(2022-08) Overzicht - Urendeclaraties verwerkt

Met dit overzicht kun je voor alle flexwerkers/relaties of voor een specifieke flexwerker/relatie inzichtelijk maken welke betalingen/inhoudingen er zijn gedaan voor een specifiek looncomponent in een bepaalde periode. Je kunt looncomponenten selecteren die horen bij de looncomponent types 'Loon in geld' en 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast'. Met de instellingen voor 'Rapportkeuze' en 'Rapportagetijdvak' kun je bepalen over welke periode gegevens getoond worden. Verder kun je met de selectiecriteria 'Status' instellen welke urendeclaraties worden gebruikt voor het overzicht. De overige criteria worden hieronder toegelicht. Door het groeperen en sorteren kun je de volgorde van het overzicht bepalen.

Let op: Als het overzicht uit meer dan 10000 regels bestaat wordt alleen van de pagina met de totalen per soort en de totaalpagina een PDF document gegenereerd. De resultaten worden in het exportbestand getoond.

Selectiecriteria

In dit veld dien je de selectiecriteria te bepalen voor het overzicht.

Type persoon

Hier kun je een keuze maken uit:

• Flexwerker
  alleen resultaten van de flexwerkers worden getoond

• Flexwerker en vaste medewerker
  zowel de resultaten van de flexwerkers als de vaste medewerkers worden getoond

• Vaste medewerker
  alleen resultaten van de vaste medewerkers worden getoond

De keuze 'vaste medewerker' is alleen beschikbaar als je de rechten hebt om deze gegevens in te zien.

Rapportkeuze

Op basis van deze keuze worden resultaten getoond. Er zijn meerdere opties omdat het binnen Easyflex mogelijk is de verloning en facturatie uit elkaar te halen. Je hebt de keuze uit:

• Datum gewerkt
  gekeken wordt naar de daadwerkelijk gewerkte datum binnen het geselecteerde rapportagetijdvak

• Datum verloond (administratie)
  gekeken wordt naar de datum van verloning binnen het geselecteerde rapportagetijdvak

• Datum gefactureerd (factuurdatum)
  gekeken wordt naar de datum van facturatie binnen het geselecteerde rapportagetijdvak

• Voor het eerst verloond/ gefactureerd
  gekeken wordt naar de datum waarop de urendeclaratie voor het eerst verloond/ gefactureerd is binnen het geselecteerde rapportagetijdvak

Rapportagetijdvak

Voor elk overzicht kun je een rapportagetijdvak selecteren. Je hebt de keuze uit:

• Variabel tijdvak

• Dag

• Week

• 4-wekenperiode

• Maand

• Kwartaal

• Halfjaar

• Jaar

Tevens kun je kiezen voor 'Huidige periode', 't/m huidige periode' of 'Vorige periode'. Met 'Huidige periode' selecteer je bijvoorbeeld deze dag, deze week of deze maand. Met 't/m huidige periode' selecteer je alles van het kalenderjaar tot en met de huidige periode, bijvoorbeeld t/m vandaag, t/m deze week of t/m deze maand. Met 'vorige periode' selecteer je bijvoorbeeld vorige week, vorige maand of vorig jaar. Als je hebt gekozen voor 'Variabel tijdvak' dan kun je handmatig deze data ingeven.

Status

Bij 'Status' dien je twee velden in te vullen. Dit is omdat de verloning en facturatie los van elkaar kunnen worden verwerkt. Je bepaalt hier welke declaraties worden meegenomen voor het samenstellen van het overzicht. Het eerste veld betreft het verlonen, je hebt hier keuze uit:

• Verloond

• Nog te verlonen
  Urendeclaraties met de status 'Wachten', 'Gereed voor eindaccordering' en 'Geaccordeerd voor verwerking'.

• N.v.t.
  Alle declaraties die zijn verwerkt en alle urendeclaraties met de status 'Wachten', 'Gereed voor eindaccordering' en 'Geaccordeerd voor verwerking'.

Het tweede veld gaat over de facturatie. Hier heb je de keuze uit:

• Gefactureerd

• Nog te factureren
  Urendeclaraties met de status 'Wachten', 'Gereed voor eindaccordering' en 'Geaccordeerd voor verwerking'.

• N.v.t.
  Alle declaraties die zijn verwerkt en alle urendeclaraties met de status 'Wachten', 'Gereed voor eindaccordering' en 'Geaccordeerd voor verwerking'.

Als er in urendeclaraties 'Vergoedingen/inhoudingen' en/of reserveringen worden uitbetaald welke niet worden gefactureerd worden deze hetzelfde weergegeven als een looncomponent dat wordt verloond en gefactureerd. Er zijn twee uitzonderingen.

• Bij de combinatie tussen de statussen 'nog te verlonen' en 'nog te factureren' worden deze looncomponenten getoond als ze nog niet zijn verloond.

• Bij de combinatie tussen de status verlonen 'n.v.t.' en de status factureren 'Gefactureerd' worden deze looncomponenten nooit getoond.

