Het financieel administratiepakket 'Exact online' is een uitgebreid pakket met veel mogelijkheden en werkt via het Internet. Bij de inrichting van het financieel administratiepakket 'Exact online' dien je eenmalig het aantal boekingsperioden vast te leggen. Easyflex ondersteunt minimaal 1 en maximaal 13 boekingsperioden. Let er dus op dat je niet meer dan 13 boekingsperioden hanteert bij de inrichting van de administratie in het 'Exact online' pakket.
In 'Exact online' dien je een grootboekrekening 'Debiteuren' aan te maken. Zorg ervoor dat het rekeningnummer gelijk is aan het in Easyflex vastgelegde debiteurennummer (Beheer > Bedrijfsinstellingen > Journaalrekeningen > Overige rekeningen - Debiteuren) en dat hiervoor het type 'Debiteuren' is geselecteerd.
De dagboekcodes voor het 'Verkoopboek' en 'Memoriaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. De coderingen van deze dagboeken dienen gelijk te zijn aan de in 'Exact online' vastgelegde coderingen. Je kunt deze in het 'Exact online' pakket vastleggen onder het menu: Stamgegevens > Financieel - Dagboeken.
De codes voor 'BTW code journaal' dien je in de Easyflex applicatie vast te leggen. Deze codes dienen ook in het 'Exact online' pakket te worden vastgelegd. Dit kan via het menu: Stamgegevens > Financieel - BTW-codes. Om binnen Exact online de BTW opgave geautomatiseerd aan te maken kun je het beste de volgende instellingen gebruiken:
| Soort | BTW code | BTW code journaal (Easyflex) | Percentage (Exact) *) | Type (Exact) | Rekeningnummer onder af te dragen btw (Exact) | Soort BTW (Exact) | Rubriek aangifte | Levering BTW laag tarief | 1 | Nederland laag | 1 | 6,00% | Vrij te bepalen | Het nummer dat je als BTW rekening hebt vastgelegd in Easyflex (beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening Laag tarief) | Af te dragen | 1b - Omzet 6% | Levering BTW hoog tarief | 2 | Nederland hoog | 2 | 21,00% | Vrij te bepalen | Het nummer dat je als BTW rekening hebt vastgelegd in Easyflex (beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > BTW rekening Hoog tarief) | Af te dragen | 1a - Omzet 21% | Levering BTW 0% tarief | 0 | Nederland 0% | 0 | 0,00% | Btw 0% | Het nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex (beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening 0% tarief 6,00%) | 1e - Belast 0%, niet bij mij belast | Levering BTW verlegd | 3 | Verlegd | 3 | 0,00% | Vrij te bepalen. BTW verlegd aanvinken | Het nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex (beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening BTW verlegd | Af te dragen | 1e - Belast 0%, niet bij mij belast | Levering naar landen binnen EU | 4 | Binnen EU | 4 | 0,00% | Vrij te bepalen | Het nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex (beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening Binnen EU verlegd | 3b - IC-leveringen binnen de EG | Levering naar landen buiten EU | 5 | Buiten EU | 5 | 0,00% | Vrij te bepalen | Het nummer dat je als OMZET rekening hebt vastgelegd in Easyflex (beheer > bedrijfsinstellingen > journaalrekeningen > BTW rekeningen > OMZET rekening Buiten EU | 3a - Leveringen buiten de EG | ||||
Stappen voor het importeren van de loonboekingen
- Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.
Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
XML-tag Veldnaam Veldtype Maximale lengte door Easyflex aangeleverd GLTransactions Journal code Journaal code A Ingevoerde code bij 'Memoriaal' Date Datum A 10 (Daum JJJJ-MM-DD) Description Omschrijving A Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM) GLTransactionLine line="(nummer)" Date Boekingsdatum A 10 (Datum JJJJ-MM-DD) FinYear number Boekingsjaar N 4 cijfers FinPeriod number Boekingsperiode N 2 cijfers GLAccount code Grootboekrekeningnummer A 10 karakters Description Omschrijving A Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM) Amount Currency code Munteenheid A EUR Value Bedrag A (-) 11 cijfers met decimale punt References YourRef Volgnummer N 4 cijfers - Klik op de knop "Importeren"
Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
De geaccepteerde boekingen kun je verwerken in Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-LONEN.XML.
Stappen voor het importeren van de verkoopboekingen
- Kies in menu: Import/Export > XML > Financieel - Transacties - Import.
