(2021-27) Tijdregistratie

Easyflex biedt je de mogelijkheid om gebruik te maken van een tijdregistratiesysteem. Hiermee is het mogelijk dat jouw relaties met een Atimo of Nedap tijdregistratiesysteem gewerkte uren digitaal kunnen aanleveren. Bij Nedap kunnen vanaf 2017 ook vergoedingen worden doorgegeven. Door enkele instellingen in te voeren, kunnen de gewerkte uren en vergoedingen van jouw flexwerker direct worden aangeleverd. Met behulp van een speciaal e-mailadres dat wordt vastgelegd in Easyflex, wordt een assignmentbericht verstuurd. Wanneer dit bericht door de inlener is verwerkt worden de gewerkte uren in een Timecardbericht verzonden naar Easyflex. Het e-mailadres dat je vastlegt ontvangt jouw inlener van Atimo of Nedap.

Nedap kan niet leidend zijn in het versturen van vergoedingen. Deze vergoedingen moeten namelijk wel 'bekend' zijn in Easyflex om een timecard in één keer te kunnen verwerken. De werkmaatschappij en de relaties moeten ervan op de hoogte zijn dat extra vergoedingen eerst in de plaatsing moeten staan en dat er een koppeling in de bedrijfsinstellingen moet zijn.

Voordat het Atimo tijdsregistratiesysteem van jouw inlener gekoppeld kan worden aan Easyflex dien jij of jouw relatie hiervoor contact op te nemen met Atimo. Atimo dient enkele handelingen op het tijdregistratiesysteem te verrichten om de koppeling tot stand te brengen. 

Atimo Personeelstechniek B.V.
Dhr. Coen van Gogh
Planetenbaan 16
3606 AK Maarssen
T: 0346-553336
F: 0346-568735
E: verkoop@atimo.nl
I: www.atimo.nl 

Voor het gebruik van een Nedap tijdregistratiesysteem dien je contact op te nemen met Nedap PEP. Zij kunnen je verder helpen met het realiseren van de koppeling.

Nedap PEP
Dhr. Geert Hollander
Parallelweg 2e
7141 CD Groenlo
T: 0544-471696
F: 0544-464255
E: geert.hollander@nedap.com
I: www.nedap.nl

Als je informatie wilt over Nedap wat betreft de kosten e.d. kun je contact opnemen met Dhr. Guus Droppers via 0544-471694.

De opstartprocedure bij Nedap duurt minimaal 4 weken:

• De relatie moet een training volgen bij Nedap. Deze wordt minimaal eens per maand gegeven.
• Voor de eerste start moet er een pas worden ontworpen. De relatie krijgt een proefdruk die ze moet goedkeuren. Daarna duurt het gemiddeld 4 weken alvorens de pas gereed is.
• Bij de relatie wordt een tijdsregistratiekast opgehangen en moet er een driver worden geïnstalleerd. 

Stap 1: Leg vast dat je gebruik wilt gaan maken van een tijdsregistratiesysteem
In het tabblad Beheer > Bedrijfsinstellingen > Tijdregistratie kun je vastleggen of je wel of geen gebruik maakt van het tijdregistratiesysteem. Wanneer je aangeeft hier geen gebruik van te maken is het ook niet mogelijk om in andere tabbladen binnen Easyflex te kiezen voor een tijdregistratiesysteem.

Selecteer de soort uren en vergoedingen die men kan aanleveren en dus verwerken middels het tijdregistratiesysteem. De 'soort vergoeding' moet bekend zijn in PEP, je kunt met de relatie overleggen welke soorten vergoedingen de relatie graag wil gebruiken. Het is dan de bedoeling dat bij de loon- en tariefafspraken van de plaatsing het looncomponent aanmaakt wat in de bedrijfsinstellingen is gekoppeld. Zo weet Easyflex welk looncomponent er uiteindelijk in de declaraties moet komen.

Omdat PEP de vergoedingen voor belast en onbelast afsplitst kunnen er alleen vergoedingen worden gekozen met enkel een belast of onbelast deel. Dit betekent dus ook dat er bij bijvoorbeeld reiskostenvergoeding apart een looncomponent 'Reiskostenvergoeding belast' moet worden aangemaakt (reiskostenvergoeding onbelast bestaat al in Easyflex).
In de loon- en tariefafspraken is het aan te raden de factor of de marge voor vergoedingen te gebruiken. Het tarief voor de relatie wordt uiteindelijk herberekend op het moment dat het in de declaratie komt. Wanneer 'tarief' wordt gebruikt, wordt dit tarief direct overgenomen onafhankelijk van wat de flexwerker krijgt.

Het is sterk aan te raden om een tarievenschema te handhaven voor de plaatsing als je met PEP werkt. Anders moet er per plaatsing apart worden ingevuld wat de factor is.