Soort overzicht

Je kunt kiezen voor 'Detail overzicht', 'Totalen overzicht' of 'Flexportal Powertools'. Als je kiest voor 'Detail overzicht' wordt voor elke ingave in de urendeclaratie een aparte regel getoond. Als je hebt gekozen voor 'Loon normale uren' en er zijn op vijf dagen uren ingegeven, dan wordt op het overzicht vijf regels getoond. De standaard instelling is 'Detail overzicht'. Als je het overzicht genereert om te importeren in de powertools van Flexportal, bijvoorbeeld voor de berekening van het gemiddelde aantal gewerkte uren op feestdagen, dan kies je voor 'Flexportal Powertools'. De resultaten komen overeen met het 'Detailoverzicht' maar het exportbestand bevat 2 kolommen minder (de kolommen 'Declaratie tekst loonslip' en 'Declaratie tekst factuur' ontbreken).

Memovelden plaatsing

Hier kun je 2 memovelden van de plaatsing, indien dit van toepassing is, selecteren. Heb je een of twee memovelden geselecteerd dan wordt het resultaat van deze memovelden, indien ingevuld, getoond in het export bestand.

Informatie afdrukken

• Altijd
  alle gegevens worden getoond

• Indien aantallen verschillen
  gegevens worden alleen getoond als de verloonde en gefactureerde aantallen van elkaar afwijken

Filterinstellingen toepassen op

Als bij de filterinstellingen van het overzicht hebt gekozen voor 'Relatiebeheerder', 'Locatie' of 'Rayon' dan bepaal je met deze instelling of het overzicht resultaten toont die horen bij de relatie of flexwerker hoort. Dit betreft de gegevens zoals de urendeclaraties is verloond en gefactureerd. Indien er later wijzigingen zijn aangebracht ten opzichte van de locatie en/of relatiebheerder van relatie en/of flexwerker wordt hier geen rekening mee gehouden.

Flexwerker

Je kunt hier een flexwerker selecteren. Er worden alleen gegevens getoond van de gekozen flexwerker.

Relatie

Je kunt hier een relatie selecteren. Er worden alleen gegevens getoond van de gekozen relatie.

Selecteer volgens rubriek

Je kunt hier een selectie maken op de rubricering van de looncomponenten. Je hebt de keuze uit:

• N.v.t.

• Werkkostenregeling

• Gerichte vrijstelling

• Nihilwaardering

• Intermediaire kosten

Looncomponenten

Hier selecteer je één of meerdere looncomponenten. Je kunt alleen een selectie maken van componenten die horen bij de typen 'Loon in geld' en 'Vergoedingen/inhoudingen onbelast'. Dit zijn componenten die als declaratieregels verwerkt zijn in een urendeclaratie. Er kunnen maximaal 100 looncomponenten tegelijk worden gekozen. Je selecteert een looncomponent door een vinkje te zetten achter het looncomponent. Als je een vinkje zet achter het looncomponenttype 'Loon normale uren' dan zijn automatisch alle componenten die daaronder vallen geselecteerd. Afhankelijk van de geselecteerde rubricering zijn bepaalde looncomponenten reeds geselecteerd. Deze reeds geselecteerde looncomponenten zijn te deselecteren.

Groeperen en sorteren

Groeperen op

Als je het overzicht wil groeperen heb je de keuze uit:

• Locatie flexwerker

• Locatie relatie

• Niet groeperen

Standaard is de optie 'Niet groeperen' geselecteerd.

Op volgorde van

In dit veld geef je de volgorde aan waarop de lijst getoond dient te worden, je hebt de keuze uit:

• Debiteurennummer

• Naam flexwerker

• Naam relatie

• Registratienummer flexwerker

• Registratienummer relatie

Overzicht

Op het totaal overzicht wordt getoond:

• het registratienummer van de flexwerker

• de naam van de flexwerker

• het looncomponent

• gesommeerde aantallen en soort voor verloning/facturering

• loonbedrag

• uren/aantallen en het soort (uren of vergoeding/inhouding) die zijn gefactureerd

• het factuurbedrag

• de geselecteerde looncomponenten

• aantal verwerkte urendeclaraties

Op het detail overzicht wordt getoond:

• het registratienummer van de flexwerker

• de naam van de flexwerker

• jaar

• loontijdvak

• loonspecificatienummer

• het looncomponent

• datum waarop is gewerkt

• aantallen/soort

• loonbedrag

• het registratienummer

• debiteurennummer en naam van de relatie

• het factuurnummer en factuurdatum

• aantallen/soort

• het factuurbedrag

• afwijkend BTW tarief (indien van toepassing)

• declaratienummer

• BSN persoon

• kostenplaats

• percentage persoon

Afhankelijk van de selectiecriteria wordt de volgorde bepaald.

Exportbestand

Er is een exportbestand beschikbaar in CSV formaat. In het exportbestand zijn extra kolommen beschikbaar. Namelijk:

• afwijkend BTW tarief (indien van toepassing)

• business units (indien van toepassing)

• declaratie tekst loonslip

• declaratie tekst factuur

• memoveld 1

• memoveld 2

• verloonde uren in minuten

• gefactureerde uren in minuten
• uurloon plaatsing
• uurloon o.b.v. toeslagpercentage
• percentage uitbetaling looncomponent
  
• arbeidsmigrant
• datum in dienst
• einddatum arbeidsmigrant
• standaard werkweek
• tarief
• percentage relatie

• tarief o.b.v. toeslagpercentage