Flexwerkers > Algemeen

Dit tabblad wordt als eerste weergegeven wanneer je een flexwerker gaat inschrijven. Bij het invoeren van een nieuwe flexwerker worden alle verplichte velden op het geselecteerde tabblad geel getoond.

Boven in het scherm toont Easyflex het identificatiepaneel van de flexwerker. Hierin worden verschillende algemene gegevens van de flexwerker getoond. Maak je gebruik van reverse billing en heeft de flexwerker het type 'Zzp'er' dan wordt de bedrijfsnaam getoond in plaats van de achternaam en het crediteurennummer. Aan de rechterkant hiervan worden twee icoontjes getoond.

Het bovenste icoontje geeft de status van de controlelijst weer. Als je op dit icoontje klikt navigeer je direct naar de controlelijst. De kleuren houden het volgende in:

Rood vinkje
de controlelijst bevat problemen.
Geel vinkje
de controlelijst bevat waarschuwingen.
Blauw vinkje
de controlelijst bevat aandachtspunten.
Zwart vinkje
er zijn geen problemen, waarschuwing of aandachtspunten binnen het controleprogramma.

Het onderste icoontje geeft de autorisatiestatus weer. De kleuren houden het volgende in:

Wit
De flexwerker heeft de status 'Ingeschreven'.
Groen
De flexwerker heeft de status 'Actief'.
Geel
De flexwerker heeft de status 'Actief', echter is voorzichtigheid omtrent het tewerkstellen van deze flexwerker geboden. Waarom dit is, lees je in de toelichting op de autorisatiestatus die door jezelf of een collega is opgegeven.
Rood
De flexwerker heeft de status 'Actief', echter kun je deze flexwerker niet tewerkstellen. Waarom dit is, lees je in de toelichting op autorisatiestatus die door jezelf of een collega is opgegeven.

Registratienummer / Type

Easyflex kent automatisch een registratienummer toe aan elke medewerker die wordt opgeslagen.

Bij 'Type' wordt standaard 'Flexwerker' getoond. Je kunt hier ook kiezen voor Zzp'er en wanneer je hiervoor geautoriseerd bent kun je deze ook wijzigen naar Vaste medewerker. Kies je voor het type 'Zzp'er' dan zal de controlelijst hierop aangepast worden.

Briefhoofd

Voor de correspondentie naar de flexwerker is de jij-vorm of de u-vorm mogelijk. Het veld 'Roepnaam' is niet verplicht. Wanneer je wel een roepnaam ingeeft, wordt automatisch de jij-vorm getoond. Zonder roepnaam in te vullen blijft het briefhoofd op u. Of de documenten aan de flexwerker ook daadwerkelijk in de jij-vorm worden aangemaakt, is afhankelijk van de instellingen binnen Beheer > Bedrijfsinstellingen > Correspondentie.

Achternaam / Voorl. / Voorv.

De eerste letter van de achternaam wordt automatisch als hoofdletter weergegeven. De voorletter(s) wordt automatisch als hoofdletter weergegeven, het ingeven van andere leestekens (bijv. , .) is niet mogelijk.

Domicilieadres

Het domicilieadres is het adres volgens de burgerlijke stand. In de meeste gevallen is dit hetzelfde adres als het woon- en correspondentieadres. Wanneer een flexwerker ergens anders is geregistreerd bij de burgerlijke stand dan zijn huidige woonadres, wordt het adres dat bekend is bij de burgerlijke stand ingevuld als domicilieadres. Wanneer vanuit een conversie het domicilieadres niet bekend is, worden deze gegevens gevuld met 'onbekend'. Als het domicilieadres niet is gevuld, is het niet mogelijk de flexwerker te plaatsen of een arbeidsovereenkomst aan te maken.

Het domicilieadres bepaalt de standaard waarde die gevuld wordt bij het vastleggen van het 'Fiscale woonland' op het tabblad Fiscaal-Sociaal. Het fiscale woonland kan wel gewijzigd worden naar een andere waarde.

Woon- en correspondentieadres

In dit veld geef je het woon- en correspondentieadres van de flexwerker in. Wanneer dit adres hetzelfde is als het domicilieadres, kun je de gegevens kopiëren d.m.v. de 'Slepen van adres'-knop.

Adressen verwijderen

Indien het domicilieadres / woon- en correspondentieadres van een flexwerker verwijderd mag worden kunnen de verwijderknoppen (prullenbak) geselecteerd worden. Het adres mag niet verwijderd worden als:

- De status van de flexwerker 'Actief' is
- De flexwerker verloond is (7 jaar na de laatste verloning kan de flexwerker volledig verwijderd worden)
- De flexwerker open arbeidsongeschiktheidsmeldingen heeft
- De flexwerker open plaatsingen heeft (plaatsingen die niet definitief beëindigd zijn)
- De flexwerker open verzekeringen heeft (dus verzekeringen zonder einddatum of verzekeringen met een einddatum die nog niet gemeld is)

Marketing

Hier heb je verschillende opties waarvan je de selectieteksten zelf kunt bepalen. Deze waardes leg je vast op het tabblad Beheer > Selectietabellen.

