Stap 1: Openen loonjaar 2020

Om het nieuwe loonjaar te openen, moet je onderstaande stappen doorlopen. Let op: er kan geen verloning worden uitgevoerd, totdat het loonjaar de status ‘Operationeel’ heeft!

In deze stap wordt beschreven hoe je het loonjaar 2020 beschikbaar stelt. Heb je nog vragen over deze stap? Bekijk onze FAQ die hoort bij stap 1. 

Tip: Let op dat je in de tabbladen die selecteren op loonjaar het loonjaar 2020 selecteert!

1.1 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Loonjaren > Werkkostenregeling'

Ga naar het tabblad 'Loonjaren' om loonjaar 2020 te activeren. Dit doe je door de instelling 'Niet geactiveerd' te wijzigen in 'Geactiveerd'.

Kies bij 'Werkkostenregeling' voor één van de twee opties: 'Afrekenen met laatste loonaangifte' of 'Doorlopend afrekenen per aangiftetijdvak'. Vul het fiscale loon voor loonjaar 2020 in (dit is een schatting). Wanneer het loon voor dit jaar afwijkt van het door Easyflex bepaalde loon (van vorig jaar), krijg je een melding bij opslaan. Dit is een melding ter informatie dat het bedrag afwijkt. Je kunt hier kiezen voor 'Doorgaan: Ja'. Het heeft geen gevolgen als de schatting fiscaal loon afwijkt van het daadwerkelijke fiscaal loon. De schatting wordt gebruikt als prognose voor het overzicht van de werkkostenregeling. Klik hier voor de FAQ.

Voor meer informatie over de werkkostenregeling verwijzen wij je naar de Belastingdienst en/of je accountant. Wil je meer informatie over de inrichting van de werkkostenregeling in Easyflex? Lees dan hier de procesbeschrijving.

Vanaf nu is het belangrijk dat je alle onderstaande stappen uitvoert om het loonjaar te openen. Klik hier voor de FAQ. 

1.2 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringsschema's'

Easyflex heeft de standaard reserveringspercentages van de CAO (ABU, NBBU) al voor je ingevoerd in de reserveringsschema's. Wanneer je hier vorig jaar niet van afgeweken hebt, zijn de juiste gegevens al voor je ingevuld. Wanneer je in het voorgaande jaar wel van de standaard CAO percentages afgeweken hebt, wordt ditzelfde percentage nu overgenomen. Verder zijn er ook regels die je zelf toe kunt voegen (niet CAO afhankelijk), waar je zelf een percentage hebt staan. Ook hier wordt het percentage van voorgaande jaar overgenomen. 

- Open ieder reserveringsschema of maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' aan;

- Controleer of er per regel is gekozen voor de standaard ingevoerde gegevens vanuit de CAO door Easyflex, of dat er een eigen percentage ingevoerd is;

- Bij de regels waar een eigen percentage ingevoerd is kun je nagaan of je dit aan wilt passen voor het nieuwe jaar;

- Het percentage voor de reservering ‘vakantiegeld’ wijzigt per 30-12-2019, omdat vanaf dat moment de nieuwe CAO ingaat. Zorg er dus voor dat je ook voor het jaar 2019 bij ‘ingangsmaand’ kiest voor ‘30 december’ en klik vervolgens op ‘aanmaken’. Pas hier het percentage voor vakantiegeld aan naar 8,33%. 

- Wanneer er sprake is van payrollers die onder het overgangsrecht vallen (waarbij lopende payrollovereenkomsten gehandhaafd blijven zolang de overeenkomst loopt) is het handig om een nieuw reserveringsschema (en een nieuwe sector) aan te maken, waarbij het percentage voor vakantiegeld 8% is voor 2020.

- Wanneer je per 2020 bent ingedeeld in een andere sector zul je hoogstwaarschijnlijk ook andere reserveringen toepassen. Je kunt hiervoor nieuwe reserveringsschema’s aanmaken. Klik hier voor de procesbeschrijving voor het uitvoeren van een sectorwijziging. 

- De grondslag van het vakantiegeld is, op basis van de gewijzigde ABU/NBBU CAO, uitgebreid met het looncomponent 'Tijd voor tijd'. Dit is het geval wanneer je in het reserveringsschema bij vakantiegeld in de kolom 'Berekenen over' gekozen hebt voor 'Standaard'.

Klik hier voor de FAQ. 

Tip: Let erop dat je het loonjaar 2020 selecteert! Klik hier om de percentages te controleren.

