in Easyflex in te stellen bij de locatiegegevens. Wanneer een medewerker, gekoppeld aan deze locatie, inlogt binnen Easyflex, worden er controles uitgevoerd op deze hostnaam. Zo wordt er gecontroleerd of er verbinding kan worden gemaakt met de betreffende CTI server en of bij de medewerker welke inlogt een telefoontoestel voor CTI kan worden geïdentificeerd. Wanneer een medewerker wisselt van locatie of wanneer de medewerker opnieuw inlogt, wordt deze controle altijd opnieuw uitgevoerd.
Instellingen binnen Easyflex
Om de CTI software zo optimaal mogelijk te kunnen laten werken, dien je binnen Easyflex een aantal belangrijke instellingen te verrichten.
Locatie
Binnen de locatie instellingen (Beheer > Locaties) dien je een CTI server op te geven. Dit is de naam van de server waarop de CTI software geïnstalleerd is. Ook kun je een afwijkend TCP/IP poortnummer vastleggen. Standaard wordt poort 1234 toegepast, wanneer je niets invult zal deze van toepassing zijn. Een afwijkend poortnummer kan van toepassing zijn wanneer een andere applicatie op je server deze poort gebruikt. Wanneer er voor een buitenlijn altijd een 0 gedraaid dient te worden, of je belt met TELE2 of 1649, kun je deze voorloopcijfers ingegeven bij de prefixcode.
Mijn gegevens
Binnen de module 'Mijn gegevens' dient de identificatie van het toestelnummer te worden opgegeven. Wanneer een medewerker wisselt van locatie of wanneer deze opnieuw inlogt binnen Easyflex, wordt de controle op de CTI-server en het toestelnummer opnieuw uitgevoerd.
Telefoongesprekken
Wanneer er gebeld wordt naar de werkmaatschappij, verschijnt er een pop-up venster met informatie over de inkomende telefoonverbinding. Er kunnen diverse pop-up schermen getoond worden, te weten:
- Geheim nummer
Easyflex toont een venster met de melding dat het nummer is afgeschermd
- Een telefoonnummer dat niet bekend is binnen Easyflex
Easyflex toont een venster met het telefoonnummer en de melding dat het nummer onbekend is. Tevens biedt Easyflex je de mogelijkheid het nummer te kopiëren. Je selecteert de optie 'Kopieer nummer' en kunt in elke willekeurig veld door middel van CTRL-V of rechtermuis knop (plakken) het nummer invoegen.
- Een telefoonnummer dat bekend is binnen Eaysflex
Easyflex toont de flexwerker/relatie gegevens waarin dit telefoonnummer gevonden wordt
- Een telefoonnummer dat meerdere malen bekend is binnen Easyflex
Bijvoorbeeld een studentenhuis, Easyflex toont alle flexwerkers/relaties gegevens waarin dit telefoonnummer gevonden wordt
Opnemen
In alle gevallen toont Easyflex de optie 'Opnemen'. Wanneer je deze optie selecteert, wordt er verbinding gemaakt.
Inkomend telefoongesprek flexwerker/relatie
Wanneer een flexwerker of een relatie belt, waarvan het nummer bekend is binnen Easyflex, worden de volgende gegevens getoond:
Naam flexwerker/relatie
Naam account manager
Locatie flexwerker/relatie
Naast het opnemen van de telefoon en het sluiten van het pop-up venster, biedt Easyflex de mogelijkheid om de gegevenskaart te openen. Je selecteert dan de optie 'Kaart'.
Inkomend telefoongesprek medewerker
Wanneer een medewerker van de werkmaatschappij belt, waarvan het nummer bekend is binnen Easyflex, worden de volgende gegevens getoond:
Naam collega
Nummer
Locatie collega
Naast het opnemen van de telefoon en het sluiten van het pop-up venster, biedt Easyflex de mogelijkheid een chat bericht op te stellen naar de medewerker die belt. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je niet in de gelegenheid bent om de telefoon op te nemen. Je kunt dan een chat bericht sturen dat je op een later tijdstip terug belt.
Uitgaand telefoongesprek flexwerker/relatie/medewerker
Middels CTI is het ook mogelijk om uitgaande telefoongesprekken te voeren. Wanneer het telefoonnummer bij een flexwerker, relatie of medewerker is ingegeven, kun je door het activeren van de knop 'Bel' de verbinding maken. Ook dan verschijnt een pop-up venster met de naam van de flexwerker, relatie of medewerker, de naam van de account manager en de locatie van de flexwerker, relatie of medewerker.
Communicatie
Wanneer een medewerker van de werkmaatschappij aan het bellen is binnen Easyflex via CTI, wijzigt binnen de communicatie-module automatisch de status van de betreffende medewerker.
Log
Alle in- en uitgaande gesprekken waarbij ook daadwerkelijk een verbinding tot stand komt binnen Easyflex via CTI, worden gelogd. Vastgelegd wordt de medewerker van de werkmaatschappij welke het gesprek voert en met welk telefoonnummer het gesprek gevoerd wordt. Dit kan een onbekend of beschermd nummer zijn of een nummer van een flexwerker, relatie of medewerker. Binnen deze log wordt ook rekening gehouden met het intern doorverbinden van een telefoongesprek. Wanneer medewerker A, via de hold en transfer knop op het toestel, een telefoongesprek doorverbindt naar medewerker B, wordt bij medewerker A het telefoongesprek gestopt en bij medewerker B gestart.
Informatie CTI
Voor meer informatie omtrent de aanschaf en het gebruik van een CTI telefoon centrale kun je contact opnemen met Aspider CTI b.v.
Aspider CTI b.v.
De Groendijck 20
3465 JB Driebruggen
0348-500611
www.aspidercti.nl
info@aspidercti.nl
Over het gebruik van een CTI server kun je contact opnemen met Frontline Systems.
Frontline Systems
Stavorenweg 4
2803 PT Gouda
0182-680780
www.frontline.nl
helpdesk@frontline.nl