(Archief) Stap 2 2022-2023

Aanmaken verschillende overzichten

Wanneer je stap 1 hebt afgerond, kun je door naar stap 2. Stap 2 bestaat uit het aanmaken van verschillende overzichten. Denk aan het uitbetalen van de reserveringen, het aanpassen van de lonen en tarieven en het herwaarderen van de reserveringen. Voor het jaar 2023 is hier ook de aanmaak van overzichten voor de controle op afwijkende reserveringspercentages, uitbetaling of inhouding van PAWW en signalering op fases welke betrekking hebben op de overgangsregeling bijgekomen. Hiervan zijn een aantal overzichten nieuw toegevoegd. Deze dien je nog beschikbaar te stellen via 'Beheer > Aansturing overzichten'. 

Ons advies is om deze stap in week 52 uit te voeren. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk de FAQ die hoort bij stap 2.

2.1 'Backoffice > Overzichten > Uitbetalen reserveringen' (optioneel)

Met behulp van het overzicht 'Uitbetalen reserveringen' kun je een eindafrekening maken van de opgebouwde reserveringen. In de CAO kun je bekijken welke reserveringen uitbetaald dienen te worden. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitbetalen van reserveringen.
Let op: wil je dat er van de uitbetaalde reserveringen een aparte loonspecificatie komt? Raadpleeg dan de FAQ.

2.2 'Backoffice > Overzichten > Collectieve loon/tarief aanpassingen'

Met het overzicht 'Collectieve loon/tarief aanpassingen' kun je de uurlonen en/of tarieven van alle plaatsingen in één keer aanpassen. Dit hoef je dus niet per plaatsing te doen. Maak dit overzicht ook aan als de uurlonen en tarieven niet wijzigen. Dit overzicht zorgt er namelijk ook voor dat de kostprijzen van 2023 in de plaatsingen komen te staan. Voordat je dit overzicht aanmaakt, moet je wel over de juiste kostprijsfactoren beschikken. Deze zijn vanuit stap 1 van de jaarwissel berekend. Klik hier voor een uitgebreide procesbeschrijving van het overzicht.
Bekijk hier de FAQ en de boekingsdata. 

Er zijn verschillende mogelijkheden in het overzicht die je kunt gebruiken voor het doorvoeren van gegevens van de jaarwissel.

• Kostprijzen doorvoeren (ingangsdatum 01-01-2023)
• Ophogen tot minimumloon (ingangsdatum 01-01-2023)
• Ophogen lonen en/of tarieven (ingangsdatum zelf bepalen) 

• Ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema (ingangsdatum zelf bepalen)

• Optioneel: ophogen km vergoeding van 0,19 naar 0,21 cent

Let op: Wanneer je gebruik maakt van loon- en tarievenschema's kun je de lonen, tarieven, onbelaste kilometervergoeding en de kostprijzen enkel doorvoeren met de optie ophogen aan de hand van loon- en tarievenschema.

2.3 'Backoffice > Overzichten > Afwijkende reserveringspercentages'

Met het overzicht 'Afwijkende reserveringspercentages' kun je een overzicht genereren waarop inzichtelijk wordt bij welke flexwerker(s) een afwijkend reserveringspercentage is vastgelegd op tabblad 'Cao-overige'. Als een afwijkend percentage ook in 2023 gehanteerd moeten worden, dien je een nieuwe situatie vast te leggen bij de flexwerker met ingang van 01-01-2023. Kies bij het aanmaken van dit overzicht voor 'Alle reserveringschema's' en 'Loonjaar > 2022'. 

Let op: Dit overzicht dient nog beschikbaar te worden gemaakt in 'Beheer > Aansturing overzichten'.