1.3 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Reserveringenbeleid'

Standaard wordt hier de methodiek voor het reserveren van de feestdagen overgenomen van het voorgaande jaar. Daarnaast kun je instellen tegen welke tabel het vakantiegeld automatisch uitbetaald dient te worden. Wil je hier niets in wijzigen? Dan kun je deze stap overslaan. Wil je dit wel wijzigen? Zorg er dan voor dat je dit wijzigt vóór de eerste verloning in het nieuwe loonjaar. Na de eerste verloning kun je deze instelling niet meer wijzigen. Dit is conform de voorschriften van de ABU en NBBU-cao. Klik hier voor de FAQ. 

1.4 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Rekeningschema’

Aangezien er vanaf loonjaar 2020 sprake is van een hoge en lage WW premie moeten hiervoor rekeningnummers worden toegevoegd. In het standaard rekeningschema zijn nieuwe rekeningnummers opgenomen voor de lage WW premie. Deze rekeningnummers kun je hier toevoegen. Het betreft de volgende nummers:

Flexwerker 4-cijferig rekeningschema: 7185 Werkgeversdeel WW Awf laag
Flexwerker 5-cijferig rekeningschema: 71021 Werkgeversdeel WW Awf laag
Vaste medewerker 4-cijferig rekeningschema: 4178 Werkgeversdeel WW Awf laag
Vaste medewerker 5-cijferig rekeningschema: 41021 Werkgeversdeel WW Awf laag

Je kunt natuurlijk ook zelf een ander rekeningnummer toevoegen. Het rekeningnummer voor de hoge WW premie is hetzelfde als van het ‘oude’ looncomponent voor de WW Awf. Je kunt ervoor kiezen deze te hernoemen nadat je de laatste journaalpost van 2019 hebt aangemaakt. 

Hierbij een overzicht van de 'oude' rekeningnummers van de WW Awf volgens het rekeningschema van Easyflex, welke nu dus gebruikt kunnen worden voor de hoge WW-premie:

Flexwerker 4-cijferig rekeningschema 7175 Werkgeversdeel WW Awf hoog 
Flexwerker 5-cijferig rekeningschema 71012 Werkgeversdeel WW Awf hoog
Vaste medewerker 4-cijferig rekeningschema 4175 Werkgeversdeel WW Awf hoog
Vaste medewerker 5-cijferig rekeningschema 41012 Werkgeversdeel WW Awf hoog

De rekeningnummers voor de afdracht blijven ongewijzigd; de hoge en lage WW premie hoeven niet afzonderlijk te worden gejournaliseerd, dus zowel voor de hoge als de lage premie kun je hetzelfde rekeningnummer gebruiken (je mag hier natuurlijk ook een nieuw rekeningnummer voor toevoegen). Hieronder kun je zien welke rekeningnummers hiervoor zijn opgenomen in het rekeningschema van Easyflex:

Flexwerker 4-cijferig rekeningschema 1551 Te betalen premies ww-Awf (hoog en laag)
Flexwerker 5-cijferig rekeningschema 15052 Te betalen premies ww-Awf (hoog en laag)
Vaste medewerker 4-cijferig rekeningschema 1551 Te betalen premies ww-Awf (hoog en laag)
Vaste medewerker 5-cijferig rekeningschema 15052 Te betalen premies ww-Awf (hoog en laag)

Klik hier voor het standaard rekeningschema om het rekeningnummer te controleren.

1.5 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Looncomponenten’

Voordat je bij stap 1.6 de premies kunt invoeren voor de sociale verzekeringen moeten er eerst looncomponenten worden aangemaakt voor de hoge en lage WW premie. Maak bij ‘Premies voor sociale verzekeringen’ een looncomponent aan voor WW Awf hoog en voor WW Awf laag. Leg de grootboekrekeningen vast die je in stap 1.4 hebt aangemaakt. 

Voor de looncomponenten ‘Loon arbeidsongeschiktheid’ en ‘Vast loon arbeidsongeschiktheid’ is het mogelijk om altijd de lage WW-premie toe te passen, ongeacht welke instelling er vastligt bij de flexwerker. Indien je hier gebruik van wilt maken kun je nieuwe looncomponenten aanmaken en de instelling ‘Premie WW (Awf)' op ‘Altijd laag’ zetten. Raadpleeg voor meer informatie hierover de CAO en/of wet- en regelgeving.