Kwalificatie

Business unit

Flexwerkers, relaties en plaatsingen kunnen gekoppeld worden aan business units. Hiermee kun je flexwerkers en relaties als het ware groeperen, bijvoorbeeld per sector of beroepsgroep. Je kunt filteren op business units in bijvoorbeeld overzichten, rapportages en in het onderdeel 'Machting'.

In Beheer > Bedrijfsinstellingen > Business units leg je zelf de business units vast waar je uit wilt kunnen kiezen.

Status

Wanneer je een flexwerker invoert, krijgt deze automatisch de status 'Ingeschreven'.
Wanneer de flexwerker geplaatst wordt bij een relatie óf er wordt een arbeidsovereenkomst aangemaakt wordt de status 'Actief'. Als de flexwerker wordt geplaatst op basis van Werving & Selectie dan blijft de status van de flexwerker op 'Ingeschreven' staan.

Je kunt de status van een flexwerker ook handmatig wijzigen:

Wanneer de status 'Actief' is, kun je deze wijzigen naar 'Passief' of 'Uitgeschreven'.
Wanneer de status 'Passief' is, kun je deze wijzigen naar 'Actief' of 'Uitgeschreven'.
Wanneer je de status wijzigt van 'Ingeschreven' naar 'Uitgeschreven' kun je altijd weer de status wijzigen naar 'Ingeschreven'.
Ook wanneer je de status wijzigt van 'Actief' of 'Passief' naar 'Uitgeschreven' kun je deze altijd weer wijzigen naar 'Actief' of 'Passief'.
Wanneer de status 'Uitgeschreven' is kun je deze wijzigen naar 'Actief' of 'Passief', ook kun je de status weer terugzetten naar 'Uitgeschreven'.

Autorisatiestatus

Wit: bij de inschrijving van de flexwerker krijgt deze automatisch de autorisatiestatus 'Wit'. De status van de flexwerker is 'Ingeschreven'.

Groen: wanneer de flexwerker geplaatst wordt bij een relatie óf er wordt een arbeidsovereenkomst aangemaakt dan wordt de autorisatiestatus automatisch groen. Terugzetten naar de kleur wit is niet meer mogelijk.

Geel: je kunt een flexwerker handmatig de autorisatiestatus 'Geel' geven, wanneer voorzichtigheid geboden is. Het is op dat moment verplicht om de reden hiervan aan te geven in het veld 'Toelichting op autorisatiestatus'. Het wijzigen van de autorisatiestatus van een flexwerker naar geel is niet altijd mogelijk. Dit is afhankelijk van de instellingen in Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisaties > Flexwerker. Ook kun je hier een autorisatie vastleggen voor het mogen plaatsen van flexwerkers met een gele autorisatiestatus en het mogen vastleggen van arbeidsovereenkomsten voor deze medewerkers.

Rood: je kunt een flexwerker handmatig de autorisatiestatus 'Rood' geven, wanneer je wilt dat de flexwerker niet meer geplaatst wordt of geen arbeidsovereenkomst meer mag krijgen. Het is op dat moment verplicht om de reden hiervan aan te geven in het veld 'Toelichting op autorisatiestatus'. Het wijzigen van de autorisatiestatus van een flexwerker naar rood is niet altijd mogelijk. Dit is afhankelijk van de instellingen in Beheer > Bedrijfsinstellingen > autorisaties > Flexwerker. Wanneer de flexwerker deze status heeft kan en er geen plaatsing en/of arbeidsovereenkomst gemaakt worden.

Communicatie

Leg hier alle communicatiemiddelen vast. Let erop dat je het juiste type communicatiemiddel kiest. Zo kijkt Easyflex voor het versturen van een sms naar het type 'Mobiel' en kijkt dus niet naar nummers die beginnen met 06.

Tip: Leg het e-mailadres van de medewerker meteen vast bij het invoeren van de medewerker. Bij het opslaan wordt dan gevraagd of je de verzending van de loonspecificaties en jaaropgaven op 'Via e-mail' wilt zetten en neemt dit e-mailadres over.

Foto

Leg een foto van de medewerker vast via de webcam of scanner, door een foto vanuit een te bestand importeren of een foto te plakken. De foto wordt ook getoond bovenin het identificatiepaneel van de medewerker.

Matchen

Vanuit de knop 'Matchen' kan er meteen een match gestart worden voor deze flexwerker. Hierin heb je de opties 'Aanvraag' en 'Relatie'. Zo kun je door één druk op de knop alle beschikbare aanvragen en relaties matchen die passen bij de flexwerker. Er wordt gezocht naar aanvragen met overeenkomstige functieprofielen, uren/dagdelen, periode/status en/of eisen. En bij de relaties wordt er gekeken naar overeenkomstige functieprofielen en/of relaties waarbij nu of in het verleden een aanvraag is vastgelegd voor een van de functies uit het functieprofiel van de flexwerker.