2.6 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen herwaarderen'

Flexwerkers met een arbeidsovereenkomst en vaste medewerkers bouwen reserveringen op in uren, die worden gewaardeerd tegen geld. Als deze flexwerkers of vaste medewerkers tijdens het opbouwen van de reserveringen een lager uurloon hadden dan bij de opname van de reserveringen, is het gevolg dat het uiteindelijke saldo in geld negatief is. Met behulp van dit overzicht wordt de stand in geld aangepast naar een saldo op basis van het laatst gehanteerde uurloon. De verschillen in geld worden in dit overzicht gelijk gesteld en de gewijzigde gegevens worden klaargezet voor de journaalpost. Je kunt dit overzicht ook aanmaken voor flexwerkers in sectorrisicogroep IA en IIA, omdat voor de reservering 'Tijd voor tijd' het saldo in uren leidend is.

Tip: Maak dit overzicht altijd eerst 'pro forma' aan. Zijn de resultaten akkoord, maak het overzicht dan 'definitief' aan.

Let op: Heb je flexwerkers waarbij de ET-regeling van toepassing is, maak dit overzicht dan aan met de instelling om flexwerkers met ET-uitruil uit te sluiten. Omdat flexwerkers met ET-uitruil reserveringen opbouwen tegen het verlaagde uurloon en het herwaarderen gebeurt tegen het uurloon van de plaatsing, kan dit onjuiste resultaten opleveren. Klik hiervoor meer informatie over dit overzicht.

2.7 'Backoffice > Overzichten > Reserveringen'

Door het overzicht 'Reserveringen' aan te maken met de optie 'Actuele stand' kun je de stand van de reserveringen controleren. Wij adviseren je om dit overzicht na de laatste verloning in 2022 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 51) en na de laatste verloning van declaraties uit 2022 (dit zijn waarschijnlijk gegevens t/m week 52) aan te maken. Op deze manier krijg je inzichtelijk wat de stand van de reserveringen is op 31-12-2022 en wat de stand van de reserveringen is na de laatste verloning van 2022.

Tip: Je kunt dit overzicht instellen op datum. Wanneer je wekelijks verloont, kun je dit overzicht alvast instellen op datum 31 december 2022 en 7 januari 2023 (dit is de zaterdag van week 1). In dit voorbeeld gaan we er van uit dat je vóór 8 januari 2023 je laatste verloning van 2022 verwerkt.

2.8 'Backoffice > Overzichten > Herziening lage WW-premie' 

In een aantal gevallen mag de lage WW-premie worden toegepast, waaronder bij een onbepaalde tijdarbeidsovereenkomst (dat geen oproep is en schriftelijk is vastgelegd). Vanaf 2022 geldt hier echter nog wel een extra regel: er mag niet meer dan 30% zijn afgeweken van het aantal vastgelegde contracturen indien het aantal contracturen lager is dan 35 per week. Als de afwijking meer dan 30% is, moet de lage premie worden herzien en moet de hoge premie worden toegepast. Om inzicht te krijgen bij welke flexwerkers dit aan de hand is maar ook wie tegen de grens zit (zodat hierop geanticipeerd kan worden) is het overzicht 'Herziening lage premie' gemaakt. 
Voor flexwerkers waarvoor de lage premie herzien moet worden dient eerst de WW-premie op tabblad 'Cao-overige' aangepast te worden naar 'Hoge premie - herzien' per de juiste datum. Vervolgens dienen de flexwerkers herrekend te worden door middel van het overzicht 'Herrekenen verloningen'. In de eerstvolgende loonaangifte wordt dan de hoge WW-premie berekend en de tag 'Herzien' meegestuurd. 

2.9 NeWML toepassen voor looncomponent 'PAWW bijdrage'

In de Easy update 2022-25 is het mogelijk gemaakt om per loonjaar 2023 bij het looncomponent 'PAWW bijdrage' bij NeWML voor 'Ja' te kiezen. Met de waarde 'Ja' verlaagt de PAWW bijdrage het NeWML en zorgt dus in feite voor meer netto ruimte. Bekijk of je dit aan wilt passen in het looncomponent. Het advies is om dit te doen nadat de laatste verloning van 2022 is gedaan.