Klik hier voor meer informatie omtrent de WW-premie, de aanpassingen die in Easyflex zijn doorgevoerd en de stappen die je kunt doorlopen. 

In 2017 zijn de instellingen voor de looncomponenten veranderd. Controleer nogmaals of in 2020 de optie ‘Netto equivalent WML’ aan staat voor de looncomponenten die mee moeten tellen voor het Netto equivalent van het WML. Controleer tevens de instelling 'Tellen uren t.b.v. loonaangifte'.  Maak het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' aan om te zien welke looncomponenten er nu op 'Ja' staan.

1.6 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Sociale verzekeringen'

Easyflex heeft alle standaard afgegeven premies al voor je ingevoerd in de sociale verzekeringen. Deze zijn te herkennen aan de instelling 'Onderhoud door Easyflex'. Er zijn een aantal premies die Easyflex niet voor je in kan vullen. Dit gaat om de volgende premies:

1. Gedifferentieerde premie Whk. Deze bestaat uit twee afzonderlijke premies; WGA en ZW-flex

2. AZV

3. Werkgeverslasten over reserveringen

Om bovenstaande premies in te voeren vink je de regel aan en kies je voor 'Onderhoud zelf verzorgen'. Klik hier voor de volledige toelichting op bovenstaande punten. Hieronder volgt een korte toelichting:

1. Voor de gedifferentieerde premie van de Whk ontvang je een beschikking. Dit gaat dan om de premies WGA en ZW-flex. Ook staat hierop vermeldt of je Eigenrisicodrager bent voor de WGA en/of ZW-flex. Klik hier voor de download met een voorbeeld hoe je de percentages juist invoert.

2. Voor de sectorrisicogroepen met beding geef je ook het percentage voor de AZV in. De AZV betreft de Aanvullende Ziektewet Verzekering conform je CAO. Voor de verzekering van deze kosten en de uitvoering hiervan kun je een overeenkomst sluiten met een verzekeraar, bijvoorbeeld met Centraal Beheer Achmea. De premie hiervoor ontvang je van de verzekeraar. Wanneer je hiervoor geen verzekering hebt, moet je zelf een inschatting van de kosten maken. In de 'Toelichting per kostprijselement voor 2020' van de ABU en in de 'Loonsombrief 2020' van de NBBU kun je de gemiddelde rekenpremies terugvinden.

3. Voor de WW Awf premie dien je zowel de hoge als de lage WW premie aan te vinken. In de verloning wordt bepaald welke premie van toepassing is.

4. Als laatste geef je per sectorrisicogroep een percentage in voor de werkgeverslasten over reserveringen. Easyflex maakt hier een indicatie van die je kunt overnemen. Zo beschik je over het percentage sociale lasten voor de voorziening van de opgebouwde reserveringen. In de indicatie wordt standaard de hoge WW premie meegenomen, en wordt de lage WW premie buiten beschouwing gelaten. Indien je een ander percentage wenst toe te passen kun je dit handmatig ingeven.

Klik hier voor de FAQ. Klik hier voor een overzicht van alle standaard percentages.

Tip: Let op dat je loonjaar 2020 selecteert. Zorg er ook voor dat je alle percentages van de sociale verzekeringen zelf nog controleert, dus ook die op 'Onderhoud door Easyflex' staan.

1.7 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Financiële administratie'

Easyflex heeft de gegevens van je financiële administratie overgenomen van het vorige loonjaar. Verander je niet van financiële administratie? Dan kun je deze stap overslaan. Klik hier voor de FAQ wanneer je wel een ander financieel pakket vast wilt leggen.

1.8 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Facturen

Op dit tabblad kun je het factuurnummer voor het nieuwe loonjaar bepalen. Advies hierin is om bijvoorbeeld te beginnen met '20000001' of '20200001'. Klik hier voor de FAQ.

1.9 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten'

Pas je alleen StiPP pensioen toe? Dan worden de premies en franchises automatisch aangepast.

Heb je een 'Extra reservering' opgenomen in het reserveringsschema? Geef dan bij 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling uitzendkrachten (StiPP) aan of de 'Extra reservering' dient te worden meegenomen in de grondslag voor het StiPP pensioen. 

Bij de inrichting van het StiPP pensioen 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Aftrekposten > Pensioenregeling uitzendkrachten (StiPP)' kun je op het tabblad 'Looncomponenten' bepalen welke looncomponenten wel of niet meetellen voor de pensioengrondslag. Heb je bijvoorbeeld een nieuw looncomponent aangemaakt behoort deze niet automatisch tot de pensioengrondslag. Klik hier voor meer informatie over de instellingen voor aftrekposten. 