Aan ieder onderdeel kun je een looncomponent koppelen. Dit zijn de looncomponenten zoals ze zijn vastgelegd onder Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten. Het vastleggen van het looncomponent volstaat met het selecteren hiervan, hierna kun je het volgende onderdeel met bijbehorende looncomponent selecteren. Wanneer er voor het gekozen onderdeel geen looncomponenten zijn, dan is het ook niet mogelijk hier iets te selecteren. Het veld blijft grijs met de tekst 'N.v.t.'. 

Urendeclaratie
Voor alle urendeclaraties kun je een standaard declaratiestatus vastleggen. Je hebt de keuze uit 'Geaccordeerd voor verwerking' en 'Gereed voor eindaccordering'. De urendeclaraties kun je direct verlonen en/of factureren als de status 'Geaccordeerd voor verwerking' is geselecteerd. De urendeclaraties dienen nog geaccordeerd te worden voor verwerking als de status 'Gereed voor eindaccordering' is geselecteerd.

Stap 2: Leg vast dat de uren digitaal worden aangeleverd
Nadat je in Beheer > Bedrijfsinstellingen > Tijdregistratie hebt vastgelegd gebruik te maken van het tijdregistratiesysteem, wordt deze optie ook optioneel bij jouw relaties. Op het tabblad Frontoffice > Relaties > Overige gegevens selecteer je Atimo of Nedap als tijdregistratiesysteem. Je kunt per plaatsing bepalen of gewerkte uren worden aangeleverd d.m.v. het tijdregistratiesysteem.

Tijdregistratie

Tijdregistratiesysteem
Standaard staat deze instelling op 'N.v.t.', wanneer je voor deze relatie gebruik gaat maken van het tijdregistratiesysteem selecteer je d.m.v. de pijltjestoets 'Atimo of Nedap PEP'.

E-mailadres
Na het selecteren van een Atimo tijdsregistratiesysteem word je om een e-mailadres gevraagd. Hier vul je het e-mailadres in dat jouw relatie heeft gekregen van Atimo. Het assignmentbericht wat je verstuurt nadat je een plaatsing hebt geaccordeerd, wordt ontvangen op dit e-mailadres. Voor Nedap is géén e-mail adres vereist.

Het is nu mogelijk om per plaatsing, zowel bestaand als nieuw, aan te geven of gewerkte uren worden aangeleverd d.m.v. het tijdregistratiesysteem. Bij een aanvraag leg je de instelling vast in het onderdeel 'Relatie' en in de (bestaande) plaatsing op het tabblad 'Factuurgegevens'. 

Declaratiestatus
Je kunt instellen dat de urendeclaraties met bepaalde instellingen gereed worden gesteld voor de verloning. Je hebt de keuze uit:

• Gereed voor eindaccordering
• Geaccordeerd voor verwerking

Standaard staat hier de instelling zoals ingesteld in 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Tijdregistratie'.

Aanvragen > Relatie

Tijdregistratiesysteem
Standaard staat deze instelling op 'N.v.t.', wanneer je voor deze plaatsing gebruik gaat maken van het tijdregistratiesysteem selecteer je d.m.v. de pijltjestoets het gewenste tijdregistratiesysteem. De instelling wordt nu automatisch overgenomen in de plaatsing.

Plaatsingen > Factuurgegevens

Tijdregistratiesysteem
Standaard staat deze instelling op 'N.v.t.', wanneer je in de aanvraag heeft ingesteld gebruik te maken van een tijdregistratiesysteem, dan staat de instelling al op het ingevoerde tijdregistratiesysteem. Wanneer het een plaatsing betreft die al geaccordeerd was voordat je een tijdregistratiesysteem beschikbaar stelde dan kun je deze selecteren d.m.v. de pijltjestoets.

Nadat je het tijdregistratiesysteem hebt geselecteerd, verschijnt de volgende melding: 'Er is nog geen bericht verstuurd naar het tijdregistratiesysteem'. Dit assignmentbericht kun je pas versturen als de plaatsing is geaccordeerd. Met de knop 'Verstuur' wordt het assignmentbericht naar jouw inlener verstuurd. Jouw relatie zorgt ervoor dat deze wordt verwerkt in het tijdregistratiesysteem. Vanaf 2017 kunnen ook vergoedingen worden meegestuurd naar Nedap PEP.

Nedap kan niet leidend zijn in het versturen van vergoedingen. Deze vergoedingen moeten namelijk wel 'bekend' zijn in Easyflex om een timecard in één keer te kunnen verwerken. Dus de werkmaatschappij en de relaties moeten op de hoogte zijn dat extra vergoedingen eerst in de plaatsing moeten staan en een koppeling in de bedrijfsinstellingen moet hebben.

Stap 3: Het verwerken van binnengekomen uren
Via timecardberichten uit het tijdregistratiesysteem van jouw klant worden gegevens van gewerkte uren van jouw flexwerker geregistreerd en geleverd aan Easyflex. Deze berichten worden verzonden in XML-formaat. In het tabblad 'Frontoffice > Tijdberichten' worden alle flexwerkers getoond waarvan er uren zijn binnengekomen. Deze uren worden direct in de urendeclaratie van de flexwerker gezet. Je hoeft de urendeclaratie dan alleen nog maar te accorderen.