(2022-11) Middelenregistratie

In deze procesbeschrijving leggen we aan je uit, hoe je middelenregistratie kunt gebruiken in Easyflex. Met de komst van deze nieuwe functionaliteit zijn er nieuwe tabbladen beschikbaar gekomen. Controleer voordat je begint of je toegang hebt tot deze tabbladen in 'Beheer > Programmarechten'. Per rol kan hier ingesteld worden tot welke tabbladen die rol toegang heeft. De volgende tabbladen zijn nieuw toegevoegd:

• Beheer > Middelenregistratie
• Backoffice > Middelenregistratie
• Frontoffice > Flexwerkers > Middelenregistratie

Tevens is er een nieuw overzicht 'Middelen'. Wil je hier gebruik van maken, stel het overzicht beschikbaar op het tabblad 'Beheer > Aansturing overzichten'.

1. De soorten middelen vastleggen in Beheer

Om te kunnen starten met de middelenregistratie, is het belangrijk dat de soorten middelen eerst worden vastgelegd. Dit doe je op het tabblad 'Beheer > Middelenregistratie'. De soort middelen zijn onderverdeeld in 4 categorieën: 

• Huisvesting (woning en kamers)
• Auto's
• Fietsen 
• Overige middelen 

De soorten die hier worden vastgelegd, kunnen later worden gekozen in 'Backoffice > Middelenregistratie' waar uiteindelijk de middelen worden vastgelegd. 
Raadpleeg de pagina informatie 'Beheer > Middelenregistratie' voor meer informatie over de in te vullen velden.

Je kunt zelf bepalen hoe gedetailleerd je de soorten vastlegt, hieronder 2 voorbeelden:

Uitgangspunt: Je hebt 5 auto's in je wagenpark van het merk Ford.

Voorbeeld 1.
Categorie: Auto
Soort middel: Ford 
Beschikbaarheid: Eenmalig beschikbaar
Middel: Je maakt in 'Backoffice > Middelenregistratie' 5 middelen aan en als naam kies je bv het kenteken

Voorbeeld 2.
Categorie: Auto
Soort middel: Ford 
Beschikbaarheid: Vaker beschikbaar
Middel: Je maakt in 'Backoffice > Middelenregistratie' 1 middel aan met aantal 5 en als naam kies je bv nogmaals het merk.

1. Ga naar 'Beheer > Middelenregistratie'
2. Selecteer de gewenste categorie waaronder je het (soort) middel valt en kies voor 'Nieuw' om een nieuw soort middel aan te maken. 
3. De velden om in te vullen komen beschikbaar, alle gele velden zijn verplicht. 
4. Vul de gegevens van het tabblad 'Algemeen' in en kies voor 'Opslaan'.
5. Op het tabblad 'Detailinformatie' is het mogelijk om meer informatie met behulp van eigen velden toe te voegen over het (soort) middel. Bij het maken van de eigen velden kun je bepalen of het veld verplicht ingevuld moet worden of niet. 
   
   Voorbeeld:
   Bij het middel wil je vastleggen of de auto handgeschakeld of een automaat is. De omschrijving voor het veld is 'Versnellingsbak' en als type veld selecteer je keuzelijst en daaronder maak je de 2 keuzes aan: handgeschakeld en automaat.
   
   
6. Voor het uitgeven van een middel bij een flexwerker, het wijzigingen of beëindigen van deze koppeling kun je op het tabblad 'Beheer' een autorisatie vastleggen. Kies voor 'Wijzigen' om de autorisatie aan te zetten.

Let op: Als in 'Backoffice > Middelenregistratie' eenmaal een middel is vastgelegd je het soort middel niet meer kunt wijzigen.

2. De middelen vastleggen in de Backoffice

Aan de hand van de soorten die zijn vastgelegd in 'Beheer > Middelenregistratie' kunnen nu de middelen worden vastgelegd in 'Backoffice > Middelenregistratie'. 
Raadpleeg de pagina informatie 'Backoffice > middelenregistratie' voor meer informatie over de in te vullen velden.

1. Ga naar 'Backoffice > Middelregistratie'.
2. Selecteer de gewenste categorie waaronder je het middel wilt aanmaken.
3. Klik op 'Nieuw' om een nieuw middel toe te voegen en voer de gegevens van het middel in.

3. De middelen koppelen aan een flexwerker 

Wanneer de soort middelen zijn vastgelegd in 'Beheer > Middelenregistratie' en de middelen zijn aangemaakt in 'Backoffice > Middelenregistratie' kunnen ze worden toegekend aan een flexwerker. 
Raadpleeg de pagina informatie 'Middelenregistratie' voor meer informatie over de in te vullen velden. 

1. Selecteer de flexwerker en ga naar het tabblad 'Middelenregistratie'.
2. Kies voor nieuw om een nieuw middel te koppelen.
3. Als eerste vul je de uitgiftedatum in en nadat dit is gedaan komt de zoekknop voor het koppelen van een middel beschikbaar. Het invoeren van een innamedatum is niet verplicht. 
4. Klik op de zoekknop bij het veld 'Middel' en selecteer het middel wat je wilt koppelen. 
   Staat het middel wat je zoekt niet in de lijst dan kan het zijn dat het middel voor de opgegeven periode niet meer beschikbaar is. Als je het vinkje bij 'Alleen beschikbaar' uitzet dan worden alle middelen getoond en kun je checken of je middel er wel tussen staat. Wordt het middel wel getoond maar is deze lichtgrijs dan ben je niet geautoriseerd om dit middel te koppelen aan een flexwerker. Neem dan even contact op met je leidinggevende of beheerder.
5. Na het opslaan is het middel gekoppeld aan de flexwerker.
6. Is het middel ingericht met een looncomponent voor een inhouding dan worden automatisch de velden 'Looncomponent', 'Bedrag', 'Per' en 'Bedrag inhouden' gevuld. De inhouding kan hier niet gewijzigd worden.

Inhouding en verloning

De inhouding wordt toegevoegd in de urendeclaratie om te verlonen. Reeds bestaande urendeclaraties die na de uitgiftedatum vallen dienen hersteld te worden (declaratie herstellen).

FAQ
Heb je nog vragen check de FAQ of jouw vraag er tussen staat.