Selecteer als onderwerp "Transacties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
XML-tag Veldnaam Veldtype Maximale lengte door Easyflex aangeleverd GLTransactions GLTransaction entry="Factuurnummer" Journal code Journaal code A Ingevoerde code bij 'Verkoopboek' Date Datum A 10 (Daum JJJJ-MM-DD) Description Omschrijving A Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM) Account code Variabel N 4 cijfers GLTransactionLine line="(nummer)" Date Boekingsdatum A 10 (Datum JJJJ-MM-DD) FinYear number Boekingsjaar N 4 cijfers FinPeriod number Boekingsperiode N 2 cijfers GLAccount code Grootboekrekeningnummer A 10 karakters Description Omschrijving A Automatische vermelding van de periode (JJJJ-MM) Costcenter code Kostenplaats A 10 karakters Amount Currency code Munteenheid A EUR Value Bedrag A (-) 11 cijfers met decimale punt VAT code BTW code A 5 karakters VATBaseAmount Grondslag BTW A (-) 11 cijfers met decimale punt References InvoiceNumber Factuurnummer N 8 cijfers YourRef Volgnummer N 4 cijfers - Klik op de knop "Importeren".
Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
De geaccepteerde boekingen kun je verwerken binnen Exact (Menu: Financieel > Menu > Boeken - Boekingen verwerken)
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-VERKOPEN.XML.
Stappen voor het importeren van de debiteurenstamgegevens
- Kies in menu: Import/Export > XML > Relaties - Relaties.
Selecteer als onderwerp "relaties", activeer de knop "Bladeren" en selecteer het door Easyflex aangemaakte exportbestand. Het exportbestand is als volgt opgebouwd:
XML-tag Veldnaam Veldtype Maximale lengte door Easyflex aangeleverd Account Account code="variabel" Name Naam A 28 karakters Phone Telefoonnummer A 28 karakters Fax Faxnummer A 28 karakters Email E-mail adres A 28 karakters Homepage Website A 28 karakters IsSales Actief A TRUE/FALSE Contact LastName Achternaam contactpersoon A 28 karakters MiddleName Tussenvoegsel A 3 karakters Address AddressLine1 Postbus A 28 karakters PostalCode Postcode A 10 karakters City Woonplaats A 28 karakters AddressStreet Straatnaam A 28 karakters AddressStreetNumber Huisnummer N 5 cijfers AddressStreetSuffix Huisnummer toevoeging A 10 karakters Country code="landcode" Description Landnaam A 28 karakters BankAccount code="rekeningnummer" Description Rekeningnummer A 28 karakters BICCode BIC Code behorend bij het IBAN nummer A 11 karakters IBAN IBAN nummer A 34 karakters VATNumber BTW-nummer A 28 karakters ChamberOfCommerce KVK-nummer A 28 karakters Creditline Sales Kredietlimiet A 11 cijfers met decimale punt SalesPaymentCondition code Betaaltermijn C 3 cijfers - Klik op de knop "Importeren".
Indien het invoerbestand niet wordt geaccepteerd kun je de (fout)berichten bekijken.
De gegevens van de geaccepteerde debiteuren zijn opgenomen als relaties.
Importbestand
De standaard naam van het door Easyflex samengesteld importbestand luidt: EXACT-DEBITEUREN.XML.
Overige informatie
Rekeningnummers
Opgave in Easyflex van de grootboekrekeningnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een rekeningnummer kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten. De debiteurennummers zoals deze binnen Easyflex worden samengesteld. (Naar keuze al dan niet met voorloopnullen).
Kostenplaats
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 10 cijfers en/of letters bevatten.
Kostensoort
Opgave in Easyflex van de kostenplaatsnummers zoals deze in Exact zijn ingebracht. Een kostenplaats kan maximaal 5 cijfers en/of letters bevatten.
Dagboeken
De dagboeken voor "verkopen" dient in Exact te zijn vastgelegd. Een dagboekcode kan maximaal 6 cijfers en/of hoofdletters bevatten.
Vervaldatum*
Er is een extra tag "DueDate" in het exportbestand van de 'Journaalposten verkopen' toegevoegd waardoor Exact online op tijd aanmaningen kan versturen als een factuur niet op tijd is betaald. De berekening van DueDate is de aanmaakdatum van de factuur plus de betaaltermijn
* Indien ingesteld is in het overzicht 'Journaalposten verkopen' dat de vervaldatum niet geëxporteerd dient te worden, wordt dit veld niet gevuld.
Bijzonderheden
De vaste omschrijving, zoals vastgelegd in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie', komt niet in het importbestand. Kies bij 'Omschrijving' voor: 'Automatische vermelding van de periode'.