Let op! Controleer deze instellingen om zeker te zijn dat de grondslag van het pensioen goed wordt bepaald. 

Met ingang van de nieuwe CAO op 30-12-2019 mag de ET-uitruil de grondslag van het StiPP pensioen niet verlagen. Op tabblad ‘Algemeen’ van de aftrekposten StiPP basis en StiPP plus is de instelling ‘Volledige uitruil verlaagt grondslag’ uitgevinkt en kan vanaf 2020 niet meer gewijzigd worden. Deze instelling kijkt tot en met 2019 alleen naar de uitruil over het looncomponent ‘Loon overwerkuren’. Met ingang van het nieuwe loonjaar telt deze instelling voor al het uitgeruilde loon.

Voor de aftrekposten Stipp Basis, Plus en APG zal Easyflex deze instelling automatisch uitzetten met ingang van 2020. Heb je nog afwijkende pensioenregelingen? Controleer deze instelling dan goed. 

Let op! Indien je niets hoeft te wijzigen in de aftrekpost is het toch belangrijk dat de gegevens opgeslagen worden. Ga daarom per aftrekpost naar het tabblad ‘looncomponenten’ en druk op opslaan. Op deze manier ben je er zeker van dat de juiste grondslag en premie berekend wordt.

Heb je ook afwijkende pensioenregelingen (anders dan StiPP) op het tabblad 'Aftrekposten' vastgelegd? Dan moet je zelf de premies en wijzigingen voor 2020 doorvoeren voordat je de eindcontrole gaat doen. Met afwijkende pensioenregelingen wordt bijvoorbeeld het pensioen voor vaste medewerkers en het APG pensioen bedoeld. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan contact op met BRO op telefoonnummer 0172-782160. Klik hier voor de FAQ.

Let op! Dit is een nauwkeurig werk. Wanneer je de gegevens niet aanpast, dan kunnen er problemen op de controlelijst staan en kun je foutmeldingen in je pensioenaanleveringen krijgen.

1.10 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Kostprijzen’

Standaard wordt voor 'Methode kostprijsberekening' de instelling van 2019 overgenomen. Wil je dit aanhouden dan kun je deze stap overslaan, en anders kun je de gewenste wijziging doorvoeren. Klik hier voor meer informatie over de opties voor de methode kostprijsberekening.

1.11 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud’ (optioneel)

Heb je een koppeling met HollandZorg of Zorg en Zekerheid? Controleer dan of er voor 2020 nieuwe premies van toepassing zijn en wijzig deze indien nodig via 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Verzekeraar > Onderhoud'.

1.12 'Beheer > Bedrijfsinstellingen > Autorisatie flexwerkers’ (optioneel)

Er is een nieuwe autorisatie gemaakt voor het wijzigen van de WW-premie op het tabblad ‘Frontoffice > Flexwerkers > Cao-overige’. Wanneer je hier geen autorisatie toekent mag iedereen de WW-premie vastleggen. Wanneer je dit niet wilt kan je een autorisatie vastleggen en hier een rol aan koppelen. 

1.13 ‘Beheer > Bedrijfsinstellingen > Dienstverbanden’ (optioneel)

Met ingang van 2020 krijg je in de frontoffice bij het contractadvies verschillende keuzes. Op dit tabblad kun je de waardes vastleggen die standaard getoond moeten worden bij nieuw aan te maken contracten en plaatsingen. 

1.14 'Beheer > Controlelijst'

Heb je alle tabbladen doorlopen? Start dan de controlelijst in 'Beheer > Controlelijst'. De controlelijst controleert of je alle gegevens (juist) hebt ingevoerd en berekent de kostprijzen. Kies bij het starten van dit overzicht loonjaar 2020. Het rapport vind je terug in 'Backoffice > Exporteren en printen'. Indien er problemen op het overzicht staan, moet je deze eerst oplossen voordat het loonjaar beschikbaar komt voor de modules 'Backoffice' en 'Frontoffice'.

1.15 Maak in 'Backoffice > Overzichten' het overzicht 'Bedrijfsinstellingen' aan om alle instellingen van het loonjaar 2020 te controleren

Stap 1 van de jaarwissel is nu afgerond! Klik hier om naar stap 2 te gaan!